Bir mesaj oluşturmadan önce, bir ticari mektubun ve kişisel bir mektubun görgü kurallarının ne kadar farklı olduğunu hatırlamanız gerekir. En önemli şey, seçilen konunun sunumunda güven düzeyini gözlemlemektir. Muhatap bu veya bu sorunla karşı karşıya kalacaktır ve mektubun satırlarında canlı iletişim hissederse ortaya çıkan sorunların çözümünde yer almaya çalışacaktır. Bu nedenle, modern iş yazışması görgü kurallarını bilenlerin, “gerçeğe devam etme”, “yapmalısın” veya daha da unutulmuş “sizi bilgilendirmek” gibi metinlere dahil olmadıklarını belirtmeme nedeni budur.
Göze çarpan özellikler
İş oryantasyonu ve hedefin netliği, olguların açıklamasındaki tutarlılık, teklif ve taleplerin özellikleri ile eylemler ve tapular hakkındaki mesajların bilgi içeriği korunmuştur. İş mektupları daha rahat bir şekilde derlenmeye başlandı, ancak kişisel duygusal yazışmaların özelliklerinden açık duygusal ifadeler, epitler ve karşılaştırmalar elde edemediler, eski iş yazma kuralları hala burada geçerli. Ve sadece böyle bir mesajın amacı, daha önce olduğu gibi, belirli bir cevabın mutlaka izlemesi gereken bir öneri sunması gerektiği için, bir iş mektubu yazarının etkisi, muhatabı belirli bir nitelikteki eylemlere motive ettiği için çok büyük olmalıdır. Dahası, metin, yazarın bakış açısının soruna karşı kendi tutumunu temsil etmeyeceği, ancak çözümünde karşılıklı yarar sağlayan şeyleri temsil ettiği şekilde derlenmiştir.
Bir iş mektubunun görgü kuralları, kişisel yazışmalarda alışılageldiği gibi, "Ben" zamirinin kullanılmamasını, fakat başka bir zamir üzerine vurgu yapılmasını öngörür - "siz" de burada uygundur. Eğer bir iş mesajı hatasız yazılırsa, doğru bir şekilde basılırsa, metin tüm kurallara ve mevcut gereksinimlere uygun olarak yerleştirilir ve bu nedenle okunması kolay değildir, aynı zamanda zevkle, yazışmalar kesinlikle devam eder. Bugün, tuhaf biçimde bükülmüş cümleleri deşifre etmek çok sık gerekli olmakla birlikte, anlamlarının dibine ulaşmak için konuyu ve ifadeyi aramak. İş yazmanın kuralları şimdi çok hızlı değişiyor. Elle yazmak ne güzel bir tondu. Daha sonra mesajın karbon kopyası altında gönderilmediğinden emin olmak mümkündü. Bu mesajda ne kadar kişilik görülebildiği ve muhatap ile yazar arasındaki ilişkiye her zaman saygı duyulmuştur. Bu geleneğin tamamen eski olması ve neredeyse tüm mektupların artık elektronik hale gelmesi üzücü.
Modern kurallar
Aşağıda bir örneği sunulacak olan bir iş mektubu, modern bir medeni kanunla yazışmaları temsil eder. Bugün, uyulması gereken daha az farklı kural yoktur. Buna rağmen, elli yıl önce ülkede bulunan resmi dille karşılaştırıldığında, bu kurallar daha çok nüanslar veya özel incelikler gibi gözüküyor. Her şeyden önce, işletme yazım kuralları dikte ettiği için, metin başlamadan önce kişisel adresinizde muhatabınıza karşı bir selamlama kullanmanız gerekir. Her ne kadar şirketler ve çok küçük olmayan organizasyonlar artık ISQ formatı ile iç bağlantıya sahip olsalar da, cevabın soruyu takip ettiği yerde, cevaptan sonraki soru ve ismiyle bu hızlı yazışma adresinde her zaman gerekli değildir. Bununla birlikte, bir iş mektubunun doğru şekilde uygulanması bireysel bir odaklanma anlamına gelir ve bu nedenle kişisel temyiz gereklidir.
Modern yazışmalarda mektubun konusu genellikle ayrı bir alana yerleştirilir ve içeriğe göre uygun şekilde doldurulması gerekir.Doğru bir şekilde mektubun konusunu formüle edin - başarının yarısını alın, çünkü muhatabın gördüğü ilk şey budur. Kesin ifadeler, ona doğru şekilde ayarlama yapmasına ve alınan bilgileri hızlı ve tam olarak algılamasına yardımcı olacaktır. Muhakkak ki muhatabı cevabını alması konusunda kesinlikle bilgilendirmeniz gerekiyor - bu iyi bir ton, meslektaşlara ve ortaklara saygılı olmak, bu yüz iki yüz yıl önce yapıldı ve daha sonra yaşamak için acelesi yoktu ve tam olarak bir iş mektubu yazmayı biliyordunuz. Bugün e-postaya yardımcı olan mesaja hızlı bir şekilde yanıt vermeniz gerekiyor - iletişim çok hızlı gerçekleşiyor. Hemen cevap veremezseniz, bir sonraki iletişim oturumunun saatini belirten yanıtın alınması ile ilgili bir mesaj göndermeniz gerekir.
