Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ng samahan ay isang mahalagang bahagi ng matrabaho na gawaing papel. Ang pangunahing layunin ng prosesong ito ay upang bigyan ang mga dokumento ng legal na puwersa. Gayundin, salamat sa ito, isinasaalang-alang, binabantayan at mabilis na hiningi kung ang isang kagyat na pangangailangan ay lumitaw. Ang pagkuha ng kinakailangang impormasyon tungkol sa mga dokumento, anuman ang yugto ng pagtatrabaho sa kanila, ay madaling gawin sa isang maikling panahon kung ang lahat ng itinatag na mga patakaran para sa sirkulasyon ng dokumento ay sinusunod.
Ang konsepto
Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ng isang samahan ay isang pag-aayos ng kanilang pagbuo o kita sa pamamagitan ng pag-apply ng isang index at nagpapahiwatig ng ilang mga data sa mga espesyal na porma. Ang index ay nagsasama ng isang numero sa pagkakasunud-sunod, na dinagdagan ng iba pang mga indeks ng nomenclature, mga klase at iba pang mga sangkap. Ang mga bahagi ng index na sumusunod sa bawat isa ay pinaghiwalay ng isang slash.
Ang pagrehistro ng mga dokumento ng samahan ay nilikha upang makatanggap ng mga sertipiko ng isang binalak, accounting, administratibo, pag-uulat, pinansiyal at iba pang kalikasan. Ginagamit ang mga ito sa loob, at ipinadala din sa iba pang mga istraktura o nagmula sa kanila. Ang parehong mga sulat-kamay na papel at nakalimbag gamit ang mga modernong teknikal na aparato ay napapailalim sa pagrehistro.
Mga layunin
Sa samahan ng gawaing papel, ang pangunahing lugar ay kabilang sa proseso ng pagrehistro. Sa mga maayos na pagpapatakbo, na sumusunod sa isa't isa, ang mga gawain ng pamamahala sa pagpapatakbo ay madaling malulutas. Para sa mga ito, ang mga klerk ay dapat magbigay ng anumang mga dokumento sa isang maikling panahon, kapwa panloob at mga natanggap mula sa ibang mga kumpanya.
Kapag ang pagrehistro ng mga dokumento ng samahan sa mga espesyal na porma, ang pinakamahalagang katotohanan ay ipinahiwatig, kasama ang panahon ng paglikha, pagpapadala o pagtanggap. Kaya, ang dokumento ay nagiging ligal. Hanggang sa puntong ito, ito ay itinuturing na kung hindi umiiral. Iyon ay, ang organisasyon ay hindi mananagot para sa pangangalaga nito, gayundin sa pagtanggap.
Halaga
Ang pagpaparehistro ay isa sa mga unang yugto ng trabaho pagkatapos ng paunang pagproseso sa pagtanggap ng dokumento, o ang kaparusahan kung ipinapadala sa ibang istraktura. Matapos ang yugtong ito, ang mga papalabas na papel ay selyadong sa mga sobre at ipinadala sa pamamagitan ng koreo o iba pang mga channel ng komunikasyon.
Ang pagpaparehistro ay itinuturing na isa sa pinakamaraming oras at responsableng operasyon sa gawaing papel. Samakatuwid, kung ang tanong ay lumitaw sa pag-stream ng daloy ng trabaho, pagkatapos ay magsisimula sila sa prosesong ito.
Ang mga gawain
Ang pangunahing gawain ng pagpaparehistro ay kinabibilangan ng:
- Accounting.
- Kontrol sa pagpapatupad.
- Sanggunian gawa.
Kapag ang accounting, dami ng impormasyon ay nakuha sa dami ng trabaho, ang pagsusuri ng parehong mga dokumento bilang isang buo at indibidwal na mga uri, sa pamamagitan ng istraktura at iba pang mga elemento. Sa hinaharap, ang isang database ay nabuo sa anyo ng isang espesyal na search engine.
Ang mga patakaran
Kung kinakailangan, ang karagdagang paggamit ay ang samahan ng trabaho kasama ang mga dokumento. Hindi kinakailangan ang pagrehistro ng mga dokumento kung tatanggapin lamang ito para sa impormasyon. Ang bawat kumpanya ay dapat na naaprubahan ang isang listahan ng mga dokumento na hindi dapat nakarehistro. Bilang isang patakaran, ito ay nakapaloob sa annex sa mga tagubilin para sa mga clerks, ngunit maaari ding isama sa anyo ng isang nakatayong papel. Kailangang mai-update kung kinakailangan ito ng sitwasyon.
