Hırsızlık ve kayıptan kaçınmak için işletmeler kontrol yöntemleri kullanırlar. Bunlardan başlıcaları stokların bir envanteridir. Nasıl biri?
Genel bilgi
Stok hareketinin operasyonlarının emniyetini ve doğru şekilde uygulanmasını değerlendirmek için stokların bir envanteri kullanılır. Bu durumlarda da gereklidir:
- Bir belediye veya devlet birim teşebbüsünün dönüşümü, satışı, geri satın alınması, mülk kiralama.
- Finansal olarak sorumlu kişiyi değiştirirken.
- Yıllık mali tabloları hazırlamadan önce.
- Öngörülemeyen durumlarda (taşkın, yangın vb.).
- Bir organizasyonu yeniden düzenlerken veya tasfiye ederken.
- Kötüye kullanım, olayların tespiti halinde hırsızlık, stoklara verilen zarar.
- Başka bir ihtiyaç durumunda, geçerli yasalarca (örneğin, kolluk kuvvetlerinin talimatı üzerine)
İşte tesis envanterinin gerekli olduğu durumlar. Başlangıcının temeli, kuruluş başkanının (veya bir başka kararın, örneğin bir kararın emri) bir emridir.
Envanter komisyonu
Genellikle büyük organizasyonlarda, böyle bir birim sürekli çalışıyor. Başkan, başkan yardımcısı, baş uzmanlar (baş muhasebeci, daire başkanları, hukuk müşaviri, güvenlik sorumlusu) rolünü (veya yardımcısını) içerir. Envanter alınması gerekiyorsa, o zaman yetki alanı çalışma alanı olan gerekli tüm kişilerin kaydolduğu doğrudan bir çalışma komisyonu kurulur. Ayrıca, genellikle iç denetim servisinin temsilcilerini veya bağımsız firmalardan uzmanları da içerir.
Az miktarda iş varsa ve bir denetim komisyonu varsa, o zaman çoğu zaman bir envanter tahsis edilir. Kontrol sırasında grubun en az bir üyesinin bulunmadığı durumlarda, bu sonuçların geçersiz olduğuna inanmak için sebep verir.
Belirli an
Stokların bir envanteri yapıldığında, sorumlu bir kişi buna katılmak zorundadır. Her ne kadar görevini yerine getirmekten kaçarsa, o zaman adalete teslim etmenin oldukça sorunlu olacağına dikkat edilmelidir, çünkü bu yasalarca tanımlanmamıştır. Bu durumda (bunun için iyi bir neden yoksa), yönetici finansal olarak sorumlu bir kişi atamak zorundadır. Denetim tamamlandığında, geri kalan komisyon üyelerinin huzurunda, envanter belgesindeki imzasıyla onaylanan koruma için fiilen onaylanmış stokları kabul etmesi gerekir.
Süreçte ne oluyor?
Envanter sırasında çok çeşitli sorunları çözmek için gereklidir:
- Mevcut hisse senedini belirleyin ve gerçek verileri muhasebe (finansal, yönetimsel) muhasebe göstergeleri ile karşılaştırın.
- Stokların güvenliğine katkıda bulunan koşulları, tatil ve alım kayıtlarının doğruluğunu kontrol edin.
- Envanterin doğru olduğunu doğrulayın.
- Ölçüm tesisini kontrol edin.
Envanter sırasında, maddi sorumluluk sahibi kişi, komisyon üyelerine, gelir ve giderler ile ilgili doğrulama tarihi ya da malzemelerin hareketi ile ilgili bir raporlama tarihinden itibaren en son belgeleri sağlamalıdır.Bakiyelerin doğruluğunu tespit etmek ve manipülasyonları önlemek için, başkan bu kağıtları “Envanter başlamadan önce [tarih]” ile işaretler. Her ne kadar bu basit ama aynı zamanda çok önemli bir adım. Ondan itibaren MPZ envanteri başlar.
Sırada ne var?
Ardından mevcut envanter kalemlerinin bir envanteri gerçekleştirilir. Yani, aslında uygun miktar ve değer birimlerinde sabittir. Karşılaştırma için muhasebe verilerinden bilgi alınmıştır. Her sayfada, mülkün seri numaralarını ve toplam malzeme birimlerinin sayısını ve ayrıca parasal değerlerini belirtmek gerekir. Bu yaklaşım, denetimin sonucunu bozan finansal olarak sorumlu bir kişiden ek bilgi girişi olasılığını ortadan kaldırır. Ne de olsa, stokların değerli kaynaklar olduğunu unutmamak gerekir. Ve sorumlu kişi onları zenginleştirmek için kullanabilir, suçlarını maksimumda tutmaya çalışabilir (eğer işlenmişse).
Envanter neye benziyor?
Aslında, kalan bakiyeler hesaplama, tartım, ölçümden sonra kaydedilir. Davranışlar envantere eklenir. Toplu olarak depolanan malzemeler varsa, fiziksel ağırlıkları veya hacimleri ölçüm ve teknik hesaplama kullanılarak belirlenir. Sağlam ambalajda, içerikler bu belgelere dayanarak dahil edilir. Ancak aynı zamanda, bireysel öğelerin seçici olarak doğrulanması zorunludur.
Bu işlemleri yaparken maddi olarak sorumlu kişiler gereklidir. Bu durum gelecekteki olası tartışmalı meseleleri hariç tutmamızı sağlar. Envanterin son sayfasında, komisyon başkanı ve üyeleri aşağıdaki girişleri yapmalıdır: “Terim, sayfa ve genel olarak envanter kalemleri için envanter listesi sonuçlarının tüm fiyatları ve hesaplamaları kontrol edilir”. İmzalar sertifika için kullanılır. Aksi takdirde, stokların stokları ve yeniden değerlemeleri geçersiz sayılır. Maddi sorumluluk sahibi kişinin herhangi bir itirazı yoksa, o da imzasını koyar.
