Quá trình hình thành dự trữ nhân sự trong điều kiện hiện đại là một thủ tục rất quan trọng, cho phép không chỉ giải quyết nhanh chóng vấn đề thay thế nhân viên trong thời gian vắng mặt, mà còn đào tạo một nhân viên mới, có thể phù hợp để chiếm một vị trí đủ điều kiện. Hãy để chúng tôi xem xét chi tiết hơn quá trình hình thành một dự trữ nhân sự.
Khái niệm
Theo dự trữ nhân sự nên được hiểu một danh sách những người có khả năng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của các chuyên gia ở một vị trí nhất định của một cấp bậc cao hơn do khả năng, kiến thức và kỹ năng của họ.
Để được vào khu bảo tồn, nhân viên phải có kiến thức và tham vọng cao cho mục đích thăng tiến nghề nghiệp. Sự thăng tiến như vậy nên được hiểu là chiếm các vị trí quản lý, đòi hỏi ứng viên từ khu bảo tồn phải đáp ứng các yêu cầu và đặc điểm nhất định.
Giá trị dự phòng nhân sự
Việc bổ nhiệm một dự trữ nhân sự được nêu trong luật pháp ở cấp liên bang. Vì vậy, ví dụ, lệnh của Chính phủ Liên bang Nga Từ khi phê duyệt chương trình liên bang, Đào tạo và đào tạo lại dự trữ của nhân viên quản lý Tiêu đề đề cập đến nhu cầu đào tạo các nhà quản lý có trình độ cho tất cả các khu vực, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, có liên quan đến những thay đổi kinh tế xã hội đang diễn ra trong bang. Sau khi thông qua tài liệu này, một số dự luật khác đã được thêm vào để xác định và bổ sung quá trình tạo dự trữ nhân sự trong các cấu trúc và cơ quan nhà nước. Các đơn đặt hàng như vậy được phát triển bởi nhiều bộ (Bộ Nội vụ, Bộ Nông nghiệp, Bộ Giao thông Vận tải, Roskomnadzor, v.v.)
Giá trị của dự trữ nhân sự cũng mơ hồ đối với các tổ chức cụ thể có ý định làm việc lâu dài và có triển vọng tăng trưởng, quan tâm đến việc giảm rủi ro nhân sự, đặc biệt là ở các vị trí quản lý.
Mục tiêu dự phòng nhân sự
Mục tiêu của việc tạo dự trữ như sau:
- giải pháp kịp thời các vấn đề liên quan đến sự ra đi của các nhà quản lý chủ chốt;
- tiết kiệm đáng kể chi phí tài chính và thời gian cho việc tìm kiếm, lựa chọn và đào tạo nhân sự;
- tăng trưởng chuyên môn của nhân viên;
- làm tăng lòng trung thành của nhân viên và động lực làm việc (bao gồm cả sự thiếu sợ hãi trong nhóm người đưa tin của người Hồi giáo về sự khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ sắp tới và những nhiệm vụ bất ngờ được giao);
- sự hình thành của nhân viên sự hiểu biết về giá trị của chính họ đối với người sử dụng lao động;
- đào tạo chuyên gia cho những thay đổi trong tương lai cho tổ chức;
- khả năng đánh bóng người dân của bạn, sẽ đáp ứng các yêu cầu của tổ chức của bạn;
- giảm doanh thu cán bộ;
- giữ chân nhân sự có triển vọng trong công ty.
Quá trình hình thành dự trữ nhân sự khá phức tạp. Nó đòi hỏi sự tham gia của không chỉ người đứng đầu công ty và dịch vụ nhân sự, mà còn các chuyên gia khác (luật sư, nhà tâm lý học, công đoàn, v.v.). Trong mối liên hệ này, các vấn đề của dự trữ nhân sự được giải quyết, theo quy định, gọi chung là với sự giúp đỡ của một cơ quan đặc biệt (hoặc ủy ban).
Nhiệm vụ chính
Việc hình thành dự trữ nhân sự nhằm giải quyết các vấn đề sau:
- xác định tiềm năng hiện có trong công nhân;
- khả năng chiếm các vị trí tuyển dụng mở;
- tính liên tục của quá trình sản xuất và hiệu quả của nó.
Tài liệu chính
Thành phần của một quy định như vậy về việc hình thành dự trữ nhân sự nên bao gồm các phần sau:
- mục tiêu và mục tiêu của dự trữ nhân sự;
- nguyên tắc sáng tạo;
- một danh sách các bài viết mà dự trữ nhân sự được hình thành;
- trật tự đội hình;
- tiêu chí lựa chọn cho thí sinh;
- chương trình đào tạo;
- tiêu chí khấu trừ từ dự trữ;
- phân tích hiệu quả công việc dự trữ.
