Thật khó để tưởng tượng một công ty lớn, nhà nước hoặc tổ chức giáo dục, trong đó không có vị trí như vậy. Lên lịch các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, làm việc với thư từ, nhận cuộc gọi chỉ là một phần trách nhiệm của người giữ vị trí mà chúng tôi sẽ nghiên cứu. Kể từ năm 2016, vòng tròn các chức năng cơ bản đã được vạch ra trong điều khoản quy định mới - tiêu chuẩn chuyên nghiệp của thư ký. Bây giờ nó có thể được sử dụng làm cơ sở cho việc hình thành các hướng dẫn dịch vụ cần thiết.
Tính năng nghề nghiệp
Mặc dù có sự thay đổi liên tục trong danh sách các ngành nghề phổ biến và được tìm kiếm nhiều nhất trên thế giới, vị trí thư ký vẫn tiếp tục khá phổ biến. Chính thức ở Nga, nghề này đã tồn tại trong ba thế kỷ. Năm 1720, Peter I đã phê duyệt nó, các yêu cầu đối với nhân viên khá cao: biết chữ, hiểu biết về luật pháp, khả năng soạn thảo tài liệu.
Ban đầu, chỉ có đàn ông là thư ký, ngày nay chủ yếu là nghề nữ. Điều này một phần là do việc thực hiện các nhiệm vụ thư ký đòi hỏi sự kiên trì, siêng năng, khả năng thực hiện công việc giống nhau và đơn điệu.
Các yêu cầu của các nhà quản lý hiện đại cho nhân viên giữ một vị trí như vậy là gì? Thư ký phải là người sử dụng tự tin các chương trình máy tính văn phòng cơ bản, có thể xử lý các thiết bị văn phòng, làm việc với tài liệu, có kỹ năng giao tiếp tốt (nói tốt, kỹ năng đối thoại, lịch sự, nghi thức). Ngoài ra, hãy chú ý, có tổ chức, kỷ luật, tình cảm ổn định.
Đối với giáo dục cần thiết, không có yêu cầu nghiêm ngặt về vấn đề này trong tiêu chuẩn chuyên nghiệp của thư ký. Nếu bạn có một nền giáo dục chung, kinh nghiệm chuyên môn hoặc các khóa học đặc biệt là đủ. Tuy nhiên, sự hiện diện của một văn bằng của giáo dục đại học, như một quy luật, mang lại lợi thế trong việc tuyển dụng.
Tiêu chuẩn chuyên nghiệp
Yêu cầu đối với công việc thư ký có được hình thức của một đạo luật quy định trong năm 2016. Một tiêu chuẩn chuyên nghiệp tổng quát đã được thông qua cho một chuyên gia về hỗ trợ tài liệu và tổ chức cho quản lý tổ chức. Mục tiêu chính của tiêu chuẩn là tối ưu hóa chính sách nhân sự. Người đứng đầu có thể tập trung vào anh ta khi đánh giá phẩm chất nghề nghiệp của nhân viên. Tài liệu này cũng được sử dụng trong việc chuẩn bị các chương trình đào tạo cho việc đào tạo thư ký.
Tiêu chuẩn chuyên nghiệp chứa:
- danh sách các chức năng lao động cơ bản;
- danh sách các kỹ năng, kiến thức, kiến thức cần thiết cho việc thực hiện của họ;
- yêu cầu về trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc.
Tài liệu cũng liệt kê các chức danh công việc có thể và yêu cầu cho họ. Nó bao gồm, ví dụ, tiêu chuẩn chuyên nghiệp "Thư ký trưởng", thư ký và những người khác.
Cấu trúc chứa một số khối ngữ nghĩa:
- thông tin chung (chỉ định mục đích của hoạt động, bộ mã hóa);
- bản đồ chức năng (danh sách các chức năng lao động và các loại trình độ);
- mô tả chức năng lao động (đặc điểm kỹ thuật của danh sách nhiệm vụ, kỹ năng quy định cho người lao động);
- thông tin về các nhà phát triển tiêu chuẩn.
Phần thứ ba bắt đầu với tiêu chuẩn chuyên nghiệp của thư ký-quản trị viên, về trình độ, trình độ học vấn và kinh nghiệm trong đó các yêu cầu nhẹ nhàng nhất được thực hiện.
Các chức năng chính của nhân viên giữ vị trí nghiên cứu được xây dựng như sau:
- tổ chức thu thập thông tin chuyên môn;
- hỗ trợ thông tin về các vấn đề hiện tại;
- hệ thống hóa, tài liệu và lưu trữ thông tin đến;
- đệm của các sự kiện kinh doanh;
- tạo điều kiện cần thiết cho công việc của người đứng đầu tổ chức và hỗ trợ hành chính.
