Sa kurso ng mga aktibidad ng anumang negosyo, lumilitaw ang isang malaking bilang ng mga papeles sa negosyo. Kabilang sa misa na ito, ang mga dokumento ng tauhan ay nakatayo sa isang hiwalay na kumplikado. Sa aming artikulo nais naming pag-usapan ang tungkol sa kung anong mga uri ng mga ito ang umiiral, kung paano sila naka-imbak.
Pakikipag-ugnay sa Empleyado
Ang maayos na naayos na daloy ng trabaho sa negosyo ay ang susi sa tagumpay ng mga aktibidad nito. Samakatuwid, ang mga papel sa negosyo ay palaging kailangang bigyan ng pansin, at samakatuwid, maayos na na-format at naka-imbak.
Ito ay nagkakahalaga ng pag-alaala na ang mga relasyon sa paggawa sa pagitan ng employer at empleyado ay palaging kinokontrol ng Labor Code ng Russian Federation. Batay sa kanyang mga artikulo na dapat maayos na ayusin ng samahan ang pagpapaalis, pagtanggap at paglipat ng mga empleyado. Ang lahat ng mga papel na kung saan ang mga yugto ng aktibidad ng paggawa ng mga manggagawa ay ipinapahiwatig, ito ang mga dokumento sa mga tauhan (tauhan, tauhan).
Ang gawain ng mga papel na ito ay ang maayos na pagsasagawa at pag-secure ng mga relasyon sa paggawa sa pagitan ng mga empleyado at ng employer. Dapat pansinin na ang dokumentasyon ng mga tauhan ay isa sa pinakamahalagang aspeto ng serbisyo ng tauhan sa anumang negosyo. Ang tama at pagiging maagap ng papeles ay dapat na nasa ilalim ng kontrol ng ulo.
Karamihan sa dokumentasyon ay ipinag-uutos at ibinibigay ng Labor Code ng Russian Federation, mga tagubilin sa pagpapanatili ng mga libro sa trabaho, batas sa Pensiyon at iba pang mga regulasyon.
Mga uri ng dokumento sa mga tauhan
Ang mga dokumento sa mga tauhan ay maaaring nahahati sa mga sumusunod na uri:
- Mga papel na nauugnay sa kawani ng negosyo.
- Mga dokumento na nagpapatunay sa pagsulong ng mga empleyado.
- Mga dokumento na nagpapatunay sa pagpapatupad ng disiplina sa paggawa.
- Mga dokumento na may kaugnayan sa pagtatapos ng trabaho.
Tulad ng nakikita natin, ang mga dokumento sa mga tauhan ay kasama ang maraming mga papeles na nag-regulate ng relasyon sa pagitan ng mga employer at empleyado. Ang lahat ng mga ito ay umayos ang ilang mga isyu na may kaugnayan sa mga tauhan ng negosyo.
Ang mga dokumento ng tauhan ng pangunahing tauhan ay nahahati sa dalawang uri:
- Sa mga tauhan ng accounting.
- Sa accounting ng mga oras ng pagtatrabaho at mga kalkulasyon na may kaugnayan sa bayad.
Ang mga dokumento sa mga tauhan ay kinabibilangan ng: mga order, mga kontrata sa pagtatrabaho, diploma, sertipiko, mga libro sa trabaho, personal na file, card, sertipiko para sa sertipikasyon ng mga empleyado, personal na kapangyarihan ng abugado.
Imbakan ng dokumento
Sa mga nagdaang taon, sa kasamaang palad, nagkaroon ng takbo ng hindi sapat na pansin sa kaligtasan ng mga papeles ng negosyo. Ayon sa mga resulta ng mga pagsusuri sa serbisyo ng archival ng estado, ang mga konklusyon ay iginuhit na nagmumungkahi na ang pag-iimbak ng mga dokumento sa mga tauhan sa ilalim ng normal na mga kondisyon ay sinusunod lamang sa 20% ng mga na-verify na negosyo.
