Thiết kế của kho lưu trữ ở nước ta trong những năm gần đây đặc biệt có liên quan do những thay đổi liên tục xảy ra, cải cách, tái cấu trúc và thay đổi ảnh hưởng đến khu vực kinh tế. Thông tin được lưu trữ trong kho lưu trữ được coi là quan trọng và có giá trị. Nó cho phép bạn hiểu tại sao tình hình đã phát triển theo một cách cụ thể, cũng như để hiểu những triển vọng cho tương lai là gì. Tài liệu lưu trữ là một nguồn thông tin vô giá, nhưng chỉ sau đó thực sự hữu ích khi bạn có thể điều hướng nó. Đối với điều này, một hệ thống tổ chức lưu trữ đã được giới thiệu.
Sự liên quan của vấn đề
Tài liệu lưu trữ của nước ta nhằm mục đích tích lũy thông tin đáng tin cậy. Chức năng chính của kho lưu trữ là đơn giản hóa việc tìm kiếm thông tin cần thiết trong kho thông tin lớn nhất. Đối với điều này, một hệ thống tham chiếu được cung cấp, một cơ sở phương pháp áp dụng cho tất cả các tổ chức lưu trữ của nhà nước. Trong thực tế, chúng ta đang nói về một bộ máy khoa học và tài liệu tham khảo, do đó có chức năng lưu trữ cấp quốc gia. Hiệu quả của thiết bị này phụ thuộc vào mức độ hiệu quả và cẩn thận của các thư mục được hình thành, đó là hàng tồn kho.
Các thực tế hiện nay của việc kinh doanh là một kho lưu trữ các trường hợp là một hướng dẫn tham khảo chính để giúp điều hướng giữa một biển thông tin. Kho lưu trữ là một tài liệu liệt kê các tệp được lưu trữ, đồng thời nó được sử dụng để ghi lại tài liệu. Tải thông tin được ước tính là lớn, hàng tồn kho đóng vai trò là nền tảng cho việc biên soạn các con trỏ và hướng dẫn. Theo nhiều cách, hàng tồn kho tốt như thế nào, xác định mức độ dễ dàng và nhanh chóng của thông tin bạn cần được tìm thấy. Họ nói về hai chức năng chính của tài liệu đó: thông tin và kế toán.
Về thuật ngữ
Tệp lưu trữ của các trường hợp là thư mục chính cấu trúc công việc của một tổ chức lưu trữ. Hàng tồn kho là một bản ghi kế toán, đồng thời nó là một đối tượng khoa học và tham khảo, cung cấp một cơ hội để nhanh chóng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Kiểm kê - bước cuối cùng của thủ tục giấy tờ với tài liệu phải được lưu trữ trong kho lưu trữ của nhà nước hoặc được tổ chức với một số bộ phận. Để kho lưu trữ được trang bị đầy đủ, cần phải hình thành hàng tồn kho cho tất cả các vấn đề nhằm lưu trữ vĩnh viễn hoặc trong hơn một thập kỷ. Cần phải tạo các thư mục mô tả tài liệu cá nhân nào liên quan đến nhà nước đã được các chuyên gia đánh giá và công nhận là có giá trị, do đó nó cũng phải được lưu trữ.
Trong công việc văn phòng hiện đại, nói về hàng tồn kho và mục đích của họ, họ lưu ý rằng tài liệu thuộc về loại tài liệu tham khảo. Nó được hình thành để mô tả các thành phần và nội dung của các đơn vị được lưu trữ, cũng như để củng cố hệ thống hóa và hệ thống kế toán được thông qua trong một quỹ cụ thể. Các đối tượng được xem xét trong kho là các đơn vị. Mỗi hàng tồn kho là một cấp. Cần có đủ thông tin trong đó để bạn có thể tìm thấy dữ liệu cần thiết trong đơn vị mà không mất nhiều thời gian cho nó.
