Trong quá trình hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, một số lượng lớn các giấy tờ kinh doanh xuất hiện. Trong số này, các tài liệu nhân sự nổi bật trong một khu phức hợp riêng biệt. Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi muốn nói về loại tồn tại của chúng, cách chúng được lưu trữ.
Quan hệ nhân viên
Quy trình làm việc được tổ chức hợp lý tại doanh nghiệp là chìa khóa thành công của các hoạt động. Do đó, giấy tờ kinh doanh luôn cần được quan tâm đúng mức, và do đó, được định dạng và lưu trữ đúng cách.
Điều đáng nhắc lại là quan hệ lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động luôn được quy định bởi Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Trên cơ sở các bài viết của mình, tổ chức cần tổ chức hợp lý việc sa thải, tiếp nhận và điều chuyển nhân viên. Tất cả những giấy tờ trong đó các giai đoạn của hoạt động lao động của người lao động được chỉ định, đây là những tài liệu về nhân sự (nhân sự, nhân sự).
Nhiệm vụ của các giấy tờ này là thực hiện đúng và bảo đảm quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Cần lưu ý rằng tài liệu nhân sự là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của dịch vụ nhân sự tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Tính chính xác và kịp thời của giấy tờ nên nằm dưới sự kiểm soát của người đứng đầu.
Hầu hết các tài liệu là bắt buộc và được quy định bởi Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, hướng dẫn về việc duy trì sổ làm việc, luật hưu trí và các quy định khác.
Các loại tài liệu về nhân sự
Tài liệu về nhân sự có thể được chia thành các loại sau:
- Giấy tờ có liên quan đến nhân sự của doanh nghiệp.
- Tài liệu xác nhận thăng chức của nhân viên.
- Tài liệu xác nhận thi hành kỷ luật lao động.
- Tài liệu liên quan đến chấm dứt việc làm.
Như chúng ta có thể thấy, các tài liệu về nhân sự bao gồm nhiều giấy tờ điều chỉnh mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và nhân viên. Tất cả đều quy định một số vấn đề liên quan đến nhân sự của doanh nghiệp.
Tài liệu nhân sự chính được chia thành hai loại:
- Trong nhân sự kế toán.
- Về kế toán giờ làm việc và tính toán liên quan đến thù lao.
Tài liệu về nhân sự bao gồm: đơn đặt hàng, hợp đồng lao động, văn bằng, chứng chỉ, sổ làm việc, hồ sơ cá nhân, thẻ, chứng nhận chứng nhận nhân viên, giấy ủy quyền cá nhân.
Lưu trữ tài liệu
Trong những năm gần đây, thật không may, đã có một xu hướng không đủ quan tâm đến sự an toàn của giấy tờ kinh doanh. Theo kết quả kiểm tra của dịch vụ lưu trữ nhà nước, các kết luận đã được rút ra cho thấy rằng việc lưu trữ tài liệu về nhân sự trong điều kiện bình thường chỉ được quan sát thấy ở 20% doanh nghiệp được xác minh.
Mặc dù mỗi công ty phải tuân thủ các quy tắc được ghi trong luật. Thái độ đúng đắn đối với các giấy tờ kinh doanh có liên quan trực tiếp đến nhu cầu hỗ trợ các tổ chức với các cơ quan bảo hiểm hưu trí và các cơ quan chính phủ khác. Vi phạm quản lý tài liệu có thể dẫn đến hậu quả không mong muốn, và cũng phải đối mặt với một khoản tiền phạt.
Tài liệu về nhân sự (các loại chứng khoán được chúng tôi đưa ra trong bài viết) làm chứng cho kinh nghiệm làm việc của mọi người, và cũng là cơ sở để bổ nhiệm lương hưu và các khoản thanh toán khác cho công dân. Trong trường hợp người sử dụng lao động phạm phải bất kỳ sai lầm nào đánh giá thấp thu nhập của nhân viên, một người có thể thách thức thực tế này tại tòa án.
Ngoài ra, đáng để hiểu rằng việc lưu trữ tài liệu về nhân sự là cần thiết, vì chỉ trên cơ sở của họ, thông tin lịch sử đã diễn ra mới được khôi phục. Không phải là vô ích mà đối với giấy tờ nhân sự, thời gian lưu trữ lâu nhất được thiết lập theo luật.
Không cần thiết phải nói rằng các tài liệu không thể bị mất, hơn nữa, chúng phải được giữ trong điều kiện thích hợp. Người đứng đầu và người đứng đầu bộ phận nhân sự của bất kỳ tổ chức nào được yêu cầu cung cấp tất cả các điều kiện cần thiết cho việc lưu trữ hiện tại và lưu trữ.
