Bu soruya cevaben: "EDI nedir?" iş akışının tarihine kısa bir gezinti yapılır, kuruluşun belgelerinin iç ve dış dolaşımının türleri ve amacı belirlenir. İşletmelerde EDI sistemlerinin uygulanmasının başarı faktörleri ve elektronik doküman yönetiminin tedarikin optimize edilmesinin bir aracı olarak rolü açıklanmıştır. Elektronik imzalar, sertifika merkezleri ve operatörler EDI'nin ana bileşenleri olarak kabul edilir. Devlet kurumlarıyla iş akışının organizasyonu, zaman ve maliyetin azaltılmasının bir aracı olarak sunulmaktadır. Moskova Hükümeti'nin EDM sistemi, megalopolis ölçeğinde kağıtsız iş akışının uygulanmasına bir örnek olarak verilmiştir.
EDO Nedir?
Belge akışı - bir kuruluşun belgelerinin oluşturuldukları veya alındıkları andan yürütme veya gönderme işlemlerinin tamamlanmasına kadar hareketleri; belgelerle çalışma kompleksi: kabul, kayıt, postalama, yürütmenin kontrolü, vakaların oluşturulması, belgelerin saklanması ve yeniden kullanımı, referans çalışmaları. Elektronik belge yönetimi kavramı eyalet standardında belirlenir. Kesin ama dar bir tanım verir:
Elektronik belge yönetimi (EDF), "kağıtsız evrak" kavramının uygulanmasıyla birlikte, elektronik ortamda sunulan belgelerle çalışmak için tek bir mekanizmadır.
(GOST R 7.0.8-2013).
İş akışı: kil tabletlerden Endüstri 4.0'a
İlk doküman yönetim sistemleri, yazma veya daha doğrusu sembolik yazma icadıyla ortaya çıktı. Ailenin başı tahta bir etiketi keserek, toplanan tahıl torbalarının sayısını ve kuzuların doğduğunu belirtti. Bu, kurumun iç iş akışının başlangıcı sayılabilir.
Mucitlerden yazı alan Asur rahipleri ve eski Çin krallığı görevlileri derhal kamu idaresinin görevine uyarladı - vergi toplamak, yasaları kodlamak, valilere ve diplomasiye emir göndermek. Bu iş akışı az ya da çok formalize edildi.
Bu zaten bir eyaletlerarası ve hatta eyaletlerarası belge akışıydı.
Medeniyetin gelişmesiyle, bir ortama kaydedilmiş bilgi alışverişi kuralları daha karmaşık hale geldi. İş akışındaki ilk devrim, uygun fiyatlı kağıt icadıyla geldi. Parşömen parşömenlerinde en önemli notu yazan yazı, sayı ile çarpılarak karar vericilerin değil, başkalarının belgelerinin kopyalanması, kopyalanması, sertifika verilmesi, taleplerin yazılması, dergilere akan belgelerin dikkate alınması ve önemli belgelerin başka bir bölüme teslim edilmesi ile alt sıradaki yetkililerin kitlelerini oluşturdu.
Ve tam o anda, kuryeler, kuryeler, kuryeler ... sadece otuz beş bin kuryenin tek başına olduğunu hayal edebilirsiniz!
A. Griboedov
Bürokrasi, bir yönetim teknolojisi olarak, muazzam bir güç aracı aldı. Bazen devleti, ekonomiyi ve toplumu ezdi.
İkinci devrim, daktiloların icadıyla geldi. Yönetim teknolojisi değişmedi, bürokratların verimliliği ve güçleri arttı.
Üçüncüsü - bilgisayarların ve e-postaların gelişiyle. Bugün sona eren ilk aşamada, belgelerin üretimi ve teslimatı için teknolojiler değişti. Yönetim teknolojileri neredeyse hiç değişmedi. Bürokrasi bu devrimi sindirdi. Bu aşamada EDI kavramı ortaya çıktı. İlk başta, elektronik belge yönetimi, geleneksel belge dağıtımının tüm yönetim süreçlerini, prosedürlerini ve rotalarını titizlikle yeniden üretmiştir.
Dördüncü - geliyor ve kapıyı çalıyor. Bunun özü, programların ve cihazların, veri müdahalesi ve insan müdahalesi olmadan kararlar almaya başlamasıdır. Buzdolabı, ürünlerin teslimatını emreder, RTE sınıfı sistem (gerçek zamanlı işletme) sipariş alır, hammadde satın alır, üretim hattını yeniden yapılandırır ve ürünleri müşteriye gönderir. Bu aşamada insanlık, karar vermeyen ve katma değer üretmeyen katip ordularından kurtulma şansını yakalar. Gelişmiş işletmeler ve devletler zaten bunu yapıyor.
