Các chuyến công tác được thể hiện bằng các chuyến công tác trong đó nhân viên của doanh nghiệp giải quyết các vấn đề quan trọng cho tổ chức. Các chuyến đi có thể ở Nga hoặc ở các nước khác. Họ được trả bởi người sử dụng lao động, mà nhân viên chuẩn bị một báo cáo chi phí cho một chuyến đi kinh doanh. Tài liệu này bao gồm thông tin về số tiền đã chi cho chuyến đi. Dựa trên báo cáo này, kế toán phải chuyển cho nhân viên số tiền cần thiết để trang trải chi phí phát sinh.
Khái niệm tài liệu
Đối với các chuyến công tác, báo cáo trước năm 2017 được tổng hợp dưới dạng AO-1. Năm 2018, hình thức của tài liệu này vẫn không thay đổi. Tài liệu này được các cơ quan thống kê phê duyệt, nhưng mỗi công ty có cơ hội thực hiện bất kỳ bổ sung nào vào báo cáo này.
Bạn không chỉ có thể thêm các cột mới mà còn loại trừ một số dòng được coi là dư thừa. Báo cáo chi phí cho một chuyến đi kinh doanh được trình bày bởi tài liệu kế toán chính. Nó phục vụ như là xác nhận rằng các khoản tiền phát hành cho nhân viên cho chuyến đi đã được gửi cho mục đích này hay mục đích khác.
Các vấn đề tổng hợp
Lập báo cáo chi phí cho chuyến công tác khá đơn giản. Quá trình này được thực hiện bởi một người có trách nhiệm hoặc một nhân viên đại diện đã nhận được một số tiền nhất định cho chuyến đi từ người đứng đầu công ty. Để đảm bảo rằng các khoản tiền này đã thực sự được sử dụng trong chuyến công tác, một báo cáo được tổng hợp và chuyển đến kế toán của công ty.
Báo cáo được kiểm tra bởi kế toán trưởng, và sau đó chuyển cho giám đốc để xin chữ ký. Nếu nhân viên đã chi nhiều hơn số tiền anh ta nhận được trước chuyến đi dưới hình thức tạm ứng, thì anh ta có thể nhận được tiền bồi thường. Nó được phát hành bằng tiền mặt từ tổ chức bàn tiền mặt của tổ chức. Đối với điều này, trước tiên, một công dân nhận được lệnh chi tiêu bằng tiền mặt, cho biết mục đích sử dụng của quỹ là gì.
Tôi có thể sử dụng những hình thức nào?
Khi lập báo cáo chi phí, nhân viên của doanh nghiệp có thể sử dụng các tài liệu sau:
- Mẫu AO-1 được các nhà thống kê phê duyệt;
- một hình thức được phát triển đặc biệt bởi một công ty cụ thể trên cơ sở mẫu AO-1;
- tài liệu điện tử, nếu công ty sử dụng quản lý tài liệu điện tử.
Nếu công ty quyết định phát triển hình thức của riêng mình, thì điều quan trọng là phải nhập một số chi tiết cần thiết vào đó. Nếu họ vắng mặt, thì điều này có thể gây ra một số vấn đề nhất định với thanh tra thuế.
Làm thế nào nó được thực hiện?
Tất cả nhân viên công ty đi công tác nên hiểu cách điền vào báo cáo chi phí cho chuyến công tác. Với sự giúp đỡ của tài liệu này, họ sẽ có thể xác nhận tính hợp lệ và tính hợp pháp của các chi phí phát sinh. Các quy tắc thiết kế bao gồm:
- một mẫu báo cáo được phát hành cho nhân viên bởi một chuyên gia trong bộ phận kế toán;
- Bạn có thể tự điền tài liệu hoặc với sự giúp đỡ của kế toán viên;
- dữ liệu được nhập ngay sau chuyến đi;
- một số thông tin phù hợp với kế toán của công ty.
Nhân viên phải đính kèm các tài liệu khác vào một báo cáo như vậy, đóng vai trò xác nhận các chi phí nhất định. Chúng được trình bày bằng séc, biên lai hoặc chứng từ thanh toán khác.
Một báo cáo chi phí du lịch mẫu có thể được tìm thấy dưới đây.
Những thông tin được bao gồm?
Việc điền vào tài liệu này được thực hiện trên cơ sở các tài liệu chính thức có sẵn cho nhân viên của công ty, người đến từ một chuyến công tác.Nếu các tính toán được thực hiện bằng tiền mặt, thì các chứng từ thanh toán khác nhau được đính kèm vào báo cáo. Nếu chi phí không dùng tiền mặt được sử dụng, thì sẽ cần phải trích xuất từ ngân hàng.
