Örgüt başkanlarının çalışanların çalışmalarını en iyi getiriyi sağlayacak ve potansiyellerini tam olarak ortaya çıkaracak şekilde düzenlemeleri önemlidir. Bunu yapmak için, mevcut durumlara zarar vermeden, şirketin performansını geliştirmek için kullanılan, otoritenin nasıl delege edileceğini bilmeniz gerekir.
tanım
Delegasyon, sistem konuları arasında tek tip bir haklar ve yükümlülükler bölümü olarak tezahür eder. İlkeleri yirminci yüzyılın başında P. M. Kerzhentsev tarafından formüle edildi.
Delegasyon, ona eşzamanlı olarak atanması olan hesap verebilir bir kişiye görevlerini yerine getirme yetkisi verilmesidir. sorumluluk sonuç için. Yetkilendirme, çalışanlar arasında görevleri doğru bir şekilde dağıtmanıza izin verir ve kuruluşun nihai hedeflerine ulaşmak için kullanılır.
Sorumluluk, çalışanın işi kaliteli bir şekilde yapma ve tatmin edici bir sonuca getirme taahhüdündedir. Çalışanlar, faaliyetleri konusunda daha yüksek makamlara karşı sorumludur.
Yetkiler (yetkiler) belirli görevleri yerine getirmek için ilgili kaynakları kullanmada sınırlı haklar olarak hareket eder. Organizasyondaki her pozisyona belirli yetkiler eşlik eder. Görev değişikliği, çalışanın yetkinliklerinin değişmesine de yol açar.
uygulama
Delegasyon, belli yetki ve sorumlulukların şirket çalışanlarına devredilmesi ve hatta çeşitli fonksiyonların eşit dağılmasıdır. Resmi delegasyon görevlerini mevcut tüm sorunları hızlı bir şekilde çözebilecek ve her bir özel görev türüyle en iyi başa çıkabilen çalışanları ustaca kullanan bir lider olarak tanımlayan bir eylem gerçekleştirilir.
hedefleri
Yetki devri, kuruluş tarafından aşağıdaki gibi belirli hedeflere ulaşmak için kullanılır:
- "insan faktörü" bağlantısı - alt düzey çalışanların faaliyetlerini ve ilgilerini artırmak;
- niteliklerinin iyileştirilmesi ve yeni becerilerin kazanılması nedeniyle çalışanların etkinliğinde (verimlilik) bir artış;
- stratejik, operasyonel ve yönetsel sorunları çözmek için boş zaman harcayarak üst yönetimin boşaltılması.
Görev delegasyonu
Aşağıdaki görev türleri, temsilcilik için uygundur:
- rutin;
- önemsiz konular;
- hazırlık çalışmaları;
- uzmanlık eseri.
Ancak tüm görevler sıradan çalışanlara devredilemez. Her liderin görevi, kurumun gelecekteki faaliyetlerini etkileyebilecek bu görevleri çözmektir.
Bunlar, güvenilir bir yapı ve standart dışı stratejik problemler ve acil çözüm gerektiren beklenmeyen durumlarla ilgili sorulardır.
Bu nedenle, yetki verilmemiş:
- hedef belirleme;
- astların yönetimi;
- riskli görevler;
- sıradışı iş;
- stratejik ve yönetsel kararlar almak;
- Gizli görevler
- örgütsel politika geliştirme.
Delegasyon Konuları İçin Gereksinimler
Talimatların aktarılması sürecinde hem üstler hem de çalışanlar bir takım zorluklarla karşılaşabilirler.Yetki devri yönetiminin etkin yönetimi ancak mevcut faaliyetlerin idaresini ve izlenmesini etkileyen tüm mevcut ve muhtemel engellerin analiz edilmesi ile mümkündür.
Bazen yönetmen veya bölüm başkanı ile ortaya çıkan ve delegasyonu engelleyen sorunlar:
- mevcut konumunu ve ilgili gücünü kaybetme korkusu;
- diğer çalışanların hazırlıklı olmaları, faaliyetlerinin düşük değerlendirme özellikleri hakkında şüphe;
- aşırı özgüven, aşırı hırs;
- Kendinden şüphe duymak, davranışlarının yanlış anlaşılmasından korkmak.
Çalışanlar tarafından görevlerin yerine getirilmesinde bazen tespit edilen problemler:
- kullanılan kararların doğruluğu hakkında şüphe;
- deneyim eksikliği;
- patronla temel anlaşmazlıklar;
- özellikle de cezalar konusunda diğer oyunculara önderlik etme isteksizliği.
