Bago mag-ipon ng isang mensahe, kailangan mong tandaan kung paano naiiba ang pamantayan sa isang sulat ng negosyo at isang personal na liham. Ang pinakamahalagang bagay ay pagmasdan ang antas ng kumpiyansa sa paglalahad ng napiling paksa. Ang addressee ay malamang na maiinlove sa ito o sa problemang iyon at susubukan na makisali sa paglutas ng mga isyu na itinaas kung nararamdaman niya ang live na komunikasyon sa mga linya ng liham. Iyon ang dahilan kung bakit ang mga nakakaalam ng modernong kaugalian ng pagsulat ng negosyo ay hindi kasama sa teksto tulad ng mga anachronism, tulad ng "pagpapatuloy mula sa katotohanan", "dapat mong" o kahit na nakalimutan na "alam ko sa iyo ito".
Mga kamangha-manghang tampok
Ang oryentasyon ng negosyo at malinaw na kahulugan ng layunin, ang pagkakapareho sa pahayag ng mga katotohanan, ang mga detalye ng mga panukala at kahilingan, at ang nilalaman ng impormasyon ng mga mensahe tungkol sa mga aksyon at gawa ay napanatili. Ang mga liham ng negosyo ay nagsimulang magkasama sa isang mas nakakarelaks na paraan, gayunpaman, hindi nila nakuha ang bukas na emosyonal na mga expression, epithets at paghahambing mula sa mga tampok ng personal na sulatin; ang lumang tuntunin ng pagsulat ng negosyo ay nananatili pa rin dito. At dahil lamang sa layunin ng naturang mensahe ay, tulad ng dati, upang magsumite ng isang panukala, kung saan dapat na sundin ang isang tiyak na sagot, ang impluwensya ng may-akda ng isang sulat ng negosyo ay dapat na napakahusay, dahil pinasisigla nito ang addressee sa mga aksyon ng isang tiyak na kalikasan. Bukod dito, ang teksto ay pinagsama-sama sa isang paraan na ang pananaw ng may-akda ay hindi kumakatawan sa kanyang sariling saloobin sa problema, ngunit kapwa kapaki-pakinabang na interes sa solusyon nito.
Ang pamantayan ng isang liham ng negosyo ay inireseta na huwag gamitin ang panghalip na "I", tulad ng kaugalian sa personal na sulatin, ngunit ang diin sa ibang panghalip - "ikaw" ay angkop din dito. Kung ang isang mensahe sa negosyo ay nakasulat nang walang mga pagkakamali, na naka-print nang wasto, ang teksto ay inilalagay alinsunod sa lahat ng mga patakaran at umiiral na mga kinakailangan, at samakatuwid ay hindi lamang madaling basahin, ngunit din sa kasiyahan, ang pagsulatan ay tiyak na may isang pagpapatuloy. Bagaman sa ngayon ay madalas na kinakailangan upang tukuyin ang mga whimsically baluktot na mga parirala, hinahanap ang paksa at ang panaguri upang makapunta sa ilalim ng kanilang kahulugan. Ang mga patakaran ng pagsulat ng negosyo ay mabilis na nagbabago ngayon. Isang magandang tono ang sumulat nang kamay. Pagkatapos posible na siguraduhin na ang mensahe ay hindi ginawa sa ilalim ng kopya ng carbon. Gaano karaming pagkatao ang makikita sa mensaheng ito, at ang paggalang ay palaging idinagdag sa ugnayan sa pagitan ng addressee at ng may-akda. Nakakalungkot na ang pasadyang ito ay ganap na wala sa oras, at halos lahat ng mga titik ay naging electronic na ngayon.
Mga modernong patakaran
Ang isang liham ng negosyo, isang sample na kung saan ay ihahandog sa ibaba, ay kumakatawan sa sulat sa isang modernong sibilisasyong gawa. Sa ngayon, walang mas magkakaibang mga patakaran na dapat sundin. Bagaman, kung ihahambing sa opisyal na wika na umiiral sa bansa limampung taon na ang nakalilipas, ang mga patakarang ito ay tila katulad ng mga nuances o mga espesyal na subtleties. Una sa lahat, bilang dikta ng mga patakaran ng pagsulat ng negosyo, dapat kang gumamit ng isang pagbati sa personal na address sa iyong addressee bago magsimula ang teksto. Bagaman ang mga korporasyon at anumang hindi gaanong maliliit na samahan ay mayroon nang isang panloob na koneksyon sa format ng ISQ, kung saan ang sagot ay sumusunod sa tanong, ang tanong pagkatapos ng sagot at sa mabilis na sulat na ito, ang pagtugon sa pangalan ay hindi kinakailangan sa bawat oras. Gayunpaman, ang tamang pagpapatupad ng isang sulat ng negosyo ay nagpapahiwatig ng isang indibidwal na pagtuon, at samakatuwid ang personal na apela ay kinakailangan.
