Ang disenyo ng imbentaryo ng archival sa ating bansa sa mga nakaraang taon ay lalo na may kaugnayan dahil sa patuloy na nagaganap na mga pagbabago, reporma, pagsasaayos at pagbabago na nakakaapekto sa sektor ng ekonomiya. Ang impormasyong nakaimbak sa mga archive ay itinuturing na mahalaga at mahalaga. Pinapayagan kang maunawaan kung bakit ang sitwasyon ay umunlad sa isang tiyak na paraan, pati na rin upang maunawaan kung ano ang mga prospect para sa hinaharap. Ang mga archive ay isang napakahalagang mapagkukunan ng impormasyon, ngunit pagkatapos lamang talagang kapaki-pakinabang kapag maaari mong i-navigate ito. Para dito, ipinakilala ang isang sistema para sa pag-aayos ng mga archive.
Ang kaugnayan ng isyu
Ang mga archive ng ating bansa ay naglalayong maipon ang maaasahang impormasyon. Ang pangunahing pag-andar ng imbentaryo ng archival ay upang gawing simple ang paghahanap para sa kinakailangang impormasyon sa pinakamalaking repositori ng impormasyon. Para sa mga ito, ang isang sistema ng sanggunian ay ibinigay, isang pamamaraan na pamamaraan na nalalapat sa lahat ng mga institusyon ng archival ng estado. Sa katunayan, pinag-uusapan natin ang isang patakaran ng pang-agham at sanggunian, dahil sa kung saan ang isang pambansang antas ng archive function. Ang kahusayan ng kagamitang ito ay nakasalalay sa kung gaano kahusay at maingat na nabuo ang mga direktoryo, iyon ay, ang imbentaryo.
Ang kasalukuyang mga katotohanan ng paggawa ng negosyo ay tulad na ang isang imbentaryo ng archival ng mga kaso ay isang pangunahing gabay sa sanggunian upang matulungan ang pag-navigate sa isang dagat ng impormasyon. Ang imbentaryo ay isang dokumento na naglilista ng mga naka-imbak na mga file, sa parehong oras ginagamit ito upang magrekord ng dokumentasyon. Ang impormasyon ng pagkarga ay tinatantya na malaki, ang imbentaryo ay nagsisilbing pundasyon para sa pagsasama ng mga payo at gabay. Sa maraming mga paraan, gaano kahusay ang imbentaryo, tinutukoy kung gaano kadali at mabilis ang impormasyon na kailangan mo ay natagpuan. Pinag-uusapan nila ang tungkol sa dalawang pangunahing pag-andar ng naturang dokumentasyon: impormasyon at accounting.
Tungkol sa terminolohiya
Ang file archival ng mga kaso ay ang pangunahing direktoryo na nakabubuo sa gawain ng isang samahan ng archival. Ang imbensyon ay isang rekord ng accounting, sa parehong oras na ito ay isang pang-agham at sanggunian na bagay, na nagbibigay ng isang pagkakataon upang mabilis na mahanap ang iyong hinahanap. Imbentaryo - ang pangwakas na hakbang ng papeles na may dokumentasyon na dapat na naka-imbak sa archive ng estado o isinaayos sa ilang departamento. Upang maging kumpleto ang archive, kinakailangan upang makatipon ang mga imbensyon para sa lahat ng mga bagay na inilaan para sa permanenteng imbakan o higit sa isang dekada. Kinakailangan na lumikha ng mga direktoryo na naglalarawan kung aling personal na dokumentasyon na may kaugnayan sa estado ay nasuri ng mga eksperto at kinikilala bilang mahalaga, samakatuwid dapat itong maiimbak.
Sa modernong trabaho sa tanggapan, na nagsasalita ng mga imbensyon sa archival at kanilang layunin, napapansin nila na ang dokumentasyon ay kabilang sa kategorya ng sanggunian. Ito ay nabuo upang mailarawan ang komposisyon at nilalaman ng mga nakaimbak na yunit, pati na rin upang pagsamahin ang systematization at accounting system na pinagtibay sa isang partikular na pondo. Ang mga bagay na isinasaalang-alang sa imbentaryo ay mga yunit. Ang bawat imbentaryo ay isang antas. Dapat mayroong sapat na impormasyon sa ito upang maaari mong mahanap ang kinakailangang data sa yunit nang hindi gumugol ng maraming oras dito.
