การลงทะเบียนของเอกสารองค์กรฟังก์ชั่นและประเภท

การลงทะเบียนเอกสารองค์กรเป็นส่วนสำคัญของงานกระดาษที่ลำบาก วัตถุประสงค์หลักของกระบวนการนี้คือการให้เอกสารทางกฎหมาย นอกจากนี้ด้วยเหตุนี้พวกเขาจะถูกนำมาพิจารณาตรวจสอบและค้นหาอย่างรวดเร็วหากมีความจำเป็นเร่งด่วน การรับข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับเอกสารโดยไม่คำนึงถึงขั้นตอนการทำงานกับเอกสารสามารถทำได้อย่างง่ายดายในช่วงเวลาสั้น ๆ หากปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้สำหรับการหมุนเวียนเอกสาร

แนวคิด

การลงทะเบียนเอกสารขององค์กรเป็นการกำหนดรูปแบบหรือรายได้โดยใช้ดัชนีและระบุข้อมูลบางอย่างในรูปแบบพิเศษ ดัชนีมีหมายเลขตามลำดับซึ่งเสริมด้วยดัชนีการตั้งชื่ออื่น ๆ ตัวแยกประเภทและส่วนประกอบอื่น ๆ ส่วนของดัชนีที่ตามหลังกันจะถูกคั่นด้วยเครื่องหมายทับ

การลงทะเบียนเอกสารขององค์กรถูกสร้างขึ้นเพื่อรับใบรับรองการวางแผนการบัญชีการจัดการการรายงานการเงินและลักษณะอื่น ๆ พวกเขาจะใช้ภายในและยังส่งไปยังโครงสร้างอื่น ๆ หรือมาจากพวกเขา ทั้งเอกสารที่เขียนด้วยลายมือและพิมพ์โดยใช้อุปกรณ์ทางเทคนิคที่ทันสมัยอาจมีการลงทะเบียน

เป้าหมาย

ในองค์กรของงานกระดาษสถานที่หลักเป็นของกระบวนการลงทะเบียน เฉพาะกับการดำเนินงานที่จัดตั้งขึ้นอย่างดีหลังจากนั้นอีกหนึ่งงานของการจัดการการดำเนินงานจะแก้ไขได้อย่างง่ายดาย สำหรับเรื่องนี้พนักงานจะต้องจัดเตรียมเอกสารใด ๆ ในเวลาอันสั้นทั้งภายในและที่ได้รับจาก บริษัท อื่น ๆ

เมื่อลงทะเบียนเอกสารขององค์กรในรูปแบบพิเศษข้อเท็จจริงที่สำคัญที่สุดจะถูกระบุรวมถึงระยะเวลาของการสร้างการส่งหรือการรับ ดังนั้นเอกสารจะถูกกฎหมาย เมื่อถึงจุดนี้ก็ถือว่าไม่มีอยู่จริง นั่นคือองค์กรจะไม่รับผิดชอบต่อการอนุรักษ์รวมถึงการรับ

ความคุ้มค่า

การลงทะเบียนเป็นหนึ่งในขั้นตอนแรกของการทำงานหลังจากการประมวลผลครั้งแรกเมื่อได้รับเอกสารหรือขั้นสุดท้ายหากถูกส่งไปยังโครงสร้างอื่น หลังจากขั้นตอนนี้เอกสารที่ส่งออกจะถูกผนึกในซองจดหมายและส่งทางไปรษณีย์หรือช่องทางการสื่อสารอื่น ๆ

การลงทะเบียนถือเป็นหนึ่งในงานที่ต้องใช้เวลามากที่สุดและมีความรับผิดชอบในงานด้านเอกสาร ดังนั้นหากคำถามเกิดขึ้นจากการทำให้เพรียวลมเวิร์กโฟลว์พวกเขาเริ่มต้นด้วยกระบวนการนี้

งานต่างๆ

งานหลักของการลงทะเบียนรวมถึง:

• การบัญชี
• ควบคุมการปฏิบัติงาน
• งานอ้างอิง

เมื่อการบัญชีข้อมูลเชิงปริมาณจะได้รับในปริมาณของงานการวิเคราะห์ของเอกสารทั้งในรูปแบบทั้งหมดและรายบุคคลตามโครงสร้างและองค์ประกอบอื่น ๆ ในอนาคตฐานข้อมูลจะเกิดขึ้นในรูปแบบของเครื่องมือค้นหาพิเศษ

