Quản lý tài liệu là một trong những lĩnh vực quan trọng của công việc với các giấy tờ cho công việc quản lý. Để họ có thể đi con đường ngắn nhất và đến đích cuối cùng càng nhanh càng tốt, quy trình làm việc nên được tổ chức phù hợp theo các quy tắc quy trình công việc đã thiết lập.
Khái niệm
Bởi quản lý tài liệu được hiểu quá trình, do đó có một sự biên soạn, phối hợp, tiếp nhận và chuyển giao, gửi của họ.
Mặt khác, nó đại diện cho sự chuyển động và chuyển động của chứng khoán từ khi chúng xảy ra cho đến khi chúng được gửi đến kho lưu trữ (hoặc nhận được).
Tất cả các tài liệu có thể được trình bày trong ba loại:
- đến từ môi trường bên ngoài;
- đi vào môi trường bên ngoài;
- nội bộ được tạo ra trong chính doanh nghiệp và vẫn nằm trong giới hạn của nó.
Các danh mục được trình bày xác định các luồng tài liệu trong các công ty có các định hướng khác nhau (ngang và dọc).
| Tiêu cự ngang | Định hướng dọc |
| Tài liệu được di chuyển giữa các đơn vị cùng cấp | Tài liệu di chuyển giữa các phòng ban ở các cấp khác nhau |
Trong số các hình thức chính của quy trình làm việc, sau đây là có thể.
| Tập trung | Phân cấp | Hỗn hợp |
| Tất cả các tài liệu được tập trung ở một nơi. | Tất cả các tài liệu được tập trung ở các phòng ban khác nhau. | Các đặc điểm của các hình thức trước đó là hỗn hợp. |
Nguyên tắc cơ bản
Có 4 nguyên tắc cơ bản của quy trình làm việc.
| Nguyên tắc | Tính năng |
| Rõ ràng | Tài liệu di chuyển theo một hướng rõ ràng. |
| Liên tục | Luồng tài liệu đang diễn ra |
| Nhịp điệu | Một quy định đặc biệt của quy định dòng tài liệu đang được phát triển |
| Song song | Quá trình tương tự không nên được thực hiện bởi các nhân viên hoặc bộ phận khác nhau |
Vi phạm ít nhất một trong những nguyên tắc dẫn đến phá hủy toàn bộ hệ thống lưu hành tài liệu.
Nguyên tắc chính
Hãy xem xét các quy tắc cơ bản của quy trình làm việc.
Quản lý nó là một quá trình công nghệ khó khăn, được đặc trưng bởi các thông số khác nhau liên quan đến toàn bộ công việc của tổ chức. Tính năng chính của quy trình làm việc là đường di chuyển, bao gồm tất cả các tình huống trên đường di chuyển của tài liệu từ thời điểm tạo ra nó (hoặc từ khi tiếp nhận) đến thời điểm áp dụng. Đó là thời gian rất quan trọng dành cho việc vượt qua các giấy tờ trên con đường này. Do đó, quy tắc chính của việc duy trì quy trình công việc của tổ chức: chuyển giao thực tế của họ dọc theo con đường ngắn nhất và trực tiếp nhất với chi phí thời gian ít nhất.
Các quy tắc khác
Khi tổ chức công việc, bạn phải tuân theo các quy tắc cơ bản sau để tổ chức quy trình công việc:
- mức giảm lớn nhất trong các trường hợp chuyển nhượng tài liệu không cần thiết và không hợp lý (do loại trừ các hoạt động công nghệ để xử lý giấy và các đơn vị quản lý không phải là hậu quả của nhu cầu kinh doanh của chính công ty);
- loại trừ hoặc giới hạn trả lại tài liệu lớn nhất (trong quá trình xử lý - thực thi và ban hành, trong quá trình chuẩn bị - xác minh và phê duyệt, v.v.);
- tính nhất quán lớn nhất của sự tập trung và xử lý các loại tài liệu chính, với điều kiện là phải xác định từng chuyển động của nó.
