Trong quá trình hoạt động của mình, tổ chức này đã thu thập rất nhiều tài liệu, mỗi tài liệu đều mang tải ngữ nghĩa riêng. Việc điền chính xác, chi tiết, đầy đủ của thông tin được chỉ định được quy định bởi pháp luật. Các tổ chức nhỏ trong kế toán và báo cáo được nhượng bộ hữu hình từ dịch vụ thuế. Các công ty lớn hơn chịu toàn bộ gánh nặng thuế. Ai có thể ký các tài liệu chính và các loại khác, làm thế nào để vẽ đúng và phản ánh chúng trong kế toán - những thông tin này và các thông tin khác sẽ được xem xét trong bài viết này.
Các loại tài liệu trong tổ chức
Các công ty hàng ngày thực hiện các hoạt động kinh doanh phải được phản ánh ngay lập tức trong kế toán, quản lý và kế toán thuế. Tài liệu chính là gì? Đây chỉ là một sự phản ánh của các hoạt động này, cũng là bằng chứng cho thấy chúng đã diễn ra. Sau đó, với mục đích phân tích, hệ thống hóa, kiểm soát, dự báo và thực hiện các thủ tục kinh tế khác, tất cả các tài liệu giao dịch được đăng ký trong các thư mục và tạp chí đặc biệt - sổ đăng ký kế toán. Và vào cuối kỳ báo cáo, trên cơ sở thông tin về tất cả các hoạt động, tài liệu báo cáo được chuẩn bị, đó là sự phản ánh cuối cùng của các hoạt động của công ty trong một thời gian nhất định.
Tài liệu chính là gì
Bản chất của tài liệu chính là sửa chữa thực tế của hoạt động được thực hiện. Tài liệu được viết ra tại thời điểm ủy ban hoặc ngay sau đó. Nó phản ánh một số chi tiết cần thiết để xác nhận thực tế của hoạt động, để thiết lập những người liên quan đến nó, cũng như thành phần của nó. Tổ chức phải tuân thủ tất cả các yêu cầu được đặt ra bởi luật pháp và các cơ quan quản lý đối với các tài liệu chính. Các yêu cầu bao gồm câu hỏi ai có thể ký các tài liệu chính. Pháp luật đã ban hành đủ hướng dẫn, nghị định và pháp luật. Đạo luật pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh việc đăng ký của các tổ chức chính được coi là Nghệ thuật. 9 402-FZ "Về kế toán".
Ví dụ về tài liệu chính
Mỗi ngày, công ty thực hiện một số hành động nhất định: họ mua hàng hóa, hóa đơn, vận chuyển sản phẩm, trả tiền mua hàng và thuế, đến và chi tiêu tiền mặt khi thanh toán. Tất cả các hoạt động này được ghi lại trong các tài liệu chính. Để phản ánh chính xác các hành động này, các hình thức tài liệu sau đây được sử dụng:
- TORG-12 hoặc ký gửi hàng hóa;
- hóa đơn
- tín dụng và ghi nợ tiền mặt;
- hành vi công việc và dịch vụ thực hiện;
- hành vi chuyển nhượng tài sản vật chất;
- vận đơn;
- lệnh thanh toán và báo cáo ngân hàng;
- yêu cầu phát hành tài sản vật chất.
Trong danh sách này, bạn có thể thêm rất nhiều ví dụ về tài liệu chính được sử dụng bởi công ty. Sự khác biệt chính của nó từ đăng ký và báo cáo kế toán là giấy tờ trong quá trình hoạt động hoặc với một chút chậm trễ.
Quy định
Các mẫu tài liệu chính được Ủy ban Thống kê Nhà nước, Bộ Tài chính và pháp luật về kế toán phê duyệt. Yêu cầu khu vực và quy định cũng đi ra. Đạo luật lập pháp quan trọng nhất điều chỉnh công việc của một kế toán viên là 402-FZ. Nghệ thuật. 9 chi tiết các quy tắc để duy trì tài liệu.
Các cơ quan lập pháp gần như hàng quý ban hành sửa đổi thường xuyên các quy định hiện hành, các hành vi pháp lý quy định mới và công bố các thay đổi trong lưu trữ và báo cáo hồ sơ. Đó là lý do tại sao kế toán không ngừng nâng cao trình độ, đăng ký các ấn phẩm chuyên đề chuyên ngành và cố gắng theo kịp tất cả các tin tức về thuế và kế toán. Việc không tuân thủ các yêu cầu có thể dẫn đến tiền phạt lớn, rất nhiều chỉnh sửa đối với báo cáo hiện tại và các biện pháp trừng phạt khác.
Chi tiết tài liệu
Pháp luật quy định chi tiết bắt buộc của các tài liệu chính, phải được chỉ định bởi tổ chức. Sự hiện diện của họ xác định liệu các tài liệu có được tính đến trong các báo cáo cuối cùng khi khấu trừ số tiền từ cơ sở thuế hay không, liệu thực tế giao dịch kinh doanh có được chấp nhận hay không, liệu Dịch vụ Thuế Liên bang có cho rằng các giao dịch đó là hợp pháp hay không.
