Sa ating panahon, ang papeles (pamamahala ng dokumento) ay unti-unting lumilipat mula sa isang form sa papel sa isang digital. Kaugnay nito, ang bawat modernong taong edukado ay dapat magkaroon ng isang ideya ng konsepto ng "electronic dokumento" at ang mga tampok ng application nito. Suriin natin nang mas detalyado ang hindi pangkaraniwang bagay na ito, at alamin din kung ano ang EDS.
Ang tinatawag na isang dokumento
Bago isaalang-alang ang konsepto at istraktura ng isang "electronic dokumento", ito ay nagkakahalaga ng pag-alaala sa nauna nitong papel.
Sa isang malawak na kahulugan, ito ang pangalan ng bagay ng materyal na mundo, kung saan ang impormasyon ay nakapaloob sa isang nakapirming anyo.
Sa mas makitid na kahulugan, ang isang dokumento ay isang daluyan ng impormasyon na nagpapatunay ng mga mahahalagang katotohanan na ipinakita sa iba't ibang mga form (teksto, imahe, tunog o pag-record ng video, pati na rin ang kanilang mga kumbinasyon). Ito ay dinisenyo upang mag-imbak at magpadala ng data sa oras at espasyo.
Ang bawat dokumento ay may ilang mga detalye na kung saan maaari itong makilala.
Kung ang naturang medium ay naglalaman ng maling impormasyon o kung kailan ito nilikha, ang itinatag na pambatasan na kaugalian ay nilabag, ito ay tinatawag na maling (pekeng) at walang ligal na puwersa.
Ang hanay ng mga carrier ng maaasahang impormasyon ay tinatawag na dokumentasyon. Ito ay nabuo sa batayan ng kanilang pagtuon sa isang tiyak na isyu, kababalaghan, proseso, tao, institusyon, atbp Ang napaka proseso ng paglikha / pagdidisenyo ng naturang media ay tinatawag na dokumentasyon. Nakikibahagi sa ito, kinakailangang isaalang-alang ang mga pamantayan ng kasalukuyang batas, pati na rin sumunod sa pambansang mga patakaran para sa pagsasama. Gayundin huwag kalimutan ang tungkol sa kakayahan ng tagatala. Kaya, ang punong-guro ay may karapatang magrekomenda ng isang sertipiko ng kapanahunan, ngunit hindi siya maaaring mag-sign ng diploma sa unibersidad. Mas tiyak, maaari ito, ngunit ang naturang dokumento ay hindi magkakaroon ng ligal na puwersa.
Ang isa pang mahalagang konsepto sa paksang ito ay "gawaing papel." Ito ay isang hanay ng mga gawa sa pagdodokumento ng aktibidad ng pamamahala ng isang bagay at sa pag-aayos nito ay ang paggalaw ng mga tagadala ng impormasyon sa itaas.
Sa iba't ibang mga makasaysayang panahon, ang prosesong ito ay isinasagawa sa iba't ibang mga materyales. Ito ay mga tabletang luad, bato, papiro, katad, kahoy, bark ng birch, atbp. Unti-unti, silang lahat ay pinalitan ng papel.
Ayon sa uri ng materyal ng carrier ngayon ay nakikilala:
- tradisyonal na papeles (papel);
- halo-halong (papel + elektronikong aparato sa computing);
- electronic (digital).
Depende sa kanilang nilalaman at layunin, ang mga dokumento ay maaaring magsagawa ng maraming mga function:
- Legal.
- Pamamahala.
- Panlipunan.
- Kultura.
- Makasaysayang.
- Impormasyon.
- Pakikipag-usap.
Ang pag-unlad ng konsepto ng "electronic dokumento"
Dahil ang pag-imbento ng mga computer, ang sangkatauhan ay nagsimulang maghanap ng isang paraan upang lumipat sa papeles na walang papeles. Sa USSR na sa mga ika-pitumpu ng ikadalawampu siglo ay nagsimulang mag-isip tungkol sa paglikha ng tulad ng isang modelo ng trabaho sa opisina. Totoo, sa oras na iyon ang konsepto ng "electronic dokumento" (ED) ay hindi pa umiiral. Sa halip, ginamit ang pangalang "machine-readable medium".
Sa pamamagitan ng kalagitnaan ng ikawaloan, ang gayong teknolohiya ay hindi pa ganap na binuo. Ngunit sa oras na iyon, ang nilalaman ng konsepto ng "electronic dokumento" ay na-ispormasyon sa batas. Totoo, kung gayon tinawag din itong "mababasa ng makina." Sa GOST 1984, ito ang pangalan ng isang dokumento na angkop para sa awtomatikong pagbabasa ng data na nilalaman nito.
