Sino ang administrative staff ng kumpanya?

Ngayon, ang aktibidad ng paggawa sa serbisyo ng administratibo ng istraktura ay madalas na napansin bilang paunang yugto ng isang karera o bilang trabaho para sa mga mag-aaral sa unang taon, na, bilang panuntunan, ay hindi nangangailangan ng malubhang paghahanda. Ano ang ibig sabihin ng konsepto mga kawani ng administratibo? Sino ang may kaugnayan sa naaangkop na kategorya? Bakit? Ang mga sagot sa mga ito at iba pang pantay na mahalagang mga katanungan ay matatagpuan sa proseso ng pagbasa ng artikulong ito.

Mga karaniwang tampok

Sa kabila ng katotohanan na kawani ng administratibo madalas na nagpapahiwatig lamang ng simula ng paglago, maraming mga tao ang nagtatagumpay ng isang matagumpay na karera at tumatanggap ng propesyonal na pagkilala sa lugar na ito. Ang mga nasabing empleyado ay hindi tatawag sa gawaing ito na hindi nangangailangan ng angkop na kwalipikasyon at napakadali. Ano ang mga responsibilidad na karaniwang ginagawa ng isang serbisyo? Mga kawani ng pang-administratibo gumaganap ng isang bilang ng mga gawain na may kaugnayan sa samahan ng mga pangunahing proseso ng negosyo. Kabilang sa mga ito ang mga sumusunod na item:

• Pag-iingat ng talaan.
• Kontrol sa mga tuntunin ng pagpapatupad ng mga order at utos ng ulo para sa iba't ibang mga kagawaran at dibisyon.
• Mga kawani ng pang-administratibo nakikibahagi sa pagbibigay ng serbisyong panlipunan, sambahayan, pang-ekonomiya at materyal at teknikal sa istraktura.
• Organisasyon at kasunod na pag-aayos sa opisina, kung kinakailangan.
• Organisasyon ng relocation.
• Ang mga kawani ng administratibo ay mga empleyado na kinakailangan upang makipag-ugnay sa mga serbisyo ng operasyon.
• Pakikipag-ugnay sa mga panginoong maylupa.
• Organisasyon at kasunod na paghawak ng mga kaganapan sa korporasyon. Mahalagang idagdag ito sa kasong ito kawani ng administratibo nagbibigay lamang ng karagdagang tulong.

Mahalagang tandaan na ang listahan na ito ay maaaring makumpleto at madagdagan depende sa mga pangangailangan at gawain ng kumpanya.

Ang praktikal na aspeto ng isyu

Bilang ito ay naka-out, mga kawani ng administratibo ay ang mga empleyado na ang lugar ng aktibidad ay may kasamang pagpapatupad ng mga function ng managerial o ang pagganap ng trabaho na may kaugnayan sa mga isyu sa pamamahala ng organisasyon sa mga teknikal na termino.

Kaya, sa mga samahan ng gobyerno, ang departamento ng mga tauhan, na namamahala sa mga tauhan at pumipili ng mga tauhan, ay madalas na kasama sa departamento ng administratibo, kagawaran ng pangangasiwa ng negosyo, at iba pa. Gayunpaman, ang gayong kasanayan na may paggalang sa mga malalaking samahan ng pribadong pag-aari ay hindi laganap - narito ang departamento ng pamamahala ay isang malayang istraktura, siyempre, pinamumunuan ng ulo. Mahalagang tandaan na sa kawani ng administratibo madalas, ang mga personal na tagapamahala ng katulong at mga katulong sa departamento ay hindi kasama. Kaya, nauugnay nila, bilang isang panuntunan, sa mga kawani ng isang naibigay na yunit ng istruktura at nasasakop sa kaukulang ulo. Ang kanilang mga gawain ay nabawasan nang direkta sa paglutas ng mga isyu ng yunit na ito. Ang pagkakapareho ng pareho pangkat ng kawani ng administratibo lutasin ng mga kasamahan ang mga problema ng buong samahan.

Dapat pansinin na ang bilang ng mga empleyado ng administratibo ng kumpanya ay higit sa lahat ay nakasalalay sa panloob na istraktura, laki at lugar ng aktibidad. Halimbawa, maraming mga asosasyon ng estado, mga kumpanya ng pamamahala ng mga malalaking negosyo o malalaking paghawak ng magkahiwalay na mga tauhan ng administratibo sa isang independiyenteng departamento. Bilang isang patakaran, tinawag itong departamento ng administratibo o pangkalahatang kagawaran.Ang departamento ay isang kumplikadong samahan, ang pinuno ng kung saan ay nag-aayos pamamahala ng tauhan at mga ulat sa pinuno ng kumpanya.

