Điều quan trọng là người đứng đầu các tổ chức phải tổ chức công việc của nhân viên để nó mang lại lợi nhuận lớn nhất và bộc lộ đầy đủ tiềm năng của họ. Để làm điều này, bạn cần biết cách thực tế ủy quyền, được sử dụng để cải thiện hiệu suất của công ty mà không làm tổn hại đến tình trạng hiện tại.
Định nghĩa
Phái đoàn được thể hiện dưới dạng phân chia thống nhất các quyền và nghĩa vụ giữa các chủ thể của hệ thống. Các nguyên tắc của nó đã được hình thành vào đầu thế kỷ XX bởi P. M. Kerzhentsev.
Phái đoàn là việc trao quyền để thực hiện các nhiệm vụ cho một người có trách nhiệm với sự phân công đồng thời cho anh ta trách nhiệm cho kết quả. Phân quyền cho phép bạn phân phối chính xác các nhiệm vụ giữa các nhân viên và được sử dụng để đạt được các mục tiêu cuối cùng của tổ chức.
Trách nhiệm nằm ở cam kết nhân viên của bạn trong việc thực hiện công việc một cách chất lượng và đưa nó đến một kết luận thỏa đáng. Nhân viên có trách nhiệm trong lĩnh vực hoạt động của họ cho các cơ quan cao hơn.
Quyền hạn (quyền hạn) đóng vai trò là quyền hạn chế sử dụng các tài nguyên liên quan để thực hiện các nhiệm vụ nhất định. Mỗi vị trí trong tổ chức được kèm theo quyền hạn cụ thể. Việc thay đổi bài đăng cũng dẫn đến việc thay thế năng lực của nhân viên.
Ứng dụng
Đoàn là sự chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm nhất định cho nhân viên công ty và phân phối đồng đều các chức năng khác nhau giữa họ. Một hành động được thực hiện xác định các nhiệm vụ ủy nhiệm chính thức là một nhà lãnh đạo có khả năng giải quyết nhanh chóng tất cả các vấn đề hiện tại và sử dụng khéo léo các nhân viên có khả năng đối phó tốt nhất với từng loại nhiệm vụ cụ thể.
Mục tiêu
Phân quyền được sử dụng để đạt được các mục tiêu nhất định của tổ chức, chẳng hạn như:
- kết nối "nhân tố con người" - tăng hoạt động và sự quan tâm của nhân viên cấp dưới;
- sự gia tăng hiệu quả (hiệu quả) của nhân viên do nâng cao trình độ và tiếp thu các kỹ năng mới;
- dỡ bỏ quản lý cấp cao với giải phóng thời gian để giải quyết các vấn đề chiến lược, hoạt động và quản lý.
Đoàn công tác
Các loại nhiệm vụ sau đây phù hợp cho ủy quyền:
- thói quen;
- vấn đề không quan trọng;
- công tác chuẩn bị;
- công việc chuyên môn.
Nhưng không phải tất cả các nhiệm vụ có thể được chuyển giao cho nhân viên bình thường. Nhiệm vụ của mỗi nhà lãnh đạo là giải quyết những nhiệm vụ có thể ảnh hưởng đến các hoạt động trong tương lai của tổ chức.
Đây là những câu hỏi có tính chất đáng tin cậy, và các vấn đề chiến lược không chuẩn, và các tình huống bất ngờ đòi hỏi phải giải quyết kịp thời.
Do đó, không được ủy quyền:
- đặt mục tiêu;
- quản lý cấp dưới;
- nhiệm vụ rủi ro;
- công việc bất thường;
- đưa ra quyết định chiến lược và quản lý;
- Nhiệm vụ bí mật
- xây dựng chính sách tổ chức.
Yêu cầu đối với Đoàn
Trong quá trình chuyển hướng dẫn, cả cấp trên và nhân viên có thể gặp một số khó khăn.Quản lý hiệu quả của ủy quyền chỉ có thể bằng cách phân tích tất cả các trở ngại có thể và có thể ảnh hưởng đến việc quản lý và giám sát các hoạt động hiện tại.
Các vấn đề đôi khi phát sinh với giám đốc hoặc trưởng bộ phận và cản trở đoàn:
- sợ mất vị trí hiện tại và quyền lực liên quan;
- nghi ngờ về sự sẵn sàng của các nhân viên khác, đặc điểm đánh giá thấp của các hoạt động của họ;
- lòng tự trọng quá mức, tham vọng quá mức;
- tự nghi ngờ, sợ rằng hành động của mình sẽ bị hiểu lầm.
Vấn đề đôi khi được xác định bởi các nhân viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao:
- nghi ngờ về tính đúng đắn của các quyết định được sử dụng;
- thiếu kinh nghiệm;
- những bất đồng cơ bản với sếp;
- không sẵn lòng dẫn dắt người biểu diễn khác, đặc biệt là về hình phạt.
