İşleyiş sürecinde her şirket çok sayıda belge hazırlamak zorunda kalıyor. Seçilen vergi rejimi, çalışanlar veya büyük müteahhitlerle işbirliği ile ilgilidir. İşletmenin her çalışanı gerekli belgeleri bulabilmesi için yetkili ve yapılandırılmış depolama gerektirir. İşletmenin çalışanları hakkında bilgi içerdiğinden, birçok belgenin 75 yıldan fazla bir süre şirkette olması gerekir. Bu nedenle, organizasyondaki belgelerin yetkili arşivlenmesi gerekir. Eğer şirket büyükse, kendi arşivinizi oluşturmanız önerilir. Ancak küçük kuruluşlarda, kağıtlar ayrı bir dolapta saklanır.
Arşivleme Kuralları
Belgelerin arşivlenmesi, 125 sayılı Federal Kanun hükümlerinde belirtilen her şirket için zorunlu bir süreçtir. Küçük işletmelerde, gerekli tüm eylemler sekreter tarafından gerçekleştirilir, ancak büyük kuruluşlarda ayrı bir çalışan arşivlemeye katılır.
Görevlendirilen çalışan, kurumdaki personel belgelerinin arşivlenmesiyle ilgili kanunun gerekliliklerini bilmeli ve ayrıca çeşitli belgelerin saklama sürelerini de anlamalıdır. Bunun için farklı kağıtlar için ayrı kağıtlar başlatılır. Evrakların 2003'ten sonra oluşturulmuş olması durumunda, şirket personeli ile ilgili belgeler en az 50 yıl saklanmalı ve kuruluşun 2003'ten önce oluşturduğu belgeler varsa, o zaman 75 yıl saklanmaları gerekir.
Arşiv oluşturmanın nüansları
Büyük şirketlerde, iş sırasında çok sayıda belge üretilir, bu nedenle arşiv adı verilen ayrı bir odada saklanır. Ayrı bir yapı birimi tarafından temsil edilir ve oluşturulması sırasında, şirketin yerel düzenleyici kanunu olan yönetim tarafından özel bir Tüzük düzenlenir.
Bu Yönetmelikte, kuruluştaki belgelerin arşivlenmesi için temel kuralların yanı sıra, bu süreçte yer alan yetkililerin tespit edilen çeşitli ihlallere karşı sorumluluğu verilmiştir.
İşlem kuralları
Kuruluştaki belgelerin arşivlenmesi sırasında, görevlendirilen sorumlu çalışan tarafından aşağıdaki kurallar göz önünde bulundurulmalıdır:
- belgeler yalnızca envanter tarafından arşive aktarılır;
- Kağıtlar herhangi bir çalışanın çalışmasına sunulmuşsa, gelecekte doğru belgeyi bulmak kolay olacak şekilde, özel kuralların gerekliliklerini dikkate almak önemlidir;
- Şirketin her bir bölümü, depolama için belgeleri yasaya göre belirlenen süre içinde sorumlu kişiye devretmelidir;
- Farklı sebeplerden dolayı, programın ihlal edilmesi durumunda, farklı belgelerin arşive aktarılması esasına dayanarak, yetkili şirketin bu durumu bildirmesi gerekir.
Arşivi derleme okuryazarlığı bu sürecin doğruluğuna bağlıdır.
İşlem hedefi
Kuruluştaki belgelerin arşivlenmesi, tüm belgelerin yanı sıra yetkili depolaması için en iyi duruma getirilmesi için gereklidir. İyi yapılandırılmış bir arşiv varsa, şirketin herhangi bir çalışanı, gerekirse, personel, farklı emir veya emirler ile ilgili farklı belgeler bulabileceklerdir.
Şirketler giderek daha fazla elektronik belge yönetimine geçiyor, bu yüzden tüm belgeler arşivin elektronik bir versiyonunun oluşturulduğu bir bilgisayarda saklanıyor.Ancak, belgelerin yasal bir kuvvete sahip olduğunu ancak bir kağıt formatı varsa, dolayısıyla belgelerin elektronik olarak depolanmasının sadece standart arşive ek olarak hareket ettiğini göz önünde bulundurur.