Karaniwan, ang mga hindi rehistradong seguridad ay kasama ang:
- Mga materyales na pang-promosyon.
- Binabati kita
- Mga imbitasyon sa mga seminar at kumperensya.
- Mga libro at iba pang print media.
- Ang "Personal" na mga pakete na natanggap ng mail.
- Mga kopya ng mga dokumento ng gobyerno.
- Mga titik ng impormasyon.
Sa panahon ng pagpaparehistro, ang bawat dokumento ay itinalaga ng isang kaukulang numero. Ang mga papasok na papel ay may sariling sistema ng numero, na naselyohan sa resibo.
Ang pamamaraan ay isinasagawa nang isang beses lamang. Ito ay isa sa mga pangunahing tuntunin para sa pag-aayos ng trabaho sa mga dokumento. Ang pagpaparehistro ng mga dokumento sa isang malaking kumpanya ay isinasagawa sa clerical department. Kung ito ay isang maliit na kumpanya, kung gayon ang kalihim ay nakikipag-usap sa isyung ito. Sa isang kumpanya na may mga dibisyon at iba pang mga istrukturang pangkat, ang prosesong ito ay maaaring isagawa sa isang desentralisado na pamamaraan. Gayunpaman, ito ay nalalapat lamang sa mga panloob na papel. Ang kanilang pagpaparehistro ay dapat isagawa sa araw ng pagtanggap, pag-apruba o pagpapadala.
Mga pamamaraan ng produksiyon
Maaaring makuha ang mga dokumento sa mga sumusunod na paraan:
- Sa pamamagitan ng koreo.
- Sa pamamagitan ng mga serbisyo sa courier.
- Sa pamamagitan ng fax.
- Sa pamamagitan ng email.
Ang iba't ibang mga form ng samahan ng pagpaparehistro ng mga dokumento ay isinasagawa kaugnay sa mga sumusunod na sulat:
- Inbox.
- Papalabas.
- Panloob.
Impormasyon sa Pagrehistro
Para sa isang papasok na dokumento, ang data tulad ng:
- Natanggap ang petsa.
- Papasok na numero.
- Petsa ng pagsasama ng dokumento.
- Index
- Bilang ng pagpaparehistro.
- Ang may-akda ng dokumento.
- Pangalan.
- Paglutas
- Panahon ng pagpapatupad.
- Kontratista.
- Ang pag-unlad ng trabaho.
- Ang bilang ng kaso kung saan siya napupunta pagkatapos ng kinakailangang pagmamanipula.
Pagpasok ng Impormasyon
Una, isinasagawa ang samahan ng pagpaparehistro ng mga pangunahing dokumento, na hindi kumpleto na napuno, dahil hindi pa nila isinumite sa ulo, at walang isang angkop na resolusyon, pati na rin ang isang itinalagang panahon ng pagpapatupad at kontratista. Ang natitirang data ay ipinahiwatig pagkatapos ng pamilyar sa mga awtorisadong tao. Kung ang isang mabuting relasyon ay naitatag sa pinuno, at titingnan niya sa pamamagitan ng pagsusulatan tuwing umaga, maaari mo munang ipakita ang dokumento sa kanya, at pagkatapos na gawin ang naaangkop na desisyon, ipasok agad ang lahat ng kinakailangang data.
Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa samahan ng pagpaparehistro at kontrol sa pagpapatupad ng mga panloob na dokumento, ang data ay maaaring ipahiwatig sa naaangkop na form na may posibilidad ng kasunod na mga pagbabago at pagdaragdag. Siyempre, ang petsa ng pagtanggap sa kanila, siyempre, ay wala. Samakatuwid, hindi tulad ng isang papasok na dokumento, ang isang panloob na dokumento ay may isang solong numero ng pagpaparehistro.
Ang sinumang kumpanya ay may karapatang baguhin at madagdagan ang data sa papasok na dokumento, isinasaalang-alang ang mga detalye ng aktibidad. Halimbawa, madalas na ipahiwatig ang bilang ng mga sheet at application.
