Để tránh mất cắp và mất mát, các doanh nghiệp sử dụng các phương pháp kiểm soát. Trong số những người chính là một hàng tồn kho. Cô ấy như thế nào?
Thông tin chung
Để đánh giá sự an toàn và thực hiện đúng các hoạt động của sự di chuyển hàng tồn kho, một bản kiểm kê hàng tồn kho được sử dụng. Nó cũng cần thiết trong các trường hợp:
- Chuyển đổi một doanh nghiệp đơn vị thành phố hoặc nhà nước, bán, mua lại, cho thuê tài sản.
- Khi thay đổi người có trách nhiệm tài chính.
- Trước khi lập báo cáo tài chính hàng năm.
- Trong trường hợp không lường trước được (lũ lụt, hỏa hoạn và vân vân).
- Khi tổ chức lại hoặc thanh lý một tổ chức.
- Trong trường hợp thiết lập (các) thực tế lạm dụng, trộm cắp, thiệt hại cho cổ phiếu.
- Trong trường hợp có nhu cầu khác, được quy định bởi luật áp dụng (ví dụ, theo hướng dẫn của các cơ quan thực thi pháp luật).
Dưới đây là các trường hợp trong đó việc kiểm kê hàng tồn kho là bắt buộc. Cơ sở cho sự khởi đầu của nó là một mệnh lệnh của người đứng đầu tổ chức (hoặc một tài liệu liên quan khác, ví dụ, một nghị quyết, trật tự).
Hoa hồng tồn kho
Thông thường trong các tổ chức lớn, một đơn vị như vậy liên tục hoạt động. Nó bao gồm người đứng đầu (hoặc phó của ông) trong vai trò chủ tịch, chuyên gia trưởng (kế toán trưởng, trưởng phòng, cố vấn pháp lý, trưởng phòng an ninh). Nếu cần phải lấy một bản kiểm kê, thì một ủy ban làm việc được hình thành trực tiếp, trong đó tất cả những người cần thiết được ghi danh, có thẩm quyền là khu vực làm việc. Ngoài ra, nó thường bao gồm các đại diện của dịch vụ kiểm toán nội bộ hoặc các chuyên gia từ các công ty độc lập.
Nếu có một lượng công việc nhỏ và có một ủy ban kiểm toán, thì thường thì một hàng tồn kho được chỉ định cho nó. Trong trường hợp khi có ít nhất một thành viên của nhóm vắng mặt trong quá trình kiểm tra, điều này đưa ra lý do để tin rằng kết quả không hợp lệ.
Thời điểm cụ thể
Khi kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện, thì một người có trách nhiệm phải tham gia vào đó. Mặc dù cần lưu ý rằng nếu nó trốn tránh hoàn thành nghĩa vụ của mình, thì việc đưa nó ra công lý sẽ khá rắc rối, vì điều này không được định nghĩa bởi luật áp dụng. Trong trường hợp này (nếu không có lý do chính đáng cho việc này), người quản lý phải chỉ định một người chịu trách nhiệm tài chính mới. Khi kiểm toán hoàn thành, phải có sự hiện diện của các thành viên còn lại của ủy ban, chấp nhận hàng tồn kho được xác nhận thực sự để giữ an toàn, được xác nhận bằng chữ ký của nó trong bảng kiểm kê.
Điều gì xảy ra trong quá trình?
Trong quá trình kiểm kê, cần phải giải quyết một loạt các vấn đề:
- Xác định cổ phiếu thực tế hiện tại và so sánh dữ liệu thực tế với các chỉ số kế toán (tài chính, quản lý).
- Kiểm tra các điều kiện góp phần vào sự an toàn của hàng tồn kho, tính chính xác của việc đăng ký kỳ nghỉ và tiếp nhận của họ.
- Xác nhận rằng hàng tồn kho là chính xác.
- Kiểm tra cơ sở đo lường.
Trong quá trình kiểm kê, người chịu trách nhiệm về vật chất phải cung cấp cho các thành viên của ủy ban các tài liệu mới nhất kể từ ngày xác minh về thu nhập và chi phí hoặc báo cáo về sự dịch chuyển của vật liệu.Để thiết lập tính chính xác của số dư và ngăn chặn các thao tác, chủ tịch đánh dấu các giấy tờ này bằng dòng chữ Trước khi bắt đầu kiểm kê vào ngày [ngày]. Mặc dù đây là một đơn giản, nhưng đồng thời là một bước rất quan trọng. Từ đó bắt đầu kiểm kê MPZ.