Alin at saan
Ayon sa mga rekomendasyong metolohikal, ang pagsasama ng mga imbentaryo ng archival ay dapat na isapersonal para sa mga kaso na inilaan na maitago nang permanente, nang higit sa isang dekada, at tungkol sa personal na impormasyon tungkol sa mga tauhan. Hiwalay, kinakailangan upang makatipon ang isang imbentaryo ng mga kaso na kakaiba sa isang ligal na nilalang. Halimbawa, maaari itong opisyal na pagsisiyasat, mga hudisyal na papel o pang-agham na ulat - lahat ay nakasalalay sa likas na katangian ng institusyon.Karaniwan, ang imbentaryo ay nabuo sa parehong institusyon kung saan ang mga dokumento na maiimbak ay pinagsama at inilipat kasama ang mga ito sa archive. Ang mga organisasyon ng archival ng estado ay may isang dalubhasa sa agham na pang-agham. Kung ang natanggap na paglalarawan ay hindi nakakatugon sa mga pamantayan nito, ang imbentaryo ay naipon muli, na isinasaalang-alang ang mga lokal na kinakailangan.
Ang pag-iipon ng isang imbentaryo ng archival ay nagpapahintulot sa iyo na ibunyag ang komposisyon ng dokumentasyon, ilarawan ang mga nilalaman nito, pinadali ang accounting ng kabuuang bilang ng mga naka-imbak na mga file at tumutulong upang patatagin ang panloob na systematization ng pamamahala ng sirkulasyon ng dokumentaryo. Ang bawat kaso ay inilarawan sa isang espesyal na kard. Ang pamagat ay dapat ipahiwatig, mula kung saan malinaw kung anong uri ng mga dokumento ang nakaimbak sa loob, at ang nilalaman ng naturang yunit. Ang isang kumpletong nakumpletong nakumpletong imbentaryo ay malinaw na naglalarawan sa mga nilalaman ng buong pondo ng dokumentasyon.
Pag-andar at pagsasama-sama: isang bilang ng mga nuances
Ang pag-iipon ng isang imbentaryo ng archival ay nagbibigay-daan sa iyo upang matukoy kung gaano karaming mga yunit ang nasa pondo. Sa pamamagitan nito, ang kaligtasan ng dokumentasyon at kontrol sa pagsasaayos ng dami ay ipinatupad. Dahil ang mga kaso ay itinalaga ng mga serial number, mabilis mong makahanap ng kapaki-pakinabang na impormasyon. Kasabay nito, ang imbentaryo ay tumutulong upang maitaguyod at magtakda ng isang nakapangangatwiran na pagsasaayos ng dokumentasyon na naaayon sa malinaw na lohika. Ang pag-uuri ng dokumentasyon sa loob ng balangkas ng archive ay isang pangkat batay sa ilang mga kalkulasyong pang-agham. Sa kasong ito, ang mga istruktura na tampok sa kasaysayan na tinanggap sa isang partikular na institusyon, pati na rin ang mga detalye ng gawain ng pondo, ay isinasaalang-alang.
Ang pag-uuri, na kung saan ay isang mahalagang sangkap sa imbentaryo ng archival, ay nagsasangkot sa unang pag-ehersisyo ng isang sistema para sa paghahati ng lahat ng mga kaso sa mga grupo, at pagkatapos ay direktang ipinamamahagi ito. Ang pagkakaroon ng naiuri ang lahat ng mga kard, maaari kang lumikha ng isang imbentaryo para sa kanila. Minsan ang isang imbentaryo ay ginawa na sumasalamin sa lahat ng mga gawain ng pundasyon. Ito ay karaniwang kinakailangan kung ang kumpanya ay hindi na umiiral. Kung ang bahagi ng ligal na nilalang ay hindi na umiiral, pagkatapos ay isang imbentaryo ng lahat ng mga kaso para sa lahat ng mga taon ng pagkakaroon ng yunit na ito.
