Hàng tồn kho là một thủ tục trong đó công ty tiết lộ sự hiện diện, điều kiện và tính chất chính của hàng tồn kho, tài sản cố định và các tài sản khác thuộc sở hữu của công ty trên một tài sản, được cho thuê bởi nó hoặc được quản lý bởi các cơ chế pháp lý khác. Các sắc thái quan trọng nhất của thủ tục này là gì? Những tài liệu được sử dụng trong hàng tồn kho?
Bản chất của hàng tồn kho là gì?
Hãy bắt đầu với bộ máy khái niệm về chủ đề sẽ được thảo luận trong bài viết của chúng tôi. Kiểm kê tài sản của tổ chức là một thủ tục liên quan đến kế toán hàng tồn kho được giữ trong công ty (hoặc hàng tồn kho) hoặc các tài sản khác tại thời điểm diễn ra sự kiện.
Tần suất của các hoạt động như vậy được cố định trong lịch trình được phê duyệt bởi Giám đốc điều hành của công ty. Việc kiểm kê được thực hiện bởi một ủy ban đặc biệt, cũng được thành lập bởi lãnh đạo của công ty. Những người tham gia, cũng như người chịu trách nhiệm về vật chất, kiểm tra sự sẵn có của hàng hóa và vật liệu hoặc tài sản khác, nếu cần, đo lường một số tính chất của hàng hóa và tài nguyên. Có 3 loại hàng tồn kho chính trong một cửa hàng, trong một nhà kho, trong một công ty sản xuất - theo kế hoạch, chọn lọc và tùy chọn. Họ khác nhau chủ yếu về thời gian. Nội dung của tất cả các loại hàng tồn kho nói chung là tương tự nhau. Các mục tiêu thực hiện của họ trùng khớp. Chúng tôi nghiên cứu chi tiết cụ thể của họ chi tiết hơn.
Mục tiêu tồn kho
Các mục tiêu chính của hàng tồn kho được xem xét:
- đối chiếu tài sản thuộc sở hữu của công ty hoặc được nắm giữ và hạch toán bởi cơ quan kế toán để đảm bảo lưu trữ hiệu quả của nó, cũng như để xác định tài sản không được hạch toán;
- xác định khối lượng thực tế của tài nguyên vật liệu mà công ty tham gia sản xuất;
- xác định thặng dư và thiếu hụt các nguồn lực thuộc sở hữu của công ty;
- đánh giá tính đúng đắn của phản ánh trong bộ phận kế toán của một công ty thông tin về tài nguyên hàng tồn kho;
- có được dữ liệu liên quan về đặc điểm của tài sản của tổ chức để đánh giá thị trường tiếp theo của họ;
- kiểm tra các tiêu chuẩn hoạt động của nguồn lực công ty.
Việc kiểm kê liên quan, như chúng tôi đã lưu ý ở trên, việc thành lập một ủy ban đặc biệt của ban quản lý công ty. Chúng tôi sẽ nghiên cứu những chức năng cơ bản mà nó thực hiện.
Các chức năng chính của hoa hồng hàng tồn kho
Cấu trúc doanh nghiệp nội bộ tương ứng thực hiện các loại hàng tồn kho chính - được lên kế hoạch, chọn lọc và, nếu cần - kiểm tra bổ sung trong khoảng thời gian giữa lần đầu tiên và lần thứ hai. Trong trường hợp này, ủy ban có thể có tình trạng thường trú. Đổi lại, công ty cũng có thể thành lập các đơn vị làm việc với mục đích phù hợp. Nhiệm vụ của họ là tiến hành kiểm kê tại các doanh nghiệp có cơ sở hạ tầng phân phối theo địa lý.
Năng lực cốt lõi của ủy ban
Năng lực chính của hoa hồng hàng tồn kho là xác minh sự sẵn có của hàng hóa và nguyên vật liệu tại doanh nghiệp và các tài sản khác với thông tin đăng nhập. Nhưng, ngoài việc này, cấu trúc này có thể có các quyền hạn liên quan đến đánh giá:
- mức độ bảo mật của đối tượng;
- tính đúng đắn của việc ký kết hợp đồng công ty với người lao động về trách nhiệm pháp lý;
- mức độ tuân thủ của các vị trí của nhân viên chịu trách nhiệm bảo quản các giá trị hàng hóa, đặc thù của các quyền hạn được trao cho họ bởi ban quản lý;
- mức độ thiết bị của những người chịu trách nhiệm về vật chất với các nguồn lực cần thiết để giải quyết các nhiệm vụ.
Chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn cách thức hàng tồn kho được thực hiện trong công ty về nội dung của nó, cũng như sự phản ánh của các thủ tục cấu thành của nó trong các tài liệu đặc biệt.
Chuẩn bị hàng tồn kho: Tài liệu chính
Trước hết, bạn cần chuẩn bị cho việc kiểm tra hàng hóa và vật liệu. Đối với điều này, người đứng đầu của công ty phải phát hành một đơn đặt hàng tồn kho. Nguồn địa phương này phải được đăng ký trong một tạp chí riêng biệt.
Sau khi thành lập một ủy ban kiểm kê. Nó nên bao gồm đại diện quản lý công ty, kế toán và nhân viên có thẩm quyền khác, những người có thể thực hiện kiểm toán cấp cao về hàng tồn kho của công ty. Một hành vi pháp lý riêng biệt được đề nghị để chỉ ra danh sách tài sản cần xác minh. Nếu nó được giả định không chỉ là hàng tồn kho của tài sản cố định, mà còn là nghĩa vụ của công ty, danh sách của họ cũng cần phải được ghi lại trong một nguồn đặc biệt.
Đối tượng xác minh là so sánh số lượng và đặc điểm của các giá trị được xác định bởi ủy ban, cũng như dữ liệu kế toán. Do đó, khi xử lý nhân viên sẽ tiến hành kiểm kê, cần có một danh sách hàng hóa và vật liệu và các tài sản khác trong sổ đăng ký kế toán. Người đứng đầu ủy ban phải chấp nhận tất cả các tài liệu có sẵn phản ánh các hoạt động thu nhập và chi tiêu, và đưa vào đó một hồ sơ phản ánh thực tế rằng chúng được hình thành trước khi kiểm kê.
Làm thế nào là kết quả hàng tồn kho được đưa vào tài khoản?
Vì vậy, những người tham gia chính trong thủ tục được đề cập là ủy ban đặc biệt, cũng như người chịu trách nhiệm về vật chất. Nhiệm vụ chính của họ là cùng nhau tính toán lại hàng tồn kho và các tài sản khác, đo lường chúng và ghi lại kết quả vào tài liệu kế toán. Có thể có rất nhiều trong số họ.
Để sửa kết quả kiểm kê hàng hóa và nguyên vật liệu, ví dụ, mẫu INV-3 được pháp luật phê duyệt được sử dụng. Cần phải chỉ ra tổng số lượng, loại, vật phẩm và các thuộc tính khác của từng loại hàng hóa và vật liệu. Trong một số trường hợp, ủy ban có thể nhận được hàng tồn kho mới trong quy trình kiểm kê. Trong trường hợp này, thông tin về chúng được phản ánh trong một kho lưu trữ riêng. Vào cuối thủ tục, các giá trị này được viết hoa. Đổi lại, trong quá trình kiểm kê, một số hàng hóa và vật liệu có thể bị bỏ lại, ví dụ, nếu người mua mua chúng. Trong trường hợp này, thông tin về các giá trị xử lý cũng được ghi lại trong một kho lưu trữ riêng. Một biến thể là có thể trong đó kiểm kê hàng hóa quá cảnh, ví dụ, từ kho của nhà cung cấp ở thành phố khác, là bắt buộc. Trong trường hợp này, dữ liệu về các giá trị được ghi lại dưới dạng INV-6, cũng được pháp luật chấp thuận. Một kịch bản có thể xảy ra trong đó hoa hồng tiết lộ hàng hóa được chuyển đến khách hàng, nhưng không được trả tiền. Trong trường hợp này, thông tin về các giá trị liên quan được nhập vào biểu mẫu INV-4.