Zaman ve yer
Psikolojik olarak, yanıtın zaman içinde kritik değerindeki sınırının kırk sekiz saat olduğu unutulmamalıdır. Telesekreter işlevinin olmaması durumunda. İki gün geçtikten sonra, muhatap zaten mektubunun katılımsız bırakıldığı veya en iyi ihtimalle kaybedildiğine dair güven dolu. İş mektubunun kuralları bu noktayı içerir: cevabı asla ertelemeyin, çünkü bu müşterinin vazgeçilmez bir kaybıdır ve ortak her türlü ilişkiyi bozma konusunda endişelenmeye ve düşünmeye başlayacaktır. Her durumda, bu iş yazışma etiğinin büyük bir ihlalidir. Aynı bilgileri göndermeniz gerekiyorsa, posta listesini genişletebilirsiniz. Tüm adresleri bir "alan" alanına koymak, teslimat süresini büyük ölçüde azaltır ve ortaklıklar içerisinde şeffaflığı korur: mektubu alan her kişi oluşturulan listeyi görür.
Ortaklıklara devam etmek için büyük bir söz, "şimdiden teşekkür ederim" olarak kibar bir ifadedir. Bir iş mektubu ile yazıldığı ve hangi bölümüne yerleştirildiği gibi - herkes kendisi için karar verir. Elbette, muhatap bilgi edinildikten ve hareket etme dürtüsünden sonra bunu görmelidir. Mektubun sonunda, temas bloğunun önünde bu cümle için en iyi yer. Bu arada, iletişim bilgileri hakkında: sadece ilkinde değil, her harfinde olmalıdır. Yazarın telefon numaraları, konumu ve diğer her şey bakmaya zorlanamaz. İş mektubu hazırlamak yazışmaların süresine bağlı değildir. Kurallara daima uyulmalıdır. Ve alıcının mektubu alıp almadığını tahmin etmemek için bir istek işlevi vardır. Sadece bu durumda okunmuş olduğundan emin olabilirsin. Yazışma geçmişi korunmalı, yeni bir mesajla cevap yazamazsınız. Bununla birlikte, belirli bir sorunu çözmek için tüm iletişim bandını gönderirken, sadece koordinasyonu değil gizliliği de hatırlamak gerekir. Kişisel bilgiler yazışmalarda varsa, üçüncü şahıslar tarafından okunmadan önce silinmelidir.
İlk seçenek ve giriş
Bir iş mektubu nasıl yazılır ki, muhatap derhal bu mesajla ilgilenir ve ilgisi okumaların sonuna kadar kaybolmaz? Onları kullananlar için neredeyse büyülü olan üç nokta var. Her şeyden önce, bu bir kişinin bir e-posta açmadan önce gördüğü bir konudur. Bu olayın gerçekleşip gerçekleşmeyeceğine, muhatabın kendisini mesaja alıştırmak istemesine bağlı. İkinci nokta, kişiyi okumayı ayarlayan ilk tanıtım cümlesidir. Ve elbette, son önemlidir. "Şimdiden teşekkür ederim" ifadesi çok iyi çalışıyor. Bir işletme mektubunda yazıldığı gibi, son en önemli andır, son ifadeler için çok sayıda seçenek vardır, asıl şey doğru tonu seçmektir. Demokratik olarak "Ne diyorsun?" Yetkililere "Bu konuda fikrin ne olacak?"
Şimdi iş örnek mektubunu ayrıntılı bir şekilde ayrıştırmaya çalışalım.
Seçenek 1
Konu: İş Mektubu
Tarih: 02 Haziran, Cuma
Gönderen: Ivan Petrov
Kime: Anna Sidorova
Merhaba, merhaba!
Sizi işverenlerle 12 Haziran'da saat 14: 00'te görüşmeye davet ediyoruz. Diğer başvuranlar olacağından ve işverenler sadece iki saat boyunca bir toplantı yapmayı planladıklarından, geç kalmamak daha iyidir.
Saygılarımızla,
Ivan Petrov.
İkinci seçenek ve son sözcük
Konu: İş mektubu. İşverenlerle buluşma
Tarih: 02 Haziran, Cuma
Gönderen: Ivan Petrov
Kime: Anna Sidorova
Merhaba, merhaba!
