Şirketler, işletmenin tüm çalışanlarının gün veya vardiya boyunca gerçekte ne kadar çalıştıklarını dikkate almalıdır. Bu, çalışanlar için bir zaman çizelgesi bulundurmayı gerektirir. Bu belge özel bir formda hazırlanmıştır. Her şirket ve bireysel girişimci bu belgeleri doldurmalıdır. Bunu yapmak için, Devlet İstatistik Komitesi tarafından geliştirilen T-12 ve T-13 kayıt formları kullanılmalıdır. Zaman çizelgesini doldurmak oldukça basittir, ancak bunun için raporun doğru olması için bazı kurallar ve gereksinimler dikkate alınmalıdır. İçeriğinden, çalışanların maaşlarının doğru hesaplanmasına bağlıdır.
Belge kavramı
Rapor kartının özel şekli 2004 yılında Goskomstat tarafından onaylandı. Organizasyonlardaki zaman çizelgelerinin yönetimi, personel servisi veya muhasebe departmanı çalışanları tarafından yürütülür.
Bu forma dayanarak, işletme yönetimi çeşitli işlemler yapabilir:
- işletmenin her çalışanının çalıştığı tüm saatleri dikkate alınız;
- işyerinde disiplini izlemek;
- Çalışanların tüm katılımlarını ve devamsızlıklarını yansıtmak;
- Her uzmanın geç kaldığı gerçeğini kaydedin;
- işin şirkette bir uzman tarafından ne kadar tam olarak yapıldığını belirlemenizi sağlayan bilgilere sahip;
- bu bilgiyi yetkili maaş bordrosu için kullanın;
- verileri istatistiksel formlara girin.
Bu belge en çok muhasebe departmanı çalışanları tarafından en uygun maaş, ikramiye ve teşebbüsün diğer çalışanlarına ödeneklerini hesaplarken kullanılır. Personel servisi için çalışanlar için bir zaman çizelgesi bulundurmak, devam ve gecikmeyi kontrol etmenizi sağlar. İhlaller tespit edilirse, işletmenin ilgili çalışanları sorumlu tutulur ve farklı disiplin cezaları uygulanabilir.
Belgeyi kullanmanın nüansları
Vergi Kanunu, resmi olarak bir şirkette çalışan her kişinin, işten çıkarılması üzerine çalışma kitabını içeren diğer belgelerle birlikte bir zaman çizelgesi talep edebileceği bilgisini içerir. Bu bilgi Art. 84.1 Vergi Kanunu.
2013'ten bu yana, işletme yöneticileri, çalışanlar için iptal edildiklerinden dolayı zaman çizelgesi oluştururken birleşik formları kullanamazlar. Ancak genellikle şirket uzmanları bu belgeleri kullanır. Örnek bir zaman çizelgesi aşağıdadır.
Muhasebe departmanı uzmanlarının veya personel departmanının uzmanlarının bu belgede bağımsız olarak çeşitli değişiklikler yapmasına izin verilir. Tüm işletmenin özelliklerine ve eyaletteki çalışan sayısına bağlıdır.
Goskomstat tarafından tanıtılan form uygun olarak kabul edilir, bu nedenle kolayca işlenebilir ve değiştirilebilir. Genellikle herhangi bir değişiklik yapmadan kullanılır.
Hangi formlar uygundur?
Kullanımı kolay kabul edilen üç tür belge vardır. Kolayca çeşitli ayarlamalar yapabilirsiniz. Seçim, işletmenin yönüne ve şirketteki pozisyon sayısına bağlıdır.
Bir zaman çizelgesinin korunması, temel olarak üç form kullanılarak gerçekleştirilebilir:
- T-13. Bu form genellikle, belirli bir uzman işe geldiğinde otomatik olarak kaydedildiği bir girişte bir turnike veya başka ekipmanın monte edildiği şirketler tarafından kullanılır.Belgeler hem manuel yöntemle hem de çeşitli bilgisayar programları kullanılarak doldurulur.
- T-12. Bu seçenek evrensel bir formdur. Genellikle işletme uzmanları tarafından elle doldurulur. Yapılan iş için ödeme miktarına dair bilgilerin girilebileceği ek bir bölümü vardır.