Việc kiểm kê hàng hóa và nguyên vật liệu có thể yêu cầu hạch toán các giá trị nằm trong kho của các hãng khác. Trong trường hợp này, mẫu INV-5 được sử dụng. Khi kế toán các giá trị trong quy trình kiểm kê của ủy ban, cũng như người chịu trách nhiệm tài chính, thông tin từ các tài liệu chính cũng có thể được yêu cầu. Nếu kết quả kiểm tra cho thấy sự khác biệt giữa các đặc tính của hàng hóa và vật liệu được ghi lại trên thực tế với dữ liệu có trong kế toán, thì một bảng so sánh được lập trên cơ sở một hình thức khác được pháp luật phê duyệt - INV-19.
Tài liệu chính, ghi lại kết quả của thủ tục được đề cập, là một hành vi kiểm kê, đôi khi được gọi là kiểm kê. Nó phải được ký bởi tất cả những người tham gia kiểm toán - đại diện của ủy ban, cũng như nhân viên có thẩm quyền đảm bảo sự an toàn của các giá trị hàng hóa. Đạo luật kiểm kê phải được lưu giữ trong kho lưu trữ của công ty trong 5 năm.
Sẽ rất hữu ích khi xem xét cách kết quả kiểm toán được lập trong kế toán.
Kế toán hàng tồn kho
Một bản kiểm kê tài sản có thể có 3 kết quả có thể - tuân thủ đầy đủ dữ liệu thực tế với dữ liệu có trong kế toán, xác định thặng dư hoặc thiếu hụt. Theo quy định, những khó khăn lớn nhất trong thực tế là do sự phản ánh chính xác trong kế toán các sự kiện phản ánh sự hiện diện của hàng hóa và vật liệu thừa hoặc thiếu. Trong trường hợp đó là sự thiếu hụt - thông tin về nó được ghi lại trên tài khoản 94.
Nếu hàng tồn kho bị thiếu và các tài sản khác được xác định theo khối lượng không vượt quá giới hạn tổn thất đã thiết lập, thì các giá trị tương ứng sẽ được ghi vào tài khoản liên quan đến sản xuất. Nhưng nếu sự thiếu hụt trong hàng tồn kho vượt quá định mức tổn thất, thì nó đã được ghi nhận trên các tài khoản thuộc sở hữu của người chịu trách nhiệm về vật chất, sau đó phải bồi thường cho sự mất mát của công ty.
Lần lượt, kế toán các khoản thặng dư được thực hiện bằng phương pháp tương quan với giá trị thị trường trên tài khoản D-t 20 hoặc, ví dụ, 23 và 44, cũng như tài khoản K-t 94.
Vì vậy, một hàng tồn kho được thực hiện trong kế toán. Nhưng vẫn còn khá nhiều sắc thái thực hiện của nó. Ví dụ, những người liên quan đến việc xác định các điều khoản của nó.
Thời gian tồn kho
Tần suất của hàng tồn kho phụ thuộc vào loại giá trị hàng tồn kho cụ thể được tính đến. Nói chung, nó được tổ chức vào quý 4 của năm báo cáo. Đó là - từ tháng 10 đến tháng 12. Tuy nhiên, việc kiểm kê tài sản cố định có thể được thực hiện ít thường xuyên hơn - cứ sau 3 năm một lần. Nếu chúng ta đang nói về việc kiểm tra các bộ sưu tập thư viện, cứ sau 5 năm có thể thực hiện một lần. Đổi lại, hàng tồn kho trong các tổ chức bán lẻ được thực hiện khá thường xuyên - khoảng 1 lần mỗi quý. Các nhà bán lẻ tại các khoảng thời gian cụ thể có thể kiểm tra, ví dụ, kho hoặc máy tính tiền. Vào thời điểm hàng tồn kho bắt đầu trong công ty, tất cả những tài liệu cần thiết cho việc thực hiện thủ tục được đề cập nên sẵn sàng.
Thời hạn của hàng tồn kho, theo quy định, không được cố định nghiêm ngặt trong bất kỳ nguồn nào của pháp luật. Điều chính là để đáp ứng thời hạn được thiết lập cho một loại giá trị hàng hóa cụ thể.