Quy định này cũng có thể chứa thông tin về các mẫu tài liệu phải được ban hành trong quá trình làm việc với dự trữ.
Các loại dự trữ nhân sự
Các ứng viên phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu cho vị trí mà họ được đặt vào vị trí dự bị. Tuy nhiên, điều này bao gồm những người có tiềm năng cao để tiến xa hơn về chuyên môn, nhưng những người có ít kinh nghiệm hơn hoặc chưa chuẩn bị đầy đủ. Theo quy định, 2 ứng cử viên được chọn cho mỗi vị trí.
Theo loại hoạt động, dự trữ phát triển và dự trữ chức năng được phân bổ. Nói cách khác, người đưa ra có thể đưa ra lựa chọn giữa hai hướng nghề nghiệp - chuyên nghiệp và quản lý.
Tại thời điểm bổ nhiệm, một nhóm ứng cử viên hiện đang được đề cử cho vị trí cao hơn và một nhóm ứng cử viên trong một đến ba năm tới được hình thành trong dự trữ nhân sự.
Dự trữ nhân sự có thể là nội bộ và bên ngoài. Tạo một nội bộ là một quá trình nghiên cứu nhiều hơn đòi hỏi ít chi phí tài chính. Dự trữ như vậy thường được sử dụng trong thực tế.
Dự trữ bên ngoài liên quan đến sự tham gia của các ứng cử viên từ bên ngoài.
Nguyên tắc
Công ty quản lý dự trữ nhân sự của công ty dựa trên các nguyên tắc nhất định. Xem xét các nguyên tắc cơ bản của việc hình thành dự trữ nhân sự:
- nguyên tắc phù hợp - có nghĩa là nhu cầu điền vào một vị trí nên có giá trị ngày hôm nay;
- nguyên tắc tuân thủ - có nghĩa là ứng viên phải đáp ứng các yêu cầu cho vị trí;
- nguyên tắc triển vọng của ứng viên.
Làm thế nào được hình thành
Hệ thống hình thành dự trữ nhân sự hiện nay là một công việc cần thiết để xác định nhân viên có triển vọng (hoặc tuyển dụng của họ) là phù hợp nhất và đáp ứng các yêu cầu của vị trí lãnh đạo.
Hệ thống có các quy tắc nhất định. Thứ tự hình thành như sau:
- tạo thành một cơ quan giải quyết những vấn đề này;
- xây dựng các quy định nội bộ, nghĩa là một tài liệu cần phải phản ánh tất cả các thủ tục để tạo dự trữ;
- tạo cơ chế để thực hiện các quy tắc được phát triển.
Việc tạo ra một hệ thống như vậy là chìa khóa thành công của việc tối ưu hóa số lượng nhân viên trong một công ty.
Sơ đồ hình thành từng giai đoạn
Xem xét các giai đoạn hình thành dự trữ nhân sự, trong đó đề xuất một chuỗi các giai đoạn nhất định:
- phân tích tình hình hiện tại:
- đánh giá sự cần thiết của các nhà quản lý hoặc chuyên gia mới trong 1-3 năm tới;
- tổng hợp danh sách các bài viết của khu bảo tồn mới;
- xác định sự sẵn có của các chuyên gia hiện có để thay thế;
- đặc điểm kỹ thuật của danh sách các chuyên gia;
- phân tích ảnh hưởng của dự trữ đã được tạo ra trước đó.
Việc lựa chọn các ứng cử viên cần thiết để đưa vào dự trữ diễn ra trong các giai đoạn sau:
- phân tích dữ liệu từ bảng câu hỏi của nhân viên;
- thực hiện một cuộc phỏng vấn;
- giám sát hành vi của nhân viên trong mối quan hệ của họ với các đồng nghiệp khác;
- đánh giá các chỉ số hiệu suất đặc trưng cho hoạt động lao động của anh ấy, cũng như kết quả của các nhiệm vụ cụ thể của anh ấy;
- xác nhận của một nhân viên;
- xác định sự tuân thủ các phẩm chất được xác định với các yêu cầu của vị trí;
- so sánh kết quả cho các ứng cử viên khác nhau;
- tổng hợp danh sách dự trữ mới với danh sách ứng cử viên cho vị trí này.
Danh sách này có đặc điểm riêng của nó:
- một người tại một thời điểm có thể xuất hiện trong một số phần: cho tương lai gần và xa, cũng như cho các tùy chọn khác nhau cho các vị trí;
- thu thập số lượng thông tin tối đa về ứng viên, ví dụ, dữ liệu cá nhân, kết quả chứng nhận, đánh giá tiềm năng, đánh giá của đồng nghiệp, v.v.