Bürokratik anlar
Stok envanteri iki kopya halinde yapılmalıdır. Bunlardan biri bir harmanlama ifadesi hazırladıkları muhasebe bölümüne transfer edilir. Diğer finansal olarak sorumlu kişi kalır. Muhasebecinin hesaplamaları ve verileri kontrol ettikten sonra itirazı yoksa envanteri imzalar. Özel not yolda olan değerlerdir. İşletmede tesisin bir envanteri yapıldığında, ayrı bir işlem yapmaları gerekir.
Bir muhasebeci tutarsızlıklar tespit ettiğinde ne yapmalı?
Bunu görmezden gelmek imkansız. Bu nedenle, bir harmanlama ifadesi hazırlanır (form No. INV-19). İkinci sayfasında, mevcut veriler ve artı / kıtlığın yanı sıra, tutarsızlıkların giderilmesiyle ilgili bilgiler de gösterilir. Tüm bu bilgiler muhasebecinin imzasıyla onaylanmalıdır. Üçüncü sayfa, fazlalıklar, harcamaları, kıtlığı ve kapsamları hakkında ek bilgileri gösterir.
Envanter envanterinin nasıl görünebileceğine ilişkin birkaç örneğe bakalım.
Fazlalık / kıtlık tespit edildi
Bu durumda ne yapmalı? Bununla nasıl ilişki kurulabilir? Stokların bir envanterinin yapılması ve fazlaların tespit edilmesi durumunda, bunlar diğer gelirler olarak kabul edilmelidir. Kablolama nasıl düzenlenir? Bu durumda, borç 10 ve kredi 91 (alt hesap 91-1) ile ilgileniyoruz. Birincisi, materyallerle uğraştığımızı göstermemize izin veriyor. Bunun başka bir gelir olduğunu göstermek için bir kredi gereklidir. Ya bir kıtlık tespit edilirse? Bu durumda, niteliğinden bağımsız olarak, hesap 94'ü kullanmamız gerekir. Mülkiyet hasarından kaynaklanan tüm eksiklikler ve kayıplar ona yazılır.
kıtlık
Bir örnek daha ele alalım. Stokların envanteri gerçekleştiriliyor. Gerçek edinme maliyetinde kaydedilmiş malzeme sıkıntısı olduğu ortaya çıktı. Bu durumda, borç 94 için hesabın kullanılması zorunludur, kredi ise - 10. Ayrıca, ikincisi yalnızca gerçek satın alma maliyetini değil aynı zamanda nakliye ve satın alma maliyetlerini de içerir. Ancak, eksik stokların sözleşme bedeli ile ilgili olduklarını aklınızda bulundurmanız gerekir.
Sadece hisse senetlerinin muhasebe (sözleşme) fiyatını hesaba katarsanız, bu durumda bağlantı borcu 94, kredi 16 yardımcı olacaktır.Eğer belirli organizasyon sorunları nedeniyle son hesap kullanılmazsa, o zaman 16 yerine 10 kullanabilirsiniz. nakliye ve tedarik maliyetleri. Envanter bu kadar kolay tutuluyor. Tabii ki, başlangıçta deneyimsiz olanlar için karmaşık görünebilir, ancak küçük bir uygulama - ve tüm kayıtlar sorunsuz olarak yapılacaktır.
Ortaya çıkan herhangi bir kıtlık veya hasar, ortaya çıkma nedenlerine bağlı olarak yazılmalıdır. Bu çok önemli. Maddi zararları telafi etmek için hangi önlemlerin alındığını teyit edecek tüm bilgileri kuruluşun başkanına vermek gereklidir. Tahkim mahkemeleri, kanun uygulayıcı kurumlar ve bu yapılardan gelen yanıtlar örnek olarak verilebilir. Bu durumda, borç 20, 23, 25, 26 (duruma bağlı olarak belki biraz daha fazla) ve kredi - 94 ile ilgilenecektir.
Sonuç
Elbette, işletmelerin işletilmesinde stoklar önemlidir. Hırsızlık, kayıp ve hasarı önlemek için durumu dikkatlice izlemelisiniz. Ancak çok kıskanmamalısınız ve sürekli kontroller yapmalısınız. Bir yıl boyunca MPZ'nin planlanan bir envanterini ve çeyreklik daha birkaç yüzey incelemesini öngörmek mümkündür. Her ne kadar elbette, her şey işletmeye, içindeki duruma ve diğer noktalara bağlı.
Sonunda, başka bir önemli nüansı düşünmek istiyorum. Depodaki stokların bir envanteri yapıldığında ve problemler tanımlandığında bir karşılaştırma sayfası derlenir. Verilerini analiz ederken, ayrı ayrı isimlerle yeniden hesaplama tanımlamak mümkündür. Bu neden oluyor? Yeniden derecelendirme, aynı malzemenin aynı adın farklı fiyatlardan gelmesinin bir sonucudur. Bu durumun nedeni, malzemeler çeşitli hammaddelerden yapıldığında belirli gecikmelerin olması olabilir.
Anlamak için küçük bir örnek düşünün. Doğal kurutma yağının yapay malzemeden yapılmış maliyeti daha fazladır. Başka bir örnek Aynı üretim amacına sahip aynı malzemeler için de benzer bir durum gözlenmektedir. Neden farklı? Ve farklı özelliklere sahipler. Örneğin, bir üretim ihtiyacı vardı ve 100 mm çivi yerine 90 mm sarf malzemeleri kullanıldı. Ama daha ucuzlar! Bu durumda, olumlu bir toplam fark ortaya çıkar.