Mga form
Ang mga form sa pagpaparehistro ay nasa anyo ng:
- Mga Magasin.
- Card.
- Mga awtomatikong sistemang elektroniko.
Isaalang-alang natin ang bawat form nang hiwalay.
Mga Magasin
Ang isang sistema ng journal ay kapaki-pakinabang kapag ang isang samahan ay nakikipag-usap sa isang maliit na bilang ng mga dokumento. Kung ang kumpanya ay may isang malaking dami ng daloy ng trabaho, pagkatapos ay hindi na ito ginagamit, dahil sa maraming respeto ito ay mas mababa sa iba pa, mas advanced na mga system.
Ang impormasyon ay ipinahiwatig sa mga talaarawan sa pagrehistro ng dokumento ng samahan sa pagkakasunud-sunod kung saan sila natanggap. Ang prosesong ito ay nagsasangkot sa isang tao. Kaya, pagdating ng maraming mga dokumento, ang pagrehistro ay tumatagal ng mahabang panahon. Naturally, ito ay lubos na nagpapabagal sa daloy ng trabaho.
Bilang karagdagan, ang operasyon ay kailangang madoble, dahil ang impormasyon ay kinakailangan kapwa sa opisina at sa mga indibidwal na yunit ng istruktura, kung saan ang dokumento ay isasagawa sa hinaharap. Bilang isang resulta, sa parehong kumpanya ang parehong mga security ay dapat na nakarehistro ng 3-5 beses sa magkahiwalay na journal.
Kasabay nito, imposible na makakuha ng impormasyon ng sanggunian sa isang maikling panahon, dahil ang mga entry sa journal ay pinananatiling sunud-sunod. Upang makakuha ng impormasyon, kailangan mong malaman ng hindi bababa sa humigit-kumulang kung kailan nakarehistro ang dokumento.
Hindi posible na kontrolin ang mga oras ng pagtatapos, dahil mayroon silang lahat at hindi maaaring maiuri nang hiwalay.Samakatuwid, kung saan ang pag-andar ng control ay may priyoridad, gamitin ang system ng card.
Mga Kard
Malulutas ng system registration card ang mga pagkukulang na umiiral kapag nagsasagawa ng papeles para sa mga magasin. Lumitaw ito sa simula ng huling siglo at napaka-pangkaraniwan sa mga bansang Europa. Sa Russia, ito ay naging laganap sa panahon ng pag-unlad ng Pinag-isang Sistema ng Pag-iingat ng Estado ng Estado. Ang sistemang ito ng pagpaparehistro ng dokumento sa samahan ay kinakailangan upang makayanan ang isang malaking dami ng mga security nang walang mga problema. Ito ay may mga sumusunod na pakinabang:
- Ang proseso ng pagrehistro ay maaaring hawakan ng maraming mga empleyado nang sabay-sabay.
- Ang mga dokumento ay maaaring gawin sa dami na kinakailangan para sa maayos na paggana ng samahan.
- Ang mga card ay maaaring ma-systemati, pati na rin gumawa ng mga file ng card. Ginagawa nitong magagamit ang tulong ng tulong.
- Ang isang tiyak na halimbawa ay maaaring ilipat sa control control sa pagpapatupad ng mga dokumento.
- Ang form at indikasyon ng mga detalye ay natutukoy nang direkta sa samahan, at inireseta sa mga tagubilin para sa gawaing papel.
- Ang napiling form ng card ay maaaring palaganapin gamit ang isang photocopy machine. Upang mapanatili ang mga talaan, kailangan mong magkaroon ng sapat na sirkulasyon nang hindi bababa sa 1 taon.
Ang isang samahan ay maaaring magkaroon ng maraming kopya ng mga kard kung kinakailangan. Karaniwan kailangan mong punan ng hindi bababa sa dalawa. Pagkatapos nito, ang isang kopya ay naka-imbak sa isang pansamantalang file cabinet, at ang isa pa sa departamento ng impormasyon at sanggunian. Ang dokumento mismo ay ipinadala sa mga kontratista para sa trabaho. Ngunit madalas na gumagamit sila ng tatlong mga kard upang mailipat din ang huli sa tagapalabas.
