Ang pagpapanatili ng dokumentasyon ng cash kapag nagtatrabaho sa cash ay isang kinakailangang sapilitan para sa mga ligal na nilalang at pribadong negosyante. Ang cash book ay isang pinagsama-samang dokumento ng accounting na nagtala ng paggalaw ng pera sa cash desk ng kumpanya. Sa loob ng isang maliit na negosyo, sinimulan ito sa isang kopya. Isaalang-alang natin nang mas detalyado ang mga tampok ng pagpapanatili at pag-iimbak ng dokumento. Sa partikular, kung paano magtahi ng isang cash book sa isang taon.
Ano ang isang dokumento para sa?
Ang isang cash book ay inisyu para sa lahat ng mga tao na may cash register. Ang kinakailangang ito ay nalalapat sa mga indibidwal na negosyante, kabilang ang mga nagtatrabaho sa pinasimple na sistema ng buwis. Ang Form KO-04 ay naaprubahan noong 1998 ng Decree ng Komite ng Estadistika ng Estado ng Russian Federation. Ang isang form ng papel at isang electronic cash book ay pinahihintulutan, ang form na elektronikong bersyon ay maaaring itago sa Word at Excel na may ipinag-uutos na proteksyon laban sa hindi awtorisadong pag-access. Ang cashier (operator) ay nagsasagawa nito, ngunit ang punong ehersisyo ng accountant ay kumokontrol sa kawastuhan ng pagpuno. Ang kawastuhan ng pag-uugali ay sistematikong sinuri ng mga awtoridad sa regulasyon.
Sa mga malalaking kumpanya, ang pagpapanatili ng isang cash book ay kinakailangan sa bawat yunit, sa kondisyon na ang bawat isa sa kanila ay nakalista sa isang hiwalay na sheet ng balanse. Ang isang yunit ay may isang kopya ng dokumento. Ang mga kopya ng libro at pinagmulan ng pangunahing dokumento ay ibinibigay sa pangunahing tanggapan (kumpanya ng pamamahala). Ang impormasyon tungkol sa natitirang pera ay isinasaalang-alang sa pagguhit ng balanse ng sheet at pag-uulat sa negosyo sa kabuuan. Isaalang-alang sa ibaba kung paano magtahi ng isang cash book sa isang taon.
Ang pamamaraan para sa pagproseso ng isang dokumento ng sulat-kamay
Ang bersyon ng papel ay isang brochure ng A4 na nakalimbag sa isang printer o sa isang bahay ng pag-print at itinago sa manuskrito. Ang mga sheet ay kinakailangang numero at stitched. Dapat itong sumunod sa anyo ng KO-04. Kailangan mong malaman kung paano magtahi ng isang cash book sa isang taon. Ang proseso ng pag-numero at pagpapanatili ng format ng electronic at papel ay naiiba sa klasikong bersyon na ginamit sa trabaho sa opisina.
Mahalaga! Ang mga pahina ay bilang, pagdoblehin ang bilang sa dobleng. Ang unang pahina ay ang orihinal, ang pangalawa ay isang kopya. Ang isang kopya ay napuno ng papel na carbon at inilipat sa departamento ng accounting para sa pag-uulat. Upang alisin ang pangalawang pahina, ang isang linya ng gupit ay ibinigay.
Ito ay mas maginhawa upang maisagawa ang firmware sa ilalim ng pahina. Ang mga gilid ng thread ay ipinapakita sa likod ng huling sheet, na naka-fasten gamit ang isang buhol, selyo ng papel at selyo. Ang selyo ay inilalagay sa isang paraan na bahagyang kinukuha ang pahina ng libro at selyo. Malapit na ipahiwatig ang bilang ng mga pahina, ilagay ang lagda ng ulo o punong accountant.
Ang pamamaraan para sa paglabas ng isang elektronikong bersyon
Kapag nagrehistro ng isang elektronikong format para sa isang cash book, ang form ay nahahati sa dalawang bahagi sa pamamagitan ng isang linya na naghihiwalay ng kahit at kakaibang mga pahina. Ang isang hiwa ng isang nakalimbag na sheet ay isinagawa nang pahalang sa isang naibigay na linya. Ang tuktok ng pahina ay ang orihinal, ang ilalim ay pinaghiwalay para sa paghahatid sa departamento ng accounting para sa pag-uulat.