Sa simula ng laganap na computerization sa mga siyamnete at dalawang libong, unti-unting nakuha ng konseptong ito ang kasalukuyang kahulugan nito.
Aling dokumento ang tinatawag na "electronic" ngayon
Ang modernong konsepto ng "electronic dokumento" ay may ilang mga paraan ng pagpapakahulugan, na makikita sa balangkas ng pambatasan. Gayunpaman, lahat sila ay malapit sa kanilang pag-unawa sa kakanyahan ng hindi pangkaraniwang bagay na ito at hinihiling ang pagkakaroon ng naturang mga sangkap:
- digital na anyo ng pag-record;
- pag-iimbak ng data sa elektronikong media na may kakayahang mabasa at maunawaan ng tao.
Batay dito, maaaring gawin ang isang pangkalahatang kahulugan ng konsepto sa ilalim ng pagsasaalang-alang.
Ang dokumento na electronic ay isang dokumento na ang impormasyon (kasama ang mga detalye) ay naitala sa anyo ng digital data. Halimbawa, bilang isang hanay ng mga character, tunog, imahe, o mga kumbinasyon nito.
Ang isang ED ay maaaring malikha, mai-save, maililipat at magbabago gamit ang digital na paraan sa isang visual form na maliwanag sa mga tao.
Ang bentahe ng naturang dokumento
Tulad ng katapat nitong papel, ang ED ay gumaganap ng parehong hanay ng mga pag-andar. Gayunpaman, mayroon itong isang bilang ng mga pag-aari na ginagawa itong isang mas umaasang data carrier:
- Ang impormasyong naitala sa electronic form ay madali at mabilis na na-edit.
- Ang ganitong mga dokumento ay maaaring teoretikal na maiimbak magpakailanman.
- Pinadadali ng teknolohiya ng ED, pinapabilis at binabawasan ang gastos ng proseso ng paggawa ng papel.
- Ang nasabing mga dokumento ay maaaring maipirmahan at maipadala nang malayuan, nang walang pag-aaksaya ng oras sa mga personal na pagpupulong.
- Mabilis mong makuha ang kinakailangang bilang ng mga instant na ED. Bukod dito, ang lahat ng ito ay magkakaroon ng ligal na puwersa.
Mga Katangian ng ED. Metadata
Ang konsepto ng "electronic dokumento" ay nailalarawan sa tatlong katangian:
- Ang nilalaman ay ang mga sangkap na teksto, grapiko, o tunog.
- Ang konteksto ay impormasyon tungkol sa kaugnayan ng data na dokumentado sa iba pang mga taong ED, pisikal o ligal.
- Ang istraktura ng isang elektronikong dokumento ay panloob at panlabas. Sa unang kaso, direktang pinag-uusapan natin ang nilalaman ng ED. Sa pangalawa - tungkol sa kapaligiran kung saan mayroon ito (daluyan ng imbakan, format ng file mismo, atbp.)
Ang konsepto ng "electronic dokumento" ay tinukoy ng metadata nito. Ito ang pangalan ng impormasyon tungkol sa lahat ng mga pag-aari ng ED, pati na rin ang katiyakan sa lipunan.
Ang Metadata ay isang mahalagang bahagi ng proseso ng pag-iimbak ng anumang elektronikong dokumento. Naglalaman ang mga ito ng mga elemento ng ligal, negosyo, pang-organisasyon at pamamaraan na katibayan ng integridad ng ED, pati na rin ang pagiging tunay nito.
Mga Detalye ng ED
Ang isa pang mahalagang aspeto ng konsepto ng "electronic dokumento" - mga detalye. Ito ay isang uri ng analogue ng data sheet, na naglalaman ng lahat ng impormasyon tungkol sa paglikha ng ED.
Kabilang dito ang:
- Ang pangalan ng elektronikong dokumento.
- Petsa at lugar ng pagsasama, pati na rin ang lahat ng mga edisyon (kung mayroon man).
- Data sa compiler o compiler ng ED.
- Impormasyon tungkol sa antas ng seguridad ng dokumento.
- Ang data na magpapahintulot upang matukoy ang pagiging tunay, pagiging tunay at pagiging maaasahan ng elektronikong digital na pirma ng ED.
