เอกสารภายในองค์กร: คุณสมบัติหลัก

เอกสารภายในขององค์กรประกอบด้วยประเภทต่อไปนี้: องค์กรสำนักงานและการบริหาร

เอกสารองค์กร

ควรบันทึกกิจกรรมของ บริษัท และองค์กรอย่างแน่นอน ด้วยเหตุนี้จึงมีการจัดเตรียมเอกสารประเภทต่างๆ

ตามกฎหมายปัจจุบันสถาบัน บริษัท และองค์กรเอกชนทุกแห่งดำเนินงานบนพื้นฐานของกฎบัตรกฎระเบียบตารางพนักงานและคำแนะนำ เอกสารทั้งหมดเหล่านี้ประกอบขึ้นเป็นกลุ่มย่อยของเอกสารที่เรียกว่าการจัดระเบียบ พวกเขาทั้งหมดเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นขององค์กรใด ๆ

ดังนั้นเอกสารองค์กรขององค์กรสามารถเรียกว่ากลุ่มหลักทรัพย์ที่ควบคุมฟังก์ชั่นงานและโครงสร้างทั่วไปขององค์กรหรือ บริษัท พวกเขาควบคุมการจัดระเบียบของงานหน้าที่และสิทธิของเขาเช่นเดียวกับความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญและพนักงานอาวุโสของเขา เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารกำกับดูแลภายในขององค์กร

กฎบัตร

กฎบัตร - การกระทำทางกฎหมายที่ควบคุมการก่อตัวขององค์กรความสามารถของฟังก์ชั่นพื้นฐานสภาพการทำงานและงาน อันที่จริงนี่เป็นชุดของกฎที่ควบคุมกิจกรรมขององค์กรสังคมหรือพลเมือง

เมื่อสร้างนิติบุคคลกฎบัตรจะต้องได้รับการอนุมัติจากกลุ่มผู้ก่อตั้งและจะต้องลงทะเบียนตามกฎหมาย มันเป็นเอกสารหลักในกิจกรรมขององค์กรในรูปแบบทางกฎหมายใด ๆ ของความเป็นเจ้าของและควบคุมความสัมพันธ์ของพวกเขากับองค์กรหรือบุคคลอื่น ๆ และยังกำหนดภาระหน้าที่และสิทธิของพวกเขาในกรอบของกิจกรรม กฎบัตรหมายถึงเอกสารภายในที่บังคับใช้ขององค์กร

เนื้อหาของกฎบัตรต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายที่บังคับใช้ กฎบัตรควรรวมถึง:

• ชื่อและประเภทขององค์กร
• ที่อยู่ไปรษณีย์ของเขา
• วัตถุประสงค์และทิศทางของกิจกรรม
• ขั้นตอนการจัดตั้งทุนและการกระจายผลกำไร
• ด้านอื่น ๆ ของกิจกรรม

เสบียงกรัง

บทบัญญัติรวมถึงกฎระเบียบที่กำหนดรูปแบบและองค์กรขององค์กร พวกเขาสามารถกำหนดขอบเขตของกิจกรรมต่าง ๆ ของเจ้าหน้าที่ แต่ในทางปฏิบัติแล้วมีการสร้างบทบัญญัติที่ใช้บังคับกับจำนวนแรงงานสัมพันธภาพโดยทั่วไป

บทบัญญัติที่พบบ่อยที่สุดคือเอกสารที่ควบคุมกิจกรรมทั่วไปขององค์กรหรือกิจกรรมของหน่วยโครงสร้างโดยเฉพาะ หากบทบัญญัติที่ใช้กับองค์กรโดยรวมแล้วจะกำหนดสถานะขององค์กรความสามารถของตนเช่นเดียวกับขั้นตอนการชำระบัญชีและการปรับโครงสร้างองค์กร ข้อกำหนดเกี่ยวกับหน่วยโครงสร้างแก้ไขขั้นตอนการกำหนดฟังก์ชัน ความแตกต่างของเอกสารภายในองค์กรเหล่านี้คืออะไร?

