ภาษิตที่มีชื่อเสียงกล่าวว่า: "ถ้าคุณต้องการทำสิ่งที่ดีทำเอง" ในขณะเดียวกันการทำงานคนเดียวก็ยังห่างไกลจากการแบ่งปันให้กับพนักงานหลายคน การมอบหมายอำนาจหน้าที่ในองค์กรเป็นสิ่งที่ทำให้งานของ บริษัท ต่าง ๆ สะดุด ทำอย่างไรจึงจะแยกหน้าที่และความรับผิดชอบในขณะที่ไม่ทำให้ตนเองหรือพนักงานขุ่นเคือง? และมีขั้นตอนการมอบหมายเฉพาะหรือทุกอย่างเป็นทางการโดยข้อตกลงด้วยวาจา?
ทำไมไม่
เหตุใดจึงมีปัญหาในการมอบหมายอำนาจในองค์กร? บ่อยครั้งที่ผู้จัดการไม่ต้องการเปลี่ยนหน้าที่บางส่วนของเขาให้เป็นเจ้าหน้าที่หรือหัวหน้าแผนกเพราะเขากลัวความไร้ความสามารถในบางเรื่อง ปัจจัยที่ผู้นำบางคนมักจะเชื่อในความขาดไม่ได้นั่นคือพวกเขาเชื่อว่าไม่มีใครสามารถทำงานได้มีบทบาทที่นี่ อย่างที่เราทราบกันดีว่าไม่มีสิ่งใดทดแทนได้ ในตอนแรกหลังจากการมอบหมายหัวหน้าในกรณีใด ๆ จะต้องตรวจสอบกิจกรรมของคนที่ทำหน้าที่ของเขาอย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าเขาได้เลือกที่ถูกต้อง หากพนักงานไม่สามารถปฏิบัติตามความคาดหวังได้เขาสามารถถูกกีดกันจากอำนาจเพิ่มเติมทั้งหมดอย่างปลอดภัยและเลือกคนอื่นในตำแหน่งของเขาหรือรับหน้าที่รับผิดชอบทั้งหมดไปยังไหล่ของผู้นำอีกครั้ง กระบวนการมอบหมายสามารถย้อนกลับได้ง่าย การย้ายกิจการบางส่วนไปที่ไหล่อื่น ๆ จะช่วยให้หัวหน้าของ บริษัท ขนถ่ายและใส่ใจกับปัญหาบางอย่างในองค์กรที่เขาไม่ได้ไปถึงก่อนหน้าหรือที่เขาไม่ใส่ใจเพียงพอ พนักงานที่ได้รับเกียรติให้ช่วยเหลือหลังจากมีความเชื่อมั่นมีแนวโน้มที่จะมีแรงจูงใจมากกว่านี้ซึ่งจะส่งผลในเชิงบวกต่อคุณภาพงานของเขา
เพื่อมอบหมายให้ใคร
แม้ตระหนักถึงประโยชน์ของการกระจายและการมอบอำนาจในองค์กรบางคนก็ไม่ต้องรีบใช้เครื่องมือการจัดการเหล่านี้ไม่รู้ว่าใครจะเลือกแทนตัวเอง มีหลายเงื่อนไขภายใต้การมอบหมายที่จะประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง:
- แม้ว่าข้อเท็จจริงที่ว่าในขณะนี้ให้ความสนใจกับปัญหาใด ๆ ที่มีความสำคัญเพียง แต่มันสามารถให้เขาไม่เพียง แต่ผู้นำโดยตรง นั่นคือคำถามพูดการส่งมอบสามารถเลื่อนไปที่หัวหน้าแผนกที่เกี่ยวข้องซึ่งเนื่องจากความรับผิดชอบที่น้อยลงจะสามารถจัดการกับปัญหาที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น
- โดยธรรมชาติแล้วพนักงานที่ได้รับมอบหมายหน้าที่ต้องมีประสบการณ์ในด้านใดด้านหนึ่งและไม่จำเป็นต้องพูดความรู้ที่เกี่ยวข้อง มันจะไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะให้ความไว้วางใจกับเจ้าหน้าที่การตลาดด้วยการจ้างพนักงานและทำให้นักขนส่งรับผิดชอบการโฆษณากลางแจ้ง เงื่อนไขนี้เป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบหลักของการมอบหมาย: ผู้จัดการไม่น่าจะมีความรู้ที่ดีเท่า ๆ กันในทุกด้านที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของเขาดังนั้นการมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับผู้เชี่ยวชาญจะช่วยให้มองปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง
- เราไม่สามารถพูดได้ว่าเป็นไปได้ที่จะมอบอำนาจในการจัดการองค์กรหรือพื้นที่อื่น ๆ ของชีวิตถ้าหัวหน้า บริษัท ไม่ไว้วางใจคนที่เขาจะทำหน้าที่ของเขา การโอนบังเหียนพลังไปสู่อีกมือนั้นอยู่ไกลจากง่ายและถ่ายโอนไปยังคนแปลกหน้าอย่างสมบูรณ์ที่ไม่เพียง แต่สามารถปรับปรุงสถานการณ์ใน บริษัท ได้ แต่ยังเลวร้ายลงไปอีกดังนั้นมีเพียงคนเดียวที่มีความมั่นใจในความเป็นผู้นำเท่านั้นที่สามารถเป็นตัวแทนได้
