Doanh nghiệp nhà nước và lĩnh vực công việc văn phòng là ngành quan trọng nhất trong đời sống công cộng của bất kỳ tiểu bang nào. Thông tin tài liệu là dữ liệu pháp lý. Các hoạt động xây dựng luật góp phần xây dựng luật dân sự và trật tự và phúc lợi, rất quan trọng.
Khái niệm thông tin tài liệu
Một chỉ định như vậy, thoạt nhìn, không được sử dụng rất thường xuyên trong luật học, nhưng đồng thời nó rất quan trọng. Dựa trên luật pháp liên bang, thông tin tài liệu là một loại tập hợp dữ liệu nhất định được ghi lại trên một phương tiện hữu hình cho mục đích an toàn.
Ngoài ra, tài liệu này giả định sự hiện diện của các chi tiết về nguồn gốc có sẵn của nó, nói chung cho phép xác định bản chất của các dữ liệu này hoặc phương tiện truyền thông của chúng, bất kể hình thức trình bày. Không có chúng, khái niệm thông tin tài liệu thực sự mất đi ý nghĩa của nó. Yêu cầu vốn đã thực hiện hai chức năng cơ bản - thông tin và chứng nhận bảo mật. Nói cách khác, một mặt, chúng chứa dữ liệu cần thiết và mặt khác, làm cho không thể làm sai lệch tài liệu.
Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế
Việc quản lý thông tin tài liệu được quy định bởi nhiều hành vi pháp lý, nghị định liên bang, mệnh lệnh, văn bản quy định quốc tế. Vì vậy, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) liên tục tham gia trực tiếp vào việc phát triển tín điều, quy tắc và quy định liên quan đến việc hình thành, lưu trữ, sử dụng thông tin. Các phát triển đang được thực hiện theo hướng loại bỏ các vi phạm về sự khác biệt trong nội dung của thực tế, trong việc hình thành các yêu cầu cho hình thức trình bày dữ liệu.
Dấu hiệu thông tin tài liệu
Dấu hiệu đầu tiên và quan trọng nhất là sự hiện diện của chất mang vật liệu. Như vậy, hoàn toàn bất kỳ đối tượng nào của thế giới xung quanh đều có thể hành động, bao gồm các đối tượng và trường vật lý nơi các hành động hoặc thông tin nhất định được hiển thị. Dữ liệu tương tự có thể được ghi lại trên các phương tiện khác nhau. Cũng có thể đúng là các tài liệu khác nhau có thể được ghi lại ở cùng một trang.
Tính năng quan trọng nhất tiếp theo của thông tin tài liệu là khả năng xác định tài liệu được ghi lại. Điều này được cung cấp thông qua vai trò hỗ trợ của đạo cụ. Sự hiện diện của họ giúp thiết lập mục đích của dữ liệu, bản chất, nguồn, thời gian của tài liệu. Trong một số trường hợp, các chi tiết cung cấp mức độ bảo vệ cần thiết của một mẫu cụ thể dưới dạng chữ ký điện tử kèm theo.
Đặc điểm thứ ba của thông tin tài liệu là khả năng chọn các biến thể và hình thức khác nhau truyền tải nội dung của nó. Nó cũng có thể được lưu trữ trên các phương tiện khác nhau dưới nhiều hình thức khác nhau mà không làm mất nội dung và chi tiết của nó. Đó là, việc lưu trữ thông tin tài liệu ngụ ý khả năng sao chép nó. Những vật liệu như vậy có thể tồn tại dưới dạng sửa đổi khác nhau.
Quản lý thông tin tài liệu
Theo phiên bản của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, thông tin được ghi lại là dữ liệu phải được lưu trữ và sử dụng dưới sự kiểm soát đặc biệt. Trong phạm vi của sự phụ thuộc, trực tiếp, người mang bản chất vật chất mà vật liệu này được lưu trữ.Tập hợp các yêu cầu để quản lý thông tin tài liệu được trình bày trong phần 7 của ISO 9001: 2015. Nếu bạn cố gắng tóm tắt và mô tả các luận điểm nghĩa vụ này, chúng sẽ có dạng sau:
- phân tích thường xuyên về mức độ tiếp cận thông tin đến mức cần thiết, ở nơi cần thiết và tại thời điểm cần thiết;
- đánh giá thường xuyên về mức độ bảo mật của dữ liệu tài liệu;
- giải quyết các vấn đề liên quan đến việc tổ chức các quá trình phân phối, tìm kiếm, kiểm soát truy cập và sử dụng thông tin;
- đánh giá tác động của các quy trình hiệu quả để bảo vệ và lưu trữ tài liệu khỏi các lỗi khác nhau, ví dụ, liệu khả năng đọc của chúng có được đảm bảo hay không;
- xác minh sự tuân thủ các quy tắc thu giữ và lưu trữ.
Chuyện gì xảy ra?