Điều gì tiếp theo?
Sau đó, một hàng tồn kho của các mặt hàng tồn kho có sẵn được thực hiện. Đó là, nó thực sự được cố định trong các đơn vị thích hợp về số lượng và số lượng giá trị. Để so sánh, thông tin từ dữ liệu kế toán được lấy. Dưới mỗi trang, cần phải chỉ ra số sê-ri của tài sản và tổng số đơn vị vật liệu, cũng như giá trị tiền tệ của chúng. Cách tiếp cận này giúp loại bỏ khả năng nhập thêm thông tin từ một người chịu trách nhiệm tài chính làm sai lệch kết quả của cuộc kiểm toán. Rốt cuộc, người ta không nên quên rằng hàng tồn kho là tài nguyên quý giá. Và người có trách nhiệm có thể sử dụng chúng để làm giàu cho chính họ, cố gắng che giấu tội ác của họ đến mức tối đa (nếu họ đã phạm phải).
Một hàng tồn kho trông như thế nào?
Trong thực tế, số dư còn lại được ghi lại sau khi tính toán, cân, đo. Các hành vi được gắn vào hàng tồn kho. Nếu có các vật liệu được lưu trữ đồng loạt, thì trọng lượng hoặc khối lượng vật lý của chúng được xác định bằng cách sử dụng phép đo và tính toán kỹ thuật. Trong trường hợp bao bì còn nguyên vẹn, nội dung được bao gồm dựa trên các tài liệu này. Nhưng đồng thời, việc xác minh có chọn lọc các mục riêng lẻ là bắt buộc.
Khi thực hiện các hoạt động này, những người có trách nhiệm về vật chất được yêu cầu. Tình huống này cho phép chúng tôi loại trừ trong tương lai các vấn đề có thể gây tranh cãi. Trên trang cuối cùng của hàng tồn kho, chủ tịch và các thành viên của ủy ban nên thực hiện một mục như sau: tất cả giá và tính toán kết quả cho các điều khoản, trang và nói chung cho danh sách hàng tồn kho của các mặt hàng tồn kho đều được kiểm tra. Chữ ký được sử dụng để chứng nhận. Nếu đây không phải là trường hợp, thì hàng tồn kho và đánh giá lại hàng tồn kho được coi là không hợp lệ. Nếu không có sự phản đối từ phía người chịu trách nhiệm về vật chất, thì anh ta cũng đặt chữ ký của mình.
Khoảnh khắc quan liêu
Việc kiểm kê hàng tồn kho phải được thực hiện trùng lặp. Một trong số họ được chuyển đến bộ phận kế toán, nơi họ biên soạn một tuyên bố đối chiếu. Người còn lại với người chịu trách nhiệm tài chính. Nếu kế toán không có phản đối sau khi kiểm tra các tính toán và dữ liệu, sau đó anh ta ký vào kho. Đặc biệt lưu ý là các giá trị đang trên đường. Khi việc kiểm kê nhà máy được thực hiện tại doanh nghiệp, họ cần đưa ra một hành động riêng.
Phải làm gì nếu một kế toán đã xác định sự khác biệt?
Không thể bỏ qua điều này. Do đó, một tuyên bố đối chiếu được đưa ra (mẫu số INV-19). Trên trang thứ hai, dữ liệu hiện có được hiển thị, cũng như thặng dư / thiếu hụt, thông tin được cung cấp để giải quyết sự khác biệt. Tất cả thông tin này phải được chứng nhận bằng chữ ký của kế toán. Trang thứ ba cho biết thông tin bổ sung về thặng dư, chi tiêu, thiếu hụt và bảo hiểm của họ.
Chúng ta hãy xem xét một vài ví dụ về cách kiểm kê hàng tồn kho.
Thặng dư / thiếu được xác định
Phải làm gì trong trường hợp này? Làm thế nào để liên quan đến điều này? Trong trường hợp khi việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện và thặng dư được xác định, chúng nên được coi là thu nhập khác. Làm thế nào để sắp xếp hệ thống dây điện? Trong trường hợp này, chúng tôi quan tâm đến khoản nợ 10, cũng như tín dụng 91 (tài khoản phụ 91-1). Việc đầu tiên cho phép chúng tôi cho thấy rằng chúng tôi đang xử lý các tài liệu. Một khoản vay là cần thiết để cho thấy rằng đây là thu nhập khác. Và nếu một sự thiếu hụt được phát hiện? Trong trường hợp này, bất kể bản chất của nó là gì, chúng tôi cần sử dụng tài khoản 94. Tất cả các thiếu hụt và tổn thất do thiệt hại tài sản đều được ghi vào nó.