- มันไม่เพียงพอที่จะถ่ายโอนความรับผิดชอบไปยังคนคนหนึ่งมันก็เป็นสิ่งจำเป็นที่จะถ่ายโอนยังวิธีการที่จะตอบสนองพวกเขา แม้แต่นักบัญชีผู้เชี่ยวชาญก็ไม่สามารถวิเคราะห์กิจกรรมทางการเงินของ บริษัท ได้หากเขาไม่ได้รับรายงานที่เกี่ยวข้องในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ดังนั้นไม่เพียง แต่ฟังก์ชั่นเท่านั้นที่ได้รับมอบหมาย แต่ยังมีทรัพยากรที่ไม่มีฟังก์ชั่นที่ไม่สามารถใช้งานได้
ความปรารถนาดีเท่านั้น!
โดยปกติแล้วการมอบอำนาจเช่นความร่วมมือในรูปแบบอื่นควรเป็นไปโดยสมัครใจ ไม่น่าเป็นไปได้ว่าใครก็ตามที่ถูกไล่ออกจากงานถูกบังคับให้ต้องรับหน้าที่หัวหน้าของสิงโตจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยิ่งกว่านั้นก่อนที่จะถ่ายโอนโดยตรงฝ่ายจะต้องเข้าใจอย่างสมบูรณ์ถึงอำนาจและความรับผิดชอบที่ถ่ายโอน ผู้รับมอบสิทธิ์จะต้องมีความคิดเกี่ยวกับวิธีการที่หัวหน้าใช้ในการแก้ปัญหาบางอย่างเพื่อสร้างงานของตนเองบนพื้นฐานของพวกเขา ดังนั้นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการถ่ายโอนอำนาจคือการอธิบายอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่จำเป็นสำหรับคนที่จะได้รับเกียรติให้ช่วยเหลือหัวหน้า บริษัท
จะมอบหมายอะไร
แม้ว่าการมอบหมายอำนาจจะถูกมองว่าเป็นส่วนสำคัญของฟังก์ชั่นขององค์กรแม้ว่าความสำคัญของขั้นตอนนี้จะได้รับการยอมรับ แต่ทุกคนก็ไม่เข้าใจสิ่งที่สามารถส่งผ่านไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาได้ มันเป็นเรื่องของสิทธิในการตัดสินใจหรือไม่? ไม่มันไม่จริงจังเลย
คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการถ่ายโอนงานที่รับผิดชอบเฉพาะ ตัวอย่างเช่นหัวหน้าจะสั่งให้พนักงานจัดทำรายงานสำคัญเกี่ยวกับกิจกรรมของ บริษัท ในช่วงระยะเวลาหนึ่งแทนที่จะทำด้วยตัวเอง แม้การมอบหมายเล็ก ๆ ที่ดูเหมือนจะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการมอบหมายอยู่แล้ว
การถ่ายโอนโครงการทั้งหมดเป็นระดับต่อไปที่มีการมอบอำนาจในองค์กร ตัวอย่าง: บริษัท ต้องออกแบบบรรจุภัณฑ์ผลิตภัณฑ์ใหม่ แทนที่จะเป็นหัวหน้าบทนี้แนะนำให้พนักงานที่รับผิดชอบรับผิดชอบหน้าที่ของผู้จัดการเพื่อเลือกคนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานนี้จัดงานและตรวจสอบคุณภาพของงาน หัวหน้าที่มีหน้าที่ถ่ายโอนดังกล่าวจะได้รับรายงานเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ทำไปแล้วเท่านั้นและหากมีสิ่งใดที่ไม่เหมาะกับเขาเขาจะให้คำแนะนำบางอย่างว่าผู้จัดการผู้ได้รับมอบหมายจะต้องพิจารณาเมื่อทำงานโครงการต่อไป แม้ว่าที่จริงแล้วการจัดการโครงการที่เฉพาะเจาะจงจะมากหรือน้อยใกล้เคียงกับที่หัวหน้าของ บริษัท ทำทุกวัน แต่การมอบหมายหน้าที่ดังกล่าวจะช่วยให้เขาสามารถมุ่งเน้นในประเด็นที่ต้องให้ความสนใจโดยตรง
ระดับสูงสุดของความไว้วางใจคือการมอบหมายกิจกรรมทั้งหมดของกิจกรรม ใน บริษัท ขนาดใหญ่ตัวอย่างของการถ่ายโอนอำนาจคือหัวหน้าแผนก พวกเขาจัดการเฉพาะกับอุปทานการสื่อสารการตลาดและอื่น ๆ โดยจัดทำรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมของพวกเขาเท่านั้น หน้าที่ของผู้นำที่มีการมอบหมายน้อยที่สุด: เขาเพียงระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์และการบรรลุเป้าหมายนั้นเป็นปัญหาสำหรับผู้ได้รับมอบหมาย วิธีนี้สะดวกที่สุดสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่สามารถลดภาระผู้นำในลักษณะนี้
วิธีการมอบหมาย?