EDI sistemlerinin bilgi sistemleri içindeki yeri
EDI sistemi, işletme veya kurumdaki bilgi sisteminin olgunluk derecesine bağlı olarak aşağıdakileri yapabilir:
- Ayrı olarak uygulanan bir yazılım ürünü, ara sıra veya manuel olarak diğer alt sistemlerle zaman zaman veri alışverişinde bulunur.
- Kurumsal yönetim sistemine derinlemesine entegre olan ayrı yazılımlar çevrimiçi olarak veya belirli bir olayın gerçekleşmesiyle veri alışverişi düzenler.
- Büyük bir kurumsal yönetim sistemi modülü (sınıf ERP veya PLM).
Dünya pazarında sunulan sistemler arasında, EDI sistemleri iş akışı sistemleri ve Kayıt Yönetimi sistemleri arasında bir yer tutar.
Bir Rus işletmesinde (kuruluşta) Batı sistemlerine dayalı elektronik belge yönetiminin doğrudan uygulanması nadiren başarılıdır. İş dünyası modelleri ve hizmet modelleri arasındaki dünya görüşü ve etik farklılıklar çok büyük. Dokunaklı bir engel, bürokrasiye dokunan Rus aşkı, teknoloji ve araç olarak değil, bir katip ya da memurun kendi kendine yeten bir amacıdır.
Elektronik belge yönetimi: türleri ve amacı
Bir kuruluş veya kuruluşun belgelerinin dolaşımı iki ana türe ayrılır - dış ve iç. Tarihsel olarak, ilk önce iç iş akışının otomasyonu gelişti.
Bir kurum veya kuruluşun sağlam bir bilgi ortamında, tüm doküman yönetim alt sistemleri birbirine bağlıdır, birbirleriyle veri alışverişinde bulunur ve bir çapraz referans sistemi ile donatılmıştır. Bu nedenle, örneğin, sözleşmenin nihai olarak kabul edilen metni, ödeme için başvuruların oluşturulması için lojistiğin yanı sıra, kontrol şartlandırması için finansörlere, teknoloji uzmanlarına ve tasarımcılara - teknik şartnameler vs.
Dahili EDI sisteminin asıl amacı, sistem katılımcılarına çalışmaları için gerekli bilgileri ve yönetimsel, teknik, finansal ve personel kararlarının kabulünü sağlamaktır. Alınan kararların uygulanması üzerindeki kontrolün düzenlenmesi de EDI'nin en önemli fonksiyonlarından biridir. Elektronik doküman yönetimi aynı zamanda elektronik arşiv düzenleme aracıdır.
Harici EDI'nin ilave işlevleri vardır - kuruluşların yasal ve finansal açıdan önemli belgeleri iletişim kanalları aracılığıyla paylaşmalarına olanak tanır. Burada önemli bir rol, göndericiyi normal belgelerdeki normal imzalardan ve damgalardan daha güvenilir bir şekilde tanımlamayı sağlayan elektronik imza ile oynanır.
İşletme içindeki iş akışının otomasyonu
Otomasyon kararının alındığı tarihte, şirketin bir kağıt iş akışı sistemi vardır. Çalışanlar çeşitli programlarda belgeler oluşturur, e-postayla birbirlerine gönderir. Belli bir vade düzeyine sahiptir ve düzenleme belgelerine yansıtılır: düzenlemeler, talimatlar ve düzenlemeler.
Otomasyona katılacak olan ekibin kesinlikle bu belgelerin setini incelemesi, kuruluşta gerçekte geliştirdiği iş süreçlerini ne kadar yansıttığını anlaması gerekir. Elektronik doküman yönetim sisteminde her bilgi akışı gerçek akışı yansıtmalıdır:
- malzeme;
- finansal;
- emek.
Ve belirli bir iş sürecine hizmet etmek.
Bu tür bir analiz temelinde oluşturulan iş modeli sadece bilgi sistemine uygulanmamalı, aynı zamanda güncellenmiş yasal belgelere de yansıtılmalıdır.