Cái nào và ở đâu
Theo khuyến nghị về phương pháp, việc tổng hợp các kho lưu trữ nên được cá nhân hóa cho các trường hợp dự định được lưu trữ vĩnh viễn, trong hơn một thập kỷ và liên quan đến thông tin cá nhân về nhân sự. Một cách riêng biệt, cần phải biên soạn một bản kiểm kê các trường hợp đặc biệt nghiêm ngặt đối với một pháp nhân. Ví dụ, nó có thể là điều tra chính thức, tài liệu tư pháp hoặc báo cáo khoa học - tất cả phụ thuộc vào bản chất của tổ chức.Thông thường, hàng tồn kho được hình thành trong cùng một tổ chức nơi các tài liệu được lưu trữ được biên soạn và chuyển cùng với chúng vào kho lưu trữ. Tổ chức lưu trữ nhà nước có một bộ máy khoa học chuyên ngành. Nếu mô tả nhận được không đáp ứng các tiêu chuẩn của nó, hàng tồn kho được biên soạn lại, có tính đến các yêu cầu địa phương.
Việc tổng hợp kho lưu trữ cho phép bạn tiết lộ thành phần của tài liệu, mô tả nội dung của nó, đơn giản hóa việc hạch toán tổng số tệp được lưu trữ và giúp ổn định hệ thống hóa nội bộ của việc quản lý lưu hành tài liệu. Mỗi trường hợp được mô tả trên một thẻ đặc biệt. Tiêu đề phải được chỉ định, từ đó rõ ràng loại tài liệu nào được lưu trữ bên trong và nội dung của một đơn vị như vậy. Một hàng tồn kho hoàn thành chính xác mô tả rõ ràng nội dung của toàn bộ quỹ tài liệu.
Chức năng và biên dịch: một số sắc thái
Việc tổng hợp kho lưu trữ cho phép bạn xác định có bao nhiêu đơn vị trong quỹ. Thông qua đó, sự an toàn của tài liệu và kiểm soát việc điều chỉnh âm lượng được thực hiện. Vì các trường hợp được gán số sê-ri, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin hữu ích. Đồng thời, bản kiểm kê giúp thiết lập và thiết lập một sự sắp xếp hợp lý các tài liệu tương ứng với logic rõ ràng. Việc phân loại tài liệu trong khuôn khổ của kho lưu trữ là một nhóm dựa trên một số tính toán khoa học. Trong trường hợp này, các tính năng cấu trúc được lịch sử chấp nhận trong một tổ chức cụ thể, cũng như các chi tiết cụ thể về công việc của quỹ, được tính đến.
Phân loại, là một yếu tố không thể thiếu trong kho lưu trữ, trước tiên bao gồm việc xây dựng một hệ thống để chia tất cả các trường hợp thành các nhóm, sau đó phân phối trực tiếp nó. Khi đã phân loại tất cả các thẻ, bạn có thể tạo một kho lưu trữ cho chúng. Đôi khi một hàng tồn kho được thực hiện phản ánh tất cả các vấn đề của nền tảng. Điều này thường là cần thiết nếu doanh nghiệp không còn tồn tại. Nếu một phần của pháp nhân không còn tồn tại, thì một kho lưu trữ tất cả các trường hợp cho tất cả các năm tồn tại của đơn vị này được hình thành.
Hàng tồn kho: chúng để làm gì?
Tài liệu giải thích những gì quan trọng hàng tồn kho được biên soạn tồn tại ở cấp liên bang - đây là luật. Ngoài ra, các hành vi địa phương quản lý vấn đề này có thể được thông qua tại doanh nghiệp. Theo quy định, hàng tồn kho được thực hiện trong một năm, nhưng chúng cũng có thể được rút ra trong một khoảng thời gian khác. Đây là cách họ phân loại các công việc xuất hiện trong công ty trong giai đoạn này. Hàng tồn kho có thể mang các chức năng khác nhau, theo chủ đề, chủ đề. Bạn có thể để lại một kho lưu trữ tất cả các công việc của một quỹ, bạn có thể tạo một tài liệu độc lập riêng cho các phần khác nhau của quỹ này.