Ang paksa ng liham sa modernong sulatin ay karaniwang inilalagay sa isang hiwalay na larangan, at dapat itong punan nang sapat, iyon ay, ayon sa nilalaman.Tamang pormulahin ang paksa ng liham - makakuha ng kalahati ng tagumpay, sapagkat ito ang unang bagay na nakikita ng addressee. Ang eksaktong salita ay makakatulong sa kanya upang mag-tune sa tamang paraan at malalaman ang natanggap na impormasyon nang mabilis at buo. At siguradong kailangan mong ipaalam sa addressee tungkol sa pagtanggap ng kanyang sagot - ito ay isang magandang tono, na nagpapakita ng paggalang sa mga kasamahan at kasosyo, ito ay tapos na isang daan at dalawang daang taon na ang nakalilipas, at pagkatapos ay hindi ka nagmadali upang mabuhay at alam nang eksakto kung paano sumulat ng isang sulat ng negosyo. Ngayon kailangan mong tumugon nang mabilis sa mensahe, na tumutulong sa e-mail - mabilis na nagaganap ang komunikasyon. Kung hindi ka agad makasagot, kailangan mo pa ring magpadala ng isang mensahe tungkol sa pagtanggap ng tugon, kung saan ipinapahiwatig mo ang oras ng susunod na sesyon ng komunikasyon.
Oras at lugar
Dapat alalahanin na ang psychologically, ang hangganan ng tugon sa oras sa kritikal na halaga nito ay apatnapu't walong oras. Ito ay kung walang pag-andar sa pagsagot sa machine. Kapag ang dalawang araw ay lumipas, ang addressee ay puno ng tiwala na ang kanyang sulat ay naiwan nang hindi pinapansin o, sa pinakamagaling, nawala. Ang mga patakaran ng liham ng negosyo ay naglalaman ng puntong ito: huwag kailanman antalahin ang sagot, dahil ito ay isang kailangang-kailangan na pagkawala ng kliyente, at ang kapareha ay magsisimulang mag-alala at mag-isip tungkol sa pagsira sa lahat ng mga uri ng relasyon. Sa anumang kaso, ito ay isang malalang paglabag sa etika ng pagsusulat sa negosyo. Kung kailangan mong magpadala ng parehong impormasyon, maaari mo lamang mapalawak ang listahan ng pag-mail. Ang paglalagay ng lahat ng mga address sa isang patlang na "to" ay lubos na binabawasan ang oras ng paghahatid, at ang transparency ay pinananatili sa mga samahan: ang bawat tao na tumatanggap ng liham ay nakakakita ng listahan na nabuo.
Ang isang mahusay na pangako na ipagpatuloy ang pakikipagtulungan ay ang magalang na pariralang "salamat nang maaga." Tulad ng nasusulat sa isang sulat ng negosyo at sa kung anong bahagi ito inilagay - lahat ay nagpapasya para sa kanyang sarili. Siyempre, dapat makita ito ng addressee matapos na makuha ang impormasyon at kumilos na kumilos. Sa dulo ng liham, sa harap ng contact block ay ang pinakamahusay na lugar para sa pariralang ito. Sa pamamagitan ng paraan, tungkol sa impormasyon sa pakikipag-ugnay: dapat ito sa bawat titik, hindi lamang sa una. Ang mga numero ng telepono, may posisyon, at lahat ng iba ay hindi mapipilitang tumingin. Ang paggawa ng isang liham sa negosyo ay hindi nakasalalay sa tagal ng pagsusulatan. Dapat sundin ang mga patakaran. At upang hindi hulaan kung natanggap ng tatanggap ang liham, mayroong isang pag-andar ng kahilingan. Tanging sa kasong ito maaari mong siguraduhin na ito ay basahin. Kailangang mapanatili ang kasaysayan ng pagsusulat, hindi ka maaaring magsulat ng tugon sa isang bagong mensahe. Gayunpaman, kapag ipinapadala ang buong tape ng komunikasyon upang malutas ang isang partikular na isyu, kinakailangang tandaan hindi lamang ang subordination, kundi pati na rin ang pagiging kompidensiyal. Kung ang personal na impormasyon ay naroroon sa sulat, dapat itong tanggalin bago basahin ng mga third party.