Zorluklar durumunda, yetkili yönetici önce işin etkin bir şekilde düzenlenmesini engelleyen kişisel engellerle ilgilenmeli ve daha sonra alt düzeydeki sorunları dikkatlice incelemelidir. Durumun analizi olası yönetim hatalarını gösterecek ve örneğin oyuncuyu değiştirmek ya da onu gereksiz bir yükten hafifletmek ya da hem kendimiz hem de sanatçı olarak psikolojik nitelikteki zorlukları çözmek için bilinçli ve bilinçli kararlar almanıza izin verecektir.
Delegasyon Süreci
Her lider, iş sürecini organize ederken, takım boyunca iş sorumluluklarını eşit bir şekilde planlamasını, gücü kullanarak ve işleri tamamlama sürecinden sorumluluktan vazgeçmemesini sağlamak için çaba göstermelidir.
Bir kuruluştaki delegasyon birkaç aşamaya ayrılır:
Aşama I - talimatların uygulayıcıya devredilmesi;
Aşama II - yükleniciye yetki ve kaynakları sağlama;
Aşama III - çalışanın uygulamanın gerekli sonucunu gösteren yükümlülüklerinin ifadesi.
Astların faaliyetleri üzerindeki kontrol sırasında orta bir zemin önemlidir. Aşırı gözaltı, durgunluğa ve çalışanın inisiyatifinin olmamasına neden olabilir. Süreci kontrol etmezseniz, koordineli olmayan iş akışından dolayı sonuç kritik olarak istenenden uzak olacaktır. Önceden geri bildirimde bulunmak, çalışanlar arasında saygı ve yüksek otorite elde etmek gereklidir.
Genelde, yöneticiler, astları üzerinde istenmeyen ve ilginç olmayan çalışmaları değiştirerek günah işliyorlar, özellikle de kendileri bu konuda yalnızca yüzeysel olarak aşinalarsa. Ancak bu her zaman doğru değildir, çünkü patron hala iş akışından sorumludur. Eğer başın kendisi bir ipucuna sahip değilse, çıkışta ne gibi sonuçlar beklenmelidir, alt grubun faaliyetlerini nasıl kontrol edebilir? Cevap açıktır.
Tecrübeli üstler, çalışanlarına daha önce yaptıklarından biraz daha karmaşık görevlere güvenmeyi tercih eder. Bu tür görevler astların potansiyelini en iyi şekilde ortaya çıkarmaya yardımcı olur. Ancak, bu durumda, çalışan motivasyonunu artırmak için kağıt üzerinde emir vermek daha iyidir.
Örgütsel sistemde yetkinlikleri dağıtırken, aşağıdaki hususları dikkate almak son derece önemlidir:
- Yetkiler, görevin belirlenmiş planına tam olarak uymak zorundadır, yetkilerin kapsamını belirleyen amaçtır;
- tüm çalışanların yetkileri tutarsızlıklar olmadan tek bir komplekste ustalıkla bağlantılı olmalı ve tüm yapının dengesini sağlamalıdır;
- tüm otoriteler açık ve somut olmalıdır, böylece çalışanlar kendilerinden neyin gerekli olduğunu ve onlar için hangi kaynakların mevcut olduğunu her zaman öğrenebilirler.
Doğru yetki yönetimi, tüm kurumun verimliliğini arttırır. Çalışanlar, kendilerine empoze edilen işleri ve onlar için belirlenen hedefleri net bir şekilde kavrar ve böylece en iyi sonuçları elde eder.
Faydaları
Genel olarak, delegasyon işlemi iki olumlu yönün varlığı ile karakterize edilir:
- Kişisel katılım gerektiren sorunları çözmek için müdürün vakti serbesttir. Şirketin büyüme beklentilerini ve yönetim stratejisini planlamaya odaklanma fırsatı var.
- Yetkilendirme, büyümek ve öğrenmek isteyen yaratıcı olarak gelişmiş ve aktif çalışanları motive etmenin en iyi yollarından biridir. Daha yüksek bir pozisyona gelmeden önce eğitim için kullanılabilir. Çalışanların daha başarılı etkinlikler için kullanılan yeni bilgi, beceri ve yeteneklerin geliştirilmesine yardımcı olur.
