Temel iş akışı kuralları nelerdir?

Belge yönetimi, yönetsel çalışma için bildiri içeren çalışma alanlarından biridir. En kısa yoldan gidebilmeleri ve nihai varış noktasına olabildiğince çabuk ulaşabilmeleri için iş akışının, belirlenmiş iş akışı kurallarına uygun olarak düzenlenmesi gerekir.

kavram

Belge yönetimi ile süreç, bunların bir derleme, koordinasyon, alım ve aktarma, gönderilme sonucu olduğu anlaşılmaktadır.

Diğer taraftan, menkul kıymetlerin oluştukları andan arşive (veya alınana) kadar olan hareketini ve hareketini temsil eder.

Tüm belgeler üç kategoride temsil edilebilir:

• gelen dışsal ortamdan gelir;
• giden dış ortama girer;
• iç şirket içinde yaratılır ve kendi sınırları içinde kalır.

Sunulan kategoriler, farklı yönelime sahip şirketlerde (yatay ve dikey) belge akışlarını belirler.

İş akışının ana formları arasında aşağıdakiler mümkündür.

Temel ilkeleri

İş akışının 4 temel prensibi vardır.

İlkelerden en az birinin ihlali, belgelerin tüm dolaşım sisteminin imhasına yol açar.

Ana kural

Temel iş akışı kuralını göz önünde bulundurun.

Bunu yönetmek, organizasyonun bütün çalışmalarıyla ilgili çeşitli parametrelerle karakterize zor bir teknolojik süreçtir. İş akışının en önemli özelliği, belgenin oluşturulma anından (veya alınmasından) uygulama anına kadar belgenin hareket yolu üzerindeki tüm durumları kapsayan hareket yolu. Bu yolda kağıtları geçirmek için harcanan zaman çok önemlidir. Dolayısıyla, kuruluşun iş akışını sürdürmenin temel kuralı: en kısa ve en doğrudan yol boyunca gerçekleşen asgari aktarımın en az zaman harcaması.

Diğer kurallar

İş düzenlerken, iş akışını düzenlemek için aşağıdaki temel kuralları uygulamanız gerekir:

• Gereksiz ve irrasyonel olmayan belge aktarma vakalarında en büyük düşüş (şirketin kendi iş ihtiyaçlarının bir sonucu olmayan kağıt ve yönetim birimlerinin işlenmesi için teknolojik işlemlerin hariç tutulması nedeniyle);
• en büyük belgelerin iadesinin çıkarılması veya sınırlandırılması (işleme - uygulama ve düzenleme sırasında, hazırlıkları sırasında - doğrulama ve onaylama, vb.);
• Her bir hareketin tespit edilmesi şartıyla, ana belge kategorilerinin odaklanma ve işlenmesinin en büyük tutarlılığı.

Bu ilkelerin uygulanması, şirketin ana örgütsel mekanizmasını düzenlemenizi sağlar - uzmanlık, homojen teknolojik işlemleri merkezi olarak gerçekleştirme yeteneği.

İş akışının genel kurallarına uygunluk, yönetim aygıtının belgelerinin daha iyi işlenmesini sağlar:

• sıradan iş akışı, kağıtların hazırlanması ve işlenmesi ile ilgili döngüsel işlemlerin ortadan kaldırılması;
• belgelerin akışı, düzgün hareketlerini sağlamak ve orantılı iş yükünü teşvik etmek.

Kural No. 1 - Merkezi Alım ve Gönderme

Evrak ve iş akışı kuralları arasında en önemlisi merkezileşme ihtiyacıdır. Başka bir deyişle, hem gelen (teslimat yöntemine bakılmaksızın) hem de giden (faks ve e-posta ile gelen veya gönderilen ve belirli icracılara bağlı olanlar hariç) kuruluşun herhangi bir makalesi tek bir sorumlu serviste işlenmelidir - sekreterya veya idari birim (ofis). Sonuç olarak, aynı anda birkaç sorunu çözebilirsiniz:

• Kurumun geri kalan hizmetlerini ve bölümlerini teknik işlemlerden serbest bırakmak (gelen belgeleri kontrol etmek, zarfları açmak veya mühürlemek, posta veya faksları işaretlemek)
• ofiste ofis ekipmanı kullanma verimliliğini artırmak (fotokopi, faks, markalama ve belgelerin işlenmesinde kullanılan diğer makineler).

Merkezi bir ofis çalışması biçiminde, kağıt işlemesi ofis hizmetinde yoğunlaşmıştır ve yapısal bölümler ofis işlevlerinden (kayıt ve muhasebe, dosya depolama vb.) Muaf tutulmaktadır.

Merkezi olmayan bir iş akışı biçimi, kuruluşun yapısal birimlerinde onlarla birlikte ofis işi olduğu anlamına gelir. Genellikle bu form, kuruluşun bölgesel olarak parçalanması durumunda haklı çıkarılır.