ดังนั้นผู้นำจึงพบผู้ที่ได้รับมอบอำนาจในองค์กร ประเภทของพลังที่สามารถถ่ายโอนได้เช่นกันที่ควรค่าแก่การพูดถึงแยกต่างหากหรือไม่?
มันควรเริ่มต้นด้วยความจริงที่ว่าในประเด็นใดมีตัวเลือกมากมายสำหรับการจำแนกสายพันธุ์ สำหรับบางประเภทมีหลายสิบหมวดหมู่ที่สามารถแบ่งความรับผิดชอบที่ถ่ายโอนได้สำหรับบางประเภทน้อยกว่า การจำแนกประเภทที่พบมากที่สุดได้กลายเป็นที่ซึ่งอำนาจทั้งหมดจะถูกแบ่งออกเป็นสองกลุ่มเท่านั้น: เชิงเส้นและพนักงาน
หน่วยงานเชิงเส้นเป็นรากฐานของลำดับชั้นของ บริษัท ใด ๆมีความรับผิดชอบบางอย่างของหัวหน้าซึ่งเขาโอนไปยังหัวหน้าแผนก ในทางกลับกันหัวหน้าแผนกก็ถ่ายโอนส่วนหนึ่งของฟังก์ชั่นเหล่านี้ไปยังพนักงานดาวน์สตรีม นั่นคือภารกิจจะเริ่มจากลำดับชั้นของบริการไปจนถึงจุดต่ำสุด
ในกรณีที่พนักงานมีอำนาจพนักงานจะได้รับสิทธิ์ในการช่วยเหลือคนที่ดำเนินการเชิงเส้น นั่นคือพนักงานคนที่สองสามารถเลือกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้ที่ได้รับคำสั่งให้จัดทำรายงานการขายสำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
แล้วการจดทะเบียนตามกฎหมายล่ะ?
หัวหน้าทราบถึงหลักการของการมอบอำนาจในองค์กรและบนพื้นฐานของพวกเขาเขากำหนดผู้สมัครที่เขาจะถ่ายโอนส่วนหนึ่งของความกังวลของเขาเขายังเลือกสิ่งที่เขาจะมอบหมายให้พนักงานใหม่ แต่การมอบหมายงานเกิดขึ้นได้อย่างไร? มันดำเนินการโดยปากเปล่าเพียงแค่สั่งหรือเป็นทางการอย่างเป็นทางการ?
เริ่มต้นด้วยการที่พนักงานคนใดสามารถปฏิเสธฟังก์ชั่นที่มอบหมายให้เขาได้มีการกำหนดไว้ในประมวลกฎหมายแรงงานซึ่งเป็นพื้นฐานของความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นที่น่าสังเกตว่าการมอบหมายเพิ่มเติม (เช่นเดียวกับพลังเชิงเส้น) นั้นเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อได้รับอนุญาตจากหัวหน้า: แม้ว่าเขาจะโอนหน้าที่ทั้งหมดของเขาไปยังบุคคลอื่นเขาก็ยังรับผิดชอบต่อพวกเขาอยู่ นั่นคือถ้าการมอบหมายไปยังระดับล่างของลำดับชั้นหัวหน้าของ บริษัท จะรับผิดชอบพนักงานอื่น ๆ ที่จะมอบหมายงานของเขา
เป็นไปได้ด้วยวาจา?