กฎกติกา

เฉพาะในกรณีที่จำเป็นใช้งานเพิ่มเติมคือองค์กรที่ทำงานกับเอกสาร การลงทะเบียนของเอกสารไม่จำเป็นหากพวกเขาได้รับการยอมรับข้อมูลเท่านั้น แต่ละ บริษัท จะต้องอนุมัติรายการเอกสารที่ไม่ควรลงทะเบียน ตามกฎแล้วจะมีอยู่ในภาคผนวกของคำแนะนำสำหรับเสมียน แต่ยังสามารถแต่งในรูปแบบของกระดาษแบบสแตนด์อะโลน จำเป็นต้องได้รับการอัปเดตหากสถานการณ์นั้นต้องการ

โดยทั่วไปแล้วหลักทรัพย์ที่ไม่ได้จดทะเบียน ได้แก่ :

• สื่อส่งเสริมการขาย
• ขอแสดงความยินดี
• คำเชิญเข้าร่วมการสัมมนาและการประชุม
• หนังสือและสื่อสิ่งพิมพ์อื่น ๆ
• แพ็คเกจ "ส่วนบุคคล" ที่ได้รับทางไปรษณีย์
• สำเนาเอกสารรัฐบาล
• จดหมายข้อมูล

ในระหว่างการลงทะเบียนแต่ละเอกสารจะถูกกำหนดหมายเลขที่สอดคล้องกัน เอกสารขาเข้ามีระบบหมายเลขของตัวเองซึ่งถูกประทับตราบนใบเสร็จรับเงิน

ขั้นตอนจะดำเนินการเพียงครั้งเดียว นี่เป็นหนึ่งในกฎหลักสำหรับการจัดระเบียบงานกับเอกสาร การลงทะเบียนเอกสารใน บริษัท ขนาดใหญ่ดำเนินการในแผนกธุรการ หากเป็น บริษัท เล็ก ๆ เลขานุการก็จัดการกับปัญหานี้ ใน บริษัท ที่มีแผนกและกลุ่มโครงสร้างอื่น ๆ กระบวนการนี้สามารถดำเนินการในลักษณะการกระจายอำนาจ อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ใช้กับเอกสารภายในเท่านั้น ควรลงทะเบียนในวันที่ได้รับการอนุมัติหรือส่งไป

วิธีการผลิต

สามารถรับเอกสารด้วยวิธีต่อไปนี้:

• ทางไปรษณีย์
• ผ่านบริการจัดส่ง
• ทางแฟกซ์
• ทางอีเมล

รูปแบบที่แตกต่างกันขององค์กรของการลงทะเบียนของเอกสารจะดำเนินการเกี่ยวกับการติดต่อดังต่อไปนี้:

• ขาเข้า
• ขาออก
• ภายใน

ข้อมูลการลงทะเบียน

สำหรับเอกสารขาเข้าข้อมูลเช่น:

• วันที่ได้รับ
• หมายเลขที่เข้ามา
• วันที่รวบรวมเอกสาร
• ดัชนี
• เลขทะเบียน
• ผู้เขียนเอกสาร
• ชื่อ
• มติ
• ระยะเวลาดำเนินการ
• ศิลปิน
• ความก้าวหน้าในการทำงาน
• จำนวนกรณีที่เขาไปหลังจากการจัดการที่จำเป็น

ป้อนข้อมูล

ขั้นแรกองค์กรดำเนินการลงทะเบียนเอกสารหลักซึ่งยังไม่ได้กรอกอย่างครบถ้วนเนื่องจากยังไม่ได้ส่งไปยังหัวหน้าและไม่มีการลงมติที่เหมาะสมรวมถึงระยะเวลาดำเนินการและผู้รับเหมาที่กำหนด ข้อมูลที่เหลือจะถูกระบุหลังจากทำความคุ้นเคยกับผู้มีอำนาจ หากมีการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้นำและเขาตรวจสอบจดหมายทุกเช้าคุณสามารถแสดงเอกสารให้เขาทราบก่อนและหลังจากการตัดสินใจที่เหมาะสมแล้วให้ป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดทันที

หากเรากำลังพูดถึงองค์กรของการลงทะเบียนและควบคุมการดำเนินการของเอกสารภายในข้อมูลที่สามารถระบุในรูปแบบที่เหมาะสมกับความเป็นไปได้ของการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมที่ตามมา แน่นอนว่าวันที่ได้รับนั้นไม่มีอยู่ ดังนั้นต่างจากเอกสารขาเข้าเอกสารภายในจึงมีเลขทะเบียนเดียว

