ระบบเอกสารประกอบแบบครบวงจร GOST R 6.30-2003 ข้อกำหนดสำหรับงานเอกสาร

การนำข้อมูลมาใช้ในทางปฏิบัตินั้นเป็นพื้นฐานของการรวมการนำเสนอทุกรูปแบบและการจัดทำแหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการสำหรับการแก้ไขการส่งและการรับรู้ที่ถูกต้องจากผู้รับ

เมื่อข้อมูลถูกนำเสนอโดยเอกสารมันมีความเฉพาะเจาะจงมันอยู่ในเขตข้อมูลของบรรทัดฐานที่ยอมรับกันโดยทั่วไปและเป็นเอกภาพบทบัญญัติทางกฎหมายและข้อกำหนดของสังคมหรือกระบวนการผลิต เหล่านี้เป็นสูตรที่แม่นยำเสมอและการแสดงออกในรูปแบบหนึ่งของความหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

การสร้างและเนื้อหาของเอกสาร

ระบบเอกสารที่รวมเป็นหนึ่งเดียวไม่ได้มีบทบาทใด ๆ มันเป็นธรรมเนียมในการสร้างเอกสารทุกวันด้วยความคิดริเริ่มและความรู้ของตัวเอง

ชีวิตในตัวเองเป็นวังวนของข้อมูล แต่ในทุกช่วงเวลามันเป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะแต่งและแก้ไขบางสิ่งบางอย่างอย่างชัดเจน ตามที่กำหนดเองที่ไม่ได้เขียนไว้ระบบเอกสารแบบครบวงจรจะเกิดขึ้นในใจของทุกคนที่โรงเรียน แต่ในระยะเริ่มต้นของการพัฒนาของเขาบุคคลไม่ยึดติดกับพวกเขาถึงคุณค่าที่จำเป็นที่พวกเขาสมควรได้รับ

เอกสารอาจมีสองประเภทที่แตกต่างกัน:

• รูปแบบ;
• โครงสร้างและเนื้อหา

อย่างเป็นทางการเอกสารเปล่าเป็นรูปแบบปกติที่บันทึกข้อมูลที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด เอกสารประเภทนี้มีการจัดการอย่างต่อเนื่อง (โรงเรียนอนุบาล, โรงเรียน, คลินิก, งาน, สำนักงานหนังสือเดินทาง, ... )

เอกสารจริงคำนึงถึงข้อกำหนดที่มีอยู่สำหรับการออกแบบของพวกเขา มิฉะนั้นพวกเขาจะเข้าใจผิดโดยผู้รับและผลลัพธ์ที่ต้องการจะไม่ได้รับ

เอกสารทุกฉบับควรดำเนินการในรูปแบบมีโครงสร้างที่ชัดเจนและเนื้อหาที่คาดหวังแสดงในรูปแบบที่แน่นอน

อย่างเป็นทางการเราสามารถอ้างถึงเอกสารว่าเป็นงานศิลปะบทความอนุปริญญาปริญญานิพนธ์หนังสือและงานเขียนและงานกราฟิกอื่น ๆ แต่นี่เป็นสิ่งที่เบลอมากขึ้นในโครงสร้างและเนื้อหาผลลัพธ์ของการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เข้มงวดสำหรับการรับรู้ของผู้บริโภค

สาระสำคัญของระบบการรวม

ข้อมูลมีมากมาย แต่ถึงแม้ว่าคุณจะไม่นำแหล่งข้อมูลภายนอกมาพิจารณาดังนั้นโครงสร้างแต่ละรัฐองค์กรผู้ประกอบการรายบุคคลและบุคคลทั่วไปอยู่ในเงื่อนไข (ข้อกำหนด) ของการเลือกมาตรฐานเฉพาะจากความหลากหลายของบรรทัดฐานแบบครบวงจรโดยรอบ

ระบบเอกสารแบบรวมรัฐที่มีอยู่ในเกือบทุกกรณีเป็นคำแนะนำในลักษณะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งตามระเบียบที่ใช้บังคับ

1. วันที่ของเอกสารจะถูกวาดขึ้นในตัวเลขอารบิกในลำดับ: วันของเดือน, เดือน, ปี
2. วันของเดือนและเดือน - เลขอารบิคสองคู่ผ่านจุด; ปี - ตัวเลขสี่หลัก (4 ธันวาคม 2017 = 4 ธันวาคม 2017 ตาม GOST R 6.30-2003)
3. ในเวลาเดียวกัน GOST นี้อนุญาตให้ระบุชื่อของเดือนด้วยวาจา
4. GOST เดียวกัน "อนุญาต" ลำดับย้อนกลับ: ปีเดือนและวัน

