Devlet işi ve ofis çalışma alanı, herhangi bir devletin kamusal yaşamının en önemli dalıdır. Belgelenen bilgiler yasal veridir. Kanun oluşturma faaliyetleri, çok önemli olan medeni kanunun ve düzen ve refahın oluşturulmasına katkıda bulunur.
Belgelenmiş bilgi kavramı
Böyle bir tanım, ilk bakışta, hukukta çok sık kullanılmaz, fakat aynı zamanda çok önemlidir. Federal yasalara dayanarak, belgelenen bilgiler, güvenlik amacıyla somut bir ortama kaydedilen belirli bir veri kümesi türüdür.
Ayrıca, bu materyal, sunum şekli ne olursa olsun, genel olarak bu verilerin veya ortamlarının niteliğini belirlemeye izin veren, mevcut kaynakları ile ilgili detayların varlığını varsayar. Bunlar olmadan belgelenmiş bilgi kavramı aslında anlamını yitirir. Zorunluluklar kendiliğinden iki temel işlevi yerine getirir: bilgi ve güvenlik sertifikası. Başka bir deyişle, bir yandan gerekli verileri içerir, diğer yandan dokümanları tahrif etmeyi imkansız kılar.
Uluslararası Standardizasyon Örgütü
Belgelenen bilgilerin yönetimi, çeşitli yasal işlemlerle, federal kararnamelerle, emirlerle, uluslararası düzenleyici belgelerle düzenlenir. Bu nedenle, Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO), dogmaların gelişmesinde, bilgilerin oluşumu, depolanması ve kullanımıyla ilgili kural ve düzenlemelerin doğrudan rolünü üstlenir. Veri sunumu için gerekliliklerin oluşmasında, gerçekliğin içeriğindeki tutarsızlık ihlallerini ortadan kaldırmak yönünde gelişmeler yapılmaktadır.
Belgelenen bilgilerin belirtileri
İlk işaret ve en önemlisi, bir malzeme taşıyıcısının varlığıdır. Bu nedenle, belirli eylemlerin veya bilgilerin sergilendiği nesneler ve fiziksel alanlar dahil, kesinlikle çevredeki dünyanın herhangi bir nesnesi hareket edebilir. Aynı veriler farklı ortamlara kaydedilebilir. Aynı bölgede farklı malzemelerin belgelenebileceği de doğru olacaktır.
Belgelenen bilginin bir sonraki en önemli özelliği, kaydedilmiş materyali belirleyebilmesidir. Bu, desteklerin destekleyici rolü kullanılarak sağlanır. Varlıkları, verilerin amacını, doğasını, kaynağını ve dokümantasyon zamanını belirlemeye yardımcı olur. Bazı durumlarda, detaylar ekli bir elektronik dijital imza şeklinde belirli bir örneğin gerekli derecede korunmasını sağlar.
Belgelenen bilginin üçüncü özelliği, içeriğini ileten çeşitli varyasyonları ve formları seçme yeteneğidir. İçeriğini ve detaylarını kaybetmeden çeşitli ortamlarda çeşitli şekillerde saklanabilir. Yani, belgelenen bilgilerin depolanması, kopyalanması olasılığını ima eder. Bu malzemeler çeşitli modifikasyonlar halinde bulunabilir.
Döküman Bilgi Yönetimi
Uluslararası Standardizasyon Örgütü versiyonuna göre, belgelenen bilgiler özel kontrol altında depolanması ve kullanılması gereken verilerdir. El koyma alanında doğrudan, bu maddenin depolandığı maddi nitelikte taşıyıcıdır.Belgelendirilmiş bilgi yönetimi için gereksinimler kümesi ISO 9001: 2015'in 7 numaralı bölümünde sunulmuştur. Bu yükümlülükler tezini özetlemeye ve tasvir etmeye çalışırsanız, aşağıdaki forma sahip olurlar:
- Bilginin erişilebilirlik seviyesinin gerektiği ölçüde, gerektiği yerde ve gerektiğinde zamanında düzenli olarak analiz edilmesi;
- belgelenmiş verilerin güvenlik derecesinin düzenli olarak değerlendirilmesi;
- dağıtım, arama, erişim kontrolü ve bilgi kullanım süreçlerinin organizasyonu ile ilgili sorunların çözülmesi;
- Belgeleri çeşitli hatalardan korumak ve saklamak için etkili işlemlerin etkisinin değerlendirilmesi; örneğin, okunabilirliğinin garanti edilip edilmediği;
- el koyma ve depolama kurallarına uygunluğun doğrulanması.
Hangisi olur?