Mga institusyon ng estado

Ang departamento ng administratibo ng isang institusyon ng estado ay maaaring magsama ng mga sumusunod na kagawaran ng isang independiyenteng mode ng aktibidad:

• Suporta sa dokumentasyon.
• Organisasyon-protocol.
• Kagawaran ng control.
• Suporta sa sambahayan.
• Pampublikong serbisyo at iba pa.

Mahalagang tandaan na sa malalaking komersyal na istruktura trabaho. Mga kawani ng pang-administratibo sa kasong ito ay kumakatawan sa kagawaran ng negosyo. Kasama dito ang mga tagapamahala ng opisina, mga sekretaryo, kawani ng pagpapanatili (mga driver, tagapaglinis, mga courier) Ang pinuno ng kaukulang kategorya ay ganap na responsable para sa gawain ng kagawaran.

Sa mga kumpanya na may isang kumplikadong istraktura na kasama ang ilang mga tanggapan, mga kawani ng administratibo at teknikal, bilang isang panuntunan, ay nabuo ayon sa iisang pamamaraan. Ang kanyang gawain ay pinangangasiwaan ng mga aktibidad ng direktor ng administratibo. Ang mga gawain nito ay binubuo ng pamamahala at koordinasyon ng mga aktibidad ng istrukturang pang-administratibo sa kabuuan. Ang direktor ng administrasyon ay nasasakop sa mga pinuno ng mga kagawaran ng administrasyon, pati na rin ang mga tagapamahala ng tanggapan ng mga yunit ng istruktura at mga independyenteng tanggapan.

Mga maliliit na kumpanya

Mga kawani ng pang-administratibo sa mga maliliit na kumpanya na may mga layunin sa komersyal, bilang panuntunan, ay binubuo ng isang empleyado. Ang kanyang posisyon ay tinukoy bilang isang manager ng opisina o sekretarya. Kung wala ito, ang ilang mga function ng administratibo (halimbawa, samahan ng mga papeles, pamamahala ng dokumento o pag-order ng opisina) ay itinalaga sa isang empleyado ng junior bilang isang karagdagang pasanin.

Ayon sa kaugalian kawani ng administratibo kasama ang sekretarya, katulong na departamento, personal na katulong sa ulo, pinuno ng departamento ng administratibo. Bilang karagdagan, ang listahang ito ay may kasamang office manager at director director. Mahalagang tandaan na kabilang dito ang isang bilang ng mga empleyado ng mga kawani ng pagpapanatili (halimbawa, mga tauhan ng administratibo at teknikal para sa kaligtasan ng elektrikal) Sa kasunod na mga kabanata, magiging angkop na isaalang-alang ang pinakakaraniwang mga post na pang-administratibo.

Tagapamahala ng tanggapan

Bilang ito ay naka-out, characterizing kawani ng administratibo nahati sa administratibo at teknikal na spheres. Ang tagapamahala ng tanggapan ay kabilang sa unang pangkat. Sa ibang paraan, tinawag siyang tagapamahala ng administratibo o senior administrator. Ang office manager ay nag-uulat sa recruiting director o executive director. Sa bilog ng kanyang mga subordinates ay mga empleyado lamang ang sumusuporta sa paggana ng istraktura. Ang pangunahing layunin ng senior administrator ay upang matiyak ang sapat na paggana ng opisina at ang maayos na operasyon nito. Tagapamahala ng opisina kung paano kawani ng suporta sa administratibo gumaganap ng mga sumusunod na pag-andar:

• Nagbibigay ng kontrol sa pagkakaroon at pagpapatakbo ng mga kagamitan sa opisina.
• Mga gastos sa pagbadyet para sa suporta sa opisina.
• Ang pagtiyak ng napapanahong pagproseso ng parehong papasok at ipinadala na sulat, ang paghahatid nito alinsunod sa layunin.
• Paglahok sa imbentaryo ng mga kumplikadong pag-aari ng opisina.
• Ang paggamit ng kontrol sa mga deadlines para sa pagpapatupad ng mga seguridad at ang kanilang karampatang pagpapatupad.
• Organisasyon at kontrol ng gawain ng mga subordinate na manggagawa, kung saan, bilang panuntunan, mga operator ng telepono, mga sekretaryo, driver, tagapaglinis at mga bantay sa seguridad.
• Kontrol at suporta ng sistema ng file ng kumpanya.
• Booking ticket, na nagbibigay ng suporta sa visa at mga silid ng pag-book para sa mga empleyado ng kumpanya.

Ang mga sumusunod na kinakailangan tungkol sa karanasan at kwalipikasyon ay may kaugnayan para sa tagapamahala ng tanggapan:

• Angkop na edukasyon (pangalawang espesyal o mas mataas).
• Gustong kaalaman sa isa o higit pang mga wikang banyaga.
• Napakahusay na kaalaman sa teknolohiya ng computer.
• Kaalaman sa teknolohiya sa opisina.
• Ang karanasan sa trabaho sa larangan ng administratibo nang hindi bababa sa isang taon.
• Sosyunalidad, paglaban ng stress, mga kakayahan sa mga bagay na pang-organisasyon.