องค์กรของการมอบหมายอำนาจดำเนินการตามที่ได้กล่าวไปแล้วบนพื้นฐานของประมวลกฎหมายแรงงาน ตามที่เขาพูดเพื่อให้การมอบอำนาจอย่างเป็นทางการเป็นไปตามกฎทั้งหมดคุณจะต้องลงนามในหนังสือมอบอำนาจเพื่อถ่ายโอนอำนาจบางอย่าง แน่นอนว่าฟังก์ชั่นเริ่มต้นของพนักงานมีการกำหนดไว้ในสัญญาการจ้างงานดังนั้นอำนาจของทนายความจะมีความจำเป็นหากหัวหน้าตัดสินใจที่จะขยายสาขาของกิจกรรมของเขา (แม้ชั่วคราว) แต่ในกรณีส่วนใหญ่ทุกอย่างสามารถทำได้โดยไม่ต้องมีเอกสารเพิ่มเติม
ในขณะเดียวกันพนักงานคนอื่น ๆ ควรได้รับแจ้งการโอนหน้าที่ใหม่เพื่อประเมินความสามารถของผู้รับมอบสิทธิ์และให้ความช่วยเหลือที่เป็นไปได้ในการปฏิบัติหน้าที่ใหม่เพื่อให้ผู้จัดการต้องการออกคำสั่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนคุ้นเคย ในทางกลับกันผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการนัดหมายนี้สามารถเชิญเข้าร่วมการประชุมที่ทุกคนจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับข้อมูลประจำตัวใหม่ของผู้ได้รับมอบหมาย
แต่ถ้าการมอบหมายงานและอำนาจในองค์กรมีการวางแผนมาเป็นระยะเวลานานและความรับผิดชอบใหม่ทั้งหมดอาจถูกมองว่าเป็นงานอื่นได้ดีกว่าการโอนย้ายพนักงานไปยังตำแหน่งใหม่อย่างเป็นทางการมากกว่าการเขียนหนังสือมอบอำนาจใหม่อย่างต่อเนื่อง
กระบวนการมอบหมายคืออะไร?
พิธีการที่จำเป็นทั้งหมดจะถูกตัดสินก็ยังคงอยู่เพียงเพื่อหาสิ่งที่เป็นองค์กรของกระบวนการมอบหมายอำนาจ โดยธรรมชาติแล้วไม่มีใครจะออกจากหน้าที่ใหม่ของเขาในแต่ละวันในช่วงแรกของการดำเนินการดังนั้นผู้นำควรปฏิบัติตามหลักการใดเพื่อให้คณะผู้แทนประสบความสำเร็จ
ในวันแรก ๆ ของบทนี้จะแสดงผู้แทนอย่างทุกอย่างโดยบอกรายละเอียดเกี่ยวกับทุกแง่มุมของอำนาจใหม่ กล่าวโดยย่อ: "ดูวิธีการทำ" เมื่อหัวหน้าเขียนรายงานผู้เข้าร่วมสังเกตกิจกรรมของเขาจดจำลำดับของการกระทำคุณสมบัติของโปรแกรมการทำงานและอื่น ๆ เมื่อหัวหน้ากระจายความรับผิดชอบในโครงการใหม่สามเณรพยายามวิเคราะห์ทางเลือกของผู้นำ มันอยู่ในขั้นตอนนี้ที่ผู้ได้รับมอบหมายได้รับการวิจารณ์มากที่สุดด้วยการสร้างสรรค์ ในอนาคตคำแนะนำทั้งหมดที่หัวหน้าให้ไว้ในวันแรกเหล่านี้จะมีประโยชน์มาก
ขั้นตอนต่อไปคือการเริ่มต้นของกิจกรรมอิสระรายงานเดียวกันทั้งหมดที่ผู้ร่วมประชุมได้เขียนตัวเองภายใต้การควบคุมของหัวหน้าซึ่งยังคงวิพากษ์วิจารณ์เขาและชี้ให้เห็นข้อผิดพลาด ผู้เริ่มต้นพยายามเผยแพร่บทบาทในโครงการใหม่โดยไม่มีคำแนะนำและคำแนะนำจากสิ่งสำคัญ ขั้นตอนนี้ยากกว่าขั้นตอนก่อนหน้ามากเนื่องจากอยู่ไกลจากความรับผิดชอบง่าย ๆ หลังจากที่คุณดูวิธีการปฏิบัติหน้าที่ปัจจุบันของคุณอย่างเหมาะสม แต่หลังจากเอาชนะปัญหาเบื้องต้นแล้วทุกอย่างจะง่ายขึ้นมาก