Delegasyonun İlkeleri
Yetkilendirme makamına yapılandırılmış bir yaklaşım için, aşağıdaki ilkelere uymanız tavsiye edilir. Aksi takdirde, başarısızlıkları yönetimde güçlüklere ve dolayısıyla sistemin bir bütün olarak yetersiz çalışmasına neden olabilir.
İşlevsel Tanımlama İlkesi
Kuruluşun yapısal bütünlüğünün her bir yöneticisi tarafından tam ve net bir farkındalığa dayanır: sistemin her bir biriminin hangi hak ve yükümlülüklere sahip olduğu, çalışmalarının yönü ve sonuçları arasında hangi bilgi ve hizmet bağlantılarının yapıldığı. Başka bir deyişle, deneyimli bir yönetici her zaman ne bekleyeceğini ve kimden tam olarak ne olacağını bilir.
Skaler prensibi
Görevlerin net bir şekilde ayrılmasına dayanır. Her yüklenici, çalışmalarının sonuçları için doğrudan kime rapor vermesi gerektiğini ve faaliyetlerini bağımsız olarak düzenlemesi gerektiğini bilmelidir. Bu ilke, tüm organizasyon sisteminin liderleri ve liderleri arasındaki resmi ilişkiler zincirini gösterir. Bu çizgi ne kadar etkileyici olursa, çalışanlar arasında daha etkin yönetim ve iletişim sağlanır. Herhangi bir astın kendisine yetki veren ve yetkisi kapsamında olmayan konuları devretmek için doğru bir anlayışa ihtiyacı vardır.
Yetki Seviyesi İlkesi
Yukarıdaki iki prensibi birleştirir. Her çalışan, kendisine verilen yetki miktarından açıkça haberdar olmalı ve kendi güç seviyesine uygun problemlerle kendi sorunlarını çözmeli ve bu sorunları daha yüksek bir yönetime yönlendirmemelidir.
Aksi takdirde, yöneticiler yine astlara devredilen sorunları ile yüzleşmek zorunda kalacağı zaman bir çıkmaz ortaya çıkabilir. Bu kuralı kullanırken, yalnızca yetki devri değil, aynı zamanda sorumluluk delegasyonu yapılmalıdır.
Beklenen Sonuçlara Dayalı İlke
Kuruluşun tüm faaliyetlerinin dikkatli bir planlamaya ihtiyaç duyduğunu gösterir. Tüm görevler açıkça tanımlanmış hedeflere ve özel beklenen sonuçlara sahip olmalıdır. Aksi takdirde, yönetici, çalışanların kendilerine yetkilendirilen işler için yeterli yetkiye sahip olup olmadıklarına dair tam bir fikre sahip olmadıklarından, işleri çalışanlar arasında görevler arasında yetkin bir şekilde dağıtamayacaklardır.
Komuta birliği ilkesi
Yüklenici ile yönetici arasındaki yakın ilişki esas alınır. İşbirliği seviyesi ne kadar yüksek olursa, bir astın kişisel sorumluluk duygusu o kadar güçlü ve çelişkili siparişler alma olasılığı o kadar düşüktür. Kargaşayı ve “sol elin sağ elin ne yaptığını bilmediği” bir durumu önlemek için görevin çalışana yalnızca bir patron tarafından verilmesi önemlidir.
Koşulsuz sorumluluk ilkesi
Talimatları bir alt üyeye devretmekle birlikte, yapılan işin sonuçlarına ilişkin yetki ve sorumluluk eşzamanlı olarak devredilse de, bu, kendisine uygulanan yükümlülükleri baştan kaldırmak için bir neden değildir. Görevi devretme kararı alan patron, bu yüzden hala astların işinden ve görevin icrasından sorumludur. Yapılan işlerden sanatçılar ve astların eylemlerinden yöneticiler sorumludur.Bu ilke, devlet yetkilerini ve diğerlerini yüksek bir güce sahip olanlara devrederken özellikle önemlidir.
Yetki ve sorumluluk korelasyonu ilkesi
Temsil edilen otoritenin, alt düzeye getirilen yükümlülüklere uyması gerektiğini belirtir. Yetki kapsamı sorumluluktan az ise, yüklenici kendisine devredilen işi tam olarak yerine getiremeyecektir, ancak eğer daha yüksekse, o zaman empoze edilen yetkilerin boşluğu veya resmi pozisyonun kötüye kullanılması durumu ortaya çıkabilir.