- 0504421. Bu form yalnızca bütçe kuruluşları tarafından kullanıldığı için özel olarak kabul edilir. Farklı eğitim kurumlarında çalışan öğretmenler veya öğretmenler arasında en alakalı olanıdır.
Her belgenin kendi özellikleri vardır, bu nedenle belirli bir şekilde doldurulur.
Zaman çizelgesini kim dolduruyor?
Özellikle şirket, zaman çizelgesini korumaktan sorumlu özel bir kişi tayin etmelidir. Genellikle, bir personel memuru veya muhasebeci bunun için seçilir. Bunu yapmak için, ilgili yetkilerin uzmana devredilmesi temelinde başlangıçta bir emir verilmelidir.
Zaman çizelgesinde, zaman çizelgesini korumaktan sorumlu kişi ve personel departmanı başkanı tarafından imzalanmalıdır. Şirketin böyle bir çalışana ayrı bir pozisyon vermesi gerekli değildir, çünkü uygun yönetim yetkisine sahip bir işletme yönetimine sahip olan her kişi bu görevle başa çıkabilir. Bir zaman çizelgesini muhafaza etme zorunluluğu sipariş temelinde aktarılır. Bu dokümanın korunmasından işletme çalışanının sorumlu olduğunu belirtir.
Seçilen uzmanın iş sözleşmesine ayrı bir madde eklenmelidir. Bir vatandaşın belirli yetkilere sahip olduğunu gösterir. Bu işlem tamamlanmazsa, uzman ek işi reddedebilir.
Zaman çizelgesini korumak için seçilen kişi ay boyunca bilgi girmelidir, ardından belgeler personel departmanının başına iletilir. Daire başkanı bilgileri diğer kaynaklarla kontrol eder ve sonra formu imzalar. Daha sonra işletmenin her çalışanının maaşını hesaplamak için muhasebe departmanına transfer edilir.
Doldurma Kuralları
Bu belgeyi doldurma yetkisine sahip bir çalışan, bilgi girme sürecinin nüanslarını anlamalıdır. Bir zaman çizelgesini korumanın kuralları basit ve anlaşılabilir olarak kabul edilir. Bunları başlangıçta iyi bir şekilde anlamanız önerilir, bu da raporla çalışmayı kolay ve kolay hale getirecektir. Sadece personel hizmetinin değil aynı zamanda muhasebe departmanının üretkenliği de buna bağlı. Doğru girilen verilere dayanarak, muhasebe departmanının çalışanları, işletmenin her çalışanının ücretini doğru olarak hesaplayabilecektir.
Bir belgeyi doldurmanın temel kuralları aşağıdakileri içerir:
- en başından beri, bir zaman çizelgesini korumanın mevcut şekli doğru seçilir;
- belge sadece bir kopya ile doldurulur;
- bunun manuel olarak veri girmesine veya bir bilgisayarı kullanmasına izin verilir;
- bu sürece dahil olan çalışan, işverenin ilk önce bir emir çıkardığı uygun yetkiye sahip olmalıdır;
- zaman çizelgesini yeni ayın başında hazırlar;
- Şirketin ismi ve mevcut bölümleri hakkında bilgiler başlık sayfasına girilir;
- Muhasebenin başlama tarihi;
- ayın sonunda raporlama tarihi belirlenir;
- zaman çizelgesinin ana sayfası, kuruluşun her çalışanıyla ilgili verinin girildiği bir tablo ile temsil edilir ve karışıklık veya hataları önlemek için tüm adları doğru bir şekilde girmek önemlidir;
- Her çalışan hakkında mutlaka güvenilir bilgi bulunmalı ve kişisel bir dosyada alınabilecek uzmana atanan numara da kaydedilmelidir;
- zaman çizelgesi sütunları ayın belirli günleriyle gösterilir;
- soyadlarının tersine, çalışılan tüm saatlerle veya vardiyalarla ilgili bilgilerin girildiği hücreler vardır;
- hafta sonları veya tatil günleri varsa, bu bilgiler özel işaretlerle belirtilmelidir;
- Sorumlu kişinin bilgileri günlük olarak girilmelidir; bunun için uzmana çeşitli siparişler, beyanlar, hastalık izni veya şirket yönetiminin talimatlarını içeren resmi belgelerle rehberlik edilir;
- gecikme veya devamsızlık kaydedilirse, rakam ve harflerden oluşan özel kodlarla sabitlenirler.
