Tài liệu cá nhân là tài liệu do cơ quan nhà nước ban hành có chứa thông tin tiểu sử để xác định chủ sở hữu. Họ được yêu cầu khi thực hiện các giao dịch với bất động sản, có được các khoản vay, mua vé. Cũng như việc đăng ký quan hệ lao động.
Phân loại tài liệu
Đối với việc phân loại tài liệu bằng cách sử dụng nguyên tắc xuất xứ và tương tự.
Theo nguồn gốc, có các loại tài liệu:
- riêng tư
- chính thức.
Tài liệu có nguồn gốc tư nhân là một phương tiện giấy được tạo ra bởi một cá nhân trong cuộc sống cá nhân của anh ta, không liên quan đến lĩnh vực lao động hoặc nghĩa vụ công cộng của anh ta. Những tài liệu này bao gồm thư, hồi ký có tính chất riêng tư, nhật ký, album ảnh.
Một tài liệu chính thức là một nguồn thông tin được tạo ra bởi một pháp nhân, một doanh nhân cá nhân để hoàn thành các nhiệm vụ theo luật định của mình và ảnh hưởng đến lĩnh vực xã hội và lao động.
Các loại tài liệu
Trong số các quan chức phân biệt các loại tài liệu cá nhân:
- chứng minh nhân dân;
- xác nhận chuyên môn, giáo dục, trình độ chuyên môn;
- xác nhận thâm niên;
- cá nhân.
Không thể tìm được việc làm nếu các tài liệu trên không được cung cấp cho dịch vụ nhân sự. Nghĩa vụ này của một nhân viên được quy định bởi Điều 65 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga. Tài liệu chính chứng minh danh tính của một người là hộ chiếu.
Nhưng, ngoài hộ chiếu, có rất nhiều tài liệu có thể thay thế nếu cần thiết, giấy tờ tùy thân. Đây là giấy chứng nhận của một thủy thủ, một người lính, một ID quân đội, giấy phép cư trú, giấy khai sinh, hộ chiếu nước ngoài, v.v.
Tài liệu cho việc làm
Việc làm sẽ bị từ chối nếu vị trí này cung cấp các kỹ năng chuyên nghiệp và ứng viên không có tài liệu giáo dục. Đối với nhân viên y tế, ngoài bằng tốt nghiệp của viện y tế và thực tập, chứng chỉ đào tạo nâng cao và chứng chỉ cho quyền cung cấp dịch vụ y tế trong một chuyên ngành cụ thể.
Tài liệu có tính chất cá nhân bao gồm khiếu nại, khiếu nại, khiếu nại bằng văn bản, giải thích.
Hồ sơ cá nhân
Danh sách các vấn đề danh pháp được người đứng đầu tổ chức phê duyệt. Một tập tin cá nhân không bắt buộc đối với các công ty. Một ngoại lệ cho các tổ chức chính phủ, nơi họ được cấp cho tất cả mọi người. Nhà tuyển dụng độc lập quyết định có tạo ra hay không. Lợi ích hữu hình: các tệp cá nhân cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ về mỗi nhân viên. Trong trường hợp kiểm tra của các cơ quan kiểm tra, khi nhiều tài liệu của nhân viên có thể cần thiết khẩn cấp, việc thực hiện các trường hợp đó đơn giản hóa rất nhiều thủ tục. Tất cả các tài liệu cần thiết để tạo thư mục được cung cấp bởi chính nhân viên, nhưng đôi khi, chủ nhân độc lập thu thập thông tin để xác minh nhân viên mới được tuyển dụng, ví dụ, các đặc điểm và khuyến nghị.
Trong thời gian làm việc, nhân viên tham gia vào quá trình lao động: có thể chuyển nó sang các bộ phận khác hoặc đến các vị trí khác, áp dụng các biện pháp trừng phạt hoặc giải thưởng kỷ luật. Tất cả điều này được đi kèm với việc xuất bản các tài liệu nhân sự bổ sung cho hồ sơ cá nhân của nhân viên. Nó đóng cửa sau khi chấm dứt quan hệ lao động với người lao động. Thời hạn lưu giữ hồ sơ cá nhân của nhân viên bị sa thải trước ngày 01.01.2003 là 75 năm và 50 năm đối với những người bị sa thải sau ngày 01.01.2003. Các trường hợp của tổ chức Lãnh đạo, các đại biểu của bất kỳ cấp nào, nhân viên có giải thưởng và danh hiệu được lưu trữ vô thời hạn.
Cơ cấu điều chỉnh của tài liệu
Không có hành động quy định thành phần của các tập tin cá nhân. Nhà tuyển dụng xác định danh sách các tài liệu một cách độc lập, dựa trên các chi tiết cụ thể của tổ chức. Tài liệu đến được chia thành nhiều loại.
Có những tài liệu cá nhân cần thiết khi ký kết hợp đồng lao động. Trên cơ sở của họ, một hợp đồng lao động được điền, thông tin được nhập vào chương trình 1C. Không có cách nào để làm mà không có hợp đồng lao động, hộ chiếu, hồ sơ việc làm, TIN, SNILS.
Nếu ứng viên đang ứng tuyển vào một vị trí yêu cầu giáo dục chuyên nghiệp, thì bằng tốt nghiệp. Nếu một ứng cử viên chịu trách nhiệm cho nghĩa vụ quân sự, thì một thẻ quân đội. Đối với một số loại nhân viên, một báo cáo y tế dựa trên kết quả kiểm tra y tế là bắt buộc.
Danh mục tiếp theo là các tài liệu được tạo ra trong suốt thời gian làm việc trong tổ chức. Điều này bao gồm các bản sao của đơn đặt hàng để chuyển, bị tịch thu.
Và loại cuối cùng là các tài liệu được hình thành khi chấm dứt hợp đồng lao động. Tùy thuộc vào các căn cứ để sa thải, đây là một lá thư từ chức, một thông báo sa thải, một bản sao giấy chứng tử và một bản sao của lệnh sa thải.
Quy trình làm việc
Nhân viên được bổ nhiệm theo lệnh của Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm duy trì quy trình làm việc của nhân viên chịu trách nhiệm cá nhân về sự an toàn của tài liệu. Nếu thông tin về nhân viên thay đổi, thì tệp cá nhân sẽ được bổ sung, nhưng tài liệu cũ không thể xóa được. Các thư mục có vỏ nên để trong tủ kim loại đặc biệt hoặc an toàn. Cấm lưu trữ tài liệu cá nhân của nhân viên sau khi đạt được mục tiêu xử lý. Khi mục tiêu mà các tài liệu được yêu cầu đã đạt được, chúng nên được loại trừ khỏi vụ kiện và trả lại cho chủ sở hữu dưới chữ ký. Nếu không có khả năng quay trở lại, thì họ có thể bị phá hủy bởi một ủy ban được chỉ định đặc biệt.