Trong trường hợp khó khăn, người quản lý có thẩm quyền trước tiên phải đối phó với những trở ngại cá nhân cản trở sự điều tiết công việc hiệu quả, sau đó kiểm tra cẩn thận các vấn đề của cấp dưới. Một phân tích về tình huống sẽ chỉ ra các lỗi quản lý có thể xảy ra và cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt và có hiểu biết, ví dụ, về mặt thay thế người biểu diễn hoặc giải phóng anh ta về tải không cần thiết, hoặc về mặt giải quyết những khó khăn về bản chất tâm lý, cả của chúng tôi và người thực hiện.
Quy trình đoàn
Mỗi nhà lãnh đạo nên cố gắng đảm bảo rằng khi tổ chức quá trình làm việc, anh ta sẽ lên kế hoạch đồng đều cho các trách nhiệm công việc trong toàn đội, sử dụng quyền lực và không từ bỏ trách nhiệm trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ.
Đoàn trong một tổ chức được chia thành nhiều giai đoạn:
Giai đoạn I - chuyển hướng dẫn cho người thực hiện;
Giai đoạn II - cung cấp cho nhà thầu thẩm quyền và nguồn lực;
Giai đoạn III - từ ngữ của các nghĩa vụ của nhân viên cho biết kết quả cần thiết của việc thực hiện.
Trong quá trình kiểm soát các hoạt động của cấp dưới, một nền tảng trung gian là rất quan trọng. Quyền nuôi con quá mức có thể dẫn đến sự trì trệ và thiếu chủ động của nhân viên. Nếu bạn không kiểm soát quá trình, kết quả sẽ cực kỳ xa so với mong muốn do dòng công việc không được điều phối. Cần thiết lập phản hồi trước và đạt được sự tôn trọng và quyền hạn cao trong nhân viên.
Thông thường, các quản trị viên phạm tội bằng cách chuyển các công việc không mong muốn và không thú vị lên cấp dưới của họ, đặc biệt nếu bản thân họ chỉ quen thuộc với chủ đề này. Nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng, vì sếp vẫn chịu trách nhiệm về dòng chảy công việc. Nếu bản thân người đứng đầu không có manh mối thì sẽ có kết quả gì ở lối ra, làm thế nào anh ta có thể kiểm soát các hoạt động của cấp dưới? Câu trả lời là rõ ràng.
Cấp trên có kinh nghiệm thích giao phó nhân viên với các nhiệm vụ phức tạp hơn một chút so với trước đây họ đã thực hiện. Nhiệm vụ như vậy giúp tiết lộ đầy đủ nhất tiềm năng của cấp dưới. Tuy nhiên, trong trường hợp này, tốt hơn là phát lệnh trên giấy để tăng động lực của nhân viên.
Khi phân phối năng lực trong hệ thống tổ chức, điều cực kỳ quan trọng là phải xem xét các khía cạnh sau:
- các quyền hạn cần tuân thủ đầy đủ kế hoạch đã đặt ra của nhiệm vụ, đó là mục tiêu quyết định phạm vi quyền hạn chứ không phải ngược lại;
- quyền hạn của tất cả nhân viên nên được liên kết thành một tổ hợp duy nhất mà không có sự mâu thuẫn và đảm bảo sự cân bằng của toàn bộ cấu trúc;
- tất cả các cơ quan nên rõ ràng và cụ thể để nhân viên luôn có thể tìm ra những gì được yêu cầu của họ và những tài nguyên nào có sẵn cho họ.
Việc xử lý đúng thẩm quyền làm tăng hiệu quả của toàn bộ tổ chức. Nhân viên có được sự hiểu biết rõ ràng về công việc được đưa ra cho họ và các mục tiêu đặt ra cho họ, và do đó đạt được kết quả tốt nhất.
Những lợi ích
Nhìn chung, quá trình ủy nhiệm được đặc trưng bởi sự hiện diện của hai khía cạnh tích cực:
- Thời gian đầu của đội được giải phóng để giải quyết các vấn đề cần sự tham gia của cá nhân. Có một cơ hội để tập trung vào kế hoạch triển vọng tăng trưởng của công ty và chiến lược quản trị.
- Đoàn là một trong những cách tốt nhất để thúc đẩy các nhân viên phát triển và năng động, những người muốn phát triển và học hỏi. Nó có thể được sử dụng để đào tạo trước khi có được vị trí cao hơn. Giúp phát triển trong nhân viên kiến thức, kỹ năng và khả năng mới được sử dụng cho các hoạt động thành công hơn.