บทบัญญัติทั้งหมดมีรูปแบบรวมและวาดขึ้นในรูปแบบทั่วไปขององค์กร พวกเขาจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับชื่อขององค์กรหรือหน่วยวันที่และตราประทับการอนุมัติ ข้อความของบทบัญญัตินั้นรวมถึงเป้าหมายวัตถุประสงค์ฟังก์ชั่นสิทธิและภาระผูกพันบทบัญญัติทั่วไปและความเป็นผู้นำ

บทบัญญัติจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อำนวยการรับรองโดยทนายความและลงนามโดยตรงจากผู้ที่พัฒนาพวกเขา เหล่านี้อาจเป็นรองหัวหน้าหรือหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง

การรับพนักงานและพนักงาน

เอกสารการแก้ไขชื่อของหน่วยโพสต์ที่มีอยู่และจำนวนหน่วยในรัฐเรียกว่าหมายเลขเล็กน้อย เช่นเดียวกับข้อบังคับระดับพนักงานนั้นรวมอยู่ในระบบเอกสารองค์กรและการบริหาร มันควรจะออกในรูปแบบทั่วไป จำนวนพนักงานมีวีซ่าของหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรผู้ตรวจสอบของแผนกบุคคลหัวหน้าโดยตรงและต้องได้รับการรับรองพร้อมตราประทับ

เอกสารภายในและภายนอกอื่น ๆ ขององค์กรจะได้รับการพิจารณาด้านล่าง

เอกสารการรักษาความปลอดภัยตำแหน่งและจำนวนพนักงานที่องค์กรเช่นเดียวกับเงินเดือนที่เรียกว่าตารางพนักงาน รูปแบบของเอกสารมีชื่อเป็นเอกภาพ T-3 และเป็นตารางที่มีชื่อของโพสต์, อัตราภาษี, เงินเดือน, เบี้ยเลี้ยงและข้อมูลอื่น ๆ การจัดเตรียมและการอนุมัติการจัดบุคลากรเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กร

มีเอกสารภายในองค์กรอะไรอีกบ้าง

รายละเอียดงาน

สิ่งเหล่านี้คือการกระทำเชิงบรรทัดฐานที่กำหนดสิทธิ์และข้อผูกพันของพนักงานขององค์กรขอบเขตของกิจกรรมขอบเขตความรับผิดชอบ พวกเขาครอบครองสถานที่พิเศษในโครงสร้างของเอกสารภายในขององค์กร มันอยู่บนพื้นฐานของลักษณะงานที่สัญญากับพนักงานได้รับการพัฒนาและสรุป ดังนั้นจึงเป็นสัญญาจ้างงานและตารางพนักงานที่ใช้ในการแก้ไขข้อขัดแย้งระหว่างพนักงานและนายจ้างในกรณีที่เกิดขึ้น

การพัฒนาคำบรรยายลักษณะงานเป็นความรับผิดชอบของผู้ตรวจสอบของแผนกบุคลากรจากนั้นจะประสานงานกับฝ่ายกฎหมายและได้รับการรับรองจากหัวหน้า การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่มีนัยสำคัญควรทำบนพื้นฐานของคำสั่งจากผู้อำนวยการ จำเป็นต้องใช้เอกสารการกำกับดูแลภายในขององค์กร

สนธิสัญญา

สัญญาเป็นเอกสารอเนกประสงค์ มันควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานทางเศรษฐกิจใด ๆ สัญญาอาจดำเนินการเมื่อมีการซื้อหรือให้เช่าสถานที่การรับประกันหรือการกำหนดราคาการขายสินค้าหรือบริการการจ้างพนักงานหรือผู้รับเหมาหรือการมีส่วนร่วมขององค์กรภายนอก มันเป็นเอกสารหลักที่ควบคุมความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจต่าง ๆ ระหว่างหมวดหมู่ของประชาชนและนิติบุคคล

ส่วนหลักของสัญญาคือข้อกำหนดเกี่ยวกับสิทธิและข้อผูกพันของคู่สัญญาขั้นตอนและเงื่อนไขการชำระเงินรายละเอียดทั้งหมด องค์กรของงานกับเอกสารภายในอยู่กับหัวหน้าขององค์กร

เอกสารการบริการ

เอกสารบริการ - เอกสารทางการที่ใช้ในกิจกรรมองค์กรปัจจุบันขององค์กร ประเภทหลักของเอกสารอย่างเป็นทางการคือการกระทำโปรโตคอลบันทึกอย่างเป็นทางการและใบรับรอง

การกระทำ

เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารภายในที่สะท้อนเหตุการณ์หรือข้อเท็จจริงบางอย่างและรวบรวมโดยบุคคลหลายคน