Trong thực tế, một kho lưu trữ là một danh sách các tệp được lưu trữ, kết quả cuối cùng, một tờ chứng nhận, một thư mục. Mô tả cho biết đơn vị nào được lưu trữ trong tệp. Để làm điều này, sử dụng số, chỉ mục, tiêu đề, thời hạn, số lượng tờ và ghi chú. Thông thường, hàng tồn kho được biên dịch trong một bảng và mỗi tham số được liệt kê có cột riêng. Tài liệu chính cho người chịu trách nhiệm hình thành hàng tồn kho là danh pháp được thông qua trong công tác văn thư của doanh nghiệp. Trước khi bạn bắt đầu làm việc trong kho lưu trữ, bạn nên kiểm tra xem các tiêu đề của tài liệu có khớp với tên của vụ án hay không, nó được định dạng chính xác như thế nào, liệu tài liệu có đúng trong đó không. Để hàng tồn kho được xem xét biên dịch chính xác, tất cả các đơn vị lưu trữ phải được đánh số, có tính đến các quy tắc nội bộ của hệ thống hóa. Một hệ thống định mức thống nhất được áp dụng cả cho các vấn đề và cho các đối tượng bên trong chúng. Để điền chính xác một bài viết mô tả, bạn cần chuyển tất cả các tiêu đề với độ chính xác tối đa. Khi giới thiệu các yếu tố có tiêu đề khớp, bạn cần viết "Tương tự". Nếu các tiêu đề khác nhau, thông tin được chuyển hoàn toàn.
Quy tắc cơ bản
Danh sách các tài liệu lưu trữ có thể bao gồm một số tờ.Trên mỗi cái mới, tất cả các tiêu đề phải được trình bày đầy đủ, chính xác tương ứng với tài liệu gốc, ngay cả khi tờ trước đó có cùng tên. Trong các ghi chú cần phải mô tả trạng thái vật lý của tài liệu, cũng như để đánh dấu trong trường hợp trường hợp bị rơi ra. Nếu một trường hợp chứa tài liệu trong vài năm, cần phải sắp xếp nó, tập trung vào ngày bắt đầu bảo trì. Khi đánh số, không được vượt quá giá trị "9999". Số năm chữ số không được áp dụng cho điều này. Nếu có thể, mọi thứ nên được hệ thống hóa và mô tả, có tính đến niên đại. Quy tắc sắp xếp thứ hai là cấu trúc bên trong của doanh nghiệp.
Khi một kho tài liệu lưu trữ được biên soạn, bước cuối cùng trong quá trình hình thành của nó là một số duy nhất. Để xác định nó, họ được hướng dẫn bởi một sổ đăng ký hàng tồn kho. Nếu tổ chức nhận được hàng tồn kho từ đơn vị cấu trúc và sử dụng chúng trong công việc của họ, để tạo ra một mô tả về toàn bộ kho lưu trữ của doanh nghiệp, bộ phận cần phải chuyển tất cả các tài liệu trùng lặp. Việc kiểm kê trong năm được thực hiện thành bốn bản, đối với các vấn đề về nhân sự, ba hàng tồn kho giống hệt nhau là cần thiết. Đối với các trường hợp dự định lưu trữ trong hơn hai thập kỷ, hàng tồn kho nên được thực hiện với số lượng hai bản sao. Khi biên soạn một kho tài liệu liên quan đến nhân sự, trước tiên bạn phải thêm tất cả các đơn đặt hàng, sau đó liệt kê, thẻ. Chỉ sau đó các tập tin cá nhân được sắp xếp, sau đó hóa đơn và bảng lương. Tiếp theo theo thứ tự là sách công việc, phần cuối cùng là các hành vi được vẽ ra trong khuôn khổ của các vụ tai nạn công nghiệp. Để hệ thống hóa các vấn đề cá nhân, sử dụng thứ tự chữ cái. Nó là cần thiết để thực hiện các trường hợp trong hàng tồn kho, tập trung vào năm mà người bị sa thải.
Cấu trúc và nội dung: sự tinh tế của thiết kế
Đối với sự hình thành của các loại hàng tồn kho khác nhau chịu trách nhiệm cho các cấu trúc khác nhau của doanh nghiệp. Vì vậy, trong một năm, một tài liệu cấu trúc như vậy nên được tạo thành từ các phòng ban, và trách nhiệm hình thành hàng tồn kho hợp nhất thuộc về kho lưu trữ của bộ phận. Một tài liệu như vậy sẽ là cơ sở cho công việc của các chuyên gia của kho lưu trữ nhà nước nhận tài liệu từ doanh nghiệp. Họ sử dụng bản kiểm kê tóm tắt để tạo tài liệu lưu trữ nội bộ theo cách sao cho các tệp và tài liệu cá nhân dành cho lưu trữ vĩnh viễn nằm trong các ngăn khác nhau của kho lưu trữ.