Mô tả công việc
Trong công việc của mình, thư ký được hướng dẫn bởi luật pháp hiện hành, điều lệ tổ chức, lệnh và lệnh của người đứng đầu, mô tả công việc của chính mình. Đó là trong tài liệu cuối cùng rằng các nhiệm vụ chuyên nghiệp được phân công được giao cho chính thức. Bắt đầu thực hiện nhiệm vụ chính thức, nhân viên nên làm quen với các quy định chính của hướng dẫn. Các quy định của nó có thể đóng vai trò là bằng chứng trong trường hợp có xung đột trong các tình huống công việc. Do đó, nội dung của các hướng dẫn nên được cụ thể. Và loại trừ khả năng giải thích kép.
Mô tả công việc của thư ký cho các tiêu chuẩn chuyên nghiệp được biên soạn có tính đến các chi tiết cụ thể của một tổ chức cụ thể và bao gồm các phần sau:
- quy định chung;
- chức năng nhân viên
- trách nhiệm công việc;
- quyền của nhân viên;
- các điều kiện và yêu cầu khác.
Các quy định chung cho biết nhân viên thuộc loại nào và thuộc về ai, thủ tục bổ nhiệm và miễn nhiệm, yêu cầu về trình độ, kiến thức và kỹ năng. Phần sau đây mô tả chi tiết chính xác chức năng của nhân viên là gì và anh ta có quyền gì. Phần trách nhiệm chính thức chỉ ra những vi phạm trong công việc mà nhân viên có thể bị trừng phạt.
Mô tả công việc được phê duyệt bởi người đứng đầu tổ chức và được đưa đến sự chú ý của nhân viên (dưới chữ ký).
Tiêu chuẩn chuyên nghiệp "Thư ký trưởng"
Theo quy định của nó, mong muốn chấp nhận nhân viên có trình độ học vấn cao hơn (ở bậc đại học) hoặc giáo dục chuyên nghiệp trung học cho vị trí này. Ngoài ra, kinh nghiệm làm việc (ít nhất hai năm) được đánh giá cao.
Tiêu chuẩn chuyên nghiệp liệt kê các hành động lao động chính của nhân viên:
- điều phối kế hoạch tạm thời với người đứng đầu;
- sự lựa chọn của hình thức lập kế hoạch và quản lý của người tổ chức của ông chủ;
- điều phối các cuộc họp, đàm phán với đối tác, khách hàng, nhân viên;
- thông báo cho nhà lãnh đạo về thời gian và lịch trình của các sự kiện sắp tới.
Thư ký của một nhà lãnh đạo phải có một số kỹ năng để thực hiện các hành động trên. Đặt mục tiêu, xác định thứ tự và mức độ ưu tiên thực hiện của chúng, giúp nhà lãnh đạo phân phối thời gian làm việc, đảm bảo an toàn thông tin và chọn những cách thuận tiện nhất để cảnh báo về các sự kiện sắp tới. Sử dụng các luận văn này, bản mô tả công việc của thư ký của người đứng đầu tiêu chuẩn chuyên nghiệp thường được soạn thảo.
Anh ta cũng nên làm quen với các chi tiết cụ thể của tổ chức kinh doanh cốt lõi, các quy định của luật lao động và các quy tắc để tiến hành đàm phán kinh doanh.
Các hoạt động lao động được liệt kê của thư ký của người đứng đầu bao gồm một số trách nhiệm khác nhau:
- lập kế hoạch ngày làm việc;
- tổ chức các cuộc trò chuyện qua điện thoại và các chuyến công tác;
- làm việc với du khách trong quầy lễ tân;
- tổ chức các sự kiện và cuộc họp công việc;
- duy trì trật tự làm việc cần thiết trong văn phòng của người đứng đầu;
- kiểm soát việc thực hiện các mệnh lệnh và hướng dẫn;
- thực hiện các tài liệu làm việc;
- phát triển các hành vi địa phương nếu cần thiết;
- lưu trữ tài liệu;
- tổ chức tương tác thông tin của tổ chức Nhân viên và quản lý
Trách nhiệm chính của thư ký trưởng phòng
Vị trí thư ký của người đứng đầu tổ chức liên quan đến sự tương tác liên tục với mọi người và sẵn sàng tư vấn cho khách hàng và khách truy cập về các vấn đề cơ bản. Tất nhiên, rất nhiều phụ thuộc vào chi tiết cụ thể của hoạt động chính của tổ chức và vị trí quản lý.Họ có tác động đáng kể đến việc soạn thảo bản mô tả công việc của Bộ trưởng theo tiêu chuẩn chuyên môn.