Các yêu cầu chính cho nội dung của chứng khoán bao gồm:
- Có sẵn một phòng riêng để lưu trữ hiện tại.
- Hộp hoặc tủ có giấy tờ nên được khóa bằng chìa khóa.
- Tài liệu nên được hạn chế.
- Đối với kho lưu trữ, bạn cần chọn một phòng riêng và kiểm soát quyền truy cập vào nó.
Thời gian lưu trữ
Các điều khoản lưu trữ tài liệu về nhân sự là dài nhất so với các giấy tờ kinh doanh khác. Tài liệu có thời hạn sử dụng dài bao gồm:
- Tất cả các giấy tờ hành chính - đơn đặt hàng, đơn đặt hàng, nghị định.
- Danh sách nhân viên.
- Thẻ kế toán nhân viên.
- Chuyện cá nhân.
- Tài khoản cá nhân của nhân viên.
- Trang phục và bảng chấm công.
- Hợp đồng lao động và thỏa thuận.
- Biên bản cuộc họp.
- Danh sách những người nghỉ hưu khi nghỉ hưu ưu đãi.
- Sổ kế toán tiếp nhận và sa thải nhân viên.
Chúng tôi đã đưa ra xa từ toàn bộ danh sách những giấy tờ đã được lưu trữ trong 75 năm. Các tài liệu sau đây là trường hợp ngoại lệ:
- Hành vi về tai nạn công nghiệp - 45 năm.
- Biểu thuế - 25 năm.
- Biên bản các cuộc họp của ủy ban về việc thanh toán các khoản phụ cấp cho dịch vụ dài hạn - 15 năm.
Trong thời gian quy định, công ty phải đảm bảo an toàn cho chứng khoán theo quy định của pháp luật.
Chuẩn bị tài liệu
Việc lưu trữ tài liệu về nhân sự tại doanh nghiệp nên ở trong một phòng riêng biệt, trong đó không có quyền truy cập vào người trái phép. Các trường hợp chuẩn bị đầy đủ và chuẩn bị hợp lệ được chuyển đến nó. Điều đáng chú ý là việc chuẩn bị giấy tờ bắt đầu ở giai đoạn sáng tạo của họ.
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện đúng các tài liệu về nhân sự. Để dễ sử dụng, toàn bộ khối lượng giấy tờ được sắp xếp bởi các nhân viên nhân sự như sau:
- Các trường hợp được soạn thảo cho từng loại tài liệu: cho các đơn đặt hàng, tệp cá nhân, giao thức, v.v. Các tiêu đề phản ánh danh pháp được chỉ định trên các thư mục.
- Tất cả các trường hợp được chỉ định số tài khoản và hàng tồn kho được đính kèm.
- Lưu trữ hiện tại an toàn bí mật được cung cấp: trong một két hoặc trong một tủ khóa.
- Tất cả các tờ trường hợp được nộp và đánh số. Và vị trí của phần sụn được niêm phong bằng con dấu của doanh nghiệp và được chứng nhận bởi chữ ký của những người có trách nhiệm.
- Trong mỗi trường hợp, hàng tồn kho nội bộ chắc chắn phải có mặt.
- Trên bìa của các tài liệu đã hoàn thành, tất cả các chi tiết được chỉ định: thời gian lưu trữ, tên, ngày.
Hình thành một tập tin cá nhân
Hồ sơ cá nhân chứa tất cả những tài liệu có chứa thông tin về nhân viên của doanh nghiệp và hoạt động lao động của anh ta. Về nguyên tắc, các tệp cá nhân nên được thiết lập cho tất cả nhân viên của tổ chức. Nhưng, như một quy luật, hiện tại, các nhân viên nhân sự chỉ cấp chúng cho các chuyên gia hàng đầu và người đứng đầu. Tổ chức có quyền quyết định độc lập về loại giấy nào để nhận được cho người lao động. Do đó, thành phần tài liệu của một tệp cá nhân có thể khác nhau ở các doanh nghiệp khác nhau. Nhưng nói chung, cần bao gồm các giấy tờ sau:
- Kiểm kê tài liệu vụ án.
- Tóm tắt và tự truyện.
- Hồ sơ.
- Bản sao các giấy tờ về sự sẵn có của giáo dục.
- Bản sao thông số kỹ thuật.
- Bản sao của lệnh về sự chấp thuận của bài viết.
- Hợp đồng lao động.
- Tất cả các loại giúp đỡ.
- Bản sao các lệnh để bổ nhiệm, sa thải và di dời.