Belge, kurum başkanının imzası ile bağlanır. Bu imza olmadan geçerli sayılmaz. Bir zaman çizelgesini koruma prosedürü basit olarak kabul edilir, bu nedenle, personel hizmetindeki her çalışan bu işlemle başa çıkabilir. Hata veya ihlal tespit edilirse, bu bilgilerden sorumlu olan atanmış uzmandır.
Farklı bilgi girmenin nüansları
Bu belgeyi doldurmak aslında oldukça basittir. Bunu yapmak için, sadece her hücrenin amacını anlamanız gerekir. Belgeleri tamamlama yetkisine sahip sorumlu kişiler, belgenin kompozisyonunu iyi anlamalıdır. Doldurma işleminin özellikleri:
- sütun sayısını artırmak için izin verilir;
- saatin gider kodları üstte görüntülenir ve alt kısımda, uzmanın belirli bir günde gerçekte ne kadar çalıştığı gösterilir;
- örgütün her çalışanının, maaşları hesaplamak ve diğer işlemleri yapmak için kullanılan zaman çizelgesinde kişisel bir numarası olmalıdır;
- kısmi zamanlayıcılara iki sayı atanmıştır;
- Hem çalışılan günleri hem de her gün bir uzman tarafından çalışılan saat sayısını belirtmek gerekir;
- Her ayın sonunda, rapor kartı personel departmanına verilir ve bu departmanın uzmanları dokümanın hazırlanmasının doğruluğunu kontrol eder ve ayrıca çalışanlar tarafından kaçırılan çalışma saatlerinin devamsızlık olmadığından emin olun;
- Herhangi bir uzman ayrılırsa, bir sonraki aydan itibaren, zaman çizelgesini doldururken numarası kullanılmaz;
- Devamsızlık, izin günleri ve devamsızlık, tatiller, iş gezileri veya işyerinde uzman olmayan diğer nedenlerle ilgili verileri belirtiniz.
Çalışma gününün uzunluğu saat olarak belirtilirse, eksik saatlerin sabitlenmesi gerekli değildir.
Bütçe organizasyonları için özellikler
Bütçe olan işletmeler işletme sırasında farklı bir form kullanırlar. Buna 0504421 adı verilir. Bu form, standart T-12 veya T-13 formundan bazı farklılıklara sahiptir. Bu, bir bütçe kuruluşunun çalışmalarının tüm nüanslarını yansıttığı gerçeğinden kaynaklanmaktadır. Tabloda, antrenman veya eğitim tatillerinde bir hafta sonu olduğunu gösteren farklı kodlar girebilirsiniz.
Kamu sektöründeki çalışanlar için bir zaman çizelgesi sağlamanın temel nüansları aşağıdakileri içerir:
- başlık sayfasına sadece kurumun adını değil aynı zamanda atanan dijital kodu da eklemek önemlidir;
- belgede bazı değişiklikler yapmanız gerekirse, düzeltme kodu verilir;
- alt toplamlar hakkında bilgi girmeniz gereken grafikler var.
Bu formu kullanırken, ek hesaplamaları kaydetmeniz gerekmez. Bir dokümanı doldururken standart kurallar kullanılır.
Hangi kodlar kullanılıyor?
Bu belgeyi doldururken, hangi kodların girilmesi gerektiği hakkında bilgi sahibi olmalısınız. Rakam ve harflerden oluşur. Bu raporun kapak sayfasında tüm kodların bir kopyasıdır. Genelde, zaman çizelgesinin sürdürülmesi konusunda işletme başkanı tarafından özel bir hüküm verilen ek kodların girilmesi gerekir.
Bu zaman çizelgesini doldurmak için kullanılan ana kodlar:
- günlük vardiya süresi - Я01;
- gece çalışması - Н02;
- Çalışanların hafta sonları veya tatil günlerinde yapması gereken etkinlikler - PB03;
- fazla mesai atamaları - С04;
- Bir iş gezisinde bir uzman göndermek - K06;
- zorunlu ücretli izinlerin kaydı - OT9;
- uzmana ek ücretli izin verilmesi - OD10;
- hastalık izninde bir kişi bulmak - B19;
- geçici sakatlığın ödemesiz tescili - T20.