Her yönetici, yetki ve sorumluluk delegasyonunu yetkin bir şekilde düzenlemelidir. Yukarıda tartışılan ilkeler bu konuda ona yardımcı olacaktır.
Yetki Türleri
Kuruluşun sisteminde, mevcut amaç ve gereksinimlere uygun olarak çeşitli yetki türleri ayırt edilebilir. Bölümlerin faaliyetleri ve genel işlevleri ile belirlenirler.
doğrusal
Bu yetkiler doğrudan yöneticiden yükleniciye ve ayrıca programa göre aktarılır. Doğrusal otoriteye sahip bir şef, diğer patronlarla önceden koordinasyon olmadan kendi yetkisi sınırları dahilinde kararlar alabilir. Bu güçlerin sıralı şeması, idare seviyelerinin bir hiyerarşisini oluşturur.
Ayrıca, yetki ve sorumluluk delegasyonu, yalnızca komuta birliği ilkesini ve aynı zamanda yönetilebilirlik standartlarını göz önüne aldığınızda gerçekleşir. Komuta birliği ilkesine gelince, yukarıda kabul edildi.
Bu ilke, her çalışanın sadece bir lider tarafından yönetildiğini ve çalışanın yalnızca en üst amirine rapor verdiğini gösterir. Yönetilebilirlik oranı ise belirli bir lider için çalışan çalışan sayısıdır.
Bununla birlikte, liderlik programındaki devre sayısındaki önemli bir artışla birlikte, operasyonel bilgi alışverişinde güçlü bir yavaşlama söz konusudur. Bu nedenle, başka güçlerin örgütsel yapıya dahil edilmesine ihtiyaç vardır.
personel
Hangi personel gücü kategorilerinin mevcut olduğunu belirlemek için önce aşağıdakilerden ayırt edilen personel cihazı türlerini analiz etmeniz gerekir:
- Danışma cihazı uzmanlık gerektiren görevleri çözmek için kullanılır. Hem geçici hem de sürekli çalışabilir.
- Görevli - belirtilen hizmetleri gerçekleştirmek için kullanılır (örnek olarak insan kaynakları departmanı).
- Kişisel - servis sağlayan cihazın alt kategorisi. Bir asistan veya sekreter başkanı tarafından işe alındığında oluşturulmuştur. Buradaki tüm üyelerin resmi yetkileri yüksek.
Buna göre, herhangi bir cihaza transfer edilebilecek güçler ayrılmıştır:
- Danışma - danışma merkezleri tarafından, hakları profesyonel önerileriyle sınırlandırılmış olarak kullanılır.
- Zorunlu onaylar - kararlarının aparatla bağlantılı olarak yöneticileri tarafından dikkate alınması.
- Paralel - cihazın liderlik kararlarını devirebileceği durumlarda, ağır ihlalleri önlemek için kullanılır. Örneğin, paralel güçlerin kullanımı, iki imza gerektiğinde, büyük miktarlarda alışveriş yaparken haklı çıkar.
- İşlevsel - en üst düzeydedir, her ikisi de belirli işlemlere izin verebilir ve iptal edebilir. Kullanımları, özellikle istihdam kontrolü ve muhasebe yöntemleri gibi alanlarda yaygındır.
Ek cihazların kullanımı, çok sayıda çalışanı olan şirketlerde yönetim yapısını önemli ölçüde basitleştirmeye yardımcı olur. Şirketin tüm konularının yakın ve düzgün bir şekilde yapılandırılmış etkileşimi sayesinde, kuruluşun bir bütün olarak etkinliği artar. Etkili liderlik için diğer hususlar dikkate alınmalıdır: yetki devri ilkeleri, gereklilikleri, özellikleri, türleri vb.
Yetkilendirme kullanmak, herhangi bir yönetici için önemlidir.Tüm çalışanların hak ve görevlerini net bir şekilde bölerek iş sürecini yetkin bir şekilde organize etmeye yardımcı olur. Performansçıların, neyin gerekli olduğunu ve hangi sonuçları elde etmeleri gerektiğini bildiklerinde çalışması çok daha kolaydır. Ayrıca, yetkilendirme, her bir çalışanın verimliliğini artırmak için kullanılan ve yöneticinin stratejik olarak önemli görevleri çözmesi için ek süre bırakan ve buna bağlı olarak tüm sistemin verimliliğini ve verimliliğini artıran önemli bir faktördür.