Mga imbensyon: ano ang para sa kanila?
Ang dokumentasyon na nagpapaliwanag kung ano ang mahalaga na ang mga imbensyon sa archival ay naipon na mayroon sa antas ng pederal - ito ay batas. Gayundin, ang mga lokal na kilos na namamahala sa isyung ito ay maaaring gamitin sa negosyo. Bilang isang patakaran, ang mga imbentaryo ay ginagawa sa isang taon, ngunit maaari rin silang mailabas para sa ibang panahon. Ito ay kung paano nila naiuri ang mga gawain na lumitaw sa kumpanya sa panahong ito. Ang mga imbensyon ay maaaring magdala ng iba't ibang mga pag-andar, maging pampakay, paksa. Maaari kang mag-iwan ng isang imbentaryo ng lahat ng mga gawain ng isang pondo, maaari kang lumikha ng isang hiwalay na independyenteng dokumento para sa iba't ibang bahagi ng pondong ito.
Sa katunayan, ang isang imbentaryo ng archival ay isang listahan ng mga naka-imbak na mga file, ang pangwakas na resulta, isang sertipikasyon sheet, isang direktoryo. Ipinapahiwatig ng paglalarawan kung aling mga yunit ang nakaimbak sa file. Upang gawin ito, gumamit ng mga numero, index, heading, deadlines, ang bilang ng mga sheet at tala. Karaniwan, ang imbentaryo ay naipon sa isang talahanayan, at ang bawat nakalistang parameter ay may sariling haligi. Ang pangunahing dokumentasyon para sa taong responsable para sa pagbuo ng imbentaryo ay ang nomenclature na pinagtibay sa clerical work ng enterprise. Bago ka magsimulang magtrabaho sa mga archive, dapat mong suriin kung ang mga pamagat ng dokumentasyon ay tumutugma sa pangalan ng kaso, kung paano tama ito na-format, kung tama ang dokumentasyon sa loob. Para sa imbentaryo na isasaalang-alang nang maayos na naipon, lahat ng mga yunit ng imbakan ay dapat na bilangin, isinasaalang-alang ang panloob na mga patakaran ng systematization. Ang isang pinag-isang sistema ng pamantayan ay inilalapat kapwa sa mga gawain at sa mga bagay sa loob nito. Upang tama na punan ang isang naglalarawang artikulo, kailangan mong ilipat ang lahat ng mga heading nang may sukdulan. Kapag nagpapakilala ng mga elemento na tumutugma ang mga heading, kailangan mong sumulat ng "Parehas." Kung naiiba ang mga header, ang impormasyon ay ganap na inilipat.
Mga pangunahing panuntunan
Ang listahan ng mga dokumento ng archival ay maaaring binubuo ng maraming mga sheet.Sa bawat bago, ang lahat ng mga heading ay dapat na naroroon sa buong salita, eksaktong naaayon sa orihinal na dokumentasyon, kahit na ang nakaraang sheet ay may parehong mga pangalan. Sa mga tala kinakailangang ilarawan ang pisikal na estado ng dokumentasyon, pati na rin upang maglagay ng isang marka kung sakaling bumagsak ang kaso. Kung ang isang kaso ay naglalaman ng dokumentasyon sa loob ng maraming taon, kinakailangan upang ayusin ito, na nakatuon sa petsa ng pagsisimula ng pagpapanatili. Kapag ang pag-numero, ang halaga ng "9999" ay hindi dapat lumampas. Limang digit na numero ay hindi naaangkop para dito. Kung maaari, ang lahat ay dapat na ma-format at inilarawan, isinasaalang-alang ang kronolohiya. Ang pangalawang panuntunan ng pag-aayos ay ang panloob na istraktura ng negosyo.