Bagaman ang bawat kumpanya ay dapat sumunod sa mga patakaran na nabuo sa batas. Ang wastong saloobin sa mga papeles ng negosyo ay direktang nauugnay sa pangangailangan na tulungan ang mga samahan na may mga katawan ng seguro sa pensiyon at iba pang mga ahensya ng gobyerno. Ang mga paglabag sa pamamahala ng dokumento ay maaaring humantong sa hindi kanais-nais na mga kahihinatnan, at nahaharap din sa isang multa.
Ang mga dokumento sa mga tauhan (mga uri ng mga mahalagang papel ay ibinigay sa amin sa artikulo) ay nagpapatotoo sa karanasan sa pagtatrabaho ng mga tao, at din ang batayan para sa paghirang ng mga pensyon at iba pang mga pagbabayad sa mga mamamayan. Kung sakaling gumawa ang employer ng anumang mga pagkakamali na maliit na maliit ang kita ng empleyado, maaaring hamunin ng isang tao ang katotohanang ito sa korte.
Bilang karagdagan, kapaki-pakinabang na maunawaan na ang pag-iimbak ng mga dokumento sa mga tauhan ay kinakailangan, dahil sa kanilang batayan posible na maibalik ang kasaysayang impormasyon na naganap. Hindi walang kabuluhan na para sa mga papeles ng mga tauhan ang pinakamahabang panahon ng imbakan ay itinatag ng batas.
Hindi kinakailangang sabihin na ang mga dokumento ay hindi maaaring mawala; bukod dito, dapat silang itago sa tamang kondisyon. Ang pinuno at pinuno ng departamento ng mga tauhan ng anumang samahan ay kinakailangan na magbigay ng lahat ng mga kundisyon na kinakailangan para sa kasalukuyang at imbakan ng archive.
Ang pangunahing mga kinakailangan para sa nilalaman ng mga seguridad ay kinabibilangan ng:
- Ang pagkakaroon ng isang hiwalay na silid para sa kasalukuyang pag-iimbak.
- Ang mga kahon o mga kabinet na may mga papel ay dapat na naka-lock na may isang susi.
- Ang mga dokumento ay dapat na higpitan.
- Para sa archive kailangan mong pumili ng isang hiwalay na silid at kontrolin ang pag-access dito.
Pag-iimbak ng oras
Ang mga termino ng pag-iimbak ng mga dokumento sa mga tauhan ang pinakamahaba kung ihahambing sa iba pang mga papel sa negosyo. Kasama sa mga dokumento na may mahabang istante ang:
- Lahat ng mga papeles na pang-administratibo - mga order, order, kautusan.
- Listahan ng mga empleyado.
- Mga kard ng accounting ng empleyado.
- Personal na gawain.
- Personal na account ng mga empleyado.
- Mga outfits at mga worksheet.
- Mga kontrata at kasunduan sa pagtatrabaho.
- Mga Minuto ng pulong.
- Mga listahan ng mga taong nagretiro sa isang kagustuhan sa pagretiro.
- Pagkuha ng accounting ng libro at pagtanggal ng mga empleyado.
Nagbigay kami ng malayo sa buong listahan ng mga papeles na naimbak ng 75 taon. Ang mga sumusunod na dokumento ay mga pagbubukod:
- Gawa sa mga aksidente sa industriya - 45 taon.
- Tariff sheet - 25 taon.
- Mga minuto ng mga pulong ng komisyon sa pagbabayad ng mga allowance para sa mahabang serbisyo - 15 taon.
Sa tinukoy na oras, dapat tiyakin ng kumpanya ang kaligtasan ng mga seguridad sa paraang inireseta ng batas.
Paghahanda ng mga dokumento
Ang archive ng mga dokumento sa mga tauhan sa negosyo ay dapat na sa isang hiwalay na silid, kung saan walang pag-access sa mga hindi awtorisadong tao. Ang mga kaso na kumpleto at handa nang maayos ay ililipat dito. Kapansin-pansin na ang paghahanda ng mga papel ay nagsisimula sa yugto ng kanilang paglikha.
Ang departamento ng mga tauhan ay responsable para sa tamang pagpapatupad ng mga dokumento sa mga tauhan. Para sa kadalian ng paggamit, ang buong masa ng mga papel na inayos nila ng mga tauhan ng mga tauhan tulad ng sumusunod:
- Ang mga kaso ay iginuhit para sa bawat uri ng dokumento: para sa mga order, personal na file, protocol, atbp. Ang mga heading na sumasalamin sa nomenclature ay ipinahiwatig sa mga folder.