Nguyên tắc của Đoàn
Đối với một cách tiếp cận có cấu trúc để ủy quyền, nên tuân thủ các nguyên tắc dưới đây. Mặt khác, sự thất bại của họ có thể dẫn đến những khó khăn trong quản lý và do đó, dẫn đến hoạt động không thỏa đáng của toàn bộ hệ thống.
Nguyên lý định nghĩa chức năng
Nó dựa trên nhận thức đầy đủ và rõ ràng của mỗi người quản lý về tính toàn vẹn cấu trúc của tổ chức: những quyền và nghĩa vụ mà mỗi thực thể của hệ thống được ban tặng, những thông tin và kết nối dịch vụ nào được tạo ra giữa họ, hướng và kết quả công việc của họ. Nói cách khác, một quản trị viên có kinh nghiệm luôn biết chính xác những gì mong đợi và từ ai.
Nguyên lý vô hướng
Nó dựa trên một sự phân tách nhiệm vụ rõ ràng. Mỗi nhà thầu nên biết ai nên báo cáo trực tiếp về kết quả công việc của mình và những hoạt động mà anh ta nên điều chỉnh độc lập. Nguyên tắc này cho thấy một chuỗi các mối quan hệ chính thức giữa cấp dưới và lãnh đạo của toàn bộ hệ thống tổ chức. Dòng này càng biểu cảm, quản lý và giao tiếp giữa các nhân viên càng hiệu quả. Bất kỳ cấp dưới nào cũng cần có sự hiểu biết chính xác về việc ai ủy quyền cho anh ta và ai chuyển giao các vấn đề không thuộc phạm vi thẩm quyền của anh ta.
Nguyên tắc cấp thẩm quyền
Kết hợp hai nguyên tắc trên. Mỗi nhân viên nên nhận thức rõ ràng về số lượng thẩm quyền được giao cho anh ta và giải quyết các vấn đề của riêng anh ta với các vấn đề tương ứng với mức độ quyền lực của anh ta, và không đưa các vấn đề này lên cấp quản lý cao hơn.
Mặt khác, bế tắc có thể phát sinh khi các nhà quản lý sẽ lại bị buộc phải đối mặt với các vấn đề đã được ủy quyền cho cấp dưới. Khi sử dụng quy tắc này, không chỉ việc chuyển giao quyền lực, mà cả sự ủy thác trách nhiệm cũng nên diễn ra.
Nguyên tắc dựa trên kết quả mong đợi
Cho thấy rằng tất cả các hoạt động của tổ chức cần lập kế hoạch cẩn thận. Tất cả các nhiệm vụ nên có mục tiêu được xác định rõ ràng và kết quả dự kiến cụ thể. Mặt khác, người quản lý đơn giản sẽ không thể phân phối thành thạo các nhiệm vụ giữa các nhân viên, không có ý tưởng hoàn chỉnh về việc liệu cấp dưới có đủ thẩm quyền cho công việc được giao cho họ hay không.
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy
Nó dựa trên mối quan hệ chặt chẽ giữa nhà thầu và người quản lý. Mức độ hợp tác càng cao, ý thức trách nhiệm cá nhân của cấp dưới càng mạnh mẽ và càng ít có khả năng nhận được các mệnh lệnh mâu thuẫn. Điều quan trọng là nhiệm vụ được giao cho nhân viên chỉ bởi một ông chủ để tránh nhầm lẫn và tình huống mà tay trái không biết tay phải đang làm gì.
Nguyên tắc trách nhiệm vô điều kiện
Mặc dù khi ủy thác hướng dẫn cho cấp dưới, quyền hạn và trách nhiệm đối với kết quả của công việc được thực hiện đồng thời được chuyển giao, đây không phải là lý do để loại bỏ các nghĩa vụ áp đặt lên anh ta khỏi đầu. Đó là ông chủ quyết định ủy thác nhiệm vụ, vì vậy ông vẫn chịu trách nhiệm về công việc của cấp dưới và thực hiện nhiệm vụ. Người biểu diễn chịu trách nhiệm về công việc được thực hiện và người quản lý chịu trách nhiệm về hành động của cấp dưới.Nguyên tắc này có tầm quan trọng đặc biệt khi giao quyền lực nhà nước và những người khác có quyền lực cao.
Nguyên tắc tương quan giữa thẩm quyền và trách nhiệm
Chỉ ra rằng cơ quan được ủy quyền phải tuân thủ các nghĩa vụ được giao cho cấp dưới. Nếu phạm vi thẩm quyền ít hơn trách nhiệm, thì nhà thầu sẽ không thể thực hiện đầy đủ công việc được giao cho anh ta, nhưng nếu nó cao hơn, thì có thể xảy ra tình trạng vô hiệu của quyền hạn áp đặt hoặc lạm dụng vị trí chính thức.