บริษัท ใด ๆ มีสิทธิ์ที่จะเปลี่ยนแปลงและเสริมข้อมูลในเอกสารขาเข้าโดยคำนึงถึงกิจกรรมเฉพาะ ตัวอย่างเช่นมักระบุจำนวนแผ่นและแอปพลิเคชัน

รูปร่าง

แบบฟอร์มลงทะเบียนอยู่ในรูปแบบของ:

• นิตยสาร
• การ์ด
• ระบบอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ

ลองพิจารณาแต่ละแบบแยกกัน

วารสาร

ระบบบันทึกประจำวันมีประโยชน์เมื่อองค์กรกำลังเผชิญกับเอกสารจำนวนเล็กน้อย หาก บริษัท มีเวิร์กโฟลว์จำนวนมากก็จะไม่ถูกนำมาใช้อีกต่อไปเนื่องจากในหลาย ๆ กรณี บริษัท จะด้อยกว่าระบบอื่นที่ทันสมัยกว่า

ข้อมูลจะถูกระบุในวารสารการลงทะเบียนเอกสารขององค์กรตามลำดับที่ได้รับ กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับคนคนหนึ่ง ดังนั้นเมื่อเอกสารจำนวนมากมาถึงการลงทะเบียนใช้เวลานาน โดยปกติสิ่งนี้จะทำให้เวิร์กโฟลว์ทำงานช้าลงอย่างมาก

นอกจากนี้การดำเนินการจะต้องมีการทำซ้ำเนื่องจากข้อมูลจะต้องทั้งในสำนักงานและในหน่วยโครงสร้างส่วนบุคคลที่เอกสารจะถูกดำเนินการในอนาคต เป็นผลให้ใน บริษัท เดียวกันหลักทรัพย์เดียวกันควรลงทะเบียน 3-5 ครั้งในวารสารแยกต่างหาก

ในเวลาเดียวกันมันเป็นไปไม่ได้ที่จะได้รับข้อมูลอ้างอิงในเวลาอันสั้นเนื่องจากรายการบันทึกจะถูกเก็บไว้ตามลำดับเวลา ในการรับข้อมูลคุณต้องทราบอย่างน้อยประมาณเมื่อเอกสารถูกลงทะเบียน

มันเป็นไปไม่ได้ที่จะควบคุมกำหนดเวลาเนื่องจากทุกคนมีของตัวเองและไม่สามารถแยกได้ดังนั้นในกรณีที่ฟังก์ชั่นการควบคุมมีลำดับความสำคัญใช้ระบบบัตร

บัตร

ระบบการลงทะเบียนบัตรสามารถแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นเมื่อดำเนินการด้านเอกสารสำหรับนิตยสาร มันปรากฏที่จุดเริ่มต้นของศตวรรษที่ผ่านมาและเป็นเรื่องธรรมดามากในประเทศยุโรป ในรัสเซียมันแพร่หลายในระหว่างการพัฒนาระบบการเก็บบันทึกสถานะรัฐแบบครบวงจร ระบบการลงทะเบียนเอกสารในองค์กรนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อจัดการกับหลักทรัพย์จำนวนมากโดยไม่มีปัญหา มันมีข้อดีดังต่อไปนี้:

• กระบวนการลงทะเบียนสามารถจัดการได้โดยพนักงานหลายคนในคราวเดียว
• เอกสารสามารถผลิตในปริมาณที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่ราบรื่นขององค์กร
• การ์ดสามารถจัดระบบเช่นเดียวกับการทำไฟล์การ์ด สิ่งนี้ทำให้ฟังก์ชั่นความช่วยเหลือพร้อมใช้งาน
• อาจมีการโอนอินสแตนซ์ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อควบคุมการดำเนินการของเอกสาร
• แบบฟอร์มและตัวบ่งชี้รายละเอียดถูกกำหนดโดยตรงในองค์กรและกำหนดไว้ในคำแนะนำสำหรับงานเอกสาร
• รูปแบบบัตรที่เลือกสามารถเผยแพร่โดยใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ในการเก็บบันทึกคุณต้องมียอดขายที่เพียงพอเป็นเวลาอย่างน้อย 1 ปี

องค์กรสามารถมีการ์ดได้มากเท่าที่ต้องการ โดยปกติคุณต้องกรอกอย่างน้อยสอง หลังจากนั้นสำเนาหนึ่งชุดจะถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารชั่วคราวและอีกชุดหนึ่งในแผนกข้อมูลและการอ้างอิง เอกสารจะถูกส่งไปยังผู้รับเหมาเพื่อทำงาน แต่บ่อยครั้งที่พวกเขาใช้ไพ่สามใบเพื่อถ่ายโอนหลังไปยังนักแสดง

