Hoạt động hành chính - nó là gì?

Đây là gì - hoạt động hành chính? Tại sao cần thiết? Loại hoạt động này trông như thế nào? Có thể gặp ở đây "cạm bẫy"? Những điều này và một số câu hỏi khác sẽ được trả lời trong khuôn khổ bài viết hôm nay.

Thông tin chung

Về bất kỳ công ty nào, chúng tôi có thể nói rằng có một số chức năng không thể thực hiện mà không có. Điều này là độc lập với những gì cấu trúc làm. Chúng bao gồm công việc hành chính. Đây là một tiên đề mà không có hoạt động thành công bây giờ là không thể. Do đó, xem xét nó, cần phải nói về các chức năng quan trọng nhất được thực hiện, về vị trí, về vị trí và vai trò trong cấu trúc của công ty. Nói chung, hoạt động hành chính là một doanh nghiệp rất điển hình. Mặc dù nội dung cụ thể khác nhau tùy thuộc vào các mục tiêu hiện đang đối mặt với công ty, về quy mô và nguồn lực sẵn có của nó. Nhưng bạn nên bắt đầu với định nghĩa. Kinh doanh hành chính là công việc gắn liền với tổ chức công việc của nhân viên, phòng ban và dịch vụ của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả tổ chức cao. Bao gồm tất cả các cấp.

Phân loại

Các hoạt động hỗ trợ hành chính và kinh tế có thể được chia thành:

1. Cung cấp liên tục các hoạt động. Đây là việc mua văn phòng phẩm, vật tư, thiết bị văn phòng, thiết bị và đồ nội thất trong điều kiện làm việc, sửa chữa và bảo trì phòng ngừa, nếu cần thiết, cung cấp thông tin liên lạc và mua hàng lớn một lần.
2. Lưu lượng tài liệu. Điều này có nghĩa là sự phát triển của một hệ thống trao đổi giấy, bảo trì tài liệu lưu trữ, thư viện và cơ sở dữ liệu.
3. Hoạt động của tòa nhà, cơ sở và lãnh thổ. Bằng cách này, chúng tôi có nghĩa là làm sạch, cung cấp điện, hệ thống ống nước, sửa chữa nhỏ hộ gia đình, thiết kế ngoại hình, sắp xếp các khu vực xung quanh, cảnh quan.
4. Công tác tổ chức. Nó bao gồm các sự kiện, sắp xếp nơi làm việc, phòng họp, phục vụ cho nhân viên, dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm nhân viên và công ty, di dời.
5. Cung cấp mối quan hệ với các bên thứ ba. Một ví dụ là sự tương tác với các cơ quan chính phủ, chủ nhà và nhà cung cấp.
6. Nhân viên thông tin nội bộ. Điều này bao gồm tổ chức thông báo các tài liệu mới, giám sát việc thực hiện các hướng dẫn, tổ chức và duy trì các bảng thông báo cập nhật, phát hành các ấn phẩm nội bộ của công ty (tờ rơi, bản tin, báo), gửi tin nhắn, tổ chức triển lãm và bảo tàng trong nhà.

Như bạn có thể thấy, hoạt động hành chính và kinh tế không ngồi yên và đập ở cửa sau.

Các sắc thái của việc hoàn thành nhiệm vụ

Người đọc nên chú ý đến thực tế là một số chức năng là vĩnh viễn, trong khi những chức năng khác được trình bày dưới dạng nhiệm vụ một lần. Nhưng mặc dù vậy, tất cả điều này nên được ghi nhớ và, nếu cần thiết, thảo luận với nhân viên. Rốt cuộc, có thể sẽ cần phải thực hiện, mặc dù là một nhiệm vụ một lần, nhưng toàn cầu, chẳng hạn như tổ chức một động thái. Và trong trường hợp này, không nên có câu hỏi nào với câu hỏi, ai sẽ thực hiện tất cả những điều này. Chuyên gia trong các hoạt động hành chính và kinh tế nên hiểu rõ rằng mục đích chính của ông là đảm bảo hoạt động thoải mái và không bị gián đoạn của tất cả các dịch vụ của công ty.Nhiệm vụ chính là giúp các đơn vị còn lại hoàn thành kế hoạch sản xuất, không có vấn đề gì. Do đó, danh sách các chức năng trên có thể được giảm và mở rộng. Tất cả phụ thuộc vào tình hình cụ thể.