Các thông tin sau được bao gồm trong tài liệu:
- thông tin về công dân đi du lịch;
- dữ liệu về kế toán điền vào một số đoạn của báo cáo này;
- tên của tổ chức mà công dân làm việc;
- số nhân sự;
- mục đích của khoản thanh toán tạm ứng, được thể hiện bằng chi phí hộ gia đình hoặc giải trí;
- thông tin về vượt chi phí hoặc số dư tiền mặt;
- liệt kê các tài liệu xác nhận chi phí của công dân khi đi công tác;
- Tổng số tiền chi cho một nhân viên công ty trong một chuyến công tác
- chữ ký công dân.
Sau khi nghiên cứu báo cáo này, kế toán đặt chữ ký của mình trên đó. Ngoài ra, họ cho biết số lượng và ngày của báo cáo. Các chi phí được hạch toán được đưa ra, cũng như số lượng tài khoản kế toán. Một tài liệu được soạn thảo và xác minh chính xác được chuyển đến giám đốc công ty để nghiên cứu và ký kết.
Một ví dụ về việc điền vào một báo cáo chi phí cho một chuyến đi kinh doanh dưới đây.
Những tài liệu nào được đính kèm?
Một nhân viên của công ty trong một chuyến công tác phải lưu tất cả các chứng từ thanh toán xác nhận các chi phí nhất định. Chúng được ghi lại trong báo cáo trong quá trình hoàn thành. Tài liệu này có thể được trình bày dưới các hình thức khác nhau. Do đó, các giấy tờ sau đây được đính kèm với báo cáo:
- séc thủ quỹ được coi là tài liệu phổ biến nhất;
- hình thức báo cáo chặt chẽ;
- bảo đảm tiền mặt;
- biên lai;
- vận đơn;
- chứng từ thanh toán khác.
Tất cả các giấy tờ này cần được kiểm tra cẩn thận và lưu trữ trong điều kiện tối ưu. Nếu họ bị mất, nhân viên sẽ không thể chứng minh rằng anh ta thực sự đã chi số tiền nhận được từ chủ lao động cho các mục đích cần thiết. Trong trường hợp này, kế toán có thể từ chối hoàn trả chi phí.
Nếu tiền được sử dụng trong các tổ chức và cửa hàng không phát hành séc thu ngân, bạn sẽ phải yêu cầu séc hàng hóa.
Những khó khăn là gì?
Trong quá trình điền báo cáo chi phí cho chuyến công tác, nhiều khó khăn khác nhau có thể xảy ra. Chúng bao gồm:
- nếu một người được gửi đến một quốc gia khác, anh ta phải xác nhận các chi phí với chứng từ thanh toán nhận được từ người nước ngoài, nhưng nếu anh ta không có kiến thức về ngoại ngữ, thì anh ta có thể không có biên lai và séc khác nhau;
- thông thường, ngay sau chuyến đi như vậy, một công dân đi nghỉ, vì vậy anh ta không có thời gian để lập một báo cáo ngay sau khi đến, nhưng bạn cũng có thể phải lập tài liệu ngay sau một thời gian nghỉ ngơi;
- tất cả các tài liệu nhận được từ người nước ngoài sẽ phải được dịch sang tiếng Nga.
Nó phụ thuộc vào tính chính xác của việc điền vào báo cáo và chuẩn bị các tài liệu khác cho dù chi phí sẽ được hoàn trả chính xác cho công dân.