Örgüt çalışanları, belgelerin çoğunu elektronik ortamda çeşitli programlarda yaratırlar, birbirlerine e-posta ile gönderirler. Belge şekli düzenlenir, ancak bu postalama için kurallar, reaksiyonun zamanlaması ve içeriği çok resmi değildir. Bu zaten embriyonik gelişim düzeyinde bir EDI sistemi olarak adlandırılabilir. Şimdi elektronik belge yönetiminin otomasyonu hakkında konuşabiliriz - elektronik belgeler oluşturmak, doldurmak, işlemek, yönlendirmek için bir sistem oluşturmak. Sisteme önemli bir katkı, performansın izlenmesi ve raporlanması için bir alt sistem olacaktır.
İşletmedeki süreçlerin vadesi yeterliyse, elektronik doküman yönetimine geçişin başarılı olma ihtimali her ihtimaldedir. Uygulamadaki ana başarı faktörü, işletme çalışanlarıdır. Ayrıca ana riski oluştururlar.
Elektronik doküman yönetim sistemlerinin organizasyonu sırasında, uygulama ekibi sadece doküman formlarını ve standart onay yollarını değil aynı zamanda sistemin temel mantığını da ayarlamalıdır. Aksi takdirde, tarihsel olarak geliştirilen iş süreçlerinin geliştirilemeyeceği ve hiçbir durumda dokunamayacağına ikna olmuş bir müşterinin gereksinimlerini karşılamak imkansızdır.
Böyle bir uzlaşma, hem uygulamanın kendisinin hem de sistemin desteğinin fiyatının yükselmesine neden olur - satıcıdan yapılan güncellemelerin her biri minyatür uygulamalara dönüşür. Sistemin kalitesi düşüyor.
Gartner Grubu tarafından gösterildiği gibi, şirkete rekabet avantajı sağlayanlar gibi gerçekten eşsiz iş süreçleri, önde gelen işletmelerde% 1-5'ten bile azdır. Kalan işlemler, organizasyona halel getirmeksizin, temel sistem konfigürasyonundan standart olanlarla değiştirilebilir (ve gerekir).
Aslında, temel yapılandırma sektördeki en başarılı girişimlerin genelleştirilmiş deneyimidir. Standart iş süreçlerine geçiş, düşük işlem maliyetlerine ve genel iş verimliliğinde artışa yol açmaktadır. Elektronik doküman yönetimi kolay ve rahat olacaktır. Bu, örgütsel değişim, düzenleyici düzenleme ve çalışan eğitimi için bir defalık çabanın tamamını ödeyecek. Eğitim sırasında, kullanıcılara EDI'nin ne olduğunu, yaşamlarını ve tüm işletmenin yaşamını nasıl daha iyi değiştireceğini sabırla ve tutarlı bir şekilde açıklamak gerekir.
İşletmeler arasında EDI. İş Akışı Ekosistemleri
EDI (Elektronik Veri Değişimi) sistemleri Batı'da XX. Yüzyılın 70'lerinde ortaya çıktı.
Kuruluşlar arasında elektronik belge dolaşımı gerçekleştirdiler, işletmelerin piyasaya sipariş vermelerini ve sipariş almalarını sağladılar, üretilen ürünlerin müşteriye sevkıyatını ayarladılar ve elektronik biçimde uygun lojistik ve finansal belgeler ürettiler.
Gerekirse, ay veya çeyreğin sonunda kağıt dokümanlar hazırlanmış, oluşumu, teslimi, kabulü, geri verilmesi ticari ve üretim sürecini yavaşlatmadı. Aynı zamanda, XML uygulamasına dayanan EDI veri değişim standardı oluşturulmuştur.
Elektronik doküman yönetim sistemine bağlantı EDI, işletmelerin ticari ve üretim faaliyetlerini büyük ölçüde hızlandırdı.
Hükümetle EDI
Ayrıca Batı'da ortaya çıktı. Finansal ve ekonomik faaliyet konusu, geçen yüzyılın sonunda elektronik ortamda gelir beyanı sunabildi. Yirminci yüzyılda, Rus aktörler de bu fırsatı yakaladı. Son yıllarda, vergi müfettişliği, emeklilik fonu (PFR), elektronik biçimde işçilik denetimine bilgi verilmesi, önce büyük, sonra orta ve son aşamalarda - küçük işletmeler ve kuruluşlar için zorunlu hale gelmiştir.
