Girişimcilerin belgeleri flaşa sokma ihtiyacı ile karşı karşıya kalması durum nadir değildir. Vergi incelemesi, emeklilik fonu veya arşivde depolanması için bildiri istenebilir.
Dokümanların yapıştırılması veya zımba ile tutturulması kesinlikle yasaktır. Sorunları önlemek ve okuma yazma bilmeyen bir kişinin itibarını kazanmak için, tüm gerekliliklere uygun olarak belgelerin nasıl yanıp söneceğini bilmeniz gerekir.
Genel kurallar
İlk bakışta, bağlayıcı belgelerde hiçbir zorluk çıkmaması gerektiği görünebilir, ancak bu tamamen doğru değil. Sürece sorumlu bir şekilde yaklaşılmalı, böylece kağıtlar uygun biçimde olmalıdır. Birçok matbaa bu işi belirli bir ücret karşılığında ve kısa sürede yapabilir, ancak her işadamı önemli belgeleri yabancılara emanet etme riski taşımaz. Profesyonellerin hizmetlerini her zaman kullanmamak için, belgelerin nasıl düzgün şekilde flaşlaştırılacağına karar vermek faydalı olacaktır.
Denetim yapıları girişimcilere bu konuda özel rehberlik sağlamaz, bu yüzden kendinle ilgilenmelisin. Büro çalışması alanındaki rehberlerden bilgi alınabilir.
İpliği ile kağıt dikin
Belgeler bu şekilde nasıl flaş edilir? Bunu yapmak için aksesuarları hazırlayın. İplikler, iğneler ve tutkal olması gerekir. İşlem üç aşamadan oluşur:
- Belgelerin hazırlanması Tüm kağıtlar doğru sırada yerleştirilmeli ve sayfanın köşesinde bir kalemle numaralandırılmalıdır. Delikler bir awl ile yapılabilir veya bir delgeç kullanabilir. Çok fazla kâğıt varsa ve bunları bir delgi ile delmek imkansız olduğunda, keskin bir çivi ve bir çekiç kullanmaya değer. Deliklerin sayısı belgenin önemine ve amacına bağlıdır. Broşürün bozulmaması için son derece hassas belgeler beş delik halinde zımbalanır. Delikler, boş alanın ortasında, solda bulunmalıdır. Mesafe, bir delikten diğerine yaklaşık üç santimetre olmalıdır.
- Yaz-off. İpliklerle belgelerin nasıl dikildiğini anlamak için, önemli nüansları bilmeniz gerekir. Çoğu durumda, sicim ya da iplik LS-210 kullanmak gelenekseldir. Diğer dayanıklı iplere de izin verilir. Süreci, ortada bulunan deliğin arkasından başlatmak gerekir. İstenilen gücü sağlamak için belgeleri iki kez zımbalamak gelenekseldir. İplik, merkezi delinmenin arkasına getirilir ve bir düğümle bağlanır. Belirli bir değeri olmayan kağıtları tutturmanız gerekirse, normal bir iplik kullanabilirsiniz.
- Bir belgenin belgelendirilmesi. Kağıdı doğru şekilde belgelemek için, 4 ila 5 cm boyutlarında küçük bir yaprak hazırlamak gerekir, ipliğin uçları serbest kalacak şekilde demete yapıştırılmalıdır. Sayfada dosyalanmış bildiri sayısını sayı ve kelimelerle belirtmeniz, ayrıca sorumlu kişinin pozisyonu, soyadı ve baş harflerini belirtmeniz gerekir. Bundan sonra, sertifika sahibi imzasını ve eğer varsa mühürünü koyar. İmza ve mühürün kenarları broşür etiketlerinin ötesine geçmelidir.
Vergi incelemesi için bildiri nasıl hazırlanır?
Herhangi bir girişimci, faaliyetleri hakkında çeşitli raporlar sunmakla yükümlüdür, bu nedenle vergi servisi için belgelerin nasıl ateşleneceğine dair bilgi gereklidir. Tutarsızlıkları önlemek için, sorumlu kişiye belgeleri sıkılaştırma kuralları hakkında kontrol etmeniz önerilir.
Bitmiş belgeye ekli tüm makalelerin bir listesi olmalıdır. Liste, kasanın başına eklenmeli ve ayrı numaralandırılmalıdır.Belgelerin tarihini ve sayfa sayısını belirtmek de gereklidir. Sayının sayfalara değil sayfalara yerleştirildiği unutulmamalıdır. Belge çok birimdeyse, her birimin sayfaları ayrı olarak numaralandırılır.