- Ang lahat ng mga kaso ay itinalaga mga numero ng account at isang imbentaryo ay nakapaloob.
- Ang kumpidensyal na ligtas na kasalukuyang imbakan ay ibinigay: sa isang ligtas o sa isang naka-lock na gabinete.
- Ang lahat ng mga sheet ng kaso ay nai-file at may bilang. At ang lugar ng firmware ay selyadong may selyo ng negosyo at napatunayan ng mga lagda ng mga responsableng tao.
- Sa bawat kaso, dapat na naroroon ang mga panloob na imbensyon.
- Sa mga pabalat ng mga natapos na dokumento ang lahat ng mga detalye ay ipinahiwatig: mga panahon ng imbakan, mga pangalan, petsa.
Pagbuo ng isang personal na file
Ang personal na file ay naglalaman ng lahat ng mga dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa empleyado ng negosyo at sa kanyang aktibidad sa paggawa. Sa prinsipyo, ang mga personal na file ay dapat na maitaguyod para sa lahat ng mga empleyado ng samahan. Ngunit, bilang isang panuntunan, sa kasalukuyan, ang mga tauhan ng tauhan ay naglalabas lamang sa kanila para sa mga nangungunang espesyalista at ulo. Ang organisasyon ay may karapatan na nakapag-iisa na magpasya sa kung anong uri ng papel ang makukuha sa mga manggagawa. Samakatuwid, ang komposisyon ng mga dokumento ng isang personal na file ay maaaring magkakaiba sa iba't ibang mga negosyo. Ngunit sa pangkalahatan, dapat itong isama ang mga sumusunod na papel:
- Imbentaryo ng mga dokumento ng kaso.
- Buod at autobiograpiya.
- Profile.
- Mga kopya ng mga papel sa pagkakaroon ng edukasyon.
- Mga kopya ng mga pagtutukoy.
- Mga kopya ng pagkakasunud-sunod sa pag-apruba ng post.
- Kontrata ng pagtatrabaho.
- Lahat ng uri ng tulong.
- Mga kopya ng mga order para sa appointment, pagpapaalis at paglipat.
Ang panloob na imbentaryo ay dapat maglaman ng impormasyon sa mga serial number ng bawat dokumento sa file. Ang nasabing dokumento ay nilagdaan ng taong bumubuo nito.
Sa loob ng kaso, dapat mayroong isang palatanungan na naglalaman ng maraming impormasyon tungkol sa talambuhay, edukasyon, katayuan sa pag-aasawa ng empleyado. Upang mapunan ito nang tama, karaniwang gumagamit ang mga empleyado ng isang libro sa trabaho, ID ng militar at pasaporte, diploma.
Mga Dokumento sa Accounting ng Tao
Ang mga talaan ng mga tauhan ay pinapanatili ng isang tauhan ng tauhan. Sa batayan ng pangunahing seguridad, ang pagpapatakbo ng accounting accounting ng mga pagbabago at paggalaw sa bilang ng mga empleyado ng negosyo ay isinasagawa. Kasama sa mga dokumento sa accounting: mga order, card, staffing, payroll at maraming iba pang mga dokumento.
Kapag umarkila, ang bawat empleyado ay itinalaga ng isang numero ng tauhan, na kasunod na nakalista sa lahat ng mga papel para sa accounting ng empleyado at payroll. Kahit na ang isang tao ay inilipat sa isang bagong posisyon o sa pagpapaalis, ang kanyang numero ng tauhan ay nananatili sa kanya at hindi itinalaga sa ibang tao.
Mga Utos ng Tao
Ang mga order ng mga dokumento sa mga tauhan ay isa sa pinakamahalagang papeles sa usapin ng tauhan. Nakapangkat sila sa magkakahiwalay na mga kaso at sa parehong oras ay may kanilang sariling pag-numero. Sa loob ng folder ay naayos sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod.