Bất kỳ hình thức kiểm kê lưu trữ bắt đầu với một trang tiêu đề. Tiêu đề được theo sau bởi một mục lục, sau đó là một lời nói đầu, sau đó hàng tồn kho bắt đầu trực tiếp. Hãy chắc chắn liệt kê tất cả các chữ viết tắt được sử dụng trong tài liệu, giải mã chúng, đặt con trỏ và vẽ bảng dịch. Một yếu tố cần thiết của hàng tồn kho là một thư mục. Sau đó, một bảng chú giải các điều khoản theo sau, và một tờ chứng nhận sẽ đóng tài liệu. Tiêu đề phải ghi đầy đủ tên của kho lưu trữ và công ty đã tạo ra các tài liệu, tên của quỹ và biển số xe, tên của hàng tồn kho và ngày.
Họ đang viết về cái gì?
Mục lục của kho lưu trữ được dự định để chỉ ra phần nào bên trong, trên trang nào họ bắt đầu. Lời nói đầu tích lũy thông tin về doanh nghiệp hình thành quỹ tài liệu, về chính quỹ. Ở đây họ viết một chú thích, mô tả loại tài liệu nào được lưu trữ bên trong. Lời nói đầu cũng là một danh sách của bộ máy tham chiếu.
Văn bản chính là một mô tả. Đối với mỗi đơn vị chỉ ra số sê-ri, tiêu đề và tính xác thực của nó. Nếu trước khi công ty sử dụng số lượng hàng tồn kho, chúng phải được ghi lại trong phần chính của hàng tồn kho. Nó cũng đề cập đến các đơn vị kế toán là gì, có bao nhiêu tờ trong một đơn vị cụ thể, ngôn ngữ được sáng tác và phiên bản nào được sao chép. Trong kho có thể chỉ ra một số tính năng trực quan của trường hợp được lưu trữ. Nếu nó được dự định để lưu trữ tài liệu đặc biệt quan trọng và có giá trị, mô tả có thể đưa ra các chú thích cho các đối tượng đó.
Một danh sách các chữ viết tắt được sử dụng trong kho lưu trữ là cần thiết nếu bất kỳ chữ viết tắt cụ thể nào được sử dụng trong một doanh nghiệp cụ thể được sử dụng trong công việc. Thông qua con trỏ phản ánh các khái niệm chủ đề. Đôi khi con trỏ được liên kết với địa lý, tên, ngày. Chú thích được cho phép. Nếu các thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng trong công việc, chúng phải được giải mã trong từ điển đi kèm với kho. Bảng chứng nhận nhằm mục đích chỉ ra toàn bộ thông tin về tài liệu. Nó cho biết có bao nhiêu tờ được đánh số bên trong, bao nhiêu đơn vị được lưu trữ, cho dù thành phần thay đổi trong quá trình lưu trữ. Trình biên dịch của hàng tồn kho là cần thiết để ký một tờ chứng nhận. Nếu những thay đổi là cần thiết, những thay đổi được ghi lại trên tờ xác nhận của người khởi tạo hoặc người khác chịu trách nhiệm về thủ tục.
Chi tiết và chính xác
Như bạn có thể kết luận từ các mẫu hồ sơ lưu trữ của các trường hợp, đối tượng hoàn thành phải được thiết kế theo tiêu chuẩn của công việc văn phòng. Cần phải hình thành một bàn trợ giúp, nhờ đó việc truy xuất dữ liệu trở nên nhanh hơn và hiệu quả hơn. Thông qua một thiết bị như vậy, bạn có thể nhanh chóng nhận được dữ liệu bổ sung về quỹ tài liệu. Bộ máy tham chiếu đi kèm với kho nên chứa một trang tiêu đề và nội dung của tài liệu, lời nói đầu, danh sách các chữ viết tắt và viết tắt được sử dụng, và cả các chỉ mục. Trong một số trường hợp, có thể có các yếu tố bổ sung - bảng, từ điển.