Genellikle, yasa ile getirilen standart kodlar bir belgeyi doğru doldurmak için yeterlidir.
Hangi hatalar sıklıkla yapılır?
Belgede önemli hatalara neden olan bazı genel düzensizlikler vardır. Bunlar şunları içerir:
- sadece çalışanların baş harfleri gösterilir ve aynı zamanda işgal ettikleri pozisyon hakkında bilgi yoktur;
- Tatiller iş günü olarak kayıtlıdır;
- tatil gününün sonunda, vardiya çalışmasının bir saat azaldığı belirtilmemiştir.
Bir vatandaşın şirkette yarı zamanlı bir işi varsa, çalışma gününün tam süresine çok dikkat edilmesi gerekir. Genellikle, uzmanlar bir iş gezisine çıkarlar ve bu şartlar altında, K06 kodu basitçe kullanılır, bu nedenle bir çalışanın günde kaç saat çalıştığını belirtmek gerekmez.
Parça ödemesi nasıl yapılır?
Oldukça sık, işletmeler parça ücretlerini kullanır ve bu da zaman çizelgesini doldurmakta zorluk çeker. İşçiler için bir zaman çizelgesi sağlamanın talimatları aşağıdaki gibidir:
- ücret, bir uzman tarafından yapılan iş miktarına bağlıdır;
- doküman, işletmenin her çalışanı için çıktıyı dikkate almalıdır;
- emeğin saat cinsinden ölçülmesine izin verilir, örneğin okullarda veya diğer eğitim kurumlarında gereklidir, bu nedenle zaman çizelgesi zaman çizelgesinde yazılmalıdır;
- diğer durumlarda, kod I01 kullanılır, bu nedenle bu belgenin son satırını doldurmanız gerekmez;
- tatil günlerinde yapılan çalışma ayrıca ödenir ve ödeme tutarı toplu sözleşmede yer alan bilgilere dayanır.
Bu nedenle, bir parça ücret ücret formu ile bile, bir zaman çizelgesini doldurmak oldukça basittir.
Hataların sorumluluğu
Belirli bir şirket uzmanına, işverenin uygun bir sipariş verdiği bir zaman çizelgesi tutma yetkisi vardır. Masanın nasıl doğru doldurulacağını iyi bilmesi gerekir. Süreci basitleştirmek için, genellikle bir zaman çizelgesini korumak için özel bir program kullanılır. İlgili verilerin gerekli satırlara girilmesi yeterlidir; sonrasında belgenin basılması ve imzalanması. Gerekirse, sadece çeşitli değişiklikler yapın.
Bu belgedeki hataların düzenleyici otoriteler tarafından tespit edilmesi durumunda şirket sorumlu tutulacaktır. Müfettiş, çoğu zaman, zaman çizelgesinde belirtilen bilgilerde birincil belgelerde yer alan verilerle tutarsızlıklar olduğunu ortaya çıkarır. Genelde, maaş bilgileri uzlaştırma belgesindeki verilerden farklıdır.
İhlalin olduğu tespit edilirse, şirket idari olarak sorumlu tutulur, bu nedenle 5 bin ruble para cezası öder. Bu belgenin tam bir yokluğu ortaya çıkarsa, para cezası 50 bin ruble'ye çıkar ve Sanat Yönetmeliği uyarınca işletme başkanına uygulanır. İdari Suçlar Kanunu'nun 5.27. Bu durumu önlemek için, şirket yönetimi bir zaman çizelgesi derlemenin doğruluğunu ve zamanlamasını izlemelidir.
Sonuç
Bu nedenle, çalışanlar için bir zaman çizelgesi bulundurmak her kurum için zorunludur. Bu işlem, sorumlu bir uzman tarafından yürütülür ve işletme müdürü tarafından özel bir sipariş vererek uygun yetkiye sahiptir.
Bu belgedeki tüm hücreleri doldurma kurallarını anlamak önemlidir. Hata içeriyorsa veya şirkette tamamen bulunmuyorsa, denetim otoriteleri şirketi idari olarak sorumlu tutabilir.Zaman çizelgesindeki bilgilere dayanarak, uzman ücretlerinin hesaplanması yapılır. Belge yönetiminin bu süreci kolaylaştıran özel bilgisayar programlarını kullanması en uygunudur.