Belgelendirilmiş bilgi biçimleri temel olarak kendi maddi ortamının niteliğine bağlıdır. Birkaç ana tip var. En yaygın:
- kağıt;
- ses kayıtları;
- video malzemeleri;
- elektronik belgeli bilgi.
Fiziksel ortamdaki veri çeşitleri
Bilgi, birçok araştırmacının versiyonunun ötesinde, düzenlilik kriterlerinin ve organizasyon derecesinin ötesinde belgelenmiş ve belgelenmemiş olarak ayrılmıştır. Aralarındaki fark nedir?
Belgelenmiş, bilginin varlığının belli bir organizasyonel, resmi şeklidir. Bu tür verilerin varlığının amacı, halkın refahı ve hukukun üstünlüğü ile ilgilidir. Belgelenen bilgilerin türleri farklı olabilir. Sonuçta, hepsi temel olarak kabul edilen sınıflandırma kriterine bağlıdır.
Erişilebilirlik kriterleri için bilgi:
- sınırlı erişime sahip;
- devlet gizli materyali;
- gizli tür;
- sınırsız erişime sahip, herkese açık.
Mümkünse, olur:
- serbestçe dağıtılmış;
- ifşa edilmesi kesinlikle yasaktır;
- Federal yasaya uygun olarak açıklanan bilgiler;
- belirli bir insan grubunun açıklanması ile açıklaması mümkün olan materyal.
Belgelenen Bilgi Özellikleri
Belgelenen bilgiler, belirli objektif koşullarda mevcut olan ve bir takım özelliklere sahip verilerdir.
Özellikleri şunlardır:
- sabit karakter, yani kaynağına sahip olmak, belgelendirme anı ve saklanma zorunluluğu;
- alaka düzeyi - talepleri karşılamak için potansiyel bir tüketicinin gereksinimlerini karşılama yeteneği;
- değer - amaç için uygun veriler;
- eksiksizlik - alınan ve gerekli bilgiler arasında en uygun oran;
- fayda - gerekliliğinin derecesi;
- güvenilirlik - bilginin nesnellik seviyesini gösterir;
- yenilik - alaka düzeyi, çünkü belgelenen materyaller, eski haline gelebilecek veya geçerliliği durdurabilecek bilgilerin açıklamasıdır;
- dakikliğe;
- erişilebilirlik - tüketicinin serbestçe veri alma yeteneği;
- güvenlik - yetkisiz erişimin olmaması;
- ergonomi - belirli bir tüketici için hacim ve veri biçiminin en uygun oranı;
- yeterlilik - bilginin gerçeğe uygunluğu, gerçek nesnel koşulları yansıtmaya hazır olma.
Belgeli bilgilerin Rus hukukunda korunması
Üç federal hukuk kaynağı belgelenmiş bilgi tayini sağlar. İlk kaynak dar bir yorum verir. Belgelendirilen bilgilerin, gerekli verilerin belgelenmesi sürecinde bir malzeme ortamı kullanılarak önemli verilerin kaydedilmesi olduğunu, burada malzeme ortamının tanımlanmasını, belirlenmesini veya belirlenmesini mümkün kılan ayrıntıların bulunduğu (bilgi kanunu, Madde 2).
Başka bir kaynağın daha geniş bir yorumu var.Bir belgenin, bir metin, ses veya grafik niteliği kaydedilmiş bilgileri olan bir ortamın varlığını ifade eder. İçeriği, belirli bir zamanda amaçlanan amacına iletilmek üzere tasarlanmıştır.
Belgelenen veri örnekleri
Belgelenen bilgiler, çeşitli amaçlar için saklanan yasal işlemler, yazılar ve arşivlerdir. Vakaların çoğunda depolanan bilgiler kamuya açık kullanım içindir. Örnekler şunları içerir:
- yasal işlemler, düzenleyici çerçeve;
- çevresel, demografik, sıhhi epidemiyolojik, meteorolojik yapıdaki acil durumlar hakkında bilgi içeren belgeler;
- kütüphane koleksiyonlarında ve diğer çeşitli bilgi sistemleri fonlarında bulunan belgeler;
- Rusya Federasyonu mevzuatına uygun olarak kitle iletişim araçları ve diğer kamu bilgileri.
Yukarıda belirtilenlere dayanarak, toplam belgelerde ve belgelenmiş bilgilerin devlet güvenliğinin ve kamu refahının en önemli unsurları olduğuna dikkat etmek önemlidir. Bu genellikle devlet için stratejik öneme sahip bir bilgi deposudur. Bu nedenle, bu tür bilgilerin devlet yasalarının öngördüğü gereklilikleri dikkate alarak dikkatli bir şekilde saklanması gerekir.