ระบบดังกล่าวมีความเหมาะสมทั้งกับเอกสารสำหรับการลงทะเบียนองค์กรสาธารณะและสำหรับการทำงานสำนักงานในสถาบันของรัฐ ไฟล์บัตรอ้างอิงถูกสร้างขึ้นในประเด็นต่าง ๆ เช่นตามภูมิภาค จากนั้นจำนวนของพวกเขาจะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ แน่นอนว่าระบบนี้ใช้แรงงานเข้มข้นและสามารถเกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพในองค์กรที่บริการเสมียนปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างไม่มีที่ติ ระบบที่ทันสมัยกว่าช่วยขจัดความจำเป็นในการเติมการ์ดจำนวนมาก มันเป็นไปได้ด้วยการแนะนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

ระบบอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ

เอกสารประกอบรูปแบบนี้ดำเนินการผ่านซอฟต์แวร์ (หรือซอฟต์แวร์) ติดตั้งบนพีซีเซิร์ฟเวอร์หรือพีซีแบบรวมหลายเครื่อง เมื่อใช้ระบบอัตโนมัติข้อมูลจะถูกป้อนลงในบัตรอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งจัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อความปลอดภัยข้อมูลจะถูกจัดเก็บในฐานข้อมูลเพิ่มเติม (สำรอง)

มันเป็นรูปแบบที่ได้รับแอปพลิเคชั่นที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในปัจจุบันเนื่องจากมีข้อได้เปรียบที่สำคัญเมื่อเทียบกับสองตัวเลือกก่อนหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเหล่านี้คือ:

• ค้นหาอย่างรวดเร็วบนพื้นฐานใด ๆ เช่นวันที่
• การสร้างรายงานและข้อมูลการวิเคราะห์ในโหมดอัตโนมัติ
• ความสามารถในการลงทะเบียนจากสถานที่ต่าง ๆ ของการทำงานในเวลาเดียวกัน
• ความเป็นไปได้ของการจัดการเอกสารในลักษณะการกระจายอำนาจในหน่วยที่แยกจากกันด้วยการรวมข้อมูลในฐานข้อมูลเดียว
• คุณสมบัติอื่น ๆ

โปรแกรมสำหรับการลงทะเบียนเอกสารสามารถพัฒนาโดยองค์กรเอง อย่างไรก็ตามในกรณีส่วนใหญ่มีการใช้โซลูชันสำเร็จรูปที่ทำให้ง่ายต่อการทำงานกับเอกสารจำนวนมากเริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างและสิ้นสุดด้วยการดำเนินการหรือส่งไปยัง บริษัท อื่น

ในระบบอัตโนมัติข้อมูลที่สมบูรณ์ที่สุดเกี่ยวกับเอกสารทั้งหมดสามารถรวบรวมและจัดเก็บได้ ต้องขอบคุณการควบคุมที่มีประสิทธิภาพและมีการดำเนินงานอ้างอิงและหากจำเป็นก็จะมีการตรวจนับสินค้าคงคลังภายใน

ข้อสรุป

ปัจจุบันองค์กรและสถาบันต่าง ๆ กำลังทำการสร้างเอกสารจำนวนมาก งานสำนักงานได้รับการจัดตั้งขึ้นอย่างถูกต้องตามกฎหมายและตอบสนองทุกภารกิจที่ตั้งไว้เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการหลายต่อหลายครั้ง คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลโปรแกรมและเทคโนโลยีใหม่ทำให้กระบวนการนี้เป็นระเบียบมากขึ้น ระบบอัตโนมัติช่วยเร่งความเร็วและอำนวยความสะดวกในการทำงานโดยรวมเช่นเดียวกับการลงทะเบียนและการบัญชีเอกสารในองค์กรโดยเฉพาะ

กระบวนการนี้มีความสำคัญตลอดวงจรของพระ ด้วยการทำงานที่เป็นระเบียบคุณสามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นและเอกสารเฉพาะได้ในเวลาอันสั้น และนี่ก็เป็นแนวทางแก้ปัญหาการดำเนินงาน

บัตรซึ่งกระจายอยู่ทุกที่เมื่อเร็ว ๆ นี้จะถูกแทนที่ด้วยระบบอัตโนมัติแม้กระทั่งสำหรับการลงทะเบียนกับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรของเอกสาร กระบวนการทั้งหมดดำเนินการในโหมดเร่งความเร็วรวมถึงการควบคุมโฟลว์เอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