Arşivleme prosedürü
Belgeleri arşivleme prosedürü tüm şirketler için aynıdır, ancak her kuruluş kendi ayarlamalarını yapabilir. Standart prosedür aşağıdaki adımlara ayrılmıştır:
- Başlangıçta, arşive iletilmek üzere hazırlanan belgelerin özellikleri vurgulanır;
- gerekirse, kağıt zımbalamayı veya çeşitli ilaveler yapmayı içeren ek eylemler gerçekleştirilir;
- Belgeler ayarlanmaktadır, bu da gelecekte gerekli belgeleri toplam dokümantasyon kütlesinde kolayca bulmayı mümkün kılar;
- Gereksiz belgeler yasal olarak imha edilir, çünkü işletme işletmesi için herhangi bir değer göstermezler;
- belgeler sistematik hale getirilir, daha sonra türlerine göre dikilir;
- bildiriler aşağıdaki türlere ayrılmıştır: muhasebe, personel veya yönetim;
- Herhangi bir makaleyi yukarıdaki türler olarak sınıflandırmak mümkün değilse, birleştirilir ve ayrı bir davaya girilir;
- Her bir mühür, yetkili personelin imzasının yanı sıra kurumun mührü ile yapıştırılmıştır;
- hangi vakaların belirli bir klasörde bulunduğu hakkında bilgi içeren her durum için bir envanter oluşturulur;
- türe göre sıralanmış davaların katalogları hazırlandı;
- Doğru hazırlanmış tüm vakalar, genellikle çok sayıda uygun rafın bulunduğu ayrı bir oda olarak sunulan arşive depolanmak üzere gönderilir.
Prosedür, yalnızca kurum başkanı tarafından gerekli yetkiye sahip olan yetkili bir kişi tarafından gerçekleştirilir. Belgeleri arşivlemek için herhangi bir kural ihlal edilmişse veya belgeler tamamen kaybedilmişse, bu belirli çalışanlar tespit edilen ihlallerden sorumludur.
Adlandırma derlemesinin özellikleri
Eğer şirket gerçekten çok sayıda kâğıt içeriyorsa, o zaman organizasyondaki dokümanları arşivlerken, davaların isimlendirilmesi derlenir. Gelecekteki yardımı ile sayısız klasör arasında doğru olanı kolayca bulmak mümkün olacak.
Vaka listesini derlerken, aşağıdaki bilgiler belirtilecektir:
- tayin edilen şartlı numara ile temsil edilen özel durumun endeksi, bu numaranın ilk kısmı belgelerin alındığı departman kodu;
- davanın adı;
- klasörde saklanan kağıtların sayısı;
- bu belgelerin yasal gereklilikler temelinde saklanması gereken süre;
- Sorumlu kişi tarafından bırakılan farklı notlar, örneğin, belirli bir durumun ek bir elektronik versiyona sahip olduğunu belirtebilirsiniz.
Her yıl çok fazla belgenin arşive aktarılmadığı küçük kuruluşlarda, davaların isimlendirilmesi derlenemeyebilir.
“Arşiv Yönetmeliği” nin yayınlanmasıyla ilgili kurallar
Büyük şirketlerde, arşiv, uzun bir süre boyunca çok sayıda dosya ve belgenin depolandığı ayrı bir odada sunulur. Aynı zamanda, organizasyon sadece belgeleri arşivlemekle uğraşan bir uzman kullanır. Çalışmalarının açıkça düzenlenebilmesi için şirket yöneticileri sık sık özel bir “Arşiv Yönetmeliği” yayınlar ve birleştirir. Kullanımı için kurallar şunlardır:
- Sorumlu kişi tarafından ne tür bir çalışma yapılması gerektiği;
- farklı bölümlerden arşive belge aktarma kuralları verilmiştir;
- envanter kaydı ve davaların isimlendirilmesi ile ilgili kuralları listeler;
- arşive aktarılan kağıtların doğru hazırlanmasına ilişkin bilgi girilir;
- Görevlendirilen çalışanın, belgelerin bileşiminin yanı sıra yürütmenin uzlaştırılmasında yer alması gerektiği belirtilmiştir.
Arşiv çalışanı dokümantasyonda herhangi bir ihlal olduğunu tespit ederse, belgeler revizyon için şirketin ilgili bölümüne gönderilir. Hata veya eksiklik yoksa, kağıtlar dikiş için kabul edilir. Bilginin okunması zorsa, belgenin bir kopyası yapılır.