Việc thực hiện các nguyên tắc này cho phép bạn thể hiện cơ chế tổ chức chính của công ty - chuyên môn hóa, khả năng thực hiện tập trung các hoạt động công nghệ đồng nhất.
Tuân thủ các quy tắc chung của quy trình làm việc cho phép bạn xử lý tốt hơn các giấy tờ của bộ máy quản lý bằng cách:
- quy trình làm việc thông thường, loại bỏ các hoạt động theo chu kỳ có liên quan đến việc chuẩn bị và xử lý giấy tờ;
- dòng chảy của tài liệu, đảm bảo chuyển động thống nhất của họ và thúc đẩy khối lượng công việc tỷ lệ thuận.
Quy tắc số 1 - Tiếp nhận tập trung và công văn
Trong số các quy tắc về thủ tục giấy tờ và quy trình làm việc, quan trọng nhất là sự cần thiết phải tập trung hóa. Nói cách khác, bất kỳ giấy tờ nào của tổ chức, cả gửi đến (bất kể phương thức giao hàng) và gửi đi (ngoại trừ những gì nhận hoặc gửi bằng fax và e-mail và được kết nối với người biểu diễn cụ thể), phải được xử lý trong một dịch vụ chịu trách nhiệm - ban thư ký hoặc hành chính đơn vị (văn phòng). Kết quả là, bạn có thể giải quyết một số vấn đề cùng một lúc:
- để giải phóng các dịch vụ và bộ phận còn lại của tổ chức khỏi các hành động kỹ thuật (kiểm tra tài liệu đến, mở hoặc niêm phong phong bì, đánh dấu thư hoặc fax)
- để tăng năng suất sử dụng thiết bị văn phòng trong văn phòng (máy photocopy, fax, đánh dấu và các máy khác được sử dụng để xử lý tài liệu).
Trong một hình thức tập trung của công việc văn phòng, xử lý giấy được tập trung trong dịch vụ văn phòng và các bộ phận cấu trúc được miễn các chức năng văn phòng (đăng ký và kế toán, lưu trữ tệp, v.v.).
Một hình thức quy trình làm việc phi tập trung ngụ ý rằng trong các đơn vị cấu trúc của tổ chức có công việc văn phòng với họ. Thông thường hình thức này là hợp lý trong trường hợp phân chia lãnh thổ của tổ chức.
Ở dạng hỗn hợp, một phần của giấy tờ được thực hiện bởi dịch vụ văn thư, và một phần bởi các đơn vị. Thông thường, ở dạng hỗn hợp, một số tài liệu được đăng ký, theo dõi, đưa vào kinh doanh và được lưu trữ bởi dịch vụ văn phòng. Đây chủ yếu là chứng khoán được mua bởi ban quản lý và tiến hành từ nó. Tài liệu về các vấn đề thuộc thẩm quyền của các phòng ban được ghi lại, kiểm soát, thực hiện và lưu trữ trong các bộ phận cấu trúc của công ty.
Quy tắc số 2 - Không bao gồm lợi nhuận không hợp lý
Luồng tài liệu nên được tổ chức theo cách mà chúng không quay trở lại dịch vụ (bộ phận) đã qua. Các ngoại lệ duy nhất là các tình huống được chứng minh bằng sự cần thiết kinh doanh. Ví dụ, một tài liệu cho chữ ký của người quản lý chắc chắn đi qua thư ký của anh ta hai lần, vì anh ta đặc biệt là một trung gian giữa người quản lý và người đứng đầu.
Quy tắc công việc số 3 - nghiên cứu sơ bộ về việc đến
Trong tổng khối lượng tài liệu đến, bạn cần chọn cơ bản và quan trọng nhất cho tổ chức và nghiên cứu chúng trước. Nếu thông tin chứa trong đó có thể được xem xét bởi một phó hoặc nhân viên có thẩm quyền khác, tốt hơn là gửi trực tiếp một tài liệu cho anh ta, bỏ qua người quản lý. Để tìm ra phương thức chuyển giao chính xác, chúng phải được kiểm tra bởi một nhân viên văn phòng có thẩm quyền, người có kiến thức về cấu trúc tổ chức, chức năng của các đơn vị và năng lực của người quản lý và nhân viên.