ขั้นตอนที่สามซึ่งมีการมอบหมายอำนาจในองค์กรเป็นอิสระญาติ มันมีหลายประการคล้ายกับรุ่นก่อนหน้ามีเพียงการควบคุมที่น้อยกว่ามาก ในขั้นตอนนี้พนักงานต้องการการสนับสนุนจากหัวหน้าซึ่งชื่นชมความพยายามของเขาและอธิบายปัญหาได้นุ่มนวลกว่าที่เคยทำมาก่อนถ้าเขาทำ เวลานี้มอบให้เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมพัฒนาความเป็นอิสระสูงสุดในการตัดสินใจโดยใช้คำแนะนำจากหัวหน้าเฉพาะในสถานการณ์วิกฤติเท่านั้น หลังจากนั้นเวทีที่ง่ายที่สุดสำหรับบุคคลหลักและเวทีที่ดีที่สุดสำหรับผู้ได้รับมอบหมายเริ่มต้นขึ้น - อิสรภาพที่สมบูรณ์
มันได้ผลหรือเปล่า
ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าองค์กรมอบหมายสำเร็จหรือไม่ ความรับผิดชอบอำนาจได้รับการยอมรับอย่างเต็มที่จากพนักงานที่ผู้จัดการเชื่อถือได้? ใครก็ตามที่ได้ผ่านกระบวนการถ่ายโอนอำนาจทั้งหมดควรมีอิสระอย่างแท้จริงภายใต้กรอบการทำงานของพวกเขาแน่นอน ดังนั้นหากผู้ใดต้องการที่จะรับผิดชอบเฉพาะบางส่วนของงานหรือยังต้องการคำแนะนำจากผู้ที่มีตำแหน่งสูงกว่าก็สามารถพูดได้อย่างปลอดภัยว่าการมอบหมายล้มเหลวโดยสิ้นเชิง
ในทางตรงกันข้ามถ้าหัวหน้าแนะนำคนที่เขาเลือกให้เป็นผู้แทนจำนวนขั้นต่ำของการทำงานควบคุมกิจกรรมของเขาอย่างระมัดระวังมากขึ้นให้คำปรึกษากับพนักงานของเขาตลอดเวลาจากนั้นเราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับความล้มเหลวของกระบวนการเช่นการกระจายและการมอบหมายอำนาจในองค์กร ในส่วนของเงินต้นจำเป็นต้องมีความไว้วางใจในส่วนของผู้ใต้บังคับบัญชาความพร้อมในการพิสูจน์ความไว้วางใจนี้ นี่คือหลักการสำคัญของการมอบหมาย
ข้อสรุป
การมอบหมายอำนาจหน้าที่ในองค์กรเป็นตัวอย่างว่าผู้นำสามารถทำให้ชีวิตของเขาง่ายขึ้นได้อย่างไรโดยการทำให้ผู้อื่นสับสนและการทำให้เป็นเรื่องสนุกจะทำให้พนักงานคนอื่น ๆ มีความสุข ข้อดีของการถ่ายโอนอำนาจดังกล่าวข้างต้นรวมถึงความสามารถของหลักในการมุ่งเน้นปัญหาที่รุนแรงมากขึ้นพลิกสิ่งที่ไม่ต้องการความสนใจโดยตรงกับผู้อื่น ข้อได้เปรียบอีกประการหนึ่งคือการระบุตัวตนของพนักงานที่มีความสามารถมากที่สุดซึ่งอยู่ในตำแหน่งใหม่จะสามารถแสดงให้เห็นถึงตนเองในทุก ๆ ด้าน การติดต่ออย่างต่อเนื่องของผู้นำและพนักงานจะสอนให้พวกเขาเข้าใจซึ่งกันและกันซึ่งจะเป็นประโยชน์ในกิจกรรมในอนาคตของทั้งสอง การมอบหมายอำนาจในองค์กรสร้างแรงจูงใจเพิ่มเติม: พนักงานคนไหนไม่ต้องการที่จะสังเกตและยกระดับ? และด้วยความคาดหวังที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องพนักงานจะยังคงอยู่ในที่ทำงานของเขาอีกต่อไปโดยไม่ต้องเปลี่ยนเป็น บริษัท ที่ไม่สามารถโอนหน้าที่จากบุคคลที่สูงกว่าได้
ดังนั้น บริษัท ที่ผ่านขั้นตอนง่าย ๆ สำหรับทั้งผู้จัดการและพนักงานในการถ่ายโอนอำนาจจะได้รับประโยชน์มากกว่าคู่แข่งที่ไม่ต้องการแบ่งปันอำนาจภายใน บริษัท ดังนั้นชัดเจน: การมอบอำนาจในองค์กรเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทั้งผู้นำและพนักงานทั่วไป ควรจดจำสิ่งนี้เสมอ