Karışık biçimde, evrak işleminin bir kısmı büro hizmeti tarafından ve bir kısmı da birim tarafından yapılır. Çoğu zaman, karma halde, bazı belgeler kayıt altına alınmakta, izlenmekte, bir araya getirilmekte ve ofis servisi tarafından saklanmaktadır. Bunlar esas olarak yönetim tarafından edinilen ve ondan devam eden menkul kıymetlerdir. Bölümlerin yetki alanına giren konular şirket yapısal bölümlerinde kayıt altına alınmakta, kontrol edilmekte, yürütülmekte ve saklanmaktadır.

Kural No. 2 - Mantıksız İadeleri Hariç Tutun

Belge akışı, daha önce geçmiş olan hizmete (departmana) geri dönmeyecek şekilde düzenlenmelidir. Tek istisna, iş gerekliliği tarafından gerekçelendirilen durumlardır. Örneğin, bir yöneticinin imzası için bir belge kaçınılmaz olarak sekreteri üzerinden iki kez geçer, çünkü o özellikle yönetici ve müdürler arasında bir aracıdır.

İş akışı kuralı No. 3 - gelenlerin ön incelemesi

Gelen belgelerin toplamında, kuruluş için en temel ve en önemli olanı seçmeniz ve önce bunları incelemeniz gerekir. İçerisinde yer alan bilgiler bir vekil ya da başka bir yetkili çalışan tarafından düşünülebilirse, müdürü atlayarak doğrudan kendisine bir belge göndermek daha iyidir. Transfer yönteminin tam olarak bulunabilmesi için, organizasyonun yapısı, birimlerin işlevleri ve yöneticilerin ve çalışanların yetkinliklerini bilen yetkin bir ofis çalışanı tarafından incelenmesi gerekir.

Kural 4 - belgelerin kaydı bir kez yapılır

İşletme departmanına girdiğinde (sekreterya) kayıt yaptırdı ve yönetici okuduktan sonra (ya da müdür yardımcısı) bölümlerden birine girdiyse, tekrar kayıt yaptırması gerekmez. Kağıt yönetimi atlayarak, bölüme girdiyse, bölüme özel olarak bir kez de kaydedilir. Başka bir deyişle, herhangi bir belgede muhasebe hizmetinde veya doğrudan ünitede kendisine verilen yalnızca bir kayıt numarası olabilir.

Kural 5 - belgenin çözülmesi kesin olarak tarihleri, sanatçıları ve sorumlu kişileri gösterir.

Kararların şirket yöneticileri tarafından alınmasına rağmen, sekreter bu süreci kontrol altında tutmalı ve bir dereceye kadar etkileyebilir.Başka bir deyişle, karar metninin, sanatçının olası soruları hariç, mümkün olduğunca doğru bir şekilde sunulmasını sağlamalıdır.

Kural No. 6. Belge akışlarının ayrılması

Belge akışı, aynı rotaya sahip bir tür veya hedef koleksiyonudur. Genellikle, üç akış ayrılır: gelen, giden ve dahili (kuruluşun sınırlarının ötesine geçmek için yaratılmaz). Her belge akışı genellikle alt seviyelere sahiptir (ikinci seviye akışlar). Örneğin, “Gelen Belgeler” akışı üç tür içerir: ana şirketten, bölümlerden ve temsilciliklerden, ortak şirketlerden, insanların itirazlarından vb.

Giden ve dahili belgelerin iş akışında, alt seviyeler aynı şekilde dağıtılır. Kısıtlanan makaleler (Ticari Sır, Gizli vb.) Genellikle ayrı olarak bulunur. Kuruluşun güvenlik servisi çalışmalarını kontrol eder.

Muhasebe işlemleri

Muhasebe iş akışının temel kurallarını göz önünde bulundurun.

Büyüklüğü, kuruluş tarafından alınan ve belirli bir süre için yürütülen toplam menkul kıymet sayısı ile ifade edilir. İş akışı boyutu, gelen dahili belgelerin geçerli kopyalarının sayısını belirtir. İş akışının büyüklüğü hesaplanırken, çeşitli teknik araçların tanıtımıyla yapılan kağıtların kopyaları da dikkate alınır.

Muhasebe göstergeleri, özet şeklinde, dokümanların büyüklüğü ile ilgili referans verileri şeklinde yapılmıştır. Onların formu kuruluş tarafından geliştirilmektedir. Örneğin, bir kuruluş belgeleri saymak için herhangi bir sıklık belirleyebilir: her ay, haftada bir, yılda bir, her çeyrek. İş sürecinin hem nitel hem de nicel çalışması benimsenebilir.

İş akışının büyüklüğünün hesaplanmasında elde edilen göstergeler çalışan sayısını ve doküman yönetim hizmetinin yapısını belirlemede kullanılır. Ayrıca bazı müteahhitlik organizasyonlarının ve yapısal bölümlerin iş yükünü incelemek.

Bu nedenle, bu makale çerçevesinde, şirketler tarafından uygulanan iş akışını düzenlemek için temel kurallar göz önünde bulundurulmuştur.