Các quy định chung chỉ ra rằng vị trí thuộc về loại người thực hiện kỹ thuật, các yêu cầu đối với giáo dục và thời gian phục vụ của nhân viên được xác định. Cuộc hẹn được thực hiện trực tiếp bởi người đứng đầu. Để hình thành các kiến thức và kỹ năng cần thiết, một tiêu chuẩn chuyên nghiệp của thư ký có thể được sử dụng. Chúng bao gồm: kiến thức cơ bản về công việc văn phòng; kiến thức về các phương pháp đăng ký và xử lý dữ liệu thông tin; Quyền sở hữu PC làm quen với các quy tắc trao đổi kinh doanh và giao tiếp; kiến thức về các quy tắc nội bộ và quy trình an toàn và nhiều hơn nữa.
Phần thứ hai của hướng dẫn mô tả nhiệm vụ của nhân viên. Trong phần thứ ba - quyền của mình. Chẳng hạn, thư ký quản lý, có quyền làm quen với các quyết định dự thảo liên quan đến hoạt động của anh ấy, đưa ra đề xuất về tối ưu hóa công việc của anh ấy, yêu cầu thông tin và tài liệu cần thiết để thực hiện các bài tập, v.v.
Phần cuối cùng của hướng dẫn nêu ra các biện pháp trách nhiệm của nhân viên trong trường hợp thực hiện nhiệm vụ không chính thức, gây thiệt hại vật chất.
Thư ký
Nhiệm vụ chính của nhân viên bán hàng là kiểm soát quy trình làm việc của đơn vị hoặc toàn bộ tổ chức (thường có một vài nhân viên trong đội ngũ nhân viên thực hiện chức năng này). Danh sách các trách nhiệm chính được chỉ định trong tiêu chuẩn chuyên môn của thư ký-thư ký:
- lưu trữ và lưu trữ tài liệu thích hợp;
- tổ chức làm việc với các tài liệu;
- sự hình thành các trường hợp theo yêu cầu danh pháp của tổ chức.
Để ứng tuyển vào vị trí này, ứng viên cần giáo dục nghề nghiệp thứ cấp.
Trong quá trình tổ chức làm việc với các tài liệu, thư ký - thư ký có thể nhận và xử lý các tài liệu đến, sắp xếp chúng và đăng ký chúng nếu cần thiết, chuẩn bị chúng để người đứng đầu xem xét, chuyển hướng chúng đến người thực hiện trực tiếp và duy trì cơ sở dữ liệu.
Để đảm bảo lưu trữ tài liệu đúng cách, nhân viên bán hàng phải có khả năng xây dựng danh pháp các trường hợp, xác minh tính chính xác của giấy tờ, mẫu đơn và xác định thời gian lưu trữ, phân phối và lưu trữ tài liệu của họ.
Trước khi các tài liệu được gửi đến kho lưu trữ để lưu trữ, nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra các điều khoản lưu trữ của họ (vĩnh viễn hoặc lâu dài), rút ra một kho lưu trữ nội bộ, vẽ lên các bìa hồ sơ.
Người giới thiệu hay thư ký-quản trị viên?
Đôi khi có thể khó phân loại thứ bậc của các bài viết thư ký và trách nhiệm của họ. Điều gì, ví dụ, sự khác biệt cơ bản giữa thư ký trợ lý và quản trị viên? Rốt cuộc, các chức năng họ thực hiện khá giống nhau.
Mô tả công việc của thư ký-quản trị viên theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp quy định:
- tiếp nhận và phân phối các cuộc gọi điện thoại đến;
- tổ chức làm việc với du khách;
- thực hiện các chức năng phối hợp.
Anh ta nên làm quen với các quy tắc về nghi thức kinh doanh, các cuộc trò chuyện qua điện thoại (với khách hàng, đối tác, đại diện truyền thông và những người khác), có thể duy trì một cuộc trò chuyện và giải quyết tình huống xung đột. Các chức năng phối hợp của quản trị viên thường là ghi nhật ký các chuyển động của nhân viên, chuyển phát nhanh và các tuyến đường lái xe.
Chưa có tiêu chuẩn chuyên môn riêng cho người giới thiệu thư ký, nhưng nhiệm vụ của anh ta ở nhiều khía cạnh tương tự như trợ lý giám đốc. Giống như quản trị viên, anh ta làm việc với thư từ, trả lời các cuộc gọi, gặp gỡ và đồng hành cùng du khách, lên lịch trình du lịch. Tuy nhiên, tất cả điều này liên quan trực tiếp đến con số của người đứng đầu tổ chức. Trong một số trường hợp, trách nhiệm của anh ta có thể được mở rộng, điều này được phản ánh trong lịch trình làm việc (có thể không thường xuyên).