Kapag ang isang imbentaryo ng mga dokumento ng archival ay naipon, ang pangwakas na hakbang sa pagbuo nito ay isang natatanging numero. Upang matukoy ito, ginagabayan sila ng isang rehistro ng mga imbentaryo. Kung natatanggap ng samahan ang mga imbentaryo mula sa istruktura na yunit at ginagamit ang mga ito sa kanilang trabaho, upang makabuo ng isang paglalarawan ng buong archive ng enterprise, kinakailangan na ilipat ng kagawaran ang lahat ng mga dokumento sa dobleng. Ang imbentaryo para sa taon ay ginawa sa apat na kopya, para sa mga gawain ng mga tauhan ng tatlong magkatulad na imbentaryo ay kinakailangan. Para sa mga kaso na inilaan para sa imbakan ng higit sa dalawang dekada, ang isang imbentaryo ay dapat gawin sa dami ng dalawang kopya. Kapag nag-iipon ng isang imbentaryo ng dokumentasyon na may kaugnayan sa mga tauhan, dapat mo munang idagdag ang lahat ng mga order, pagkatapos ay mga listahan, mga kard. Pagkatapos lamang ang mga personal na file ay pinagsunod-sunod, pagkatapos ay ang mga bayarin at mga sheet ng payroll. Susunod sa pagkakasunud-sunod ay ang mga libro sa trabaho, ang pangwakas na bahagi ay mga aksyon na iginuhit sa balangkas ng mga aksidente sa industriya. Upang ma-systematize ang mga pansariling gawain, gumamit ng pag-order ng alpabetong. Kinakailangan na gumawa ng mga kaso sa imbentaryo, na nakatuon sa taon kung saan ang tao ay pinaputok.
Istraktura at nilalaman: mga subtleties ng disenyo
Para sa pagbuo ng iba't ibang mga uri ng mga imbentaryo ng archival ay may pananagutan sa iba't ibang mga istraktura ng negosyo. Kaya, para sa isang taon, ang nasabing isang istruktura na dokumento ay dapat na binubuo ng mga kagawaran, at ang responsibilidad para sa pagbuo ng isang pinagsama-samang imbentaryo ay natitira sa archive ng departamento. Ang nasabing isang dokumento ay magiging batayan para sa gawain ng mga espesyalista ng archive ng estado na tumatanggap ng mga dokumento mula sa negosyo. Gumagamit sila ng isang imbentaryo sa buod upang mabuo ang kanilang panloob na dokumentasyon ng archival sa isang paraan na ang mga personal na file at dokumento na inilaan para sa permanenteng imbakan ay nasa iba't ibang mga compartment ng archive.
Ang anumang anyo ng imbentaryo ng archival ay nagsisimula sa isang pahina ng pamagat. Ang pamagat ay sinusundan ng isang talahanayan ng mga nilalaman, pagkatapos ay isang paunang salita, pagkatapos kung saan ang imbentaryo ay nagsisimula nang direkta. Siguraduhing nakalista ang lahat ng mga pagdadaglat na ginamit sa dokumento, pag-deciphering sa kanila, ilagay ang mga payo at pintura ng mga talahanayan ng pagsasalin Ang isang kinakailangang elemento ng imbentaryo ay isang bibliograpiya. Pagkatapos ay sumunod ang isang glossary ng mga term, at isasara ng isang sheet ng sertipikasyon ang dokumento. Ang pamagat ay dapat na ganap na ipahiwatig ang pangalan ng archive at ang kumpanya na lumikha ng mga dokumento, ang pangalan ng pondo at mga plaka ng lisensya, mga pangalan ng mga imbentaryo at mga petsa.
Ano ang kanilang isinusulat?
Ang talahanayan ng mga nilalaman ng imbentaryo ng archival ay inilaan upang ipahiwatig kung aling mga seksyon ang nasa loob, kung saan nagsisimula ang mga pahina. Ang paunang salita ay nag-iipon ng impormasyon tungkol sa negosyo na nabuo ang pondo ng dokumentasyon, tungkol sa pondo mismo. Dito nagsusulat sila ng isang anotasyon, inilarawan kung anong uri ng dokumentasyon ang nakaimbak sa loob. Ang paunang salita ay isang listahan din ng sanggunian ng sanggunian.