İşletmelerin FIU ile elektronik doküman yönetimi konusunda bir anlaşma yapmaları gerekmektedir. Vatandaşlar ayrıca, vergi dairesiyle olan iletişimlerini elektronik formatta çevirme fırsatı da buldular. Her yıl bu tür hizmetlerin popülaritesi halk arasında artmaktadır.
Harici EDI sistemlerinin elemanları
Müşteri - EDI'ye katılan ve elektronik imzalı bir kuruluş veya birey. EDI operatörü, müşterilerine doküman değişimi için bir platform sunar.
Elektronik imza (ES) - katılımcı EDI'sini benzersiz bir şekilde tanımlamanıza izin veren özel olarak oluşturulmuş bir veri seti. Bu kit elektronik bir belgeye eklenmiştir ve orijinal olduğunu onaylar.
Elektronik imza - elektronik formdaki diğer bilgilere elektronik formda ekli bilgiler (imzalı bilgiler) veya bu bilgilerle başka türlü ilişkilendirilmiş bilgilerdir ve bilgilerin imzalayıcısını belirlemek için kullanılır. ")
Rusya Federasyonu'nda üç sınıf elektronik imza kabul edilmektedir. Koruma ve amaç bakımından farklılık gösterirler.
- Basit imza - belgenin belirli bir kişi tarafından gönderildiğini onaylar - bu imzanın sahibi. E-posta gönderenin kimliğini çeşitli düzeylerde veya belirli görevlilerdeki resmi kurumların adreslerine doğrulamak için kullanılır.
- Gelişmiş niteliksiz imza - hem elektronik belgenin belirli bir kişi tarafından gönderilmesini hem de belgenin imzalandığı andan itibaren hiçbir değişiklik yapılmamasını onaylar. Yazdırmanın isteğe bağlı olduğu belgeleri sertifikalandırırken kullanılır. Bu imza, şifreleme araçları kullanılarak oluşturulur, onaylanmamış bir sertifika yetkilisi tarafından verilen sertifikalara izin verilir.
- Gelişmiş Nitelikli Elektronik İmza (CEP) - FSB tarafından onaylanan şifreleme yazılımı kullanılarak üretilir. CEP, imzanın gerçekliğinin garantörlüğünü yapan akredite bir sertifika yetkilisinden bir sertifika kullanır. CEP tarafından imzalanan ED, kağıda imzalı onaylı bir belge ile eşit haklara sahiptir. CEP'yi protesto etmek yalnızca mahkeme kararıyla mümkündür. CEP, devlet bilgi sistemleri kullanan devlet kurumları arasındaki etkileşimde kullanılır.
Sertifika Yetkilisi (CA) - elektronik imzalar (sertifikalar) veren bir devlet veya kamu kuruluşu.
CA'nın itibarı, elektronik belgelerin dolaşımına dahil olan tüm taraflarca kabul edilir. CA kuruluşlar ve bireyler için sertifika verir - cirodaki katılımcılar. İşlemler sırasında, CA belirli bir elektronik imzanın doğruluğunu onaylar.
Akredite edilmiş sertifikasyon merkezi, kök CA ile sözleşmeye dayalı bir ilişki içindedir ve bulunduğu ülkenin mevzuatının tüm şartlarına uyması gerekir.
EDO operatörü - EDI'nin uygulanması için katılımcılara teknolojik bir platform sağlayan ticari organizasyon. Karşılık, bir sözleşmenin imzalanmasıyla ticari olarak gerçekleştirilir. EDI operatörü devlet organlarında zorunlu sertifikalara tabidir.
Elektronik ticaret platformu (ETP), ticari ve devlet kuruluşları ile özel şahıslar arasındaki ticareti düzenlemek için tasarlanmış bir iletişim kanalları, yazılım ve donanım kompleksidir.
Elektronik ticaret platformu, çeşitli ürün ve hizmetlerin satıcılarını ve alıcılarını tek bir bilgi ortamında birleştirir ve onlara birkaç ilgili hizmet sunar. Küresel ağın birçok kaynağı, tedarikçileri ve tüketicileri bir araya getirmek için hizmetler sunar, anlaşma yapmalarına yardımcı olur ve bu tür bir anlaşmanın garantörü olarak daha az veya daha fazla hareket eder.
Maliyetlerini en aza indirmek için, alıcılar doğrudan ve ters açık artırmalar, rekabetçi alımlar, teklif ve teklif talepleri, maliyetleri optimize ederek elektronik ihale düzenleyebilirler.Satıcılar pazara kolay, hızlı ve rahat bir şekilde erişebilir ve ürünlerini tanıtmak için uygun bir platform elde edebilirler.
