Mỗi quan chức có những quyền và nghĩa vụ nhất định liên quan đến hoạt động chính thức của mình. Họ được đánh vần trực tiếp trong mô tả công việc của mình, được chỉ định trong hợp đồng lao động. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích các quyền và nghĩa vụ của người quản lý tài liệu theo hướng này. Xem xét những yêu cầu được đưa ra cho nhân viên này, rằng anh ta nên biết trách nhiệm nào được cung cấp cho anh ta.
Thể loại
Trách nhiệm công việc của một người quản lý tài liệu loại 1 có nghĩa là gì? Vị trí này được đại diện bởi một số loại - về đào tạo, kinh nghiệm chuyên môn của người lao động:
- Đầu tiên. Sự hiện diện của giáo dục đại học chuyên nghiệp trong lĩnh vực quản lý tài liệu, kinh nghiệm ở vị trí quản lý tài liệu thuộc loại thứ 2 - ít nhất 3 năm.
- Cái thứ hai. Sự hiện diện của giáo dục chuyên nghiệp cao hơn trong lĩnh vực liên quan, kinh nghiệm làm việc như một chuyên gia tài liệu - ít nhất 3 năm.
- Thư ký tài liệu. Nhân viên này phải có trình độ học vấn chuyên môn cao hơn trong lĩnh vực quản lý tài liệu. Người sử dụng lao động không có yêu cầu cho kinh nghiệm làm việc của mình.
Đối với nhiệm vụ của người quản lý tài liệu, bộ tối đa của họ được cung cấp cho các chuyên gia thuộc loại đầu tiên. Tối thiểu - cho những người lao động chưa có danh mục.

Kiến thức chuyên môn
Trách nhiệm của người quản lý tài liệu bắt đầu bằng việc một chuyên gia phải có một khối kiến thức nhất định cần thiết để tham gia vào các hoạt động chính thức.
Bộ tiêu chuẩn sau đây được quy định trong các mô tả công việc:
- Tiêu chuẩn, lập pháp, hành vi pháp lý, mệnh lệnh, mệnh lệnh, các quyết định khác của các cấu trúc cao hơn liên quan đến các tài liệu về các hoạt động của người sử dụng lao động.
- Các quy định chính của Hệ thống quản lý hồ sơ nhà nước thống nhất.
- Tiêu chuẩn cho một cấu trúc thống nhất của các tài liệu tổ chức và hành chính.
- Phương pháp lập kế hoạch, thiết kế và phát triển hơn nữa các hệ thống tài liệu.
- Kỹ thuật thiết kế, lập kế hoạch, tiến hành hỗ trợ tài liệu bằng máy tính và thiết bị máy tính.
- Các thủ tục đăng ký, phân loại, lưu trữ, kiểm tra tài liệu làm việc.
- Thủ tục thực hiện kiểm soát đối với việc thực hiện tài liệu.
- Yêu cầu xử lý các tài liệu khác nhau - đến, nội bộ, đi.
- Yêu cầu lập kế hoạch và báo cáo tài liệu về các vectơ hoạt động của các đơn vị cấu trúc của một tổ chức.
- Tổ chức lưu trữ.
- Tài liệu quy định và phát triển phương pháp luận về thiết kế và sử dụng hệ thống thông tin quản lý tự động.
- Khái niệm cơ bản của tài liệu.
- Những điều cơ bản của lập trình.
- Kinh nghiệm trong và ngoài nước trong lĩnh vực hỗ trợ tài liệu cho các hoạt động của người sử dụng lao động.
Kiến thức chung
Trách nhiệm của người quản lý tài liệu cũng sẽ là sở hữu kiến thức cần thiết cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm, một nhân viên của ngành dịch vụ, làm việc trong văn phòng:
- Thủ tục vận hành máy tính, văn phòng khác, thiết bị máy tính.
- Nguyên tắc cơ bản của xã hội học, công thái học, tâm lý học xã hội.