Pinuno ng Legal Department

Ang pinuno ng kagawaran na ito ay nag-uulat ng eksklusibo sa pangkalahatang direktor. Kasama sa kanyang mga subordinates ang lahat ng mga empleyado ng ligal na kagawaran. Ang layunin ng aktibidad ng pinuno ay ang pagbuo at karagdagang pamamahala ng ligal na serbisyo ng kumpanya. Ang empleyado na pinag-uusapan ay gumaganap ng mga sumusunod na pag-andar:

• Pagpili at karagdagang pagsasanay ng mga ligal na opisyal.
• Legalisasyon ng istruktura ng organisasyon ng negosyo.
• Pagbuo ng mga pamantayan sa panloob na korporasyon.
• Ang paglikha ng daloy ng trabaho ayon sa mga binuo pamantayan sa ligal na corporate.
• Organisasyon ng ligal na pagsasanay para sa mga empleyado ng kumpanya.
• Legal na kadalubhasaan ng mga proyekto ng iba't ibang mga legal na dokumentasyon, ang paghahanda ng kung saan ay isinasagawa sa negosyo.
• Organisasyon ng paghahanda ng mga konklusyon alinsunod sa mga ligal na isyu na lumabas sa kurso ng istraktura.
• Ang kinatawan ng mga interes ng negosyo sa mga awtoridad ng hudisyal, pati na rin ang mga asosasyon sa publiko at estado sa pag-aaral ng mga ligal na isyu.
• Pagsubaybay at paggawa ng mga hakbang upang mabawi ang mga utang alinsunod sa naunang naisagawa na mga kasunduan.

Mga kinakailangan para sa isang dalubhasa sa mga tuntunin ng mga kwalipikasyon at karanasan:

• Legal na edukasyon (mas mabuti na mas mataas).
• Karanasan sa nauugnay na specialty para sa higit sa limang taon.
• Kaalaman ng Ingles sa isang average na antas.
• Karanasan sa pakikipag-ayos at pre-trial na pag-areglo ng mga isyu.
• Handa para sa mga biyahe at mga paglalakbay sa negosyo.
• Kaalaman sa mga sumusunod na ligal na lugar: sibil, buwis, administratibo, korporasyon, arbitrasyon at iba pang sangay ng batas.

Mga kawani ng Administrasyong Pangkaligtasan sa Elektriko

Ang mga tauhang elektrikal na nagsasagawa ng trabaho sa pag-install ng elektrikal ay naiuri sa mga sumusunod na kategorya:

• Ang mga manggagawa sa administratibo at teknikal ay mga tagapamahala at mga dalubhasa na nagsasagawa ng mga tungkulin na nauugnay sa samahan ng pagpapatakbo at pagpapanatili, pag-install, pagkumpuni at pag-utos na may kaugnayan sa mga pag-install ng elektrikal.
• Mga empleyado ng pagpapatakbo - mga tauhan na nagbibigay ng pagpapanatili at pamamahala sa pagpapatakbo ng mga pag-install ng elektrikal. Kasama dito ang inspeksyon, paghahanda ng lugar ng trabaho, pagpapatakbo ng paglipat, pagpasok at kasunod na pangangasiwa ng mga empleyado, pagganap ng trabaho alinsunod sa kasalukuyang operasyon.
• Mga tauhan sa pag-aayos - mga tauhan na nagbibigay ng pagkumpuni at pagpapanatili, pag-utos, pag-install, at pagsubok sa kagamitan.
• Mga kawani sa pagpapatakbo at pag-aayos - mga tauhan ng pagkumpuni na espesyal na bihasa at sanay na maglingkod sa pokus ng pagpapatakbo sa isang tiyak na halaga ng mga pag-install ng elektrikal na naatasan dito.

Lawyer

Kadalasan, ang isang abogado ay tinawag na isang ligal na tagapayo sa ibang paraan. Nag-uulat siya sa pangkalahatang direktor o pinuno ng nauugnay na departamento. Ang mga subordinates ng abogado ay ang mga pari ng kagawaran na ito. Ang pangunahing layunin ng kanyang mga aktibidad ay ang magbigay ng suporta para sa gawain ng ligal na kagawaran. Ang mga pangunahing gawain ng espesyalista ay ang mga sumusunod na puntos:

• Pag-unlad ng ligal na dokumentasyon.
• Ang pagbibigay ng gabay na pamamaraan para sa mga ligal na aktibidad ng kumpanya.
• Pagpapatupad ng mga hakbang upang mapalakas ang disiplina sa pananalapi, kontraktwal at paggawa.
• Konsultasyon ng mga kawani ng istraktura sa mga tuntunin ng mga propesyonal na isyu, tulong sa paghahanda ng dokumentasyon at mga regulasyon na aksyon ng isang orientation ng pag-aari.