เอกสารเหล่านี้ถูกรวบรวมในสถานการณ์ต่าง ๆ ดังนั้นพวกเขาจึงมีจำนวนมากมายหลากหลาย: สิ่งเหล่านี้คือการกระทำของการยอมรับและการถ่ายโอนการกระทำการตัดการกระทำเชิงพาณิชย์ ต้องถูกดึงขึ้นมาจากตำแหน่งหรือได้รับการแต่งตั้งจากหัวหน้าคณะกรรมาธิการ วาดขึ้นในรูปแบบทั่วไปขององค์กร (ถ้าเป็นภายใน) จะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร (ถ้าพวกเขาอยู่ภายนอก)

การกระทำประกอบด้วยสองส่วน ในตอนแรกพวกเขานำข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องและพื้นฐานของการรวบรวมสมาชิกของคณะกรรมาธิการ ที่สองมีข้อมูลโดยตรงเกี่ยวกับงานที่ดำเนินการโดยคณะกรรมาธิการและผลลัพธ์

ลงนามโดยสมาชิกทุกคนของคณะกรรมาธิการ หากการกระทำมีเนื้อหาหรือภาระทางการเงินใด ๆ จะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าและรับรองพร้อมตราประทับ

หากการกระทำมีผลกระทบต่อกิจกรรมของหน่วยโครงสร้างหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ควรมีความคุ้นเคยกับการกระทำดังกล่าวมักมีการร้องขอเอกสารกฎระเบียบภายในองค์กรโดยหน่วยงานตรวจสอบ

การกระทำที่เกี่ยวข้องกับประเด็นสำคัญในกิจกรรมขององค์กร (การปรับโครงสร้างองค์กรการตรวจสอบการตรวจสอบ) ควรถูกจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง ความสำคัญน้อยกว่าควรเก็บไว้ห้าปี

โปรโตคอล

พวกเขาบันทึกแนวทางการประชุมและการประชุมประเด็นที่กล่าวถึงพวกเขาและการตัดสินใจที่ทำ ต้องติดตามองค์กรของเอกสารภายใน

ตามกฎแล้วรายงานการประชุมและการประชุมจะถูกเก็บไว้โดยเลขานุการโดยจดบันทึกย่อหรือจดชวเลข ซึ่งจะรวมถึงวิทยานิพนธ์หลักของผู้พูดที่มีรายงานการร่างการตัดสินใจในประเด็นที่เกิดขึ้น มันถูกรวบรวมบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กรที่ระบุชื่อของเหตุการณ์ที่ถูกบันทึกวันที่ของการถือครองรายการของผู้เข้าร่วมและหมายเลขซีเรียล

โปรโตคอลประกอบด้วยส่วนเบื้องต้น (ประธาน, เลขานุการและเจ้าหน้าที่ที่มีอยู่รวมถึงวาระที่ระบุ) และส่วนหลัก (รวมถึงส่วนที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมคำอธิบายและการตัดสินใจ -)

รายการเอกสารภายในขององค์กรยังรวมถึงการกระทำของความเสียหายต่อทรัพย์สินการขาดแคลนความเสียหายหรือการละเมิดระหว่างการขนส่ง สิ่งเหล่านี้ควรเขียนบนหัวจดหมายโดยไม่มีการแก้ไขหรือลบล้าง

รายงานบริการบันทึกอธิบาย

บริการและบันทึกช่วยจำคือเอกสารที่ส่งถึงหัวหน้าองค์กรหรือหน่วยงานใด ๆ (ในกรณีที่ไม่ค่อยเกิดขึ้นกับหน่วยงานระดับสูง) พวกเขามีข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรหรือเจ้าหน้าที่ข้อเสนอหรือข้อสรุป

บันทึกช่วยจำเป็นองค์ประกอบของการติดต่อภายใน มันถูกร่างขึ้นหากคำถามระหว่างหน่วยไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยวาจา หากจำเป็นก็จะได้รับการรับรองจากหัวหน้า มันสามารถทำทั้งในการเขียนด้วยลายมือและในการพิมพ์

บันทึกควรมีหัวเรื่องและข้อความหลักซึ่งเปิดเผยสาระสำคัญของเหตุการณ์ซึ่งทำหน้าที่เป็นเหตุผลในการรวบรวมรวมถึงข้อสรุปและข้อเสนอแนะ วันที่เป็นวันที่รวบรวม มันจะต้องลงนามโดย drafter และในกรณีของการอ้างอิงถึงหน่วยงานที่สูงขึ้นโดยหัวหน้าขององค์กร

บันทึกที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและส่งไปยังหน่วยงานที่สูงขึ้นจะถูกเก็บไว้อย่างถาวรและเอกสารการควบคุมภายในขององค์กรจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาห้าปี