ส่วนสำคัญของเอกสาร“ ทำหน้าที่” ขอบเขตการจัดการ สถานการณ์การทำงานซ้ำแล้วซ้ำอีกการกระทำที่คล้ายกัน แต่มีคุณสมบัติอยู่เสมอ GOST R 6.30-2003 ช่วยให้การสร้างเอกสารง่ายขึ้นอย่างมากและไม่เพียง แต่สำหรับขอบเขตการจัดการ

โดยความเห็นทั่วไปการรวมกันคือการลดจำนวนและความหลากหลายของเอกสารข้อกำหนดการออกแบบตรรกะของเนื้อหาและโครงสร้าง การรวมยังรวมถึงกระบวนการสร้างการประมวลผลและการดำเนินการของเอกสารขนาดของสื่อมีความสำคัญหากเป็นเอกสารกระดาษหรือรูปแบบข้อมูลหากเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

พื้นที่เวิร์กโฟลว์และความหมายของเอกสาร

การจัดการองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ แต่ไม่ใช่เฉพาะในส่วนที่เกี่ยวข้องกับระบบเอกสารแบบครบวงจรเท่านั้น แผนกบัญชีขององค์กรไม่เพียงใช้แบบฟอร์มเปล่ารวมถึงแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงร่างเอกสาร“ ฟรี” ที่หลากหลายตามข้อกำหนดของกฎหมายและมาตรฐานท้องถิ่นที่ได้รับการยอมรับ

ตามลักษณนาม All-Russian ระบบใจหลายทำงาน:

• ภาคธนาคาร
• ด้านการเงินการบัญชีและการรายงานของสถาบันและองค์กรด้านงบประมาณ
• การรายงานและทรงกลมทางสถิติ
• ระบบเอกสารแรงงาน
• ทรงกลมการค้าต่างประเทศ ฯลฯ

ระบบเอกสารที่รวมเป็นหนึ่งเดียวของสหพันธรัฐรัสเซียในหัวข้อครอบคลุมโครงสร้างพื้นฐานทางเศรษฐกิจและสังคมทั้งหมดของประเทศ พวกเขาอาจมีเฉพาะตามภูมิภาคโดยอุตสาหกรรมตามพื้นที่ของความสามารถของ บริษัท

หากคุณปฏิบัติตามลักษณนาม All-Russian คุณสามารถกำหนดรหัสแปดหลักให้กับเอกสารแต่ละประเภทและเก็บบันทึกแยกต่างหาก องค์กรส่วนใหญ่ใช้ข้อกำหนดที่มีอยู่สำหรับเอกสารและอนุมัติกฎระเบียบของตนเองบนพื้นฐานของพวกเขา

ตำแหน่งคีย์

วัตถุประสงค์ของเอกสารต้องการรายละเอียดที่แน่นอน การขาดสิ่งจำเป็นที่จำเป็นอาจนำไปสู่ความไม่ถูกต้องของเอกสารหรือความเป็นไปไม่ได้ของการดำเนินการ ในกรณีนี้ความภักดีของ GOST R 6.30-2003 ไม่สำคัญ

ลำดับงานมีช่วงของตำแหน่งที่เฉพาะเจาะจง คำสั่งในการสร้างแผนกเป็นอีกเรื่องหนึ่ง รายละเอียดงานถูกรวบรวมอย่างสมบูรณ์แตกต่างจากรายงานรายไตรมาสของแผนกการเงิน

ในเวลาเดียวกันรายละเอียดมากมายมีคุณสมบัติแอปพลิเคชัน ตัวอย่างเช่นวันที่อาจมีความหมายที่แตกต่าง: ช่วงเวลาของการลงนามคำสั่งช่วงเวลาของการเลิกจ้างพนักงานช่วงเวลาของการเริ่มต้นของการผลิตข้อตกลงพหุภาคี ในกรณีหลังไม่เพียง แต่วันที่ลงนามในข้อตกลงของแต่ละฝ่ายสามารถให้ซึ่งมีความสำคัญทางกฎหมายเสมอ แต่ยังวันที่ทั่วไปเช่นการเริ่มต้นของความถูกต้องของบทบัญญัติที่ตกลงกัน