Ang ganitong sistema ay angkop kapwa para sa mga dokumento para sa pagrehistro ng isang pampublikong samahan, at para sa pagsasagawa ng gawain sa opisina sa isang institusyon ng estado. Ang mga file ng sangguniang kard ay nilikha sa iba't ibang mga isyu, halimbawa, ayon sa rehiyon. Pagkatapos ang kanilang numero ay awtomatikong tataas. Siyempre, ang sistemang ito ay masinsinang paggawa, at maaari lamang mabisang nabuo sa mga samahan kung saan ang serbisyong clerical ay gumaganap nang walang kamali-mali. Ang isang mas modernong sistema ay nakatulong upang mapupuksa ang pangangailangan upang punan ang isang malaking bilang ng mga kard. Naging posible salamat sa pagpapakilala ng teknolohiya sa computer.
Mga Awtomatikong Elektronikong Sistema
Ang form na ito ng dokumentasyon ay isinasagawa sa pamamagitan ng software (o software). Naka-install ito sa isang PC, server o maraming mga integrated PC. Kapag gumagamit ng isang awtomatikong sistema, ang impormasyon ay ipinasok sa isang elektronikong kard, na nakaimbak sa kaukulang database. Upang matiyak ang kaligtasan, kahanay, ang impormasyon ay nakaimbak sa isang karagdagang (backup) database.
Ito ang form na ito na nakatanggap ng pinakamalaking aplikasyon sa kasalukuyan, dahil mayroon itong makabuluhang pakinabang kumpara sa dalawang nakaraang mga pagpipilian. Sa partikular, ito ay:
- Mabilis na paghahanap sa anumang batayan, halimbawa, petsa.
- Pagbuo ng mga ulat at analytical na impormasyon sa awtomatikong mode.
- Ang kakayahang magrehistro mula sa iba't ibang mga lugar ng trabaho nang sabay.
- Ang posibilidad ng pamamahala ng dokumento sa isang desentralisado na paraan sa magkakahiwalay na mga yunit na may pagsasama ng impormasyon sa isang solong database.
- Iba pang mga tampok.
Ang isang programa para sa pagrehistro ng mga dokumento ay maaaring maiunlad ng mismong samahan. Gayunpaman, sa karamihan ng mga kaso, ang mga handa na solusyon ay ginagamit na ginagawang madali upang gumana sa isang malaking dami ng mga dokumento, simula sa yugto ng paglikha at nagtatapos sa pagpapatupad o pagpapadala sa ibang kumpanya.
Sa isang awtomatikong sistema, ang pinaka kumpletong impormasyon tungkol sa lahat ng mga dokumento ay maaaring makolekta at maiimbak. Salamat sa ito, ang epektibong kontrol ay ipinatupad at ang gawaing sanggunian ay isinasagawa, at, kung kinakailangan, isang panloob na imbentaryo.
Konklusyon
Sa kasalukuyan, sa anumang negosyo at institusyon ng isang malaking dami ng mga dokumento ay nabuo. Ang trabaho sa opisina, naitatag nang maayos alinsunod sa batas at nakakatugon sa lahat ng mga gawain na itinakda, pinatataas ang kahusayan ng pamamahala nang maraming beses. Ang mga personal na computer, programa at mga bagong teknolohiya ay naging mas maayos ang prosesong ito. Ang isang awtomatikong sistema ay nagpapabilis at pinadali ang gawain sa kabuuan, pati na rin ang pagrehistro at pag-aangkop ng mga dokumento sa samahan, partikular.
Mahalaga ang prosesong ito sa buong clerical cycle. Salamat sa organisadong trabaho, madali mong mahahanap ang kinakailangang impormasyon at isang tukoy na dokumento sa isang maikling panahon. At ito naman, ay nagbibigay ng isang solusyon sa pagpapatakbo sa mga isyu.
Ang mga card, na hanggang kamakailan ay ipinamamahagi sa lahat ng dako, ay unti-unting pinalitan ng isang awtomatikong sistema, kahit na para sa pagpaparehistro sa isang non-profit na samahan ng mga dokumento. Ang buong proseso ay isinasagawa sa isang pinabilis na mode, kabilang ang epektibong kontrol sa daloy ng dokumento.