Ang ligal na tagapayo ay gumaganap ng mga sumusunod na pag-andar:

• Pakikilahok sa pagbuo ng ligal na dokumentasyon at mga kontrata.
• Paglahok sa mga ligal na hindi pagkakaunawaan.
• Nagbibigay ng payo sa mga empleyado at pamamahala ng kumpanya alinsunod sa mga ligal na aspeto.
• Ang paglahok sa pag-verify ng literacy ng dokumentasyon, pati na rin ang mga kontrata mula sa isang ligal na punto ng pananaw.
• Pagpapanatili ng file system ng mga kontrata.
• Ang pagbibigay ng tulong sa mga empleyado ng may-katuturang departamento sa pagbuo ng iba't ibang uri ng mga proyekto.

Dispatcher

Ang dispatcher ay nag-uulat nang direkta sa pinuno ng produksyon, ngunit walang mga subordinates. Ang pangunahing layunin ng kanyang trabaho ay ang pagpapatakbo ng regulasyon ng proseso ng paggawa at iba pang mga aktibidad ng istraktura. Ginagawa ng dispatcher ang mga sumusunod na pag-andar:

• Sinusubaybayan ang pagkakaroon ng mga stock na kinakailangan para sa isang walang tigil na proseso ng paggawa ng mga dibisyon ng kumpanya (mga bahagi, materyales, transportasyon, kagamitan).
• Organisasyon ng pagpapatakbo control sa proseso ng produksyon, paghahatid ng tapos na produkto, pagganap ng trabaho o serbisyo ayon sa iskedyul ng proseso ng paggawa.
• Ang pagsasagawa ng isang dispatch journal, ang pagbuo ng mga ulat ng pag-uulat at iba pang teknikal na dokumentasyon sa mga tuntunin ng proseso ng paggawa.

Sa kaso ng isang nagpadala, ang mga sumusunod na kinakailangan tungkol sa mga kwalipikasyon at karanasan ay may kaugnayan:

• Ang pagkakaroon ng edukasyon sa pangalawang bokasyonal.
• Kaalaman sa larangan ng pagpaplano ng produksiyon sa negosyo.
• Ang paglaban ng stress, pagkakapareho.

Kalihim ng Heneral

Sa ibang paraan, ang posisyon ay maaaring tawaging isang personal na katulong o secretary-referent. Ang empleyado ay nag-uulat sa Direktor ng Human Resources o ang Pangkalahatang Direktor. Walang mga subordinates ng Kalihim Heneral. Ang pangunahing layunin ng gawain ng secretary-referent ay upang magbigay ng de-kalidad na suporta sa administratibo sa istraktura ng direktor. Ang isang personal na katulong ay gumaganap ng mga sumusunod na gawain:

• Ang pagtiyak ng tamang daloy ng trabaho.
• Organisasyon ng araw ng direktor sa plano ng trabaho.

Ang katulong na sekretarya ay pangunahing isinasagawa ang mga sumusunod na pag-andar:

• Pag-iskedyul para sa CEO, samahan ng mga pulong sa negosyo at mga paglalakbay sa negosyo.
• Pag-edit, pagsasalin at pagpapatupad ng mga liham ng negosyo at dokumentasyon.
• Nagbibigay ng kontrol sa mga papasok na sulat at tawag sa telepono.
• Paghahanda at pagpapatupad ng mga sulat sa negosyo, ulat, iba pang dokumentasyon.
• Organisasyon ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng direktor at iba pang mga empleyado ng istraktura.
• Ang kontrol ng kalidad ng paghahanda, tamang pagsasama, kasunod na koordinasyon at pag-apruba ng dokumentasyon na isinumite para sa pirma sa direktor ng samahan.
• Organisasyon ng gawain ng pagtanggap ng Pangkalahatang Direktor.
• Katuparan ng mga indibidwal na tagubilin ng ulo.
• Pag-eskapo ng ulo sa mga paglalakbay sa negosyo.

Ang mga aktwal na kinakailangan para sa karanasan at kwalipikasyon sa kasong ito ay:

• Ang pagkakaroon ng mas mataas na edukasyon.
• Kaalaman ng isang wikang banyaga (mas mabuti sa Ingles).
• Napakahusay na paggamit ng PC.
• Mataas na pamantayan patungkol sa pamantayan sa negosyo.
• Hindi bababa sa dalawang taong karanasan sa trabaho.
• Kasalukuyang hitsura, pakikipagkapwa.