Ang ilang mga order ay nilikha sa isang pinag-isang form, pinupunan lamang ang mga kinakailangang haligi sa hinaharap. Ang lahat ng natitira ay iguguhit kung kinakailangan, ngunit sa parehong oras, ang lahat ng mga dokumento ay dapat matugunan ang ilang mga kinakailangan.
Ang samahan ng mga dokumento sa mga tauhan, kabilang ang mga order, ay isinasagawa batay sa mga tuntunin ng kanilang imbakan. Makatarungang i-file ang mga ito sa mga kaso na may parehong mga deadlines. Kaya, halimbawa, ang mga order para sa pagpasok at pagpapaalis ay dapat na mapreserba sa loob ng 75 taon, na nangangahulugang dapat silang manatiling hiwalay mula sa taunang mga dokumento na namamahala sa iwanan at nakaimbak ng limang taon lamang.
Kung ang negosyo ay malaki at ang daloy ng dokumento ay medyo disente, kung gayon ang iba't ibang uri ng mga papel ay maaaring mailabas bilang isang hiwalay na bagay (halimbawa, mga order ng bakasyon - isang folder, mga order para sa mga biyahe sa negosyo - isa pa). Ito ay lubos na mapadali ang gawain sa mga dokumento. Bilang karagdagan, ang bawat indibidwal na kaso ay naitala sa nomenclature ng samahan. Kung ang pagkakasunud-sunod ay may isang apendiks, pagkatapos ito ay isampa din. Ngunit tungkol sa mga batayan para sa mga order - ulat, pahayag, kilos, sila ay naka-imbak nang hiwalay.
Tulad ng ipinapakita sa kasanayan, ang mga order at mga batayan para sa kanila ay pinananatiling magkasama sa kasalukuyang gawaing papel, ngunit bilang paghahanda sa pag-iimbak ng archival nagsisimula silang maiayos, inilatag sa iba't ibang mga folder. Ang mga pahayag, halimbawa, ay pinananatiling hanggang sa 75 taon, ngunit ang mga ito ay bahagi ng personal na file.
Ang lahat ng iba pang mga base ay may mga tagal ng pag-iimbak ng hanggang sa limang taon, kaya nabuo sila sa isang hiwalay na negosyo.
Pag-iimbak ng order
Upang matukoy ang buhay ng mga order ng istante, dapat mong gamitin ang karaniwang listahan ng mga dokumento. Pansamantalang susuriin at na-update. Sa ngayon, ang listahan na nakolekta noong 2010 ay may kaugnayan. Ayon sa kanya, tulad ng dati, ang mga batayan para sa mga order ay dapat na maiimbak ng halos limang taon, at ang karamihan sa mga order mismo ay naka-imbak ng hanggang sa 75 taon (sa pagganap ng mga tungkulin, mga paglalakbay sa negosyo, pagbabago ng mga pangalan, bakasyon at sertipikasyon).
Bilang karagdagan, maaari mong i-navigate ang mga tagal ng imbakan ayon sa mga listahan ng departamento na iginuhit para sa mga samahan ng ilang mga aktibidad ng aktibidad. Ang mga patakaran ay nagbibigay para sa pagsusuri ng halaga ng mga mahalagang papel.
Ang mga pangmatagalang papel ng imbakan ay dapat ilipat sa archive ng mga dokumento ng mga tauhan. Ang isang imbentaryo ay pinagsama sa kanila, pagkatapos nito ay inilipat para sa pangmatagalang imbakan.
Ang mga kaso na lumipas ang mga panahon ng imbakan ay maaaring masira.
Paano sirain ang mga dokumento?
Ang mga naka-archive na papel ng negosyo ay maaaring masira (kung nag-expire ang panahon ng imbakan) nang nakapag-iisa, o maaari kang humingi ng tulong mula sa mga espesyal na organisasyon na nakikitungo sa isyung ito.Hindi mahalaga kung paano mo ayusin ang proseso, ang isang pagkilos ng pagkawasak ay tiyak na mabubunot.