- Data ng mga programa na kinakailangan upang buksan ang dokumentong ito. Tungkol ito sa format nito. Ang piracy ng computer ay umunlad sa domestic space ngayon. Kaugnay nito, ang karamihan sa mga gumagamit ng PC ay gumagamit ng hindi lisensyadong software at hindi palaging pinaghihinalaan na minamahal ng lahat .doc, .xls at .ppt suportado ng mga bayad na programa ng Microsoft Office. Kaya sa mga normal na kondisyon kailangan mong magbayad para sa paggamit ng mga ito, at hindi i-download ang mga bersyon na na-hack. Iyon ang dahilan kung bakit ang pinaka ginagamit, unibersal, at pinaka-mahalaga, ang libreng format ng ED ngayon sa mundo ay .odt. Ang pagiging popular nito kahit na ginawa ng Microsoft na naka-embed ng kakayahang basahin ito sa software nito. Kabilang sa mga pangunahing bentahe ng format na ito ay ang pagsasama ng mga kakayahan ng mga program tulad ng Word, Excel, PowerPoint.
- Digital na lagda.
Digital na pirma
Tulad ng nabanggit na sa itaas, ang isa sa mga pinakamahalagang sangkap ng konsepto ng "electronic dokumento" ay kinakailangan. Sa partikular, ang digital na pirma, na isinalin mula sa Ingles bilang "digital signature".
Ito ang pangalan ng paraan ng pagtingin sa ED, na nakuha bilang isang resulta ng pag-convert ng cryptographic ng isang hanay ng mga elektronikong data.Pinapayagan ka ng pirma na ito na makilala ang taong naglagay nito, pati na rin kumpirmahin ang integridad ng buong dokumento.
Sa ilalim ng kasalukuyang batas, sa karamihan sa mga modernong bansa, ang EDS ay katumbas ng isang "basa" na pirma sa papel.
Mahalagang tandaan ang hindi maihahambing na link sa pagitan ng konsepto ng "electronic dokumento" at digital na lagda. Pagkatapos ng lahat, ito ay ang pagkakaroon ng pangalawa na nagbibigay ng unang ligal na puwersa.
Ang bawat EDS ay may isang personal na sertipikadong key, na kung saan ay isang natatanging pagkakasunud-sunod ng mga numero na 264 na sukat. Upang makuha ito, kailangan mong makipag-ugnay sa isang dalubhasang kumpanya, na kung saan marami sa ngayon. Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na ang isang elektronikong digital na pirma ay may isang tiyak na petsa ng pag-expire, pati na rin ang iba't ibang mga antas ng seguridad.
Kapag nagrehistro ng isang electronic digital na pirma, ang parehong indibidwal na susi ay naitala sa flash drive ng customer nito. Gumagana lamang ito kasabay ng pampublikong susi - ang isa pang programa na ginagamit ng pangalawa at pangatlong partido upang patunayan ang digital na pirma sa natanggap na mga dokumento.
Ang data ay nasa isang digital na sertipiko na naglalaman ng impormasyon tungkol sa may-ari, ang kanyang numero ng pagpaparehistro (hindi malito sa isang pribadong key) at ang tagal ng digital na pirma.
Gamit ang isang elektronikong digital na pirma, maaari mong malayuan isumite ang mga dokumento sa mga unibersidad (kung minsan kahit mga dayuhan), magsagawa ng mga transaksyon sa pagbabangko, magbabayad ng buwis at ilang serbisyo ng mga katawan ng estado ng mga munisipal na samahan.
Gayunpaman, mayroong isang bilang ng mga kaso kung saan ang isang elektronikong dokumento at isang lagda dito ay hindi itinuturing na lehitimo. Halimbawa, ang pagkuha ng isang sertipiko ng mana o paglabas ng mga dokumento sa paglilipat.
Mga uri ng mga elektronikong dokumento
Sa ngayon, malayo sa isang pag-uuri ng ED. Gayunpaman, madalas na ang nasabing mga dokumento ay nahahati sa mga uri sa mga sumusunod na kategorya:
- Uri ng nilalaman: teksto, graphic, tunog, animation at multimedia ED.
- Antas ng pag-access: bukas at nakatago. Ang mga dokumento ng unang uri ay hindi naglalaman ng anumang lihim, na ang dahilan kung bakit sila ay nasa pampublikong domain at mababasa ng lahat. Ito ang teknikal na data ng mga aparato o ang komposisyon ng mga produkto, mga kasunduan sa paglilisensya, listahan ng presyo, atbp. Ang mga nakatagong mga ED ay mababasa lamang ng isang tiyak na makitid na bilog ng mga tao. Karaniwan ang mga ito ay naglalaman ng impormasyon na kumakatawan sa mga lihim o komersyal na estado. Maaari itong maging isang mapa ng lokasyon ng mga lihim na yunit ng militar, mga guhit ng isang patenteng aparato o komposisyon ng gamot, data sa bank account ng isang indibidwal o ligal na nilalang, atbp.