Mỗi quản trị viên phải tổ chức thành công ủy quyền và trách nhiệm. Các nguyên tắc thảo luận ở trên sẽ giúp anh ta trong việc này.
Các loại thẩm quyền
Trong hệ thống của tổ chức, phù hợp với các mục tiêu và yêu cầu hiện tại, nhiều loại thẩm quyền có thể được phân biệt. Chúng được xác định bởi các hoạt động của các phòng ban và chức năng chung của chúng.
Tuyến tính
Những quyền hạn này được chuyển trực tiếp từ người quản lý đến nhà thầu và hơn nữa theo sơ đồ. Một giám đốc có thẩm quyền tuyến tính có thể đưa ra quyết định trong giới hạn thẩm quyền của mình mà không cần phối hợp trước với các ông chủ khác. Sơ đồ tuần tự của các quyền lực này tạo thành một hệ thống phân cấp các cấp quản trị.
Hơn nữa, việc ủy quyền và trách nhiệm chỉ xảy ra khi tính đến nguyên tắc thống nhất chỉ huy và đồng thời, các tiêu chuẩn về khả năng quản lý. Đối với nguyên tắc thống nhất của lệnh, nó đã được xem xét ở trên.
Nguyên tắc này cho thấy mỗi nhân viên chỉ bị chi phối bởi một nhà lãnh đạo và nhân viên chỉ báo cáo cho cấp trên trực tiếp của mình. Và tỷ lệ quản lý là số lượng nhân viên báo cáo cho một nhà lãnh đạo cụ thể.
Tuy nhiên, với sự gia tăng đáng kể số lượng mạch trong sơ đồ lãnh đạo, có sự chậm lại mạnh mẽ trong việc trao đổi thông tin hoạt động. Bởi vì điều này, cần phải giới thiệu các quyền lực khác vào cơ cấu tổ chức.
Trụ sở chính
Để xác định loại quyền lực nhân viên nào tồn tại, trước tiên bạn phải phân tích các loại bộ máy nhân viên, từ đó phân biệt các loại sau:
- Bộ máy tư vấn được sử dụng để giải quyết các nhiệm vụ chuyên ngành. Nó có thể làm việc cả tạm thời và liên tục.
- Tiếp viên - được sử dụng để thực hiện các dịch vụ được chỉ định (ví dụ: bộ phận nhân sự).
- Cá nhân - một danh mục con của thiết bị phục vụ. Hình thành khi được thuê bởi người đứng đầu của một trợ lý hoặc thư ký. Tất cả các thành viên ở đây có thẩm quyền chính thức cao.
Theo đó, quyền hạn có thể được chuyển giao cho bất kỳ thiết bị nào được chia:
- Tư vấn - được sử dụng bởi trụ sở tư vấn, có quyền bị giới hạn bởi các khuyến nghị chuyên nghiệp.
- Các phê duyệt bắt buộc - mở rộng đến sự xem xét của các nhà quản lý về các quyết định của họ kết hợp với bộ máy.
- Song song - được sử dụng trong trường hợp thiết bị có thể đảo ngược các quyết định của lãnh đạo, được sử dụng để ngăn chặn vi phạm thô. Ví dụ, việc sử dụng quyền hạn song song là hợp lý khi mua sắm với số lượng lớn, khi cần có hai chữ ký.
- Chức năng - ở mức cao nhất, vừa có thể cho phép một số hành động nhất định và hủy bỏ. Việc sử dụng của họ là phổ biến, đặc biệt là trong các lĩnh vực như kiểm soát việc làm và phương pháp kế toán.
Việc sử dụng các thiết bị bổ sung giúp đơn giản hóa đáng kể cấu trúc quản lý trong các công ty có số lượng nhân viên lớn. Nhờ sự tương tác chặt chẽ và có cấu trúc đúng đắn của tất cả các đối tượng của công ty, hiệu quả của toàn bộ tổ chức tăng lên. Để lãnh đạo hiệu quả, các khía cạnh khác phải được tính đến: các nguyên tắc ủy quyền, yêu cầu, tính năng, loại, v.v.
Sử dụng ủy quyền là quan trọng đối với bất kỳ người quản lý.Nó giúp tổ chức quá trình làm việc một cách thành thạo, phân chia rõ ràng quyền và nghĩa vụ của tất cả nhân viên. Người biểu diễn làm việc dễ dàng hơn nhiều khi họ biết những gì được yêu cầu của họ và những kết quả họ nên đạt được. Ngoài ra, ủy quyền là một yếu tố quan trọng được sử dụng để tăng hiệu quả của mỗi nhân viên và giải phóng thêm thời gian để người quản lý giải quyết các nhiệm vụ quan trọng chiến lược, theo đó, dẫn đến tăng năng suất và năng suất của toàn hệ thống.