Tự động hóa kế toán là một yếu tố trong hàng tồn kho chính xác
Làm thế nào để tiến hành kiểm kê một cách chính xác và hiệu quả nhất có thể? Một trong những yếu tố cho giải pháp thành công của vấn đề như vậy có thể là tự động hóa kịp thời các thủ tục kế toán cho các mặt hàng tồn kho. Nó có thể được thực hiện trong cơ sở hạ tầng doanh nghiệp thông qua phần mềm chuyên dụng. Các giải pháp hiện đại thuộc loại tương ứng cho phép chiếm phần lớn các hoạt động liên quan đến sự chuyển động của hàng hóa và vật liệu trong công ty. Tùy chọn này trước hết cho phép tiết kiệm đáng kể thời gian chuẩn bị và xác minh tính đúng đắn của các tài liệu được sử dụng trong kho.
Tài sản nào phải được kiểm tra?
Trong trường hợp chung, công ty thực hiện kiểm kê hàng hóa và vật liệu thuộc sở hữu của nó. Tuy nhiên, các chuyên gia cũng khuyên bạn nên lưu giữ hồ sơ của những tài sản không chỉ thuộc sở hữu mà còn được quản lý bởi tổ chức, ví dụ như khi nói đến tài sản thuê. Điều chính là thông tin có mặt trong kế toán.
Đổi lại, khi nói đến quyền sở hữu công ty, nó có thể được đại diện trong một loạt các giống. Thông thường, tài sản cố định của công ty, tài sản vô hình, cổ phiếu, cũng như các mặt hàng tồn kho được kiểm kê. Cũng có thể ghi lại các nghĩa vụ tài chính của công ty liên quan, ví dụ, với việc thanh toán các khoản vay. Chúng tôi sẽ nghiên cứu một số sắc thái thực tế của hàng tồn kho bằng ví dụ về việc thực hiện quy trình thích hợp để hạch toán tài sản cố định, tài sản vô hình, cũng như vật liệu tồn kho.
Kiểm kê hệ điều hành
Làm thế nào để kiểm kê tài sản cố định một cách chính xác nhất? Trước hết, nên kiểm tra tính khả dụng của công ty:
- thẻ kiểm kê, hàng tồn kho, sổ đăng ký và các nguồn kế toán khác;
- các bảng dữ liệu cần thiết và các loại tài liệu khác trên HĐH do công ty sở hữu;
- tài liệu cho hệ điều hành được thuê bởi công ty và những tài liệu được lưu trữ trong đó.
Nếu bất kỳ tài liệu bị thiếu, họ phải được chuẩn bị. Nếu chúng có lỗi, chúng cần được sửa chữa. Trong quá trình kiểm kê hệ điều hành, ủy ban do ban quản lý của công ty thiết lập sẽ kiểm tra các tài nguyên có sẵn, đồng thời ghi lại số lượng và đặc điểm chính của chúng trong kho. Nếu chúng ta đang nói về kế toán cho máy móc và thiết bị, thì trong hàng tồn kho, cần phải ghi lại số sê-ri của họ theo bảng dữ liệu, năm sản xuất, mục đích và cả công suất.
Nếu kết quả kiểm kê cho thấy công ty có hệ điều hành bị lỗi, ủy ban nên lập một bản kiểm kê ghi lại dữ liệu phản ánh thực tế rằng hệ điều hành không hoạt động, cũng như chỉ ra lý do cho việc đánh giá tương ứng.
Trong một số trường hợp, có thể cần đưa vào tài liệu kế toán thông tin phản ánh sự thay đổi số lượng tài sản cố định do thay đổi thiết kế đã xác định. Ví dụ, đây có thể là sự cải tiến của các cơ sở thông qua hiện đại hóa hoặc ngược lại, làm giảm các đặc tính hoạt động của chúng do sự hao mòn của các bộ phận nhất định.
