Sớm hay muộn, trong các hoạt động của một doanh nhân cá nhân, đã đến lúc bạn cần lập hóa đơn cho đối tác kinh doanh của mình. Không có hình thức chính thức được phê duyệt của một tài liệu như vậy, do đó, mỗi doanh nghiệp hoặc cá nhân doanh nhân xác định độc lập nó. Đồng thời, tài khoản là cơ sở cho các khu định cư, do đó, nó phải có một số chi tiết nhất định.
Tài khoản là gì và chi tiết bắt buộc của nó là gì
Tài khoản là một tài liệu hiển thị các điểm chính của giao dịch sắp tới. Mục đích chính của sự hình thành của nó là yêu cầu thanh toán cho một số dịch vụ hoặc cung cấp hàng hóa.
Làm thế nào để xuất hóa đơn? Trước hết, đây là một tài liệu thanh toán, vì vậy nó phải chứa chi tiết ngân hàng để thanh toán. Ngoài ra, cần có các thông tin sau trong hóa đơn:
- chi tiết đầy đủ của cá nhân doanh nhân, cụ thể là F. I. O. và TIN;
- tên của tổ chức sẽ trả hóa đơn, mã số thuế của nó;
- nếu hóa đơn được phát hành theo các điều khoản của thỏa thuận đã ký, thì tham chiếu đến nó được ghi rõ trong tài liệu;
- địa chỉ địa điểm của doanh nhân;
- chi tiết tài khoản đầy đủ (số và ngày) để có thể được xác định từ các yêu cầu khác;
- tên của sản phẩm hoặc dịch vụ với mô tả tối đa của sản phẩm được bán;
- số lượng hàng hóa giao;
- chi phí đơn vị và tổng số tiền.
Cuối tài liệu bạn phải ghi rõ toàn bộ số tiền phải trả. Nếu doanh nhân ở trên DOS, thì hãy chỉ ra số tiền có VAT bằng số và từ. Cuối cùng, chữ ký IP được dán, nếu có một kế toán viên, thì chữ ký và con dấu của anh ấy (nếu có).
Khi điều kiện bổ sung, dự luật có thể chỉ ra:
- điều khoản giao hàng;
- thời hạn vận chuyển hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ;
- giảm giá;
- nghĩa vụ của các bên;
- hình phạt.
Có hay không xuất hóa đơn
Tôi có cần xuất hóa đơn để thanh toán không? Trong thực tế, một thủ tục như vậy không được quy định bởi pháp luật. Các bên có thể hành động trên cơ sở hợp đồng, cũng như thực hiện thanh toán theo hợp đồng. Tuy nhiên, tài khoản, tuy nhiên, cho phép một người thực hiện các khu định cư giữa các đối tác chính xác hơn.
Sẽ bắt buộc phải xuất hóa đơn, nếu điều này được quy định bởi các điều kiện của thỏa thuận được ký bởi cả hai bên. Ngoài ra, một tài liệu như vậy sẽ được yêu cầu nếu, theo các điều khoản của hợp đồng, một khoản tiền rõ ràng để thanh toán không được quy định. Ví dụ, việc giao hàng hóa được thực hiện theo các giai đoạn, bằng các ứng dụng bổ sung hoặc chúng ta đang nói về các hóa đơn tiện ích.
Ngoài ra, theo các yêu cầu của một số điều của Bộ luật Thuế, bắt buộc phải lập hóa đơn trong các trường hợp sau:
- nếu cá nhân doanh nhân được miễn thuế VAT (Điều 145);
- nếu tài liệu được rút ra cá nhân từ người bán, và nó nằm trong hệ thống thuế chung (Điều 145);
- trong trường hợp đã trả trước một phần (Điều 168).
Trong mọi trường hợp, tài khoản cho phép bạn nhanh chóng rút ra các mối quan hệ tài chính giữa các bên và thanh toán nhanh chóng.
Trình tự đăng ký
Làm thế nào để phát hành hóa đơn và làm thế nào để nó xuất hiện? Bạn có thể tự lập hóa đơn trên tờ A4 hoặc A5, trong bất kỳ chương trình văn phòng nào, ví dụ, trong Word hoặc Excel. Ngày nay có rất nhiều mẫu, nghĩa là bạn không cần phải phát minh lại bánh xe. Nếu muốn, hóa đơn có thể được phát hành trên tiêu đề thư.
Ngoài ra còn có một số chương trình CRM cho phép bạn tạo tài khoản trên cơ sở miễn phí.Cũng nên nhớ rằng mặc dù thực tế là hình thức của một tài liệu như một tài khoản không có trong các tài liệu quy định, nhưng nó có thể được trình bày tại phiên tòa để làm bằng chứng.
Phương thức chuyển tài khoản sang đối tác
Tài liệu được tạo ra tại các doanh nghiệp có thể được chuyển giao theo những cách khác nhau. Tài khoản cũng không ngoại lệ. Nó được truyền đi như thế này:
- bằng fax;
- qua email
- qua thư
- cá nhân trong tay.
Những sai lầm chính trong quá trình chuẩn bị
Làm thế nào để xuất hóa đơn? Câu hỏi này thường được đặt ra giữa các doanh nhân cá nhân mới bắt đầu. Biết những sai lầm không nên làm, việc lập tài liệu chính xác sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Trước hết, nếu tài khoản được ký bởi cá nhân doanh nhân và kế toán, thì chữ ký của họ phải được giải mã. Nếu hóa đơn được gửi dưới dạng tài liệu điện tử có chữ ký của chữ ký điện tử, thì việc giải mã không còn cần thiết nữa.