Ang unang pagpipilian at pagpapakilala
Paano magsulat ng isang sulat ng negosyo upang ang addressee ay agad na interesado sa mensaheng ito, at ang kanyang interes ay hindi kumupas hanggang sa pinakadulo ng pagbasa? Mayroong tatlong puntos na halos mahiwagang para sa mga gumagamit nito. Una sa lahat, ito ay isang paksa na nakikita ng isang tao bago siya magbukas ng isang email. Ito ay nakasalalay sa kanya kung magaganap ito, kung nais ng addressee na maging pamilyar sa mensahe. Ang pangalawang punto ay ang unang pambungad na parirala, na nagtatakda sa taong basahin. At syempre, mahalaga ang pagtatapos. Ang pariralang "salamat nang maaga" ay mahusay na gumagana. Tulad ng nakasulat sa isang sulat ng negosyo, ang pagtatapos ay ang pinakamahalagang sandali, mayroong isang malaking bilang ng mga pagpipilian para sa pangwakas na mga parirala, ang pangunahing bagay ay ang pumili ng tamang tono. Mula sa demokratikong "Ano ang sinasabi mo?" sa opisyal na "Ano ang magiging opinyon mo sa isyung ito?"
Ngayon subukang suriin nang detalyado ang liham na sample ng negosyo.
Pagpipilian 1
Paksa: Sulat ng Negosyo
Petsa: Hunyo 02, Biyernes
Mula sa: Ivan Petrov
Upang: Anna Sidorova
Kumusta, hello!
Inaanyayahan ka namin sa isang pakikipanayam sa mga employer sa Hunyo 12 sa 14.00. Dahil magkakaroon ng iba pang mga aplikante, at binalak ng mga tagapag-empleyo na magsagawa ng pulong sa loob lamang ng dalawang oras, mas mahusay na hindi na huli.
Regards
Ivan Petrov.
Ang pangalawang pagpipilian at afterword
Paksa: Sulat ng negosyo. Pagpupulong sa mga employer
Petsa: Hunyo 02, Biyernes
Mula sa: Ivan Petrov
Upang: Anna Sidorova
Kumusta, hello!
Maingat naming suriin ang iyong resume at inanyayahan ka sa isang pakikipanayam sa mga employer sa Hunyo 12 nang 14.00. Dahil ang ibang mga aplikante ay makapanayam, at plano ng mga employer na magsagawa ng isang pulong sa loob lamang ng dalawang oras, mas mahusay na hindi na huli. At mangyaring, tukuyin ang sagot kung darating ka, at babalaan din nang maaga kung hindi mo kami bisitahin sa oras na ito.
Regards
Ivan Petrov.
Narito ang isang tipikal na sulat ng negosyo tungkol sa isang pulong, at ayon sa dalawang pagpipilian na ipinakita, agad itong malinaw kung alin sa mga ito ang mas epektibo. Sa pangalawang variant, ang atensyon ng addressee ay nakukuha sa paksa ng liham, at naintindihan niya kaagad kung ano ang tatalakayin. Bilang karagdagan, madali niyang mahahanap ang liham na ito sa sampung araw, sa oras ng pagpupulong, sa pamamagitan lamang ng pagtingin sa paksa, kahit na tumatanggap siya ng limampu hanggang isang daang titik araw-araw. Ang paksa ay perpektong nagpapakilala sa mensahe. Iyon ay, ang liham na ito ay tiyak tungkol sa pagpupulong, at hindi tungkol sa mga dokumento, hindi tungkol sa mga pagbabayad, hindi tungkol sa mga customer at katulad - ang lahat ay malinaw na ipinahiwatig. Ang pambungad na pariralang bahagyang tinukoy ang sitwasyon, pagdaragdag ng paggalang sa isa't isa sa mga interlocutors: ang unang iginagalang at sinulat ang "maingat na isinasaalang-alang", kasama ang resulta - isang pakikipanayam, at ang pangalawa ay dapat magpasalamat para dito. Naglalaman din ito ng dahilan ng liham. Ang huling parirala ay nagpapatibay sa addressee na sumulat ng isang sagot.
Posisyon ng negosyo
Ang pangkalahatang mga panuntunan para sa pagsusulat ng mga liham ng negosyo ay nalalapat sa anumang sulat, maging isang sulat kung saan napagkasunduan ang isang pulong, o ito ay isang sulat ng pagtanggi sa isang nabigo na kasosyo. Ang istraktura ay halos palaging pareho, maaari itong maalala, ngunit ang nilalaman ay nagpapakilala sa may-akda, at sa kanyang tao ang kumpanya na kinakatawan niya bilang isang sibilisado, tama at karampatang interlocutor. Ang pagsusulat ay madalas na isang emosyonal na magastos at kumplikadong gawain, dahil ang komunikasyon sa pamamagitan ng elektronikong paraan ay naging isa sa pangunahing at, sa prinsipyo, mahalagang bahagi ng gawain ng isang taong negosyante.