Mahalaga! Ang dokumento ay pinapanatili araw-araw, maliban sa mga sitwasyon na hindi ginanap ang mga pag-aayos. Ang cashier sa simula at katapusan ng araw ay gumagawa ng impormasyon tungkol sa balanse sa desk ng cash. Ito ay isang kinakailangang entry!
Isaalang-alang kung paano mag-ayos ng isang cash book para sa taon. Ang operator ay gumagawa ng mga tala sa paggalaw ng mga pondo sa dokumento habang isinasagawa ang mga transaksyon sa pananalapi. Siguraduhing punan ang impormasyon para sa bawat papasok at papalabas na cash warrant. Sa pagtatapos ng shift, ang kabuuang halaga ng gastos, ang kita ay kinakailangang kumatok, ang balanse ng cash ay kinakalkula.Ang mga pangunahing dokumento ay naka-attach sa isang cut-off na kopya ng libro at inilipat sa accounting. Ang accountant ay nagpapatunay sa orihinal na pahina at ang kopya nito gamit ang kanyang sariling pirma.
Ang disenyo ng pahina ng takip. Mga Nuances
Ang pahina ng pamagat ng cash book ay napuno alinsunod sa pinag-isang form na KO-4. Naglalaman ito ng buong pangalan ng kumpanya, yunit ng istruktura at OKPO. Ang mga pribadong negosyante ay nagpapahiwatig ng buong pangalan, kung ang pangalan ng kumpanya ay nawawala. Dapat itong ipahiwatig para sa anong panahon (buwan at taon) na nagsimula ang dokumento.
Unang sheet: mga tampok ng paglipat ng nalalabi ng pera
Bago magtahi ng isang cash book para sa isang taon, kailangan mong malaman ang mga subtleties ng pagpuno nito. Sa tuktok ng pahina isulat ang petsa, na nagpapahiwatig ng kasalukuyang araw, buwan at taon. Siguraduhing ipahiwatig ang halaga ng cash balanse sa cash sa simula ng araw. Ito ay dinadala mula sa balanse na inireseta sa pagtatapos ng nakaraang araw. Kung binuksan ang isang bagong libro, ang nalalabi ay kinuha mula sa nauna. Sa unang pahina, napuno sa unang araw ng taon ng kalendaryo, magparehistro ng mga balanse ng cash na kinakalkula sa pagtatapos ng huling araw ng huling taon.
Ang pagpuno sa form ng sheet ng libro
Ang mga haligi 1-5 ay napunan mula sa mga form na RKO at PKO. Sa cell na "Numero ng Dokumento" ay inireseta ang kasalukuyang numero mula sa nakarehistrong order. Haligi 3 dapat ipahiwatig ang buong pangalan ang tatanggap o ang taong nagbigay ng pera. Ang kaukulang numero ng account ay kinakailangan lamang para sa mga ligal na nilalang, ang mga indibidwal na negosyante ay naglalagay ng isang dash sa kahon o iwanang blangko. Ang halaga ng pagkonsumo / kita ay ipinahiwatig sa mga numero, inireseta ng isang sentimo. Sa linya ng paglilipat, ang halaga ng kita at gastos ay baluktot nang hiwalay. Ang mga haligi at linya na hindi napunan ay dapat na minarkahan ng isang gitling sa anyo ng titik Z.
Paano makalkula ang natitirang halaga sa takilya?
Ang mga balanse sa pagtatapos ng araw ay kinakalkula ng pormula: sa balanse ng pera sa simula ng araw, ang halaga ng kita ay idinagdag at ang gastos ay ibabawas. Sa ward isaalang-alang ang lahat ng mga pondo na natanggap sa desk ng cash. Kung ang balanse sa dulo ng shift ay iniwan ang pera na inilaan para sa pagpapalabas ng mga suweldo, mga iskolar at iba pang mga benepisyo sa lipunan, ay ipinahiwatig sa ibaba sa ilalim ng kabuuan. Ang pagkalkula ay nagbibigay-daan sa iyo upang makilala ang labis at kakulangan. Paano magtahi ng isang cash book sa isang taon, isaalang-alang sa ibaba.