Tính năng khi đi du lịch nước ngoài
Các chuyến công tác có thể được thực hiện không chỉ trong phạm vi Nga, vì thường phải đến thăm các đối tác nước ngoài, do đó, một chuyến công tác nước ngoài là bắt buộc. Làm thế nào để phát hành một báo cáo chi phí trong trường hợp này? Đối với điều này, các tính năng được tính đến:
- trở về từ một chuyến đi, nhân viên phải lập một báo cáo trong vòng ba ngày làm việc;
- nếu tiền được phát hành bằng ngoại tệ, thì điều này chắc chắn được chỉ ra trong tài liệu;
- thông tin về chi tiêu bằng ngoại tệ phải được nhập mà không cần chuyển theo tỷ giá hối đoái;
- nếu các tài liệu xác nhận các chi phí nhất định được rút ra bằng tiếng nước ngoài, bạn sẽ phải đối phó với bản dịch từng dòng của họ sang tiếng Nga;
- quá trình dịch thuật có thể được thực hiện bởi một nhân viên trực tiếp của công ty hoặc bởi các nhân viên của các công ty chuyên ngành;
- nếu vé cho các phương tiện khác nhau được tạo bằng tiếng nước ngoài, thì việc chuyển các chi tiết, mà tên đầy đủ đề cập đến, chắc chắn là bắt buộc.hành khách, nơi đến, chuyến bay, ngày khởi hành và nơi đến, cũng như giá vé;
- không cần thiết phải dịch thông tin không có bất kỳ ý nghĩa nào, ví dụ, điều này bao gồm các quy tắc bay hoặc các tính năng của vận chuyển hành lý;
- không cần chuyển nhượng nếu một công dân có vé điện tử, vì tất cả các thông tin được điền trên cơ sở các yêu cầu của Bộ mã hóa quốc tế thống nhất;
- chuyển nhượng là cần thiết cho tất cả các giấy tờ hỗ trợ khác, bao gồm hóa đơn khách sạn hoặc séc cho thuê xe.
Chỉ khi tất cả các yêu cầu trên được tính đến, một nhân viên của công ty mới có thể xác nhận mục tiêu chi tiêu nhận được từ nhà tuyển dụng. Nếu nhân viên của các công ty chuyên ngành có liên quan đến việc chuyển nhượng, chi phí của các dịch vụ đó được bao gồm trong các chi phí khác của công ty.
Một nhân viên có thể đi nghỉ sau một chuyến đi?
Thường các chuyến công tác kéo dài đủ lâu, vì vậy ngay sau chuyến đi như vậy, nhân viên cần nghỉ ngơi. Nó được phép ngay lập tức đi nghỉ sau một chuyến đi như vậy. Đối với điều này, không bắt buộc phải đi làm và chuyển ngay một báo cáo trước về một chuyến công tác.
Được phép lập tài liệu ngay sau khi rời khỏi kỳ nghỉ, và không trong vòng ba ngày sau khi trở về từ chuyến đi.
Thời hạn giao hàng
Tài liệu này là cho thuê trong vòng ba ngày. Việc đếm ngược bắt đầu với các điểm sau:
- trở về từ một chuyến công tác;
- thoát khỏi kỳ nghỉ;
- trở về từ nghỉ ốm.
Do đó, việc đếm ngược trong ba ngày bắt đầu từ thời điểm công dân trở lại làm việc để tiếp tục sự nghiệp. Nếu thời hạn chuyển báo cáo tạm ứng về chuyến công tác bị vi phạm, điều này dẫn đến việc nhân viên không nhận được tiền từ công ty để trang trải các chi phí phát sinh của anh ta. Ngoài ra, tình huống này có thể trở thành cơ sở để giữ cho công ty chịu trách nhiệm nếu vi phạm được xác định bởi thanh tra thuế.
Những gì dây được sử dụng?
Để phê duyệt một hình thức điền chính xác của một báo cáo trước về một chuyến đi kinh doanh, cần phải nhập dữ liệu liên quan vào hồ sơ kế toán. Để làm điều này, kế toán sử dụng các bài đăng để phản ánh các giao dịch thu nhập hoặc chi phí. Chi phí được đăng lên tài khoản 71.
Nếu một công dân chi tiêu nhiều hơn cho một chuyến đi hơn anh ta nhận được từ chủ lao động, anh ta có thể tính vào khoản bồi thường cho các chi phí đó. Để làm điều này, anh ta phải xác nhận chúng với các tài liệu chính thức. Chỉ trong trường hợp này, thông tin cần thiết được kế toán nhập vào kế toán của công ty.
Kết luận
Chuyến đi kinh doanh có thể được yêu cầu bởi bất kỳ công ty vì nhiều lý do. Chúng có thể được thực hiện ở Nga hoặc ở các nước khác. Công nhân trong các chuyến công tác có thể mong đợi nhận được bồi thường cho các chi phí của họ. Để làm điều này, họ phải lưu các chứng từ thanh toán xác nhận các chi phí phát sinh.
Sau một chuyến công tác, một báo cáo trước được nhân viên công ty chuẩn bị. Nó chứa thông tin về tất cả các chi phí trong chuyến đi. Các tài liệu khác kèm theo nó được nghiên cứu bởi kế toán và giám đốc của công ty. Dựa trên báo cáo này, dữ liệu cần thiết được nhập vào kế toán của công ty.