- Nguyên tắc cơ bản về kinh tế, cũng như quản lý nhân sự, quản lý, tổ chức lao động.
- Pháp luật lao động Nga.
- Các quy tắc của lịch làm việc nội bộ của công ty sử dụng lao động.
- Điều lệ, thỏa thuận tập thể của tổ chức sử dụng lao động.
- Các quy định của Hiến pháp Nga.
- Các chỉ tiêu và quy tắc hiện hành về bảo hộ lao động.
- Đạo đức công sở.
- Văn hóa giao tiếp.
- Khái niệm cơ bản của luật hành chính.
- Quy định an toàn phòng cháy chữa cháy.
Lãnh đạo trong các hoạt động
Nhiệm vụ của người quản lý tài liệu ở trường, tại một doanh nghiệp, trong một công ty thương mại cũng là quản lý các hành vi sau đây trong các hoạt động của họ:
- Hiến pháp Liên bang Nga.
- Pháp luật thực tế của Nga.
- Điều lệ của tổ chức sử dụng lao động.
- Thỏa thuận tập thể của người sử dụng lao động.
- Các quy định lao động nội bộ trong tổ chức của người sử dụng lao động.
- Đơn đặt hàng, nghị định, lệnh trực tiếp của nhân viên.
- Mô tả công việc.
Chức năng của người quản lý tài liệu
Đây là một yếu tố bắt buộc của tất cả các mô tả công việc. Tất nhiên, trách nhiệm của người quản lý tài liệu trong một tổ chức phụ thuộc vào vectơ hoạt động của nó, số lượng người quản lý tài liệu và các yếu tố khác.
Bộ tiêu chuẩn như sau:
- Phát triển và thực hiện các quy trình công nghệ làm việc với tài liệu (dữ liệu tài liệu) dựa trên việc sử dụng máy tính và thiết bị văn phòng. Điều này bao gồm kế toán, kiểm soát, thực hiện, cấp giấy chứng nhận, lưu trữ hoạt động.
- Tham gia lập kế hoạch, tổ chức, cải tiến bộ phận quản lý tài liệu của tổ chức sử dụng lao động. Giám sát tình trạng chung của công việc văn phòng.
- Chuẩn bị các đề xuất để đảm bảo một bộ các biện pháp cho điều kiện làm việc công thái học, hợp lý hóa nơi làm việc của công nhân về sự hỗ trợ tài liệu của tổ chức.
- Phát triển hệ thống tài liệu thống nhất, tờ giấy tờ kinh doanh cho các mục đích khác nhau, cấp quản lý, phân loại dữ liệu tài liệu.
- Tổ chức và thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu.
- Các biện pháp hợp lý hóa thành phần tài liệu, các chỉ số thông tin khác nhau, giảm số lượng của chúng, tổ chức tìm kiếm các giấy tờ kinh doanh.
- Tham gia vào việc lựa chọn các tài liệu nộp để lưu trữ nhà nước, trong việc kiểm tra giá trị của các giấy tờ kinh doanh.
- Tham gia thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch, thiết kế, vận hành và cải thiện hệ thống tự động thông tin, hệ thống quản lý thông tin.
- Tham gia vào việc phát triển các công nghệ thông tin sáng tạo, dựa trên việc sử dụng bộ vi xử lý và công nghệ máy tính, thiết kế và cập nhật thêm cơ sở dữ liệu.
- Nghiên cứu và tổng hợp kinh nghiệm tiên tiến của Nga và nước ngoài trong lĩnh vực hoạt động hỗ trợ tài liệu.
- Phát triển tài liệu quy phạm và phương pháp trong lĩnh vực thẩm quyền của họ.
- Tham gia vào việc lựa chọn, sắp xếp, đào tạo và đào tạo nâng cao về nhân sự từ bộ phận tài liệu.
Tất nhiên, trách nhiệm của một người quản lý tài liệu ở trường mẫu giáo có thể hơi khác nhau. Hướng hoạt động của tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến việc điền vào phần này của bản mô tả công việc.