Özgeçmişinizi dikkatlice inceledik ve sizi 12 Haziran'da saat 14: 00'te işverenlerle bir röportaja davet ediyoruz. Diğer başvuranlarla da görüşüleceğinden ve işverenler sadece iki saatliğine bir toplantı yapmayı planladıklarından, geç kalmamak daha iyidir. Ve lütfen, cevapta gelip gelmeyeceğinizi belirtin ve bu zamanda bizi ziyaret edemezseniz önceden uyarın.
Saygılarımızla,
Ivan Petrov.
İşte bir toplantı hakkında tipik bir iş mektubu ve sunulan iki seçeneğe göre, hangisinin daha etkili olduğu hemen anlaşılıyor. İkinci varyasyonda, muhatabın dikkatini mektubun konusuna çeker ve neyin tartışılacağını hemen anlar. Ayrıca, toplantı sırasında, günde elli ila yüz mektup alsa bile, konuyu inceleyerek on gün içinde bu mektubu kolayca bulacaktır. Konu mesajı mükemmel bir şekilde tanımlar. Yani, bu mektup tam olarak toplantı ile ilgili ve belgelerle ilgili değil, ödemelerle ilgili değil, müşterilerle ve benzerleriyle ilgili değil - her şey açıkça belirtiliyor. Giriş cümlesi, konuşmacılara karşılıklı saygı ekleyerek durumu hafifçe belirtir: ilki saygı görür ve “dikkatlice değerlendirilir” yazdı, sonuç - röportaj ve ikincisi bunun için minnettar olmalıdır. Ayrıca mektubun nedenini de içerir. Son ifade, muhatabın cevap yazmasını zorunlu kılar.
İş pozisyonu
İş mektubu yazmak için genel kurallar, bir toplantının görüşüleceği bir mektup ya da başarısız bir ortağı reddetme mektubu olabilir. Yapı hemen hemen her zaman aynıdır, basitçe hatırlanabilir, ancak içerik, yazarı ve onun kişisinde, medeni, doğru ve yetkin bir muhatap olarak temsil ettiği şirketi karakterize eder. Yazışma çok sık duygusal olarak maliyetli ve karmaşık bir iştir, çünkü elektronik araçlarla iletişim ana ve prensip olarak bir iş insanının çalışmasının ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir.
Meslektaşlarına iş hakkında yazıyorlar, yönetime, iş ortaklarına ve müşterilere yazıyorlar. Tanınmış insanlara ve büyük ihtimalle asla bir şey görmeleri gerekmeyen insanlara yazıyorlar. Temel olarak, iş mektuplarını tek bir modele göre derlemek için herhangi bir gereklilik yoktur, ders kitapları henüz yazılmamıştır, ancak iş iletişim etiği zaten gelişmiştir, çünkü tam olarak başarılı bir işin motoru budur. İş mektubu, resmi konumunu yansıtan bir şirketin kartvizitidir. İşbirliğinin konforlu ve verimli olup olmayacağı ve gerçekleşip gerçekleşmeyeceği yazışmalarına bağlıdır. Bu nedenle, her bir mesajdaki iyi görgü kurallarını takip etmek başarının anahtarıdır.
İş yazışmaları
Elektronik ortamda ticari yazışmaların kuralları ve normları, iş dünyasının herhangi bir etkileşiminde işleyişiyle aynıdır - bunlar telefon görüşmeleri, pazarlık ve benzerleridir. Elektronik yazışmaları uzun zamandır bilinen iş iletişimi yöntemleriyle aynı seviyeye getiren çeşitli ayırt edici özellikler vardır ve hepsinden önemlisi - bu zamanın şartıdır. Bununla birlikte, ilkeler aynı kalır ve iş yazışmasının nasıl yapıldığına (elektronik bir mektup mu yoksa kağıda mı olduğuna) bağlı değildir.
1. Muhalifler karşılıklı olarak hem kişiye hem de iş pozisyonuna saygı göstermelidir.
2. Muhalifler daima birbirlerinin ticari çıkarlarına özen gösterir.
3. Gizliliğe her zaman saygı duyulur.
4. Bilgi alışverişine dakiklik eşlik etmelidir.
Konu alanı tasarlanmamışsa veya açık ve doğru biçimde biçimlendirilmemişse bu ilkeler gözetiliyor mu? Hayır. Gönderen muhatabın zamanını takdir etmiyor ve görevini yeterince çabuk yapmıyor. Belirli bir konudaki bir müşteri veya ortak, mesajın içeriğini ve okumanın önceliğini anında takdir edecektir. Bir iş mektubunun nasıl başlatılacağını bilmek de önemlidir. Bu kişisel bir selamlama. Bu muhatapların güvenini belirler, kişisel bir odaklanma sağlar. Alıcının adını yok saymak kabul edilemez çünkü yanlış olarak kabul ediliyor.