Tiêu chuẩn chuyên môn của thư ký của bộ phận học thuật
Những nhân viên như vậy có thể được tìm thấy trong các nhân viên của một trường học, cao đẳng hoặc đại học. Bài viết thuộc danh mục nhân viên hỗ trợ giảng dạy. Để xác định chức năng cơ bản, người sử dụng lao động có thể sử dụng tiêu chuẩn chung của một chuyên gia trong hỗ trợ tài liệu. Bộ Lao động chưa phê duyệt một tiêu chuẩn chuyên môn riêng cho thư ký của đơn vị giáo dục của cơ sở giáo dục. Đối với công việc, giáo dục chuyên nghiệp (trung học) trong lĩnh vực công việc văn phòng hoặc đào tạo nghề trên cơ sở giáo dục phổ thông là cần thiết. Không có yêu cầu nghiêm ngặt cho sự sẵn có của kinh nghiệm làm việc.
Trong khi ở vị trí này, nhân viên:
- chấp nhận thư từ, chuyển nó đến người đứng đầu tổ chức giáo dục và người biểu diễn;
- tiến hành thủ tục giấy tờ (bao gồm cả điện tử);
- chuẩn bị dự thảo đơn đặt hàng cho đội ngũ sinh viên;
- vẽ hồ sơ cá nhân của sinh viên;
- theo dõi giờ dạy của giáo viên;
- đưa ra yêu cầu, thư từ;
- bài tập kiểm soát việc thực hiện mệnh lệnh và hướng dẫn của người đứng đầu.
Thư ký khoa học và nhiệm vụ của mình
Bài này thuộc về lĩnh vực khoa học. Thư ký khoa học đang có nhu cầu trong các trường đại học, viện nghiên cứu, học viện, tổ chức khoa học. Theo quy định, họ cung cấp công việc của các nhà nghiên cứu và hội đồng luận án. Tiêu chuẩn chuyên môn của thư ký khoa học bao gồm việc lập kế hoạch cho các sự kiện khoa học (cuộc họp, hội nghị, bàn tròn), tổ chức và hành vi của họ, chuẩn bị các tài liệu liên quan và giám sát việc thực hiện các quyết định.
Nhân viên có bằng cấp khoa học, kinh nghiệm trong công tác tổ chức và khoa học (ít nhất 5 năm) và các ấn phẩm trong các ấn phẩm được đánh giá ngang hàng có thể được bổ nhiệm vào vị trí này.
Thư ký khoa học:
- thu thập các đề xuất vào kế hoạch phát triển và nghiên cứu khoa học hàng năm;
- kiểm soát việc thực hiện kịp thời các kế hoạch chuyên đề đã được thiết lập của công trình khoa học và chuẩn bị các báo cáo liên quan;
- chuẩn bị dự thảo kế hoạch làm việc cho hội đồng khoa học (khoa học và kỹ thuật), giám sát việc thực hiện các quyết định của nó;
- xem xét các tài liệu cần thiết để trao thứ hạng học tập và bảo vệ luận án;
- chuẩn bị các đề xuất cho một kế hoạch xuất bản các bài báo khoa học;
- xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên để chứng nhận;
- xây dựng các đề xuất đào tạo nâng cao và thực tập cho các nhà khoa học.
Phát ngôn viên Chức năng
Khá trẻ nghề trẻ tuổi. Ở Nga, nó bắt đầu trở nên phổ biến vào khoảng giữa những năm 90 của thế kỷ trước. Trong tiêu chuẩn chuyên nghiệp của thư ký, tên của bài này không được phân bổ riêng. Nhưng đối với nhiều tổ chức, có một nhân viên như vậy là một nhu cầu cấp thiết. Chính ông là người hình thành dư luận về công ty. Các trách nhiệm chính bao gồm: tổ chức các cuộc họp báo; nội dung của trang web tổ chức cộng đồng; chuẩn bị thông cáo báo chí; lập kế hoạch chiến dịch thông tin (trên báo chí, mạng, trên truyền hình) nhằm tạo ra một hình ảnh tích cực của công ty.
Thư ký báo chí tiêu chuẩn chuyên nghiệp quy định rằng ứng viên phải có bằng đại học về báo chí, quảng cáo, triết học hoặc PR. Kinh nghiệm làm việc (từ 3 năm) trong lĩnh vực liên quan, nói và viết có thẩm quyền, kiến thức về ngoại ngữ cũng là mong muốn.