Nhược điểm
Chúng tôi xem xét một ví dụ nữa. Việc kiểm kê hàng tồn kho đang được thực hiện. Nó đã được tiết lộ rằng có sự thiếu hụt nguyên liệu được ghi nhận với chi phí mua lại thực tế. Trong trường hợp này, cần sử dụng tài khoản 94 để ghi nợ, trong khi tín dụng - 10. Ngoài ra, lần thứ hai không chỉ bao gồm chi phí mua lại thực tế, mà còn cả chi phí vận chuyển và mua sắm. Nhưng bạn cần lưu ý rằng chúng liên quan đến giá trị hợp đồng của các cổ phiếu bị thiếu.
Nếu bạn chỉ tính đến giá kế toán (theo hợp đồng) của các cổ phiếu, thì trong trường hợp này, liên kết ghi nợ 94, tín dụng 16 sẽ giúp ích. Nếu tài khoản cuối cùng không được sử dụng do một số vấn đề tổ chức, thì thay vì 16 bạn có thể sử dụng 10. Trong trường hợp này, bạn nên ghi có số tiền chi phí vận chuyển và mua sắm. Đây là cách hàng tồn kho dễ dàng được giữ. Tất nhiên, ban đầu đối với người thiếu kinh nghiệm có vẻ phức tạp, nhưng một chút thực hành - và tất cả các bài đăng sẽ được thực hiện mà không có vấn đề.
Bất kỳ sự thiếu hụt hoặc thiệt hại phát sinh phải được viết ra tùy thuộc vào lý do xảy ra của chúng. Điều này rất quan trọng. Cần phải cung cấp cho người đứng đầu tổ chức tất cả các thông tin sẽ xác nhận những biện pháp đã được thực hiện để bù đắp cho thiệt hại vật chất. Tòa án trọng tài, cơ quan thực thi pháp luật và phản hồi từ các cấu trúc này có thể được trích dẫn làm ví dụ. Trong trường hợp này, khoản ghi nợ sẽ được quan tâm cho các tài khoản 20, 23, 25, 26 (có lẽ một số chi tiết, tùy thuộc vào tình huống) và tín dụng - 94.
Kết luận
Tất nhiên, hàng tồn kho rất quan trọng đối với hoạt động của các doanh nghiệp. Và để tránh mất cắp, mất mát và hư hỏng, bạn phải theo dõi cẩn thận tình hình. Nhưng bạn không nên quá nhiệt tình và liên tục tiến hành kiểm tra. Có thể dự tính một kho dự trữ MPZ theo kế hoạch trong một năm và một số cuộc kiểm tra bề mặt mỗi quý. Mặc dù, tất nhiên, tất cả phụ thuộc vào doanh nghiệp, tình hình tại đó và một số điểm khác.
Và cuối cùng, tôi muốn xem xét một sắc thái quan trọng khác. Khi kiểm kê hàng tồn kho tại kho được thực hiện và các vấn đề được xác định, một bảng so sánh được biên soạn. Khi phân tích dữ liệu của nó, có thể xác định tính toán lại bằng các tên riêng lẻ. Tại sao điều này xảy ra? Phân loại lại là kết quả của thực tế là cùng tên của các vật liệu có giá khác nhau. Lý do cho tình huống này có thể là khi các nguyên liệu được làm từ nhiều nguyên liệu thô khác nhau, đã có sự chậm trễ nhất định.
Để hiểu, hãy xem xét một ví dụ nhỏ. Dầu sấy tự nhiên có giá cao hơn nó, làm bằng vật liệu nhân tạo. Một ví dụ khác. Một tình huống tương tự được quan sát cho các vật liệu tương tự có cùng mục đích sản xuất. Tại sao khác nhau? Và chúng có những đặc điểm khác nhau. Ví dụ, sản xuất cần phát sinh và thay vì đinh 100 mm, vật tư tiêu hao 90 mm đã được sử dụng. Nhưng chúng rẻ hơn! Trong trường hợp này, một sự khác biệt tổng dương phát sinh.