adresleme
Burada her şey en küçük detaya kadar düşünülmeli. "Kime", "Kopyala" veya - daha önemlisi "Bcc" alanları, etik iletişim ve etkinliği için en önemli araçlardır. Modern iş ortamı, zaten bu alanların kullanımıyla ilgili temel prensipleri geliştirmiştir. Eğer isim doğrudan "to" alanında ise, muhatap bu mektubu cevaplamalıdır, bu cevabın göndereni beklemektedir, çünkü mektup muhtemelen sorular sormuştur. Aynı alanda birkaç isim varsa, gönderenin her alıcıdan cevap alacağı anlamına gelir. Adı "Kopyala" alanında ise, cevaplamak gerekli değildir, sadece gönderenin size güncel kalması gerekir. Ancak, mektubun materyali ilgileniyorsa ve yazışmalara katılmanızı sağlıyorsa, başlangıçta iyi bir tat işareti olarak hizmet edecek özel bir cümleye ihtiyacınız olacaktır. Muhatapların adı “kopya” alanında yer alıyorsa, ticari mektubun ifadelerinin örnekleri: “Bu konuda da konuşmama izin verin ...”, “Tartışmaya katılmama izin verin…” veya, daha demokratik olarak “Müdahale ettiğim için özür dilerim ...”.
Görgü kuralları, özellikle, muhatabın adı “Bcc” alanında olduğunda durumu açıkça gösterir. Bu durumda, iş etiği her zamankinden daha savunmasızdır, çünkü bu bir gizli bilgi ve kontrol aracı olarak algılanmaktadır. Bu alıcıları kimse görmüyor. Ve herkesi ve her şeyi görürler. Kurumsal yazışmalardaki birçok şirket bu aracı yasaklar çünkü iş ahlakı konusunda titizler. Buna izin verilen tek zaman toplu davetler (yıldönümü, kurumsal etkinlik, önemli toplantı veya müzakereler) aracılığıyla gerçekleşir; bu durumda öğeler birçok adrese gider, ancak hiçbir alıcı başka birinin e-posta adresini görmez. Doğal olarak, Bcc alanından alıcılar asla yazışmalara girmez.
Bilgi içeriği
Biçim, yapı, cilt, dil - bütün bunlar bilgiyle yapılan doğru işle ilgilidir. Sunumunun özelliği ve niteliği aynı zamanda bir araç, karşılaşma isteğinin bir göstergesi ve mektubun yetkili bir metnini oluşturma yeteneği - muhatap ile ilgili olarak saygılı ve mümkün olduğunca doğru. Metin en iyi şekilde, bir ekrana uyan, yani A4 sayfalık formatta algılanır. Bir mektupla gönderilen ekler, alıcının posta sunucusu tarafından kaçırılmayabileceği için üç megabayttan fazla olmamalıdır. Gönderilen dosyalar, evrensel rar veya Zip kodlamaları kullanılırsa alıcıya sorun çıkarmaz. Cevabın metni, en alta değil, alta, mektubun başına, alıcıyı aramalardan kurtaracak şekilde yerleştirilmelidir.
Yukarıda da değinildiği gibi cevap yeni bir mektup olarak yazılamaz, yazışma tarihçesini kaydetmeniz gerekir, böylece muhatap orijinal mesajı aramaz. İş yazım dili, asgari dahili şirket içi, mesleki kelime hazinesi, argo, İngilizciliği, kısaltmaları ve kısaltmaları kullanarak mümkün olduğunca basit ve anlaşılır olmalıdır. Ancak, yazışma sırasında tüm bunları şirket içinde uygulamak mümkündür, çünkü bu şekilde hem verimlilik hem de iletişim hızı önemli ölçüde artar ve bu nedenle kabul edilebilir ve tamamen etik olarak kabul edilir. İç yazışma genellikle kısaltmalardan oluşur ve argo neredeyse tamamen oluşur. Ancak dış ortaklar veya iş müşterileri ile iletişim halinde, bu gibi durumlar neredeyse hiç gerçekleşmez.
Şartlarla ilgili biraz
Özellikle uzman firmalarda terminoloji olmadan yapmak bazen imkansızdır. Başka bir soru da, iş bağlamına girilen gerekli kelimelerin açıklanması gerektiği ve muhataplara nasıl kullanılacağı öğretilmesi gerektiğidir. Örneğin, bir müşteri ürünlerini İnternette tanıtmak ister ve bu hizmetleri satan bir yönetici, "anahtar kelimeler", "bağlamsal şerit" vb. Gibi dönüşleri olan bir yabancıya tamamen anlaşılmaz ifadeler yazar. Ancak, onlarsız yapamazsınız ve bu nedenle müşteriyi eğitmek zorundasınız.