Vergi makamları için, dokümanları 3 delikli, daha fazla ve daha az olmayan bir şekilde flash etmeniz gerekir. Delinmeler arasındaki mesafe üç santimetreden fazla olmalıdır. Onları sol taraftaki alanlara yerleştirmelisiniz. Delikler bir baykuş veya kalın bir iğne kullanılarak yapılır. Delinmeler, metnin net bir şekilde görülebilmesi için alanın ortasında olmalıdır. Tüm delikler kesinlikle birbirlerine dayanacak şekilde yapılmalıdır.
Dikmek için hangi iplik?
Vergi belgeleri sadece sicim veya iplik LS-210 kullanarak, bir delici iğne ile dikilmesi gerekir. Aşırı bir durumda, birkaç kez katlanmış bir naylon iplikle yanıp sönmeye izin verilir.
İplik, son sayfanın arkasında görüntülenir. Uzunluğu 6 cm'den fazla olamayan uçlar bağlanmalıdır. Çıkartma, genel kabul görmüş kurallara uygun olarak yapılmıştır ve imza ve mühür ile sertifikalandırılmıştır. İpliğin uçları serbest olmalıdır.
Doküman on yıldan fazla bir süre boyunca saklanacaksa beş delik açılmalıdır. Bu durumda, etiket kağıttan yapılmış olmalıdır.
Belge kapağı
Sadece belgeleri nasıl flaş edeceğinizi değil, aynı zamanda onlar için bir kapak seçmeyi de bilmeniz gerekir. Bunlar üç tür olabilir: standart, standart olmayan ve uzun süreli kağıt saklama için kullanılanlar. Kural olarak, genellikle kapağın boyutları 229 x 324 mm'dir, bunlar A4 tabaka için kullanılır.
Belge daha büyükse, özel bir kapak oluşturmanız gerekir. Bunu yapmak için matbaayla iletişime geçebilir veya kendiniz yapabilirsiniz. 25 yıldan fazla saklanması gereken kağıtlar kalın kartondan yapılmış sağlam bir kapakla çerçevelenmelidir. Belgenin devlet arşivine aktarılması gerekiyorsa, kapak malzemesi asit içermemelidir.
4 delikli ürün yazılımı
Belgelerin ne kadar süreyle saklandığına bağlı olarak, yürütme iki tür olabilir:
- Kısmi, hangi sayfa numaralandırılmış olabilir. Bu durumda, bir envanter ve bir sertifika belgesinin derlenmesi gerekmez. Bu tasarıma, on yıldan fazla saklanmamış belgeler için izin verilir.
- Belgeler on yıldan fazla bir süredir arşivdeyse, tam yürütme gereklidir. Bu durumda, belgeleri 4 delikte flaş etmeniz gerekir.
Kapak, kalınlığı 0.35-1.5 mm olan kalın bir kartondan yapılmış sağlam olmalıdır. Tanımlama elemanları GOST 17914-72'ye göre yerleştirilmelidir. Kağıt doldururken, metnin iyi okunması gerektiğini hatırlamanız gerekir. Ataç ve zımba gibi tüm metal elemanlar sökülmelidir.
4 delikli ürün yazılımı için, bir wl, sıkma için bir aparat, büyük iğneler ve dişler hazırlamanız gerekir. Çok fazla sayfa varsa, tatbikat yapmak daha iyidir.
Arşiv dikişinin incelikleri
Belgeleri yanıp sönmeden önce, tüm kağıtları kontrol etmeniz ve doğru sırayla ayarlamanız gerekir. Envanter sayfaları ayrı olarak numaralandırılmalıdır. Sonunda bir tanığa ihtiyaç var.
Kutu kısmen tamamlanmışsa, kartonun üstüne ve altına uygulanmalıdır. Tam bir tasarım söz konusu olduğunda, PVA tutkalı kullanarak dikilerek ilmek gerekir.
Paketi sıkıştırmak için baskı veya özel bir cihaz kullanmalısınız. Alt ve üst delinme, alanların sınırlarından 30 mm uzağa yerleştirilmelidir. Kalan iki delik, uç deliklerden yaklaşık 80 mm uzaklıkta bulunmaktadır.
İpin uçları farklı iğnelere geçirilmeli ve ön taraftaki orta deliklerde tutulmalıdır. İplik, arkadaki aşırı deliklerden ön tarafa doğru görüntülenir. Bitişik deliklere daha fazla dişli. Uçların arkadan bağlanması gerekir.
Sonuç
Doğru raporlama ve doküman yönetimi, başarılı bir işletmenin temel unsurlarından biridir. Bu nedenle, yöneticiler bu konuya tüm sorumluluk ile yaklaşmalı ve belgelerin nasıl düzgün bir şekilde temizleneceğini bilmelidir.