บันทึกอธิบายจะถูกวาดขึ้นในรูปแบบใด ๆ และนำข้อมูลเกี่ยวกับแรงงานสัมพันธ์ ตามกฎแล้วพวกเขามีข้อมูลเกี่ยวกับสาเหตุที่นำไปสู่การละเมิดใด ๆ ขึ้นอยู่กับความสำคัญของการเก็บรักษาตั้งแต่หนึ่งปีถึงห้าปี

ข้อมูล

เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารภายในที่อธิบายและยืนยันข้อเท็จจริงและเหตุการณ์ ใบรับรองที่ใช้บ่อยที่สุดใน บริษัท คือใบรับรองเงินเดือนและยืนยันข้อเท็จจริงของการทำงานของพนักงานใน บริษัท นี้ ตามคำขอของเขาองค์กรจำเป็นต้องออกใบรับรองที่คล้ายกันให้เขา

บ่อยครั้งที่ บริษัท ใช้แบบฟอร์มสอบถามอย่างเป็นทางการเพื่อเร่งกระบวนการเตรียมความพร้อมและออกเอกสารในภายหลัง

ใบรับรองจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่ได้รับตำแหน่งและเงินเดือนของเขา ข้อบังคับจะต้องมีวันที่รวบรวมลายเซ็นของผู้จัดการตราประทับขององค์กร

ประเภทของการอ้างอิงที่แยกต่างหากคือการอ้างอิงในหัวข้ออุตสาหกรรมซึ่งสามารถจัดเตรียมได้เมื่อมีการร้องขอจากฝ่ายบริหาร สิ่งเหล่านี้ประกอบด้วยสองชุด: หนึ่งชุดถูกจัดเตรียมไว้ให้กับผู้รับที่สองจะถูกแนบกับเคส

การบัญชีเอกสารภายในขององค์กรควรเข้มงวด

เอกสารองค์กร

เอกสารการดูแลระบบประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

• สั่งซื้อ จัดทำโดยฝ่ายบริหารขององค์กรเพื่อแก้ไขปัญหาการผลิต มีคำสั่งเกี่ยวกับปัญหาการผลิตและคำสั่งเกี่ยวกับบุคลากรคำสั่งแรกประกอบด้วยคำสั่งเกี่ยวกับการเงินการจัดหาการขายสินค้าหรือบริการการกระจายทรัพยากร ที่สอง - ในการจ้างงานหรือเลิกจ้างในวันหยุดหรือ secondment ของพนักงาน มันจะต้องลงนามโดยหัวหน้าและนำไปสู่ความสนใจของบุคคลเหล่านั้นที่มีกิจกรรมที่เขาส่งผลกระทบต่อ

• การตัดสินใจและคำสั่งซื้อ การกระทำที่ออกโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการผลิตทันที ส่วนใหญ่เป็นวิธีการและให้ข้อมูลในธรรมชาติ การตัดสินใจและคำสั่งซื้อจะดำเนินการเหมือนกันกับคำสั่งซื้อและจะออกในกรณีใดกรณีหนึ่งต่อไปนี้: หากจำเป็นการกระจายความรับผิดชอบหรือการกำหนดเวลาของงานเฉพาะ ในการพิจารณาขั้นตอนการใช้ยานพาหนะและอื่น ๆ คำสั่งตามกฎประกอบด้วยส่วนบริหารและส่วนตรวจสอบพวกเขามีส่วนคำสั่งแยกต่างหากการแต่งตั้งหน่วยงานควบคุมในรูปแบบของส่วนย่อยหรืออย่างเป็นทางการ ลงนามโดยผู้อำนวยการหมายเลขภายในปีปฏิทิน หากพวกเขาเกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักขององค์กรพวกเขาจะถูกเก็บไว้อย่างถาวรสำหรับเรื่องเศรษฐกิจและการบริหาร - ห้าปี

เอกสารภายในของสถาบันสินเชื่อ

โดยปกติแล้วองค์กรสินเชื่อจะพัฒนาและอนุมัติเอกสารต่าง ๆ ที่ควบคุมกิจกรรมของแผนกและเจ้าหน้าที่ของพวกเขา เอกสารเหล่านี้เกี่ยวกับการดำเนินงานของธนาคารและธุรกรรมอื่น ๆ (กฎระเบียบขั้นตอนระเบียบคำสั่งการตัดสินใจคำสั่งวิธีการคำอธิบายงานและเอกสารอื่น ๆ ในรูปแบบที่ยอมรับโดยการปฏิบัติของธนาคารระหว่างประเทศบางประเภท