- Devlet siparişi vermek için ETP, RF Ekonomik Kalkınma Bakanlığı ve FAS tarafından elektronik ortamda açık artırmalar için seçilen bir ETP'dir.
- Borçluların mülklerinin satışı için ETP (iflas etmiş). Kamu alımları yapan tüm elektronik siteler haline geldiler.
- 223-ФЗ altında sipariş vermek için ETP.
- Ticari müşteriler için ETP - ticari işletmeler burada daha esnek kurallara göre teklif veriyorlar.
- Belirli bir şirket için oluşturulan ticari uzman ETP'ler. Örneğin: petrol ürünlerinin satışı için bir Gazprom sitesi.
- Evrensel ürün ve hizmetlere sahip ticari multidisipliner elektronik ticaret platformları.
Aliexpress ve E-bay gibi ETP'ler yaygın olarak bilinmektedir.
Onlar için tüketici hakları hem platformların kuralları hem de derecelendirme sistemi tarafından korunmaktadır - her alıcı satıcıyı değerlendirir.
Hükümet hizmetleri
Devlet Hizmetleri web sitesi, birçok devlet kurumunun ve hizmetinin İnternet portallarını tek bir konsolide portala birleştirir. Devlet yetkilileri ile vatandaşlar için iletişimi kolaylaştırmak amacıyla devlet “Tek Pencere” kavramının geliştirilmesinde yaratılmıştır. Bir kez nitelikli bir elektronik imza kullanarak giriş yapmış, Rusya Federasyonu vatandaşı onun hakkında bilgi alabilir:
- Özellik.
- Vergiler.
- Eğitim.
- Emekli maaşları.
- Taşımak için.
- Belgelere.
Ve daha birçok önemli nokta.
Vergileri, para cezalarını ve devlet ücretlerini kontrol edebilir ve ödeyebilirsiniz. Bir vatandaş ayrıca herhangi bir resmi belge, sertifika, pasaport, vize, sertifika vb. gerekli belgelerin kopyaları.
Talep edilen belgenin hazırlanmasından sonra, MFC'ye bir ziyaret yeterlidir, belgelerin doğrulanacağı yerde, biyometrik parametrelerin kaydı (gerekirse) ve gerekli belgenin verilmesi. Bu tür elektronik belge yönetimi, hem vatandaşlar hem de kurum çalışanları için çok zaman kazandırır - vatandaşların ve belgelerin ilk alımı için zaman harcamak zorunda kalmazlar ve kişisel ilaveler ve düzeltmeler için kişisel bir varlığa ihtiyaçları yoktur.
Moskova Hükümeti'nin elektronik belge yönetim sistemi
Başkentte, MosEDO sistemi kuruldu ve 2011'den bu yana başarıyla faaliyet gösteriyor. Elektronik belge dolaşımı yardımı ile kendi aralarında devlet kurumları, hizmetler, ticari ve kamu kuruluşları tarafından yapılmaktadır. Sistem iyi kurulmuş ve Muskovitler arasında haklı bir tanıma sahiptir.
Sistem Electronic Moscow OJSC tarafından yürütülmekte ve sürdürülmektedir ve 3.000 kuruluştan 78.000'den fazla kullanıcıyı bir araya getirmektedir. Moskova Hükümeti'nin ofis işleri, örgütsel ve idari ve yönetim iş akışları tamamen MosEDO sistemine aktarılmıştır. En büyük şehrin hükümetinin elektronik belge dolaşımı, EDI sistemlerinin devlet kurumlarındaki umutları ve uygulanabilirliğinin mükemmel bir kanıtıdır.
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte, elektronik belge yönetimi önümüzdeki yıllarda geleneksel olanı destekleyecektir. EDI'nin lehine temel nedenler, sağladıklarıdır:
- Hız.
- Düşük maliyetli
- Tüm katılımcılara kolaylık.
- Yüksek güvenlik.
- Etkili kontrol
Zaten, ülkedeki tedariklerin çoğu EDI kullanılarak gerçekleştiriliyor. Tamamlanan işlemlerden sonra geleneksel belgeler hazırlanır. Yakında bildiri belgeleri yalnızca en önemli, istisnai durumlarda ve "EDI nedir?" Sorusunda yayınlanacak. Sonunda alaka kaybediyoruz.