Ang mga nuances ng pagpapanatili ng isang dokumento
Ang taong responsable para sa pagpapalabas at pagtanggap ng pera ay maaaring maging sinumang empleyado na itinalaga ng pinuno ng kumpanya sa pamamagitan ng paglabas ng isang naaangkop na order. Sa mga kumpanya na may maliit na bilang ng mga empleyado, ang isang manager ay maaaring magsagawa ng isang cash book gamit ang kanyang sariling mga kamay. Ang batayan para sa paggawa ng mga entry sa dokumento ay mga transaksyon sa negosyo, na makikita sa mga order sa credit at debit. Isinasagawa ang Accounting sa araw ng pag-areglo. Kung sa araw na walang paggalaw ng pera, sa araw na ito ay hindi makikita sa libro.
Maaari kang gumawa ng mga pagsasaayos sa dokumento. Ang mga pagbabago ay naitala na may isang pagkasira at ang petsa ng pagwawasto. Ang impormasyon ay napatunayan ng taong gumawa ng pagsasaayos. Matapos makipagkasundo ang mga entry sa pagtatapos ng araw na may halaga ng cash sa katunayan, ang impormasyon ay napatunayan ng mga pirma ng operator at punong accountant. Maraming interesado sa kung gaano karaming taon upang mapanatili ang isang cash book. Ang sagot ay simple. Nakatago ito sa negosyo nang hindi bababa sa 5 taon. Ang kawalan ng isang cash book at ang pagpapanatili nito na paglabag sa batas ay parusahan ng mga multa ng 40-50,000 rubles para sa mga negosyo at 4-5 libong rubles para sa opisyal na responsable sa pagpapanatili ng dokumento.
Paano mag-flash ng isang dokumento sa pagtatapos ng taon?
Ang karaniwang libro ay may 50-100 sheet. Sa mga malalaking kumpanya, kung saan ang operasyon ng negosyo ay aktibong isinasagawa, ang mga pahina ay maaaring hindi sapat. Sa ganitong sitwasyon, nagsisimula sila ng isang bagong dokumento na nagpapatuloy sa dati. Ipinapahiwatig nito ang tagal ng oras kung saan ito ay isinasagawa. Ang bersyon ng papel, na kung saan manu-manong napuno, ay flaced bago ang unang pagpuno.
Ang mga kopya ng mga papel para sa accounting ay isang hanay ng cash rehistro at cash rehistro na inisyu sa isang araw, mga sheet ng libro, napuno sa isang kopya ng carbon na may orihinal na pirma ng mga opisyal.Pinatutunayan ng punong accountant ang mga talaan gamit ang mga form ng order, at ang halaga ng pangunahing dokumentasyon na inilipat ay ipinahiwatig sa cash book. Ang talaang ito ay isang resibo sa pagtanggap ng pangunahing dokumentasyon ng kahera. Ang lahat ng mga operasyon sa libro ay ipinasok sa anyo ng mga pag-post sa mga nauugnay na account sa accounting.
Mahalaga! Bilang karagdagan sa mga order, lahat ng pangunahing dokumentasyon ay nai-file na may isang kopya. Kasama dito ang mga resibo, kapangyarihan ng abugado, paunang bayad, pagkuha mula sa mga order at iba pang mga dokumento na may kaugnayan sa paggalaw ng pera sa pag-checkout.
Ang elektronikong bersyon ay pinananatiling naiiba sa isang computer. Upang gawin ito, gumamit ng espesyal na software. Kapag bumubuo ng mga pag-post sa pag-checkout, awtomatikong nilikha ang isang form. Ngunit mahalaga na malaman ang iba pa. Paano naitak ang libro ng cash sa katapusan ng taon? Maaari itong mai-print sa pagtatapos ng araw at isakatuparan nang doble sa parehong paraan tulad ng bersyon ng papel. Itabi ang naka-print na bersyon sa cash desk ng kumpanya.
Ang mga orihinal na sheet ay naka-flake sa isang solong libro sa pagtatapos ng taon, at ang mga kopya ay ililipat araw-araw sa pag-bookke. Kung mayroon kang elektronikong dokumento sa pamamahala, ang isang pag-print ay opsyonal. Ang mga pahina ng electronic ay nilagdaan ng digital na pirma ng cashier at punong accountant. Kinakailangan na magbigay ng proteksyon laban sa mga pagbabago pagkatapos mag-sign sa libro at hindi awtorisadong pag-access. Dapat alalahanin na kung mayroong mga kamalian sa mga account, ang cash book ay isang dokumento na nagpapakita ng pangkalahatang larawan ng daloy ng cash at kumpirmahin ang pagiging lehitimo ng mga operasyon.