- đưa ra khuyến nghị về chương trình giáo dục thường xuyên.
Do đó, danh sách thu được được sự chấp thuận của người đứng đầu tổ chức.
Công việc tiếp theo được cấu trúc như sau:
- xem xét danh sách của các ứng cử viên theo thời gian;
- bổ sung danh sách nếu cần thiết;
- loại trừ khỏi danh sách nhân viên đã không còn đáp ứng yêu cầu;
- điều chỉnh chương trình phát triển cán bộ;
- phân tích hiệu quả của việc sử dụng đăng ký, dự báo và thay đổi.
Quy trình đánh giá nhân sự
Các loại đánh giá nhân sự chính:
- có hệ thống, được thực hiện bằng cách xác định rõ ràng tất cả các dấu hiệu đánh giá (quy trình, tần suất, tiêu chí, phương pháp đo lường);
- không hệ thống.
Các thủ tục đánh giá chính như sau:
- chuẩn bị đánh giá - liên quan đến việc thu thập thông tin sơ bộ;
- trực tiếp đánh giá nhân viên bằng cách tạo ra các nhóm chuyên gia đánh giá mức độ kiến thức, kỹ năng, khả năng và kết quả lao động của nhân viên;
- giai đoạn đánh giá, bao gồm một cuộc họp của ủy ban theo thứ tự sau: thư mời của nhân viên và người quản lý của anh ta, xem xét các tài liệu, lắng nghe người đối thoại, thảo luận về kết quả, hình thành một kết luận, đưa ra một giao thức;
- giai đoạn ra quyết định, sau đó một kết luận được hình thành có tính đến các kết luận và đề xuất của ủy ban; trong cùng một giai đoạn, các khuyến nghị được đưa ra về nhu cầu thúc đẩy một nhân viên lên một vị trí cao hơn.
Cuộc thi được tổ chức như thế nào?
Một cách riêng biệt, chúng ta nên nói về việc tổ chức một cuộc thi trong dự trữ nhân sự. Thủ tục cho thủ tục này cũng được quy định rõ ràng bởi các tài liệu nội bộ của công ty. Để thực hiện một thủ tục như vậy, hoa hồng đấu thầu đặc biệt được hình thành trong tổ chức:
- để tiến hành một cuộc thi để lấp đầy một vị trí trống;
- để tổ chức một cuộc thi hình thành dự trữ.
Thủ tục đấu thầu chỉ có thể được bắt đầu nếu có ít nhất hai ứng cử viên cho dự bị nhân sự. Nếu không, cuộc thi được coi là thất bại.
Các giai đoạn chính của cuộc thi:
- nộp một bản ghi nhớ của người đứng đầu đơn vị lên chủ tịch ủy ban đấu thầu;
- chuẩn bị tất cả các tài liệu cần thiết cho cuộc thi;
- 20 ngày trước cuộc thi, một thông báo được công bố về nó;
- tài liệu đang được nhận từ người nộp đơn;
- biên bản cuộc họp của ủy ban cạnh tranh được soạn thảo;
- tiến hành kiểm tra cạnh tranh bằng cách kiểm tra những người tham gia, cũng như ban hành một nhiệm vụ cạnh tranh;
- đánh giá ứng viên trong cuộc thi;
- một thí sinh được chọn;
- tất cả các tài liệu cần thiết được soạn thảo để thông qua nó.
Đặc điểm của nền công vụ nhà nước
Để tạo điều kiện phát triển hệ thống công vụ, cũng như cải thiện thủ tục hình thành và sử dụng hiệu quả dự trữ nhân sự quản lý, một Ủy ban được thành lập dưới thời Tổng thống Liên bang Nga về các vấn đề phục vụ công cộng và dự trữ nhân sự quản lý.
Việc lập kế hoạch và hình thành dự trữ nhân sự của nền công vụ nhà nước thường mất từ một đến ba năm. Thời gian dành cho dự trữ nhân sự của các chuyên gia cá nhân cũng trung bình là ba năm, nhưng với các kế hoạch dài hạn cho tổ chức, nó có thể đạt tới năm năm.
Bất kể thời gian thực hiện dự án dự trữ trực tuyến và khả năng tài chính của tổ chức, làm việc với dự phòng nhân sự phải được tiến hành giữa các bên quan tâm dưới hình thức mở (thông tin phải có sẵn cho nhân viên), môi trường này phải cạnh tranh (một số ứng cử viên phải được chọn cho vị trí lãnh đạo).