Về ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau

Các yếu tố sau ảnh hưởng đến danh sách cụ thể của các chức năng được thực hiện:

1. Quy mô công ty.
2. Các chi tiết cụ thể của hoạt động.
3. Mục tiêu của công ty.
4. Sử dụng vốn và tài nguyên mượn.

Những gì tốt cho một doanh nghiệp nhỏ có thể cực kỳ kém hiệu quả đối với một cấu trúc cỡ trung bình. Thật tốt nếu quản lý có thể nhận ra rằng có vấn đề và việc tổ chức lại công ty là cần thiết.

Làm thế nào để xác định chức năng và nhiệm vụ?

Vì vậy, chúng tôi dần dần đi đến kết luận rằng sự hỗ trợ hành chính của tổ chức nên được thực hiện phù hợp với nhu cầu. Nhưng làm thế nào để xác định các chức năng và nhiệm vụ cụ thể sẽ cần phải được thực hiện? Dưới đây là một hướng dẫn ngắn để hành động:

1. Việc phân tích vị trí hiện tại của công ty được thực hiện và các chức năng còn thiếu được xác định.
2. Hướng di chuyển được hình thành dựa trên các mục tiêu được chấp nhận của công ty.
3. Các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp và cách nó ảnh hưởng đến việc thực hiện các nhiệm vụ được chỉ định.
4. Tính khả thi của việc tự thực hiện một số công việc nhất định hoặc bằng cách thu hút các nhà thầu bên thứ ba được tính toán.
5. Vấn đề cấp dưới đang được giải quyết.
6. Định dạng tốt nhất để thực hiện chức năng cần thiết được xác định (phân bổ một nhân viên, bộ phận hoặc toàn bộ dịch vụ).

Định dạng của bài viết, than ôi, sẽ không cho phép xem xét đầy đủ mọi thứ và mọi thứ. Do đó, việc tổ chức công việc cho nhân viên sẽ được coi là một đối tượng nghiên cứu. Thật vậy, họ thường phải thực hiện các nhiệm vụ đa chức năng, và vì sự không nhất quán trong các hành động của các đơn vị khác nhau, các vấn đề khác nhau phát sinh.

Tổ chức công việc

Sự kiện này không xảy ra mỗi ngày. Do đó, thường không có quy định trong trường hợp này. Nhiệm vụ được giải quyết theo tình huống, rất thường xuyên trong chế độ khẩn cấp. Trong trường hợp này, các đơn đặt hàng đặc biệt được yêu cầu cho các hoạt động hành chính. Ví dụ, việc đưa ra các quy tắc tổ chức nơi làm việc mới sẽ cho phép chúng tôi lên kế hoạch cho toàn bộ quy trình trên giấy, để hiểu làm thế nào nó có thể được tối ưu hóa, nên làm gì và theo trình tự nào. Điều này đặc biệt đúng đối với những công ty đã đặt ra mục tiêu đạt được sự phát triển tích cực. Điều này rất thường xuyên liên quan đến việc mở rộng nhân viên và cần phải có một mua sắm phát triển tốt cho trường hợp này.

Bước đầu tiên

Ban đầu, một mô tả về nơi làm việc nên được thực hiện. Nó nên bao gồm một danh sách các thiết bị và đồ nội thất cần thiết. Nhưng không chỉ là thứ gì đó ngẫu nhiên và đầu tiên được bật lên bởi cánh tay, mà là thứ được sử dụng ở nơi làm việc điển hình. Có thể thực hiện phân loại tùy thuộc vào cấp độ của vị trí và phân bổ liên kết quản lý cao nhất, người quản lý cấp trung và người thực hiện. Hoặc bạn có thể xây dựng trên các chi tiết cụ thể của hoạt động. Đây là sự hiện diện của du khách, việc sử dụng các thiết bị bổ sung, hàng tồn kho, các yêu cầu đặc biệt về nhiệt độ phòng, ánh sáng hiện tại và những thứ tương tự. Lý tưởng nhất, một mô tả nên được viết cho mỗi bài. Nhưng đây cũng là một công việc rất tốn công. Do đó, ở giai đoạn đầu tiên, chúng ta có thể giới hạn bản thân trong việc chuẩn bị một mô tả tiêu chuẩn. Ví dụ, đối với nhân viên phòng thí nghiệm, cần cung cấp đủ ánh sáng và chế độ nhiệt độ nhất định. Nhân viên dịch vụ khách hàng phải có khu vực chờ. Đối với kế toán, an toàn phải được cung cấp.

Những lưu ý nào bạn cần ghi nhớ?