Nó thường xảy ra rằng trong hóa đơn ngày phát hành và biên soạn tài liệu không trùng nhau. Điều này là sai. Và một vấn đề nữa - thiếu chú ý khi điền chi tiết để thanh toán. Đương nhiên, nếu tài liệu được chuẩn bị trong một chương trình kế toán đặc biệt, điều này không xảy ra. Nhưng nếu IP hiếm khi lập hóa đơn, thì trước khi gửi nó cho đối tác, cần kiểm tra tài khoản thanh toán và các chi tiết khác nhiều lần.
Nhật ký thanh toán
Một câu hỏi logic xuất hiện - nếu hình thức của tài khoản không được quy định bởi pháp luật, thì bạn có cần một tạp chí để ghi lại chúng không? Trong thực tế, một tạp chí như vậy nên được bắt buộc bởi những người tham gia vào các dịch vụ trung gian. Hình thức của một tài liệu kế toán như vậy được quy định bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga số 1137.
Trong trường hợp này, chủ sở hữu của tạp chí hóa đơn thanh toán có nghĩa vụ nhập dữ liệu về việc nhận hóa đơn vào đó. Các hành vi quy định cung cấp khả năng duy trì một tạp chí như vậy cả ở dạng điện tử và giấy, mặc dù việc nộp cho Thanh tra Dịch vụ Thuế Liên bang được cung cấp độc quyền ở dạng điện tử. Tạp chí bao gồm hai phần và được duy trì hàng quý.
Trong phần đầu tiên của tạp chí hóa đơn đã nhận và đã phát hành, hóa đơn nhận được được chỉ định và trong phần thứ hai, tương ứng - được phát hành. Tài liệu sẽ được nộp cho IFTS trên cơ sở hàng quý, nghĩa là trong quý đầu tiên cho đến ngày 20 tháng 4, cho lần thứ hai - cho đến ngày 20 tháng 6, v.v.
Tất cả các doanh nhân cá nhân và pháp nhân tham gia hòa giải được yêu cầu giữ các tạp chí như vậy trong 4 năm, được tính từ thời điểm mục cuối cùng được nhập vào.
Đối với việc không có một tạp chí như vậy, sẽ bị phạt 10 nghìn rúp, điều này cũng tương tự đối với cả pháp nhân và cá nhân doanh nhân.
Trong các trường hợp khác, kế toán hóa đơn được thực hiện độc quyền theo yêu cầu của doanh nhân.
Làm thế nào để hiển thị VAT trong tài khoản?
Nếu một doanh nhân cá nhân làm việc trên cơ sở chung và là người nộp thuế giá trị gia tăng, thì khi lập hóa đơn, thuế này anh ta phải tách thành một dòng riêng. Trong thực tế, có hai lựa chọn, và cả hai đều đúng.
Tổng số tiền phải trả được tính bao gồm VAT, ví dụ:
Tổng số tiền là: 100.000,00 rúp, bao gồm 18% VAT - 18.000,00 nghìn rúp. Tổng số phải trả: 100.000,00 rúp. "
Tùy chọn thứ hai:
Tổng số tiền là: 82.000,00 rúp, bao gồm 18% VAT - 18.000,00 nghìn rúp. Tổng số phải trả: 100.000,00 rúp. " Nghĩa là, đầu tiên số tiền không có thuế VAT được quy định, sau đó số tiền thuế và tổng số tiền phải nộp được phân bổ.
Thời hạn thanh toán
Làm thế nào để lập hóa đơn và hiển thị chính xác ngày đáo hạn? Thời hạn mà thanh toán phải được thực hiện có thể được chỉ định cả trong tài liệu và trực tiếp trong hợp đồng. Nếu giá và ngày đáo hạn được ấn định trong hợp đồng, thì bên đặt ra nó không được quyền thay đổi giá trị.
Nếu hóa đơn không có thời hạn phải thanh toán thì đây không phải là vi phạm. Mặc dù trong thực tế, một số khó khăn nhất định có thể xảy ra với việc loại bỏ thanh toán của Haiti.Trong những trường hợp như vậy, hầu hết các điều khoản được quy định trong hợp đồng. Nếu không có thỏa thuận, thì bên phải thực hiện thanh toán có cơ hội xác định độc lập khi nào sẽ thanh toán.
Thời gian thanh toán cũng có thể được xác định theo một cách nhất định. Ví dụ: ngày nhận hóa đơn hoặc nhận hàng. Trong mọi trường hợp, bên lập hóa đơn thanh toán và xác định các điều khoản của các khu định cư trong đó đảm bảo cho bên kia rằng chi phí của hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ không được tăng lên trong giai đoạn này.
Trong thực tế, không có vấn đề với việc lập hóa đơn IP đến LLC sẽ phát sinh. Một khách hàng tiềm năng liên hệ với từng doanh nhân, thông báo mong muốn mua một sản phẩm cụ thể và số lượng của nó. Người bán, trên cơ sở một ứng dụng bằng văn bản hoặc bằng miệng, hình thành hóa đơn và chuyển chúng để thanh toán cho đối tác. Bên nhận hóa đơn và đồng ý thanh toán, chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp và nhận hàng.