Kết quả của hoạt động chuyên nghiệp là một tiêu chí lựa chọn rất quan trọng, bởi vì nó không chỉ có thể đánh giá hiệu quả của ứng viên, mà còn đánh giá lợi ích của việc ghi danh anh ta vào dự bị. Sự khuyến khích vô hình như vậy của một chuyên gia khi đưa vào dự trữ nhân sự sẽ là một ví dụ tốt cho các nhân viên khác và thúc đẩy họ đạt kết quả lao động cao.
Tập hợp các yêu cầu này không đầy đủ và có thể được hình thành tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức hiện tại và trong tương lai, về mức độ thay đổi nhân viên, cũng như các đặc điểm xã hội, tuổi tác và các đặc điểm khác của nhân viên. Điều quan trọng là phải hiểu rằng lựa chọn quá chặt chẽ có thể phân biệt đối xử với nhân viên.
Để quản lý dự trữ nhân sự, các hành vi địa phương và quy định đặc biệt thường được ban hành. Ví dụ, một quy định về việc hình thành dự trữ nhân sự hoặc một điều khoản về làm việc với dự trữ nhân sự. Ở giai đoạn đầu của việc thực hiện dự án này, một tài liệu tương tự được dự định hợp nhất:
- thủ tục hình thành dự trữ;
- các nhiệm vụ được giải quyết bằng cách tạo ra một dự trữ;
- nhiệm vụ và trách nhiệm của các quan chức hình thành dự trữ;
- trật tự và hệ thống công việc;
- bổ sung dự trữ và thay đổi thành phần của nó;
- hệ thống báo cáo về công việc nhân sự và thủ tục để duy trì báo cáo này.
Một tài liệu như vậy sẽ nhấn mạnh tầm quan trọng của công việc, mức độ nghiêm trọng của ý định quản lý và thái độ chu đáo đối với nhân viên.
Cùng với quy định về việc hình thành dự trữ nhân sự, một danh sách các chức vụ của dự bị nhân sự của cơ quan dân sự nhà nước được soạn thảo, trong đó, trong số những điều khác, xác định số lượng ứng cử viên cho vị trí dự bị. Trong hầu hết các tổ chức, có các chương trình phát triển dự trữ nhân sự, duy trì nhân sự, cũng như danh sách dự trữ trong trường hợp điền vào chỗ trống. Cần nhớ rằng nhân viên nhập ngũ vào dự bị nhân sự không chỉ phải nhận thức được điều này mà còn phải trình bày rõ ràng về triển vọng và yêu cầu của họ sẽ được trình bày cho họ trong trường hợp được thăng chức thực sự.
Việc đào tạo của người đưa tin vào khu nghỉ mát có thể ở dạng đào tạo nâng cao, có được giáo dục đại học thứ hai, tham gia các khóa học hoặc thực tập. Một bổ sung tốt là các cuộc họp trao đổi kinh nghiệm, nơi nhân viên sẽ chia sẻ kiến thức và ấn tượng của họ.
Đồng thời, cần chú ý đến thực tế rằng việc chờ đợi lợi nhuận từ các chuyên gia được bảo lưu và được đào tạo cho một vị trí nhất định là vô nghĩa nếu làm việc với dự trữ nhân sự không liên quan đến chiến lược của tổ chức, không được hỗ trợ bởi toàn bộ văn hóa doanh nghiệp, nếu việc kiểm tra trung gian và phân tích doanh thu nhân viên không được thực hiện giữa các nhân viên lòng trung thành thấp, thiếu sẵn sàng học hỏi. Nhưng nếu mọi thứ đều khác biệt - dự trữ nhân sự chắc chắn sẽ trở thành yếu tố thúc đẩy tốt cho cả nhân viên và chính tổ chức.
Theo luật pháp hiện hành, một công việc lâu dài với dự trữ được cung cấp, mục đích là để chuẩn bị một sự thay đổi xứng đáng cho các nhân viên hàng đầu và đảm bảo sự liên tục của các thế hệ. Các hình thức và phương pháp làm việc với dự trữ được xác định bởi người đứng đầu tổ chức hoặc đơn vị cấu trúc của nó và các yêu cầu của vị trí.
Kết luận
Do đó, việc tạo ra một dự trữ nhân sự trong công ty có mục tiêu cập nhật đội ngũ quản lý và chuyên gia hiện có với chi phí của cả nhân viên của chúng tôi và thu hút. Vào dự trữ này đòi hỏi ứng viên phải có phẩm chất, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng đặc biệt và cũng có thể đoán trước khả năng đào tạo và đào tạo thêm của mình đến mức yêu cầu. Danh sách các bài đăng và yêu cầu cho họ trong tổ chức được xác định riêng trong đó.