Kuruluş, faaliyetleri boyunca, her biri kendi anlam yükünü taşıyan çok çeşitli belgeler hazırlar. Doğru doldurma, detaylar, belirtilen bilgilerin eksiksizliği kanunla düzenlenir. Muhasebe ve raporlamadaki küçük kuruluşlar vergi hizmetinden maddi imtiyazlar almaktadır. Daha büyük şirketler vergi yükünün tamamını üstlenirler. Birincil belgeleri ve diğer türleri kimin imzalayabildiğini, nasıl uygun şekilde hazırlanıp muhasebeye yansıtacağını - bu ve diğer bilgiler bu makalede ele alınacaktır.
Kuruluştaki belge türleri
Şirketler günlük olarak muhasebe, yönetim ve vergi muhasebesine derhal yansıtılması gereken ticari işlemleri yürütürler. Birincil belgeler nedir? Bu, bu operasyonların sadece bir yansımasıdır ve gerçekleştiğinin kanıtı olarak da hizmet eder. Daha sonra, analiz, sistemizasyon, kontrol, tahmin ve diğer ekonomik prosedürlerin uygulanması amacıyla, tüm işlem belgeleri özel dizinlere ve dergilere, muhasebe kayıt defterlerine kaydedilir. Ve raporlama dönemi sonunda, tüm faaliyetler hakkındaki bilgilere dayanarak, şirketin faaliyetlerinin belirli bir süre için nihai yansıması olan raporlama belgeleri hazırlanır.
Birincil belge nedir
Birincil belgenin özü, gerçekleştirilen işlem gerçeğini düzeltmektir. Belge komisyonun yapıldığı sırada veya hemen sonra yazılır. Operasyonun gerçekliğini doğrulamak, içinde yer alan kişileri oluşturmak ve kompozisyonunu oluşturmak için gerekli olan bazı ayrıntıları yansıtır. Kuruluş, birincil belgelerle ilgili olarak kanun ve düzenleyici otoriteler tarafından belirtilen tüm şartlara uymak zorundadır. Gereksinimler, birincil belgeleri kimin imzalayabileceği sorusunu içerir. Mevzuat yeterli talimat, kararname ve yasalar çıkardı. Birincil kuruluşların kaydını düzenleyen en önemli yasal işlem Sanat olarak kabul edilir. 9 402-FZ "Muhasebe Üzerine".
Birincil dokümantasyon örnekleri
Her gün, şirket belirli hareketler gerçekleştiriyor: mallar satın alıyor, faturalar gönderiyor, ürünler gönderiyor, alımlar ve vergileri öder, gelir ve kasada nakit harcıyor. Tüm bu işlemler birincil belgelerde belgelenmiştir. Bu eylemleri doğru bir şekilde yansıtmak için aşağıdaki belge türleri kullanılır:
- TORG-12 veya konsinye notu;
- fatura;
- kredi ve borç nakit garantileri;
- gerçekleştirilen iş ve hizmet eylemleri;
- maddi varlıkların devir işlemleri;
- konşimento;
- ödeme emirleri ve banka hesap özeti;
- Maddi varlıkların ihracına ilişkin şart.
Bu listeye, şirket tarafından kullanılan birincil dokümantasyonun birçok örneğini ekleyebilirsiniz. Muhasebe kayıtları ve raporlamadan temel farkı, işlem sırasında veya hafif bir gecikmeyle yapılan evraklardır.
yönetmelik
Birincil doküman örnekleri Devlet İstatistik Komitesi, Maliye Bakanlığı ve muhasebe yasası tarafından onaylanır. Bölgesel gereksinimler ve düzenlemeler de ortaya çıkıyor. Bir muhasebecinin çalışmasını düzenleyen en önemli yasal düzenleme 402-FZ'dir. Mad. 9 dokümantasyonun korunmasına ilişkin kuralları detaylandırmaktadır.
Yasama organları neredeyse üç ayda bir mevcut düzenlemelerde düzenli değişiklikler, yeni yasal düzenlemeler ve kayıt tutma ve raporlamada değişiklik yayınlar. Muhasebecilerin niteliklerini sürekli olarak yükseltmeleri, özel tematik yayınlara abone olmaları ve tüm vergi ve muhasebe haberlerinden haberdar olmalarının nedeni budur. Gereklilikleri yerine getirmemek büyük para cezalarına, mevcut raporlamada yapılan düzenlemelere ve diğer yaptırımlara neden olabilir.
Belgelerin detayları
Mevzuat, kuruluş tarafından belirtilmesi gereken birincil belgelerin zorunlu ayrıntılarını sağlar. Varlıkları, vergi matrahından tutarlar düşülürken belgelerin nihai beyanlarda dikkate alınıp alınmadığını, bir ticari işlemin kabul edilip edilmediğini, Federal Vergi Hizmetinin işlemlerin yasal olduğunu iddia edip etmediğini belirler.