Các kế hoạch hành chính nên làm việc trên một số vấn đề.Ví dụ, những gì tốt hơn là liên tục có trong kho hoặc nên có được sau khi nhận được thông tin về một người mới đi làm. Ví dụ, trong trường hợp hàng tồn kho, mong muốn có một khoản dự trữ nhỏ. Rốt cuộc, ngay cả nhân viên làm việc có thể cần nó. Bạn cũng có thể tham dự bàn với ghế. Trong khi đó một máy tính dự phòng đã quá mức cần thiết. Nó là đắt tiền và nhanh chóng lỗi thời, và không hiệu quả để lưu trữ nó mà không làm việc. Nói chung, một giải pháp rất tốt sẽ là biên dịch một ma trận của toàn bộ quy trình kinh doanh, chỉ ra trong đó tất cả các bộ phận có liên quan đến quy trình. Trong trường hợp này, bạn có thể lưu ý đơn giản và rõ ràng vị trí và khung thời gian bạn cần làm gì. Điều này rất quan trọng, không phải ít nhất, do thực tế là thiếu sót thường xảy ra do lỗi truyền dữ liệu. Rốt cuộc, nếu không có thông tin ban đầu đầy đủ, thì ngay cả những đơn hàng tốt nhất về hoạt động hành chính và kinh tế cũng sẽ không thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu hiện có.

Các cách tiếp cận khác

Nhưng bạn không nên chỉ giới hạn ở đây. Ví dụ: khi tương tác với nhân viên, bạn có thể tạo nhật ký yêu cầu. Sau đó, các giải thích đến được đăng ký trong đó và sau đó được chuyển đến một người biểu diễn cụ thể để thực hiện. Trong trường hợp này, cần định kỳ xem xét và theo dõi tình trạng thực hiện. Nó cũng có thể có liên quan để kích thích nhân viên về chất lượng và tốc độ xử lý các ứng dụng. Nếu có một khiếu nại chính đáng rằng một trong những nhân viên thực hiện kém nhiệm vụ của mình, điều này sẽ kết thúc bằng hình phạt của người thực hiện. Để đảm bảo tính công bằng, rất nên đặt định mức. Trong trường hợp này, cần phải biên soạn một danh sách đầy đủ các ứng dụng có thể có bổ sung trong trường hợp tiền lệ. Và sau đó cho mỗi mục, định mức riêng của nó được phát triển. Mặc dù rất thường xuyên các tiêu chuẩn mô hình không được cung cấp. Do đó, các công ty thiết lập các giá trị riêng dựa trên các chi tiết cụ thể về hoạt động và nhiệm vụ hiện tại của họ. Ví dụ: nếu nhận được thông báo rằng bóng đèn đã bị cháy, thì một ngày làm việc được phân bổ để giải quyết vấn đề này.

Tóm tắt những điều trên

Như bạn có thể thấy, việc tổ chức các hoạt động hành chính và kinh tế có những cạm bẫy của nó, mà ngay từ cái nhìn đầu tiên không thể nhìn thấy được. Khi xây dựng các quy định và bài viết, một khối lượng thông tin khá lớn phải được tính đến. Điều này liên quan đến các mục tiêu của công ty, chi tiết cụ thể và quy mô của nó. Lập kế hoạch chi tiết và quy định rõ ràng về quy trình kinh doanh sẽ cho phép chúng tôi giải quyết thành công các vấn đề nhờ thiết lập một quy trình thích hợp để thực hiện công việc. Quản lý các hoạt động hành chính và kinh doanh quy định rằng tất cả những người tham gia vào việc thực hiện và kiểm soát quá trình nên quen thuộc với các biện minh lý thuyết cho việc thực hiện. Cần phải luôn nhớ rằng lãnh đạo có thẩm quyền có thể cải thiện đáng kể hiệu quả của quá trình. Nó không quan trọng vấn đề là gì - về các hoạt động hành chính và kinh tế của việc thành lập các cơ quan nhà nước, một cơ cấu phi lợi nhuận hoặc một doanh nghiệp tư nhân - quản trị tốt có một dự trữ phát triển rất lớn. Và nó cần được sử dụng.

Kết luận

Vì vậy, nó đã được coi là những gì cấu thành các hoạt động hành chính. Tất nhiên, thông tin chỉ được cung cấp trong bài viết này là không đủ để ngay lập tức trở thành một người quản lý tốt. Ngay cả một giới thiệu đơn giản về sách thông minh sẽ không đủ. Thật vậy, trong vấn đề này, người ta cũng phải hiểu khía cạnh thực tế của việc thực hiện các hoạt động. Sách sẽ không nói về sự tồn tại của tất cả các cạm bẫy của nghiêm trọng, đó là điều cần thiết để tự mình điền vào các trang web và tích lũy kinh nghiệm.