Các chi tiết bắt buộc của các tài liệu chính bao gồm các thông tin sau:
- Tên của nhà cung cấp, người mua, người nhận hàng và người trả tiền vận chuyển;
- chi tiết ngân hàng, TIN, địa chỉ vật lý và pháp lý của các công ty;
- số tài liệu và ngày tháng;
- danh pháp đã được di chuyển, mua hoặc bán trong quá trình hoạt động;
- đơn vị đo lường, định lượng và biểu hiện giá trị của mặt hàng;
- tổng số tiền cho tất cả các vị trí trong tài liệu;
- chữ ký, chức vụ, giải mã chữ ký của người có trách nhiệm;
- làm, số xe, dữ liệu lái xe trong quá trình vận chuyển;
- số lượng ghế, trọng lượng và chủng loại hàng hóa vận chuyển;
- cơ sở để thực hiện tài liệu, số lượng và ngày ký hợp đồng, thông tin về đặc điểm kỹ thuật, chứng chỉ, kiểm tra, nếu có.
Ai có thể ký các tài liệu chính
Cần chú ý đến việc ký các văn bản. Điều rất quan trọng là những người chứng nhận chính được ủy quyền để thực hiện hành động này. Một điều kiện bắt buộc khác để đăng ký liên quan đến chữ ký là tất cả những người có liên quan đến quá trình giao dịch kinh doanh và những người có trách nhiệm nhất thiết phải đưa chữ ký của họ vào tài liệu. Vì vậy, ai có thể ký các tài liệu chính:
- CEO của công ty hoặc cá nhân doanh nhân;
- kế toán trưởng;
- thủ kho đã giải phóng hàng hóa;
- người lái xe chấp nhận vận chuyển hàng hóa;
- thủ kho đã lấy hàng vào kho;
- chuyên gia chấp nhận tài liệu;
- nhà cung cấp bên thứ ba, nếu anh ta tham gia vào quá trình giao hàng.
Giấy ủy quyền cho chữ ký
Quyền ký các tài liệu chính có thể được chuyển giao cho người có thẩm quyền. Đây là một thực tế khá phổ biến ở các công ty có số lượng lớn doanh thu và biên lai hàng hóa, và giám đốc bận rộn với những việc khác, đi du lịch và các hoạt động khác liên quan đến hoạt động của tổ chức. Để giao phó chữ ký của tài liệu chính cho người khác, một số quy tắc phải được tuân thủ. Vì vậy, nhân viên xác nhận các tài liệu phải được công ty tuyển dụng chính thức với việc thực hiện hợp đồng lao động và một mục trong sổ làm việc. Công ty phải lưu trữ tất cả các dữ liệu cần thiết cho nhân viên. Đương nhiên, anh ta phải có một nền giáo dục đặc biệt, hiểu ý nghĩa và quy tắc của giấy tờ. Cuối cùng và quan trọng nhất - một giấy ủy quyền phải được thực hiện hợp lệ trên nó.
Giấy ủy quyền được cấp cho một nhân viên cụ thể với dữ liệu hộ chiếu, nơi cư trú, nơi cư trú thực tế và vị trí trong tổ chức. Họ viết nó ra trong một thời gian nhất định. Nếu hợp đồng lao động là khẩn cấp - trong thời hạn. Nếu nhân viên làm việc mà không có các điều khoản của hợp đồng, giấy ủy quyền được cấp trong một năm.
Trong phiên bản trước, một ví dụ đã được xem xét với một nhà điều hành của một cơ sở kế toán hoặc một kế toán viên, có nhiệm vụ bao gồm ký các tổ chức chính trong toàn bộ thời gian làm việc.Có những tình huống khi giấy ủy quyền được viết cho các quan chức khác - người lái xe, đại lý giao nhận, kỹ sư, thợ máy. Một ví dụ về trường hợp như vậy là người lái xe của hàng hóa đã mua từ lãnh thổ của nhà cung cấp. Để thu thập tài liệu, có quyền thu thập hàng hóa và vận chuyển, tổ chức này viết giấy ủy quyền. Nó bao gồm hai phần - tài liệu chính và cột sống của nó. Phần đầu tiên vẫn thuộc về nhà cung cấp, cột sống được thực hiện bởi công ty. Giấy ủy quyền như vậy được cấp trong khoảng thời gian tối đa 10 ngày cho biết công ty mà nhân viên phải nhận hàng hóa và vật liệu.
Chữ ký điện tử
Chính có thể được ký theo một cách khác - điện tử. Một điều kiện là quản lý tài liệu điện tử, sự sẵn có của phần mềm và phần cứng phù hợp và chứng chỉ chữ ký điện tử. Cũng cần phải cấp giấy ủy quyền cho người có tên xuất hiện trong giấy chứng nhận. Sau khi trải qua tất cả các thủ tục để thiết lập và thực hiện quản lý và chữ ký điện tử, nhân viên sẽ có thể tự ký chữ ký của mình trên cơ sở giấy ủy quyền thay vì chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc và những người khác được cung cấp bởi luật sư.