Bản kiểm kê nội bộ phải chứa thông tin về số sê-ri của từng tài liệu trong tệp. Một tài liệu như vậy được ký bởi người sáng tác nó.
Bên trong vụ án, phải có một bảng câu hỏi chứa nhiều thông tin liên quan đến tiểu sử, giáo dục, tình trạng hôn nhân của nhân viên. Để điền chính xác, nhân viên thường sử dụng sổ làm việc, ID quân đội và hộ chiếu, bằng tốt nghiệp.
Tài liệu kế toán nhân sự
Hồ sơ nhân sự được duy trì bởi một nhân viên nhân sự. Trên cơ sở chứng khoán sơ cấp, kế toán hoạt động của các thay đổi và chuyển động về số lượng nhân viên của doanh nghiệp được thực hiện. Các tài liệu kế toán bao gồm: đơn hàng, thẻ, nhân sự, bảng lương và nhiều tài liệu khác.
Khi tuyển dụng, mỗi nhân viên được gán một số nhân sự, sau đó được liệt kê trong tất cả các giấy tờ cho kế toán nhân sự và bảng lương. Ngay cả khi một người được chuyển đến một vị trí mới hoặc sau khi bị sa thải, số nhân sự của anh ta vẫn ở bên anh ta và không được giao cho người khác.
Đơn đặt hàng nhân sự
Đơn đặt hàng tài liệu về nhân sự là một trong những giấy tờ quan trọng nhất trong vấn đề nhân sự. Chúng được nhóm thành các trường hợp riêng biệt và đồng thời có cách đánh số riêng. Bên trong thư mục được hệ thống hóa theo thứ tự thời gian.
Một số đơn hàng được tạo ở dạng thống nhất, chỉ điền vào các cột cần thiết trong tương lai. Tất cả phần còn lại được rút ra khi cần thiết, nhưng đồng thời, tất cả các tài liệu phải đáp ứng các yêu cầu nhất định.
Tổ chức các tài liệu về nhân sự, bao gồm cả các đơn đặt hàng, được thực hiện trên cơ sở các điều khoản lưu trữ của họ. Nó là hợp lý để nộp chúng trong trường hợp có cùng thời hạn. Vì vậy, ví dụ, các lệnh nhập học và sa thải phải được bảo tồn trong 75 năm, điều đó có nghĩa là chúng phải được tách biệt khỏi các tài liệu hàng năm về nghỉ phép và được lưu trữ chỉ trong năm năm.
Nếu doanh nghiệp lớn và lưu lượng tài liệu khá tốt, thì các loại giấy tờ khác nhau có thể được rút ra thành một vấn đề riêng biệt (ví dụ: đơn đặt hàng kỳ nghỉ - một thư mục, đơn đặt hàng cho chuyến công tác - một loại khác). Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc với các tài liệu. Ngoài ra, mỗi trường hợp riêng lẻ được ghi trong danh pháp của tổ chức. Nếu đơn đặt hàng có phụ lục, thì nó cũng được nộp. Nhưng đối với các căn cứ cho các đơn đặt hàng - báo cáo, tuyên bố, hành vi, chúng được lưu trữ riêng biệt.
Như thực tế cho thấy, các đơn đặt hàng và căn cứ cho chúng được giữ cùng nhau trong các giấy tờ hiện tại, nhưng để chuẩn bị cho việc lưu trữ, chúng bắt đầu được sắp xếp lại, được đặt trong các thư mục khác nhau. Ví dụ, các báo cáo được lưu giữ tới 75 năm, nhưng chúng là một phần của tệp cá nhân.
Tất cả các cơ sở khác có thời gian lưu trữ lên đến năm năm, vì vậy chúng được hình thành thành một doanh nghiệp riêng biệt.
Đặt hàng lưu trữ
Để xác định thời hạn sử dụng của đơn hàng, bạn phải sử dụng danh sách tài liệu tiêu chuẩn. Nó được định kỳ xem xét và cập nhật. Hiện tại, danh sách được biên soạn vào năm 2010 có liên quan. Theo ông, như trước đây, căn cứ của các đơn đặt hàng sẽ được lưu trữ trong khoảng năm năm và hầu hết các đơn đặt hàng được lưu trữ lên đến 75 năm (về việc thực hiện nhiệm vụ, chuyến công tác, thay đổi tên, kỳ nghỉ và chứng nhận).
Ngoài ra, bạn có thể điều hướng các giai đoạn lưu trữ theo danh sách bộ phận được lập cho các tổ chức của các lĩnh vực hoạt động nhất định. Các quy tắc cung cấp cho việc kiểm tra giá trị của chứng khoán.