Tồn kho tài sản vô hình
Làm thế nào để lấy hàng tồn kho tài sản vô hình của một công ty? Nhiệm vụ chính của ủy ban trong trường hợp này là kiểm tra xem công ty có tài liệu xác nhận quyền của công ty để xử lý một số tài sản vô hình nhất định hay không. Nó có thể là giấy chứng nhận, giấy chứng nhận, bằng sáng chế, hợp đồng chuyển nhượng quyền, v.v ... Đáng chú ý là các tài sản vô hình bao gồm danh tiếng kinh doanh của công ty. Nếu một công ty tự tạo tài sản vô hình, ví dụ, nếu đó là một chương trình máy tính, thì sự hiện diện của nó cũng đòi hỏi bằng chứng tài liệu.
Điều quan trọng là tất cả các loại tài sản tuân thủ các tiêu chí như:
- thiếu kết nối trực tiếp với tài sản khác của công ty;
- sử dụng trong các quy trình sản xuất của công ty trong hơn 12 tháng;
- sử dụng như một tài sản mang lại lợi ích kinh tế cho công ty.
Kiểm kê hàng hóa và nguyên vật liệu
Làm thế nào để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho? Các tính năng chính của thủ tục này là việc thực hiện liên quan đến các địa điểm của hàng hóa và vật liệu. Đồng thời, phòng kiểm tra tính khả dụng và nghiên cứu về hàng hóa và vật liệu được thực hiện, theo quy định, được niêm phong. Nếu một kho lưu trữ của kho được thực hiện, thì ủy ban thường tiến hành công việc của nó với sự có mặt của người quản lý nó.
Kiểm tra sự hiện diện của hàng hóa và vật liệu, xác định số lượng của chúng, cân, và, nếu cần, các hoạt động khác với các giá trị hàng hóa. Thông tin về hàng hóa và vật liệu được nhập vào kho, trong đó cho biết loại giá trị, nhóm của họ, số bài viết và các thông số khác. Những tài sản có sẵn cho công ty trong quá trình kiểm kê được thực hiện với sự có mặt của một khoản hoa hồng. Tuy nhiên, viết hoa của họ được thực hiện sau khi xác minh. Trên thực tế, chúng tôi đã nói ở trên về điều này, cũng như về kế toán cho các vật có giá trị trên đường đi, cũng như vận chuyển, nhưng không được trả tiền. Điều quan trọng nhất trong việc kiểm kê hàng hóa và nguyên vật liệu là xác nhận chính xác mọi hoạt động với chúng thông qua hàng tồn kho đặc biệt.
Các chi tiết cụ thể của việc kiểm tra các mặt hàng tồn kho đang trên đường hoặc có tình trạng vận chuyển nhưng không được thanh toán, cũng như các mặt hàng trong kho của các công ty khác, là sự cần thiết để chứng minh số tiền được phản ánh trong tài khoản. Điều quan trọng là tất cả chúng đều được xác nhận bởi các nguồn chính. Ví dụ, liên quan đến hàng hóa và vật liệu quá cảnh, đây có thể là các tài liệu giải quyết. Dữ liệu về hàng hóa và vật liệu được vận chuyển có thể được nghiên cứu có tính đến các đơn đặt hàng thanh toán có sẵn hoặc bản sao của chúng. Thông tin về các vật có giá trị được lưu trữ trong kho của bên thứ ba có thể được chứa trong các biên lai chấp nhận hàng hóa và vật liệu để lưu trữ.Như chúng tôi đã lưu ý ở trên trong bài viết, về thực tế của việc kiểm kê bảng đối chiếu.
Tóm tắt
Đây là đặc thù của việc lấy hàng tồn kho tại các doanh nghiệp Nga. Điều quan trọng là công ty phải soạn thảo các tài liệu chính xác xác nhận từng giai đoạn của thủ tục này, có tính đến các chi tiết cụ thể của các tài sản cụ thể. Trong quá trình kiểm kê, cần phải thực hiện một kế toán nhất quán về số lượng, điều kiện và các tính chất chính khác của hàng hóa và vật liệu, tài sản cố định, tài sản vô hình và nợ phải trả. Quản lý của công ty cần phát hành một đơn đặt hàng cho hàng tồn kho, hình thành một ủy ban và ban cho nó các chức năng phù hợp nhất với những nhiệm vụ sẽ được giao cho cấu trúc công ty nội bộ tương ứng.