- Ang pagkakaroon / kawalan ng isang elektronikong digital na pirma (EDS). Ang legalidad / iligal ng dokumento ay nakasalalay dito.
- Saloobin sa isang tiyak na industriya. Ang karaniwang tinatanggap na mga dokumento na electronic (ang form at nilalaman ay pareho para sa lahat ng mga patlang ng aplikasyon) at makitid ang dalubhasa ay nai-highlight.
Mga Palatandaan ng ED
Ang pagkakaroon ng isinasaalang-alang ang konsepto at uri ng elektronikong dokumento, ito ay nagkakahalaga ng pagbibigay pansin sa mga tampok na ito. Nakikilala nila ang ED sa iba pang mga bagay ng mundo ng materyal.
- Mga semantika ng nilalaman. Anumang dokumento ng ganitong uri ay kinakailangang magkaroon ng kahulugan, at hindi isang random na hanay ng mga larawan, tunog o simbolo.
- Matatag na form ng materyal.
- Pagkumpleto at integridad.
- Tumutok sa aplikasyon para sa komunikasyon sa lipunan.
Ligal na aspeto
Ang pagkakaroon ng isinasaalang-alang ang mga katangian, detalye, katangian, ang konsepto ng isang elektronikong dokumento, istraktura, pati na rin ang mga uri nito, sulit na mas maingat na suriin ang ligal na bahagi ng isyung ito.
Kung ang ED ay iginuhit alinsunod sa lahat ng mga ligal na kaugalian, at ang pirma nito ay mayroong lahat ng kinakailangang mga sertipiko, kung gayon mayroon itong ligal na puwersa na katumbas ng katapat nitong papel.
Naturally, sa bawat estado ang ligal na regulasyon ng konsepto ng "electronic dokumento" ay medyo magkakaiba, ngunit ang mga ito ay mga trifle.Sa pangkalahatan, ang batas ng iba't ibang mga bansa ay pantay na tapat sa ED, dahil ngayon ang trabaho sa opisina ng ganitong uri ay matagal nang naabot ang pang-internasyonal na antas. Kaugnay nito, ang isang kabalintunaan ay nakuha. Ang ilang mga kapangyarihan ay mas nababahala tungkol sa panlabas na pamamahala ng dokumento sa elektronik. Sa parehong oras, maaaring ito ay halos hindi mabuo sa loob ng estado. Narito ang tulad ng isang exaggerated analogue ng antas ng modernong literasiyang computer. Sa kanya, alam ng isang tao kung paano i-install ang iba't ibang mga aplikasyon sa Android, ngunit hindi alam ang mga pangunahing prinsipyo ng pagtatrabaho sa mga Exel na talahanayan.
Mga tampok ng trabaho sa digital office
Kumpara sa papel, ang digital office work ay may maraming makabuluhang pakinabang:
- Nagbibigay ng pagpapatala pagpaparehistro, accounting, imbakan at pag-access sa mga elektronikong dokumento.
- Nangangailangan ng mas kaunting pondo.
- Nangangailangan ng isang minimum na lugar upang mapaunlakan ang archive. Sa katunayan, ang lahat ng dokumentasyon para sa isang malaking negosyo ay inilalagay sa isang hard drive sa bulsa ng bag.
- Sa tulong ng electronic clerical work, nabawasan ang mga gastos sa di-paggawa ng oras ng kawani.
- Ang bilis ng pagpapakalat ng data sa isang malawak na hanay ng mga gumagamit ay tumataas.
- Maaaring maglaman ang ED hindi lamang ng teksto at mga larawan, kundi pati na rin ang impormasyon sa multimedia. At ito ay napakahalaga kung ang gawain ng negosyo ay nauugnay sa mga kaganapan sa pagtatanghal ng pribado.
Kapansin-pansin na ang paggamit ng mga dokumento sa papel ay madalas na pinapayagan sa gawaing elektroniko. Gayunpaman, ang prayoridad sa kasong ito ay tiyak para sa ED.
Karamihan sa mga pribado at pampublikong mga organisasyon sa mundo ngayon ay naglalayong sa unti-unting pag-aalis ng dokumentasyon ng papel mula sa papeles. Ngunit kahit na sa mga lubos na binuo na bansa ito ay malayo pa rin. Pagkatapos ng lahat, ito ay isang napakahaba at magastos na proseso.
Sinuri namin ang mga konsepto ng isang elektronikong dokumento at pamamahala ng dokumento ng electronic, pinagsama ang lahat ng mga nuances ng isyu. Inaasahan namin na ang impormasyon ay kapaki-pakinabang sa iyo.