Biến thể thứ hai
Nếu chúng ta nói về trách nhiệm công việc của người quản lý tài liệu ở trường, thì bộ sau đây có thể được trình bày ở đây:
- Lưu trữ hồ sơ theo tài liệu hành chính.
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ, chất lượng cao và hiện đại của các nhiệm vụ chính thức.
- Sử dụng hợp lý vật liệu, tài nguyên kỹ thuật như là một phần của việc thực hiện các nhiệm vụ công việc.
- Bảo quản tài liệu ủy thác từ tiết lộ bí mật thương mại, chính thức.
- Đăng ký thư đến.
- Giám sát việc thực hiện kịp thời của tài liệu.
- Chuẩn bị và giao hàng đến kho lưu trữ các tài liệu thực hiện.
- Giám sát an ninh giấy tờ kinh doanh đáng tin cậy.
- Chuẩn bị báo cáo, lập kế hoạch tài liệu.
- In và sao chép tài liệu văn phòng.
- Chuẩn bị dự thảo đơn đặt hàng cho các hoạt động giáo dục.
- Cấp giấy chứng nhận cho nhân viên và sinh viên.
- Duy trì và cung cấp bảng thời gian kế toán (hàng tháng).
- Thực hiện các hướng dẫn khác của lãnh đạo trực tiếp của họ.
Quyền chuyên gia
Chúng tôi xác định trách nhiệm công việc của một người quản lý tài liệu tại tổ chức. Bây giờ chúng tôi đề cập đến quyền của công nhân này:
- Đưa ra đề xuất về việc cải thiện tổ chức hỗ trợ tài liệu, hợp lý hóa nó trong khuôn khổ của các tiêu chuẩn hiện có.
- Yêu cầu từ các dịch vụ, bộ phận, nhân viên cá nhân chuẩn bị tài liệu trong tổ chức để tuân theo các tiêu chuẩn và định mức nhất định.
- Phát triển và thực hiện các hệ thống tài liệu thống nhất, thống nhất, bảng chấm công của các giấy tờ kinh doanh, tuân thủ các yêu cầu và hướng dẫn trong lĩnh vực quản lý tài liệu.
Quyền mở rộng
Chủ lao động có thể bổ sung danh sách các quyền của người quản lý tài liệu với các quy định sau:
- Quyền yêu cầu từ người quản lý, nhân viên của doanh nghiệp các tài liệu cần thiết để đảm bảo hiệu suất.
- Quyền sử dụng thư viện chung, quỹ thông tin, dịch vụ của các đơn vị xã hội, y tế, hộ gia đình của công ty sử dụng lao động.
- Quyền, theo cách thức quy định, để kháng cáo lệnh của cả người đứng đầu bộ phận và quản lý của công ty.
Trách nhiệm
Tất nhiên, trách nhiệm của một người quản lý tài liệu hàng đầu sẽ rộng hơn trách nhiệm chức năng của một chuyên gia thông thường. Nhưng cả hai đều chịu trách nhiệm cho các hoạt động của họ. Theo mặc định, nó là như sau:
- Đối với việc không thực hiện các nhiệm vụ chức năng (được chỉ ra trong các mô tả công việc).
- Đối với dữ liệu thực tế không nhất quán về tình trạng thực hiện các hướng dẫn và nhiệm vụ.
- Đối với vi phạm các quy tắc của lịch làm việc nội bộ trong tổ chức của người sử dụng lao động.
- Đối với vi phạm quy định an toàn tại doanh nghiệp, tiêu chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy.
Chúng tôi đã kiểm tra các quyền và nghĩa vụ cơ bản của người quản lý tài liệu. Có thể thấy từ bài báo, nhân viên cũng phải có một lượng kiến thức nhất định khi áp dụng cho công việc này. Đối với việc thực hiện nhiệm vụ không đúng, ông chịu trách nhiệm.