ทางเลือกของคำและวลี

เวิร์กโฟลว์ขององค์กรใด ๆ เช่นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ในกรณีทั่วไปเป็นกระบวนการที่เป็นทางการอย่างเคร่งครัด แตกต่างจากโปรแกรมไม่ใช่คอมพิวเตอร์ที่ทำงานที่นี่ แต่เป็นคน ถ้อยคำไม่ถูกต้องเป็นไปได้ แต่ร่างทั่วไปเมื่อสร้างเอกสารถูกกำหนดตาม GOST 6.30-2003 ใกล้เคียงกับความต้องการมากที่สุด

การเบี่ยงเบนจากการปฏิบัติที่ยอมรับกันโดยทั่วไปและข้อกำหนดของ GOST ไม่เหมาะสมที่นี่: คำสั่งการจัดหาคำสั่งคำสั่ง ฯลฯ ไม่ได้เป็นงานศิลปะและไม่จำเป็นต้องมองหารูปแบบของความคิด

ไม่เพียง แต่ยินดีต้อนรับคำศัพท์ แต่ยังรวมถึงส่วนของคำพูดที่จำเป็นในแต่ละกรณีและกรณีที่ถูกต้อง ตามการฝึกฝนที่ไร้สาระคำพูดที่ขาดหายไปประโยคมักพบในเอกสารมีความไม่สอดคล้องกันซึ่งไม่ได้เป็นลักษณะของการพูดภาษาพูด แต่มันเป็นเรื่องธรรมดาและการทำในลักษณะของตัวเองนั้นเป็นไปไม่ได้

เกี่ยวกับภาพวาดลายเซ็นและการกำหนดเป็นเรื่องธรรมดาที่จะใช้ประสบการณ์ในการพัฒนาเอกสารการออกแบบเมื่อเห็นได้ชัดว่าจำเป็น อย่างไรก็ตามไม่มีอะไรป้องกันการออกแบบของการวาดภาพปกติในลักษณะใกล้เคียงกัน

เกี่ยวกับตารางบทบัญญัติของ GOST ก็สมเหตุสมผลที่จะต้องพิจารณา นี่คือการปฏิบัติที่ดีขึ้นและตารางใด ๆ ในเอกสารการทำงานเป็นหลักแนวทางในการดำเนินการหรือข้อมูลในการตัดสินใจ

คำศัพท์โครงสร้างและตรรกะการนำเสนอ

ข้อความควรเชื่อมต่ออยู่เสมอ วลีเหล่านี้เป็นตัวกำหนดซึ่งกันและกันหรือทำการปรับแต่ง ใช้คำและวลีเฉพาะ ในการรับสมัครบุคคลผู้อำนวยการเขียนมติสั้น ๆ ในคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างถูกต้อง

แอปพลิเคชันสำหรับการจ้างงานซึ่งเขียนโดยพนักงานในรูปแบบที่กำหนดนั้นได้รับการรับรองในหน่วยงานขององค์กรและต้องผ่านกระบวนการอนุมัติเบื้องต้น นี่ยังไม่เป็นเอกสาร แต่เป็นพื้นฐานสำหรับการตัดสินใจขั้นสุดท้ายโดยหัวหน้าขององค์กรในรูปแบบของวลีเฉพาะ“ ตามลำดับ”

ไม่อนุญาตให้เขียนสิ่งอื่นใดในการแก้ปัญหา แต่ไม่ว่าในกรณีใด ๆ ควรมีค่าพอสมควร ตัวอย่างเช่นบัณฑิตวิทยาลัย วลีอาจมีให้ในข้อความของคำสั่งหรือตามตรรกะขององค์กร - นี้เหลือผู้อำนวยการในการตัดสินใจ

คุณสมบัติที่สำคัญและดั้งเดิมของเอกสารจำนวนมากคือสองส่วน:

• เหตุผล (ฐานรากจุดประสงค์);
• ข้อสรุป (การตัดสินใจข้อสรุปคำขอ)

สิ่งนี้ไม่สำคัญ แต่ในกรณีที่มีเหตุผลจำเป็นต้องแบ่งวลีที่จำเป็นทั้งหมดออกเป็นสองส่วนอย่างชัดเจน Gosstandart ระบบเอกสารที่รวมเป็นหนึ่งเดียวและข้อกำหนดในท้องถิ่นขององค์กรนั้นควรทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับการสร้างโครงสร้างที่หัวเรื่องของเอกสารกำหนดวิธีการหาเหตุผลและข้อสรุป

ในทางปฏิบัติจริงวิธีการนี้จะเพิ่มความเร็วในการสร้างเอกสารสำคัญช่วยให้คุณไม่ได้มุ่งเน้นไปที่ข้อความทั้งหมด แต่เฉพาะในส่วนของตัวแปร