Quy tắc số 4 - đăng ký tài liệu xảy ra một lần
Nếu anh ta vào khoa quản lý kinh doanh (thư ký), đã được đăng ký và sau khi học người quản lý (hoặc phó phòng) ở một trong các phòng, anh ta không cần phải đăng ký lại. Nếu giấy, bỏ qua quản lý, vào bộ phận, nó cũng được đăng ký một lần cụ thể trong bộ phận. Nói cách khác, bất kỳ tài liệu nào cũng có thể chỉ có một số đăng ký được gán cho nó trong dịch vụ kế toán hoặc trực tiếp trong đơn vị.
Quy tắc số 5 - độ phân giải của tài liệu cho biết chính xác ngày, người thực hiện và người có trách nhiệm
Mặc dù thực tế là các quyết định được đưa ra bởi các nhà quản lý công ty, thư ký phải kiểm soát quá trình này và có thể ảnh hưởng đến một mức độ nào đó.Nói cách khác, anh ta nên đảm bảo rằng văn bản của quyết định được trình bày chính xác nhất có thể, không bao gồm các câu hỏi có thể xảy ra của người thực hiện.
Quy tắc số 6. Tách luồng tài liệu
Luồng tài liệu là tập hợp của một loại hoặc đích có cùng tuyến. Thông thường, ba luồng được chia: đến, đi và nội bộ (không được tạo để vượt ra ngoài ranh giới của tổ chức). Mỗi luồng tài liệu thường có các cấp dưới (luồng cấp hai). Ví dụ: Luồng tài liệu mới đến của Stream Dòng bao gồm ba loại: giấy tờ từ công ty mẹ, từ các bộ phận và văn phòng đại diện, cũng như các công ty đối tác, những người kháng cáo, v.v.
Trong quy trình làm việc của các tài liệu gửi đi và nội bộ, các cấp dưới được phân phối theo cùng một cách. Các giấy tờ bị hạn chế (Trade Secret, Secret, v.v.) thường được đặt riêng. Tổ chức dịch vụ bảo mật của tổ chức kiểm soát công việc của họ.
Quy trình kế toán
Xem xét các quy tắc cơ bản của quy trình công việc kế toán.
Kích thước của nó được thể hiện bằng tổng số chứng khoán mà tổ chức đã nhận được và được thực hiện bởi nó trong một thời gian nhất định. Kích thước quy trình công việc đề cập đến số lượng bản sao hợp lệ của các tài liệu nội bộ đến. Khi tính toán kích thước của quy trình làm việc, các bản sao của các giấy tờ được thực hiện với việc giới thiệu các phương tiện kỹ thuật khác nhau cũng được tính đến.
Các chỉ tiêu kế toán được thực hiện dưới dạng tóm tắt, dữ liệu tham khảo về kích thước của tài liệu. Hình thức của họ đang được phát triển bởi các tổ chức. Ví dụ: một tổ chức có thể đặt bất kỳ tần suất nào để đếm tài liệu: mỗi tháng, mỗi tuần một lần, mỗi năm một lần, mỗi quý. Cả nghiên cứu định tính và định lượng của quá trình làm việc đều có thể được thông qua.
Các chỉ số thu được khi tính toán kích thước của quy trình công việc được sử dụng để xác định số lượng nhân viên và cấu trúc của dịch vụ quản lý tài liệu. Và cũng để nghiên cứu khối lượng công việc của một số tổ chức hợp đồng và các bộ phận cấu trúc.
Do đó, trong khuôn khổ của bài viết này, các quy tắc cơ bản để tổ chức quy trình làm việc được áp dụng bởi các công ty đã được xem xét.