Sumusulat sila sa mga kasamahan tungkol sa trabaho, sumulat sila sa pamamahala, mga kasosyo sa negosyo, at kliyente. Sumusulat sila sa mga taong kilalang-kilala at sa mga taong, marahil, ay hindi na kailanman makakakita ng isang bagay. Walang pangunahing kinakailangan para sa pag-iipon ng mga sulat ng negosyo ayon sa isang solong modelo, ang mga aklat-aralin ay hindi pa nasulat, ngunit ang etika ng komunikasyon sa negosyo ay nabuo na, dahil tiyak na ito ang makina ng matagumpay na negosyo. Ang isang sulat ng negosyo ay isang card ng negosyo ng isang kumpanya na sumasalamin sa opisyal na posisyon nito. Ito ay nakasalalay sa sulatin kung ang kooperasyon ay magiging komportable at produktibo, at kung mangyayari man ito. Samakatuwid, ang pagsunod sa mga patakaran ng mabuting asal sa bawat mensahe ay ang susi sa tagumpay.
Pagsusulat sa Negosyo
Ang mga patakaran at kaugalian ng mga sulat sa negosyo sa elektroniko ay eksaktong katulad ng pamayanan ng negosyo na nagpapatakbo sa alinman sa mga pakikipag-ugnay nito - ito ay mga pag-uusap sa telepono, pakikipag-usap at iba pa. Mayroong maraming mga natatanging tampok na naglalagay ng electronic na sulat sa isang par na may matagal na itinatag na mga paraan ng komunikasyon sa negosyo, at higit sa lahat - ito ang kahalagahan ng oras. Ang mga alituntunin, gayunpaman, ay nananatiling pareho at hindi umaasa sa kung paano isinasagawa ang sulat sa negosyo - ito ay isang elektronikong liham o sa papel.
1. Ang mga oposisyon ay dapat na igalang ang indibidwal at ang posisyon ng negosyo sa bawat isa.
2. Ang mga oposisyon ay laging nakikinig sa mga interes ng negosyo sa bawat isa.
3. Ang Confidentiality ay palaging iginagalang.
4. Ang pagpapalitan ng impormasyon ay dapat na sinamahan ng oras sa pagiging oras.
Nasusunod ba ang mga prinsipyong ito kung ang larangan ng Paksa ay hindi idinisenyo o hindi malinaw at wastong na-format? Hindi. Ang nagpadala ay hindi pinahahalagahan ang oras ng addressee, at hindi niya ginanap nang mabilis ang kanyang gawain. Ang isang kliyente o kasosyo sa isang tinukoy na paksa ay agad na pinahahalagahan ang nilalaman ng mensahe at ang priyoridad ng pagbasa. Mahalaga rin na malaman kung paano simulan ang isang sulat ng negosyo. Ito ay isang personal na pagbati. Tinutukoy nito ang kumpiyansa ng mga interlocutors, nagbibigay ng isang tiyak na personal na pokus. Ang hindi papansin ang pangalan ng tatanggap ay hindi katanggap-tanggap dahil ito ay itinuturing na hindi wasto.
Pagtatalakay
Narito ang lahat ay dapat isipin sa pinakamaliit na detalye. Ang mga patlang na "To", "Kopyahin" o - mas mahalaga - "Bcc" ang pinakamahalagang tool para sa etikal na komunikasyon at kahusayan nito. Ang modernong kapaligiran sa negosyo ay nakabuo na ng mga pangunahing pamagat tungkol sa paggamit ng mga patlang na ito. Kung ang pangalan ay diretso sa patlang na "to", dapat sagutin ng addressee ang liham na ito, naghihintay ang nagpadala ng sagot na ito, dahil ang mga sulat ay maaaring nagtanong. Kung mayroong maraming mga pangalan sa parehong larangan, nangangahulugan ito na ang nagpadala ay makakatanggap ng mga tugon mula sa bawat tatanggap. Kung ang pangalan ay nasa patlang na "Kopyahin", hindi kinakailangan na sagutin, kailangan lang ng nagpadala sa iyo upang maging napapanahon. Gayunpaman, kung ang materyal ng liham na interesado at ginagawang lumahok ka sa sulat, pagkatapos ay kailangan mo ng isang espesyal na parirala sa simula, na magsisilbing tanda ng mabuting lasa. Mga halimbawa ng mga parirala ng isang sulat ng negosyo, kung ang pangalan ng addressee ay lilitaw sa patlang na "kopya": "Magsasalita din ako tungkol sa isyung ito ...", "Hayaan akong sumali sa talakayan ..." o, mas demokratikong, "Paumanhin na makagambala ...".