Các dạng thông tin tài liệu chủ yếu phụ thuộc vào bản chất của môi trường vật chất của nó. Có một số loại chính. Phổ biến nhất:
- giấy;
- bản ghi âm;
- tài liệu video;
- thông tin tài liệu điện tử.
Các loại dữ liệu trên phương tiện hữu hình
Thông tin, ngoài phiên bản của nhiều nhà nghiên cứu, vượt quá tiêu chí về sự ngăn nắp và mức độ tổ chức được chia thành tài liệu và không có giấy tờ. Sự khác biệt giữa chúng là gì?
Tài liệu là một tổ chức cụ thể, hình thức chính thức của sự tồn tại của thông tin. Mục đích của sự tồn tại của loại dữ liệu này có liên quan đến phúc lợi công cộng và pháp quyền. Các loại thông tin tài liệu có thể khác nhau. Rốt cuộc, tất cả phụ thuộc vào tiêu chí phân loại được thông qua làm cơ sở.
Đối với tiêu chí tiếp cận, thông tin là:
- với quyền truy cập hạn chế;
- tài liệu bí mật nhà nước;
- loại bí mật;
- với quyền truy cập không giới hạn, công khai.
Nếu có thể, nó sẽ xảy ra:
- phân phối tự do;
- dữ liệu mà việc tiết lộ bị nghiêm cấm;
- Thông tin được tiết lộ theo luật liên bang;
- tài liệu, việc tiết lộ có thể được thực hiện theo thỏa thuận của một nhóm người nhất định.
Tài liệu thông tin tài liệu
Thông tin tài liệu là dữ liệu tồn tại trong các điều kiện khách quan nhất định và có một số tính năng.
Thuộc tính của nó bao gồm:
- ký tự cố định, nghĩa là sở hữu nguồn của nó, thời điểm của tài liệu và nghĩa vụ lưu trữ;
- mức độ phù hợp - khả năng đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng tiềm năng, đáp ứng yêu cầu;
- giá trị - dữ liệu phù hợp với mục đích;
- tính đầy đủ - tỷ lệ tối ưu giữa thông tin nhận được và thông tin cần thiết;
- tiện ích - mức độ cần thiết của nó;
- độ tin cậy - hiển thị mức độ khách quan của thông tin;
- tính mới - tính liên quan, vì các tài liệu được ghi lại là một giải thích về thông tin có thể trở nên lỗi thời hoặc không còn hiệu lực;
- kịp thời;
- khả năng tiếp cận - khả năng của người tiêu dùng tự do nhận dữ liệu;
- bảo mật - thiếu truy cập trái phép;
- công thái học - tỷ lệ tối ưu của khối lượng và dạng dữ liệu cho một người tiêu dùng cụ thể;
- đầy đủ - sự tương ứng của thông tin với thực tế, sẵn sàng phản ánh các điều kiện khách quan thực tế.
Bảo vệ thông tin tài liệu trong pháp luật Nga
Ba nguồn của luật liên bang cung cấp chỉ định thông tin tài liệu. Nguồn đầu tiên cho một giải thích hẹp. Nó tuyên bố rằng thông tin được ghi lại là việc ghi dữ liệu quan trọng bằng phương tiện vật chất thông qua quá trình ghi lại dữ liệu cần thiết, trong đó có các chi tiết giúp xác định, chỉ định hoặc xác định phương tiện vật chất của nó (luật thông tin, Điều 2).
Một nguồn khác có một giải thích rộng hơn.Nó nói rằng một tài liệu có nghĩa là sự hiện diện của một phương tiện với thông tin được ghi lại về bản chất văn bản, âm thanh hoặc đồ họa. Nội dung của nó được dự định để truyền đến mục đích dự định của nó tại một thời điểm cụ thể.
Ví dụ về dữ liệu tài liệu
Thông tin tài liệu là hành vi pháp lý, giấy tờ, tài liệu lưu trữ được lưu trữ cho các mục đích khác nhau. Các thông tin được lưu trữ trong phần lớn các trường hợp được dành cho sử dụng công cộng. Ví dụ bao gồm:
- hành vi pháp lý, khung pháp lý;
- tài liệu có chứa thông tin về các tình huống khẩn cấp có tính chất môi trường, nhân khẩu học, vệ sinh dịch tễ, khí tượng;
- tài liệu chứa trong bộ sưu tập thư viện và các quỹ khác nhau của hệ thống thông tin;
- thông tin của phương tiện thông tin đại chúng và thông tin công cộng khác theo quy định của pháp luật Liên bang Nga.
Dựa trên những điều đã nói ở trên, điều đáng chú ý là, trong tổng số, các tài liệu và thông tin tài liệu là những yếu tố quan trọng nhất của an ninh nhà nước và phúc lợi công cộng. Nó thường là một kho chứa thông tin chiến lược quan trọng cho nhà nước. Đó là lý do tại sao loại thông tin này nên được lưu trữ cẩn thận, có tính đến các yêu cầu theo quy định của pháp luật nhà nước.