Ang pangunahing teksto ay isang paglalarawan. Para sa bawat yunit ay nagpapahiwatig ng serial number, ang pamagat at pagiging tunay nito. Kung bago gumamit ng mga numero ng imbentaryo ang kumpanya, dapat na naitala sa pangunahing bahagi ng imbentaryo. Binanggit din nito kung ano ang mga yunit ng accounting, kung gaano karaming mga sheet ang nasa isang partikular na yunit, sa kung anong wika ang binubuo at kung aling bersyon ito ay muling ginawa. Sa imbentaryo ay maaaring magpahiwatig ng ilang mga visual na tampok ng nakaimbak na kaso. Kung inilaan itong mag-imbak lalo na mahalaga at mahalagang dokumentasyon, ang paglalarawan ay maaaring magbigay ng mga anotasyon sa naturang mga bagay.
Ang isang listahan ng mga pagdadaglat na ginamit sa imbentaryo ng archival ay kinakailangan kung ang anumang tiyak na mga pagdadaglat na ginamit sa loob ng isang partikular na negosyo ay ginamit sa gawain. Sa pamamagitan ng mga payo ay sumasalamin sa mga konsepto ng paksa. Minsan ang mga pointer ay nauugnay sa heograpiya, pangalan, petsa. Ang pinahihintulutan ay pinapayagan. Kung ang mga dalubhasang termino ay ginamit sa gawain, ang mga ito ay dapat na nai-deciphered sa diksyunaryo na kasama ang imbentaryo. Ang sheet ng sertipikasyon ay inilaan upang ipahiwatig ang kabuuang impormasyon tungkol sa dokumento. Sinasabi nito kung gaano karaming mga sheet ang binibilang sa loob, kung gaano karaming mga yunit ang nakaimbak, kung nagbago ang komposisyon sa panahon ng pag-iimbak. Ang compiler ng imbentaryo ay kinakailangan upang mag-sign isang sheet ng sertipikasyon. Kung kinakailangan ang mga pagbabago, ang mga naitala sa sertipikasyon sheet ng originator o ibang tao na may pananagutan sa pamamaraan.
Detalyado at tumpak
Tulad ng maaari mong tapusin mula sa mga halimbawa ng mga talaan ng archival ng mga kaso, ang tapos na bagay ay dapat na idinisenyo alinsunod sa mga pamantayan ng trabaho sa opisina. Ito ay kinakailangan upang bumuo ng isang help desk, salamat sa kung aling mga pagkuha ng data ay nagiging mas mabilis at mas mahusay. Sa pamamagitan ng tulad ng isang aparato, mabilis kang makakuha ng karagdagang data sa pondo ng dokumentasyon. Ang sanggunian ng sangguniang kasama ng imbentaryo ay dapat maglaman ng isang pahina ng pamagat at ang mga nilalaman ng dokumento, isang paunang salita, isang listahan ng mga pagdadaglat at mga pagdadaglat na ginamit, pati na rin ang mga index. Sa ilang mga kaso, maaaring mayroong mga karagdagang elemento - mga talahanayan, diksyonaryo.
Dapat ipahiwatig ng pamagat ang pangalan ng archive kung saan naka-imbak ang dokumentasyon, ano ang pangalan ng pondo, kasama ang pagdadaglat, pati na rin ang bilang nito. Ipahiwatig ang bilang ng imbentaryo at ang pangalan nito. Ang talaan ng mga nilalaman ay dapat magsama ng isang kumpletong listahan ng lahat ng mga seksyon at ang sanggunian ng sanggunian, kabilang ang paunang salita, ang listahan ng mga pagdadaglat na ginamit at ang mga pangalan ng mga bahagi. Ang bawat pamagat ay sinamahan ng isang numero ng pahina na naatasan dito kapag nag-iipon ng isang imbentaryo. Itinuturing na makatwiran na para sa mga kawani ng pagtatanong ang isa sa mga pinakamahalagang bahagi ay ang paunang salita, na naglalarawan sa kasaysayan ng institusyon na nabuo ang pondo. Isinulat nila ang makasaysayang kapaligiran, ang mga kondisyon kung saan ang kumpanya ay aktibo, ang petsa ng hitsura nito at ang hierarchical na istruktura ng subordination. Ipinapahiwatig ng paunang salita kung paano inayos ang gawaing papel, kung gaano kalaki ang institusyon at kung ano ang gumanap nito, kung bakit ito ay muling naayos o likido, at kung nangyari ito.