Ang etquette lalo na subtly ay nagpapahiwatig ng sitwasyon kapag ang pangalan ng addressee ay nasa patlang na "Bcc." Sa kasong ito, ang etika sa negosyo ay mas mahina laban sa dati, dahil ito ay napapansin bilang isang instrumento ng lihim na impormasyon at kontrol. Walang nakakakita sa mga tatanggap na ito. At nakikita nila ang lahat at lahat. Maraming mga kumpanya sa korporasyon ng korporasyon ang nagbabawal sa tool na ito dahil sila ay walang pagsala tungkol sa etika ng negosyo. Ang tanging oras na ito ay pinapayagan ay sa pamamagitan ng mga paanyaya ng masa (anibersaryo, kaganapan sa korporasyon, mahalagang pagpupulong o negosasyon), kung saan ang mga item ay pupunta sa maraming mga address, ngunit walang tatanggap ang makakakita ng email address ng ibang tao. Naturally, ang mga tatanggap mula sa larangan ng Bcc ay hindi nakapasok sa sulat.
Nilalaman sa impormasyong pang-kaalaman
Format, istraktura, lakas ng tunog, wika - ang lahat ng ito ay may kinalaman sa tamang gawain sa impormasyon. Ang kakaiba at likas na katangian ng pagsusumite nito ay isang tool din, isang tagapagpahiwatig ng pagnanais na magkatugma at ang kakayahang magsulat ng isang karampatang teksto ng liham - magalang at nang wasto hangga't maaari sa paggalang sa addressee. Ang teksto ay pinakamahusay na napapansin sa dami na umaangkop sa isang screen, iyon ay, format ng sheet ng A4. Ang mga kalakip na ipinadala na may isang liham ay hindi dapat lumagpas sa tatlong megabytes, dahil maaaring hindi sila mapalampas ng mail server ng tatanggap. Ang mga file na ipinadala ay hindi magiging sanhi ng mga problema sa tatanggap kung ginagamit ang unibersal na rar o Zip encodings. Ang teksto ng sagot ay dapat ilagay sa tuktok, at hindi sa ibaba, iyon ay, sa simula ng liham, na maililigtas ang tatanggap mula sa mga paghahanap.
Ang sagot, tulad ng nabanggit na sa itaas, ay hindi maaaring isulat bilang isang bagong liham, dapat mong i-save ang kasaysayan ng liham upang ang addressee ay hindi naghahanap para sa orihinal na mensahe. Ang wika ng pagsusulat ng negosyo ay dapat maging simple at maliwanag hangga't maaari, na may isang minimum na paggamit ng panloob na korporasyon, propesyonal na bokabularyo, balbal, Ingles, akronim at pagdadaglat. Gayunpaman, posible na ilapat ang lahat ng ito sa loob ng kumpanya sa panahon ng pagsusulat, dahil sa ganitong paraan ang parehong kahusayan at bilis ng komunikasyon ay makabuluhang nadagdagan, at samakatuwid ay itinuturing na katanggap-tanggap at ganap na etikal. Ang panloob na sulatin ay karaniwang binubuo ng mga pagdadaglat at slang ay binubuo ng halos ganap. Ngunit sa pakikipag-usap sa mga panlabas na kasosyo o kliyente ng negosyo, ang mga naturang kaso ay halos hindi kailanman naganap.
Medyo tungkol sa mga term
Minsan imposible itong gawin nang walang terminolohiya, lalo na sa mga dalubhasang kumpanya. Ang isa pang katanungan ay ang mga kinakailangang salita na ipinakilala sa konteksto ng negosyo ay kailangang ipaliwanag, at ang interlocutor ay dapat ituro kung paano gamitin ang mga ito. Halimbawa, nais ng isang kliyente na mag-anunsyo ng kanilang mga produkto sa Internet, at ang isang tagapamahala na nagbebenta ng mga serbisyong ito ay nagsusulat ng mga parirala na ganap na hindi maintindihan sa isang tagalabas na may mga tulad ng "mga keyword", "kontekstwal na banner" at iba pa. Gayunpaman, hindi mo magagawa nang wala sila, at samakatuwid kailangan mong sanayin ang kliyente.