Arşiv Gereksinimleri
Her şirket kuruluştaki belgelerin doğru şekilde arşivlenmesi için temel gereksinimleri göz önünde bulundurmalıdır. Kayıt tutma, kanunun temel şartlarına tabi olmalıdır. Büyük şirketlerde, arşiv, şirket çalışanlarından veya yetkisiz kişilerce korunması gereken ayrı bir oda tarafından temsil edilir. Bu nedenle, bu ünitenin yaratılması sırasında aşağıdaki gereksinimler dikkate alınır:
- Mülkler diğer bölümlerden ve ofislerden izole edilmelidir;
- bir yangın ve hırsız alarmı kurar;
- bu odanın büyüklüğü, her yıl kaç belgenin arşive aktarıldığına bağlıdır;
- odaya özel uzun raflar monte edilir ve metal yapıların seçilmesi önerilir;
- raflar arasında 75 cm'den az olamaz bir mesafe vardır;
- rafların uzunluğu farklı olabilir ve tavanların yüksekliğine bağlıdır;
- Ek olarak, en değerli ve önemli belgelerin bulunduğu odada özel kasalar kurulmaktadır.
Her şirkette, seçilen tesislerin alanı tamamen farklı olabilir, çünkü bunun için çeşitli faktörler göz önünde bulundurulur.
İşler nasıl düzgün bir şekilde hazırlanır?
Muhasebe belgelerinin arşivlenmesine ancak bu belgelerin yetkili ön hazırlığı yapıldıktan sonra izin verilir. Bu nedenle, bunu veya bu kağıdı arşive göndermeden önce aşağıdaki adımları uygulamanız gerekir:
- başlangıçta, sorumlu kişi şirketin mevcut faaliyetlerini yürütme sürecinde gerçekten devredilen belgelerin gerekli olmadığından emin olmalıdır;
- belgelerin bir açıklaması ve doğrudan dava yapılır;
- Belgelerin ve davaların gerçekten değerli olduğundan emin olmak için bir inceleme yapılır, bu nedenle belirli bir süre şirkette saklanmaları gerekir;
- Gerekirse, belgeler dosyalanır, kopyalanır veya ayarlanır ve ancak daha sonra arşive aktarılır.
İşe alınan çalışanlarla ilgili ve farklı saklama sürelerine sahip olan siparişler, farklı durumlar için yerine getirilmelidir, çünkü eğer karışıklarsa, belirli evrakların imhası sırasında karışıklık olabilir.
Sorgularla çalışmanın nüansları
Organizasyon çalışmaları sırasında oluşturulan personel belgelerinin ve diğer belgelerin arşivlenmesi, faaliyetleri için belli bir ücret alan sorumlu bir çalışan tarafından gerçekleştirilir. Şirketin yöneticisi veya diğer çalışanları, arşivde bulunan belgeleri incelemeleri gerekiyorsa, atanan kişiye özel bir istekle başvurmaları gerekir.
Arşivden gelen bilgiler, bir arşiv sertifikası, kopya veya çıkartma şeklinde verilir. Sertifika, istenen konuyla ilgili arşiv bilgilerini içeren bir belge ile sunulur.
Arşivlenmiş bir kopya, arşivde saklanan bir belgedeki metin veya resim çoğaltılarak temsil edilir. Ek olarak, arama verilerini sağlar.
Bir özü sözlü metni, belgelerin yalnızca belirli bir bölümünü çoğaltır. Bunu yapmak için, talebi yapan çalışan, hangi özel konu bilgisinin gerekli olduğunu belirtmelidir.
Sonuç
Şirketin çalışması sırasında oluşturulan birçok belge uzun süre saklanmalıdır. Optimum koşullar yaratmak için şirkette ayrı bir yapısal birim tarafından sunulan bir arşiv oluşturulur. Ayrıca, arşivdeki belgeleri kabul etmekten sorumlu olan sorumlu bir kişi de atanır. Aynı uzman, diğer çalışanlardan ve yöneticilerden gelen taleplere cevap verir.
Belgeleri arşivlerken, kağıdı doğru bir şekilde yapılandırmanıza ve ideal saklama koşulları sağlamanıza izin veren bazı kurallar ve gereksinimler dikkate alınmalıdır.