Tungkol sa mga pagdadaglat
Ang nasabing listahan ay pinagsama na isinasaalang-alang ang alpabeto. Dapat itong maglaman ng lahat ng mga pagdadaglat na ginamit sa pagsasama ng imbentaryo. Ang dokumento ay dapat maglaman ng buong pangalan ng bawat salita na nabawasan nang isang beses. Karaniwan ang mga pagdadaglat ay ginagamit upang makatipid ng espasyo, madalas na ginagamit ang mga salitang nagbabago. Bilang karagdagan, tinanggal ng help desk ang lahat ng mga pagdadaglat. Ang tamang pagsasama-sama ng elementong ito ay tumutulong upang makagawa ng isang pare-parehong imbentaryo, ang bawat item na kung saan ay bilang impormasyong posible at malinaw na nagbibigay ng impormasyong kinakailangan para sa mambabasa.
Mayroong ilang mga pagdadaglat na sa pangkalahatan ay tinatanggap at aktibong ginagamit sa nakasulat na pagsasalita - mga simbolo na sumasaklaw sa haba at masa, iba pang mga yunit ng pagsukat, pati na rin ang mga pagdadaglat. d. "," t. e. ”at pareho. Hindi nila kailangang ipinta. Hindi kinakailangan na magbigay ng isang pag-decode sa mga pagdadaglat na talagang ginagamit na mga salita. Halimbawa, ang "trade union committee" ay tumutukoy nang tumpak sa kategoryang ito ng mga pagdadaglat, na malawakang ginagamit sa pagsasalita ng kolokyal.
Paano ito nagsimula
Mula sa kasaysayan ng sangkatauhan ay kilala na ang imbentaryo ng archival ay marahil ang pinaka sinaunang uri ng sanggunian ng sangguniang ipinakilala para sa mga archive. Ang paggamit ng mga imbentaryo sa ika-13 siglo ay opisyal na nakumpirma.Sa mga araw na iyon sila ay ginamit upang isaalang-alang ang mga mahahalagang dokumento at matiyak ang kaligtasan. Salamat sa mga imbentaryo, naging madali itong maghanap para sa mga dokumento, kaya posible na magawa ang mga ito bilang mga mapagkukunan ng mahalagang impormasyon.Sa panahon ng 13-15 siglo, ang mga imbensyon ay maikli, na pinagsama nang walang espesyal na systematization, inilarawan lamang sa madaling sabi ang mga libro, mga manuskrito. Sa katunayan, ito ay mga impormal na listahan.
Noong ika-labing anim na siglo, ang diskarte sa imbentaryo ay naging responsable. Kasama sa mga listahan ang isang listahan ng iba't ibang mga pagpipilian sa dokumentasyon. May mga imbentaryo kung saan ang mga bagay ay pinagsama ayon sa ilang katangian, kahit na sa parehong oras ay ginagamit pa rin sila, kung saan ang impormasyon ay naitala nang walang mga sistematiko. Noong ikalabing siyam na siglo, ang pag-usad ng pagbuo ng mga imbentaryo ay nagpunta nang higit pa, ang mga detalyadong gabay ay nagsimula na nilikha, naiiba sa bawat isa sa format. Tunay na kapaki-pakinabang sila, at maging ang mga modernong mananaliksik, na gumagamit ng naturang mga imbentaryo, kumuha mula sa kanila ng ilang mahahalagang impormasyon tungkol sa mga naunang isinagawa na mga kaso, pagkatapos ay naka-draft na mga dokumento. Noong ikalabing siyam na siglo, ang mga imbentaryo sa wakas ay pinagsama ang isang sistematikong karakter na naglalarawan.