Birincil belgelerin zorunlu ayrıntıları aşağıdaki bilgileri içerir:
- Taşımacılık için tedarikçi, alıcı, alıcı ve mükellefi isimleri;
- banka bilgileri, TIN, şirketlerin fiziksel ve yasal adresleri;
- belge numarası ve tarihi;
- operasyon sırasında taşınan, satın alınan veya satılan terminoloji;
- Ölçü birimleri, maddenin nicel ve değer ifadesi;
- belgedeki tüm pozisyonlar için toplam tutar;
- İmzalar, pozisyonlar, sorumlu kişilerin imzalarının şifrelerinin çözülmesi;
- taşıma sırasında araba numarası, sürücü verisi;
- koltuk sayısı, taşınan yükün ağırlığı ve kategorisi;
- Dokümanın yürütülmesi için esas, sözleşmenin numarası ve tarihi, şartnameyle ilgili bilgiler, sertifikalar, varsa sınavlar.
Birincil belgeleri kim imzalayabilir?
İmzalama belgelerine büyük önem verilir. Birimi onaylayanların bu işlemi yapmaya yetkili olmaları çok önemlidir. İmzalarla ilgili kayıt için bir başka zorunlu şart, bir şekilde bir ticari işlem sürecinde yer alan ve sorumlu kişilerin tümünün mutlaka belgeye imza atması gerektiğidir. Peki, birincil belgeleri kim imzalayabilir?
- Şirketin CEO'su veya bireysel girişimci;
- baş muhasebeci;
- malları serbest bırakan mağaza sorumlusu;
- malları nakliye için kabul eden sürücü;
- malları depoya götüren depo sorumlusu;
- belgeleri kabul eden uzman;
- Üçüncü taraf taşıyıcı, teslimat sürecine katılmışsa.
İmza Vekaleti
Birincil belgeleri imzalama hakkı yetkili bir kişiye devredilebilir. Bu, çok sayıda satış ve mal girişinin olduğu şirketlerde oldukça yaygın bir uygulamadır ve yönetmen, işleyişi ile ilgili diğer şeyler, seyahat ve diğer faaliyetlerle meşgul. Birincil belgelerin imzasını bir başkasına emanet etmek için bir takım kurallara uyulmalıdır. Bu nedenle, belgeleri sertifikalandıran çalışanın iş sözleşmesinin yerine getirilmesi ve çalışma kitabına girilmesiyle resmi olarak şirket tarafından kullanılması gerekir. Şirket çalışan için gerekli tüm verileri saklamalıdır. Doğal olarak, özel bir eğitimi olmalı, evrak işlerinin anlamını ve kurallarını anlamalıdır. Son ve en önemlisi - vekaletname usulüne uygun olarak yerine getirilmelidir.
Vekaletname, pasaport bilgileri, ikamet ettiği yer, gerçek ikamet yeri ve kurumdaki konumu ile belirli bir çalışan için verilir. Belli bir süre için yazıyorlar. İş sözleşmesi acil ise - geçerlilik süresi boyunca. Çalışan sözleşme şartları olmadan çalışıyorsa, vekaletname bir yıl için verilir.
Önceki versiyonda, bir çalışma üssünün işletmecisi ya da görevleri tüm çalışma süresi boyunca birincil kuruluşların imzalanmasını içeren bir muhasebecinin bir örneğiyle ele alınmıştır.Vekaletin diğer memurlara verilmiş olduğu durumlar vardır - sürücü, nakliye acentesi, mühendis, tamirci. Böyle bir durumun bir örneği, satın alınan malların tedarikçisi tarafından tedarikçinin ülkesinden toplanır. Belgeleri hazırlamak, kargoları toplama ve taşıma hakkını elde etmek için kuruluş bir vekaletname yazıyor. Belgenin kendisi ve omurgası olmak üzere iki bölümden oluşur. İlk kısım tedarikçiye kalır, omurga şirket tarafından alınır. Bu tür bir vekaletname, çalışanın mal ve malzeme alması gereken şirketi belirten 10 güne kadar bir süre için verilir.
Elektronik imza
Birincil başka bir şekilde imzalanabilir - elektronik. Koşul, elektronik doküman yönetimi, uygun yazılım ve donanımın mevcudiyeti ve elektronik imza sertifikasıdır. Ayrıca, sertifikada ismi görünen kişiye bir vekaletname verilmesi de gerekir. Elektronik belge yönetimi ve imzaların kurulması ve yürütülmesi ile ilgili tüm prosedürleri tamamladıktan sonra, çalışan baş muhasebecinin, müdürün ve vekalet tarafından sağlanan diğer kişilerin imzası yerine, vekaletname imzalamak yerine kendi imzasını atabilecektir.