เอกสารท้องถิ่นขององค์กร

การรวมและมาตรฐานเอกสารเป็นลักษณะของแต่ละองค์กร บางคนทำสิ่งนี้เป็นลายลักษณ์อักษรและบางคนก็ปฏิบัติตามคำพูด ทุกอย่างขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจและระดับความรับผิดชอบ

บทบัญญัติท้องถิ่นส่วนใหญ่เกิดขึ้นในระหว่างการสร้างองค์กรบนพื้นฐานของกฎหมายปัจจุบัน GOST ข้อมูลข้อบังคับที่บังคับใช้ในอุตสาหกรรมหรือพื้นที่ธุรกิจเฉพาะ

ระบบเอกสารแบบครบวงจรดังกล่าวมีเอกลักษณ์และบ่อยครั้งที่ความรู้ของ บริษัท หนึ่ง ๆ นั้นขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่ใช้และก่อให้เกิดความลับทางการค้า พวกเขาไม่ค่อยเปลี่ยนแปลงและการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนของการเจริญเติบโตของ บริษัท การขยายตัวของทรงกลมของความสามารถหรือระดับธุรกิจ

เอกสารสำคัญในท้องถิ่น ได้แก่ แผนการผลิตข้อกำหนดทางเทคนิคตารางการทำงาน ที่นี่การรวมและมาตรฐานของเอกสารมีความคล้ายคลึง ตัวอย่างเช่นใหม่แต่ละแผนปฏิทินถูกสร้างขึ้นในลักษณะที่เหมือนกันของก่อนหน้านี้และแผนบัญชีใหม่ในนโยบายการบัญชีถูกกำหนดบนพื้นฐานของแผนก่อนหน้านี้โดยคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงบัญชีในข้อกำหนดภายนอก (กฎหมายภาษีหน่วยงานควบคุมของรัฐ ... )

กระแสข้อมูล

การไหลเวียนของเอกสารที่ดีขององค์กรโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อตรรกะโครงสร้างและคำศัพท์ของระบบเอกสารแบบครบวงจรถูกนำมาใช้ในรูปแบบของระบบการจัดการทางเทคนิคซอฟแวร์ช่วยให้ไม่เพียง แต่ทำให้ธุรกิจและการทำงานของพนักงานง่ายขึ้นเท่านั้น การประมวลผลและการดำเนินการของพวกเขา

โครงสร้างพื้นฐานขององค์กรดำเนินการในรูปแบบของการไหลของข้อมูลภายในและภายนอกหมดเวลาและเนื้อหาช่วยให้คุณสามารถถ่ายโอนการจัดการขององค์กรไปยังระดับที่สูงขึ้น

ระบบข้อมูลที่ทันสมัยจำนวนมากทำงานในระดับงานมาเป็นเวลานานโดยจัดทำข้อมูลอินพุตที่ต้องการและการจัดทำรายงาน บทบาทของพนักงานในระบบดังกล่าวตั้งอยู่ในเขตของความคิดสร้างสรรค์และเป้าหมายของ บริษัท และไม่ได้อยู่ในบริบทของวิธีการจัดทำเอกสารเฉพาะ

บริษัท และพฤติกรรมของพนักงาน

GOST R 6.30-2003 และเอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ กำหนดรูปแบบของเอกสารรายละเอียดคำและวลีระบุตรรกะการแสดงออกและขนาดของสื่อกระดาษการเยื้องขอบระยะขอบเส้นขอบของตัวเลขตารางและรายละเอียดทางเทคนิคอื่น ๆ - ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งสำคัญและเหมาะสมในการพิจารณา

งานปกติของ บริษัท เป็นขั้นตอนการทำงานตามปกติซึ่งมีการกำหนดและคาดหวังบทบาทของพนักงานแต่ละคน

ในบริบทนี้และเกี่ยวข้องกับคุณลักษณะของระดับการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยประเด็นพฤติกรรมของพนักงานมีความเกี่ยวข้อง กับพื้นหลังของตัวแปรที่คาดหวังของการพัฒนาของเหตุการณ์บางอย่าง, งาน, เอกสาร, การเบี่ยงเบนสามารถตรวจพบได้

แง่มุมนี้ไม่สำคัญสำหรับการสร้างโครงสร้างพื้นฐานของ บริษัท มันเป็นสิ่งสำคัญไม่เพียง แต่จะจัดระเบียบงานที่ถูกต้องกับเอกสาร แต่ยังเพื่อให้แน่ใจว่าการควบคุมกระบวนการทำงานกับเอกสาร