Tiêu đề phải cho biết tên của kho lưu trữ trong đó tài liệu được lưu trữ, tên của quỹ là gì, bao gồm cả chữ viết tắt, cũng như số của nó. Cho biết số lượng hàng tồn kho và tên của nó. Mục lục phải bao gồm một danh sách đầy đủ của tất cả các phần và bộ máy tham chiếu, bao gồm lời nói đầu, danh sách các chữ viết tắt được sử dụng và tên của các phần. Mỗi tiêu đề được kèm theo một số trang được gán cho nó khi biên dịch kho. Điều đáng lưu ý là đối với nhân viên điều tra, một trong những phần quan trọng nhất là lời nói đầu, mô tả lịch sử của tổ chức hình thành quỹ. Họ viết môi trường lịch sử, các điều kiện trong đó công ty hoạt động, ngày xuất hiện và cấu trúc phân cấp của cấp dưới. Lời nói đầu cho biết cách tổ chức giấy tờ, tổ chức lớn như thế nào và chức năng của nó đã thực hiện ra sao, tại sao nó được tổ chức lại hoặc thanh lý và khi nào nó xảy ra.
Về chữ viết tắt
Một danh sách như vậy được biên soạn có tính đến bảng chữ cái. Nó nên chứa tất cả các chữ viết tắt được sử dụng trong việc biên soạn hàng tồn kho. Tài liệu phải chứa tên đầy đủ của mỗi từ đã được giảm ít nhất một lần. Thông thường chữ viết tắt được sử dụng để tiết kiệm không gian, chỉ những từ được sử dụng thường xuyên thay đổi. Ngoài ra, bàn trợ giúp giải mã tất cả các chữ viết tắt. Việc biên soạn chính xác yếu tố này giúp tạo ra một kho lưu trữ thống nhất, mỗi mục trong đó có nhiều thông tin nhất có thể và truyền tải rõ ràng thông tin cần thiết cho người đọc.
Có một số chữ viết tắt thường được chấp nhận và sử dụng tích cực trong lời nói bằng văn bản - các ký hiệu mã hóa độ dài và khối lượng, các đơn vị đo lường khác, cũng như các chữ viết tắt "t. d. "," t. e. và tương tự. Họ không cần phải vẽ. Không cần thiết phải đưa ra một giải mã cho những từ viết tắt là những từ thực sự được sử dụng. Ví dụ, "ủy ban công đoàn" đề cập chính xác đến loại chữ viết tắt này, được sử dụng rộng rãi trong bài phát biểu thông tục.
Mọi chuyện bắt đầu như thế nào
Từ lịch sử của nhân loại, người ta biết rằng kho lưu trữ có lẽ là loại tài liệu tham khảo cổ xưa nhất được giới thiệu cho tài liệu lưu trữ. Việc sử dụng hàng tồn kho trong thế kỷ thứ mười ba đã chính thức được xác nhận. Trong những ngày đó, chúng được sử dụng để tính đến các tài liệu quan trọng và đảm bảo an toàn. Nhờ có hàng tồn kho, việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn, do đó có thể sử dụng chúng làm nguồn thông tin có giá trị.Trong giai đoạn 13-15 thế kỷ, hàng tồn kho ngắn, được biên soạn mà không cần hệ thống hóa đặc biệt, chỉ mô tả ngắn gọn về sách, bản thảo. Trong thực tế, đây là những danh sách không chính thức.
Vào thế kỷ XVI, phương pháp kiểm kê trở nên có trách nhiệm hơn. Danh sách bao gồm một danh sách các tùy chọn tài liệu khác nhau. Có hàng tồn kho trong đó các đối tượng được nhóm theo một số thuộc tính, mặc dù cùng lúc chúng vẫn được sử dụng, trong đó thông tin được ghi lại mà không có hệ thống. Vào thế kỷ XVII, tiến trình hình thành hàng tồn kho đã đi xa hơn, các hướng dẫn chi tiết bắt đầu được tạo ra, khác nhau về định dạng. Chúng rất hữu ích, và ngay cả các nhà nghiên cứu hiện đại, sử dụng hàng tồn kho như vậy, nhận được từ họ một số thông tin quan trọng về các trường hợp được tiến hành trước đó, sau đó soạn thảo các tài liệu. Vào thế kỷ XVII, hàng tồn kho cuối cùng đã củng cố một nhân vật mô tả có hệ thống.