Ang mga papel ay maaaring sunugin sa kanilang sarili, kung mayroong ligtas na lugar para dito, o maaari mong sirain ang mga ito gamit ang isang espesyal na patakaran ng pamahalaan. Sa ganitong mga kaso, ang kilos ay nakasulat sa anumang anyo. Ngunit ang malalaking dami ng mga kaso ay mas madaling ibigay para sa pagtatapon. Ngunit sa kasong ito, ang lahat ng mga aksyon ay dapat na sinamahan ng gawaing papel. Sa kilos ng pagtanggap, kinakailangan upang ayusin ang bilang ng mga kaso at ang kanilang timbang. Mas mabuti kung ang empleyado ng samahan ay personal na naroroon sa pagkawasak ng mga papel upang mapanatili ang pagiging kompidensiyal.
Archive ng Estado
Sa bawat rehiyon ng Russian Federation mayroong isang archive ng estado ng mga dokumento sa mga tauhan. Ang pangunahing layunin ng kanyang aktibidad ay upang matiyak ang maaasahang pag-iimbak ng mga papel sa mga tauhan ng lahat ng mga negosyo. Bilang karagdagan, ang archive ay tumugon sa mga katanungan mula sa mga negosyo at mamamayan tungkol sa mga isyu na may kaugnayan sa mga papeles ng tauhan. Ang direksyong ito ng kanyang aktibidad ay kinakailangan at may kaugnayan, dahil kapag ang organisasyon ay sarado, ang mga tao ay wala na ring puntahan upang makuha ang kinakailangang impormasyon.
Para sa kadahilanang ito, ang mga archive ay nahaharap sa gawain ng pagpapanatili ng lahat ng mga papel. Sa kasalukuyan, hindi lamang pribado, kundi pati na rin ang mga organisasyon sa badyet ay madalas na likido at sarado. Sa kasong ito, dapat silang maglipat ng mga dokumento sa mga tauhan para maimbak sa archive ng estado. Ang mga sumusunod na papel ay dapat itago sa loob ng 75 taon: mga order, mga sheet ng pag-areglo, mga dokumento sa relocation at pagpapaalis, mga personal na file, atbp.
Ito ay nagkakahalaga na tandaan na ang mga kaso ay dapat ihanda bago ang paglipat alinsunod sa lahat ng mga patakaran. Ang mga munisipal na archive ay nagbibigay ng kanilang mga serbisyo na napapailalim sa naunang pag-apruba ng pagsusumite ng mga dokumento.
Ang paghahanda ng mga papel para sa paglipat ay may kasamang tamang pagpapatupad ng lahat ng mga kaso, isang eksperto na pagtatasa ng mga seguridad, pati na rin ang pag-iipon ng mga imbentaryo.
Kailangan ko bang magbayad ng pera para sa imbakan? Ang mga negosyo ng estado at badyet ay hindi nagbabayad para sa mga serbisyo sa archive. Ang mga likido na negosyo ng isang di-estado na anyo ng paglilipat ng pagmamay-ari ay wastong naisakatuparan lamang kung mayroong isang kasunduan.
Ang mga kaso ay inilipat alinsunod sa pag-apruba at koordinasyon sa komisyon ng pagsusuri ng eksperto ng archive. Ang pagtanggap at paglipat ng mga security ay isinasagawa ng mga empleyado ng institusyon sa pagkakaroon ng samahan na likido. Ang prosesong ito ay medyo mahaba at masakit, dahil ang katayuan ng mga dokumento ay nasuri sa pagtingin ng mga ito nang biswal. Sa dulo, ang isang kaukulang kilos ay iginuhit.
Sa halip na isang afterword
Ang mga dokumento sa mga tauhan ay isang espesyal na kategorya ng mga papel na magagamit sa anumang negosyo. Ang kanilang kahalagahan ay hindi sila mawawalan ng kaugnayan sa loob ng mahabang panahon. Kahit na pagkatapos ng mahabang panahon, maaaring lumitaw ang isang sitwasyon kung saan kailangan mong bumalik sa kanila. Ito ay hindi para sa wala na ang mga mismong papel na ito ay iginuhit ng espesyal na pangangalaga at nakaimbak ng maraming taon, hindi lamang sa mga negosyo, kundi pati na rin sa mga archive ng estado.