Giấy tờ lưu trữ dài hạn phải được chuyển đến kho lưu trữ tài liệu nhân sự. Một kho lưu trữ được biên soạn trên chúng, sau đó chúng được chuyển để lưu trữ lâu dài.
Các trường hợp có thời gian lưu trữ đã qua có thể bị phá hủy.
Làm thế nào để hủy tài liệu?
Giấy tờ lưu trữ của doanh nghiệp có thể bị hủy (nếu hết thời gian lưu trữ) hoặc bạn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ từ các tổ chức đặc biệt giải quyết vấn đề này.Cho dù bạn tổ chức quá trình như thế nào, một hành động hủy diệt chắc chắn phải được soạn thảo.
Giấy tờ có thể được đốt một mình, nếu có một nơi an toàn cho việc này, hoặc bạn có thể phá hủy chúng bằng cách sử dụng một bộ máy đặc biệt. Trong những trường hợp như vậy, hành động được viết dưới mọi hình thức. Nhưng khối lượng lớn các trường hợp dễ dàng hơn để xử lý. Nhưng trong trường hợp này, tất cả các hành động phải được kèm theo giấy tờ. Trong hành vi chấp nhận, cần phải sửa số lượng trường hợp và trọng lượng của chúng. Sẽ tốt hơn nếu nhân viên của tổ chức sẽ có mặt cá nhân trong việc tiêu hủy giấy tờ để duy trì bảo mật.
Lưu trữ nhà nước
Ở mỗi vùng của Liên bang Nga đều có một kho lưu trữ tài liệu về nhân sự. Mục tiêu chính của hoạt động của ông là đảm bảo lưu trữ giấy tờ đáng tin cậy về nhân sự của tất cả các doanh nghiệp. Ngoài ra, kho lưu trữ trả lời các câu hỏi của doanh nghiệp và công dân về các vấn đề liên quan đến giấy tờ nhân sự. Hướng hoạt động này của ông là rất cần thiết và phù hợp, bởi vì khi tổ chức đóng cửa, mọi người chỉ đơn giản là không có nơi nào để đi để có được thông tin cần thiết.
Vì lý do này, tài liệu lưu trữ phải đối mặt với nhiệm vụ bảo quản tất cả các giấy tờ. Hiện nay, không chỉ tư nhân, mà cả các tổ chức ngân sách cũng rất thường xuyên bị thanh lý và đóng cửa. Trong trường hợp này, họ phải chuyển tài liệu về nhân sự để lưu trữ vào kho lưu trữ của nhà nước. Các giấy tờ sau đây phải được lưu giữ trong 75 năm: đơn đặt hàng, bảng thanh toán, tài liệu về di dời và sa thải, hồ sơ cá nhân, v.v.
Điều đáng chú ý là các trường hợp phải được chuẩn bị trước khi chuyển giao theo tất cả các quy tắc. Lưu trữ thành phố cung cấp dịch vụ của họ phải được chấp thuận trước khi nộp tài liệu.
Chuẩn bị các giấy tờ để chuyển nhượng bao gồm việc thực hiện chính xác tất cả các trường hợp, đánh giá chuyên gia về chứng khoán, cũng như biên soạn hàng tồn kho.
Tôi có phải trả tiền cho việc lưu trữ không? Doanh nghiệp nhà nước và ngân sách không trả tiền cho các dịch vụ lưu trữ. Doanh nghiệp thanh lý của một hình thức chuyển quyền sở hữu phi nhà nước chỉ thực hiện đúng trường hợp nếu có một thỏa thuận.
Các trường hợp được chuyển giao phải được phê duyệt và phối hợp với ủy ban đánh giá chuyên gia của kho lưu trữ. Chấp nhận và chuyển nhượng chứng khoán được thực hiện bởi các nhân viên của tổ chức với sự có mặt của tổ chức được thanh lý. Quá trình này khá dài và khó khăn, vì trạng thái của các tài liệu được kiểm tra bằng cách xem chúng một cách trực quan. Cuối cùng, một hành động tương ứng được rút ra.
Thay vì một lời bạt
Tài liệu về nhân sự là một loại giấy tờ đặc biệt có sẵn tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Tầm quan trọng của họ là họ không mất đi sự liên quan trong một thời gian rất dài. Ngay cả sau một thời gian dài, một tình huống có thể xảy ra trong đó bạn cần phải quay lại với họ. Không phải là không có gì mà những giấy tờ này được soạn thảo với sự quan tâm đặc biệt và được lưu trữ trong nhiều năm, không chỉ tại các doanh nghiệp, mà còn trong các tài liệu lưu trữ của nhà nước.