ศัพท์เฉพาะของกิจการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร? งานเสมียน

จะจัดเรียงสิ่งต่าง ๆ ในโฟลเดอร์ได้อย่างไร? เหตุใดจึงจำเป็นต้องใช้ระบบการตั้งชื่อและคำศัพท์นี้ยอมรับโดยทั่วไปว่าอย่างไร? วิธีจัดเก็บไฟล์โฟลเดอร์และวิธีอื่นคุณสามารถจัดระเบียบเอกสารที่องค์กรได้อย่างไร ปัจจุบันงานสำนักงานมีความซับซ้อนของงานที่ต้องใช้วิธีการที่เป็นระบบและมีความแม่นยำสูงสุด เกี่ยวกับชื่อของกิจการคืออะไรและมันมีจุดประสงค์เพื่ออะไรควรรู้ไม่เพียง แต่พนักงานที่รับผิดชอบในการไหลของเอกสารภายใน บริษัท แต่ยังรวมถึงผู้บริหารทุกคนที่สนใจในการควบคุมกระบวนการทำงานขององค์กร

คำศัพท์ทั่วไป

พิจารณาว่าการตั้งชื่อของคดีคืออะไรมันเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกที่ทุกคนจะต้องทราบว่าคำนี้ใช้เพื่อแสดงให้เห็นถึงวิธีการจัดระบบดังกล่าว สำหรับแต่ละช่วงเวลานั้นมีการกำหนดเวลาการเก็บรักษาไว้อย่างชัดเจนโดยมุ่งเน้นไปที่กฎที่บังคับใช้โดยกฎหมายปัจจุบันของประเทศของเรา

ทฤษฎีและชีวิตประจำวัน

ชื่อของคดีในการใช้งานจริงคืออะไร? นี่เป็นรูปแบบการแจกจ่ายที่ช่วยในการจัดกลุ่มเอกสารที่ดำเนินการดังนั้นจึงสร้างกรณีและปัญหา เมื่อต้องการทำเช่นนี้ บริษัท ได้อนุมัติโครงการการจัดประเภทแล้วนำไปใช้ในทางปฏิบัติ ดัชนีดัชนียังแนะนำสำหรับกรณีเอกสาร คุณต้องระบุระยะเวลาของการจัดเก็บและกำหนดการออกแบบของดัชนีบัตรที่ใช้เป็นวัสดุอ้างอิงและใช้ในการค้นหาเอกสารจากจำนวนที่ไม่ได้ผล เมื่อตอบคำถามว่าคำศัพท์ของคดีคืออะไรควรสังเกตว่าคำนี้ใช้เพื่อกำหนดเอกสารทางบัญชีซึ่งควบคุมการทำงานของแผนกที่รับผิดชอบงานธุรการจดหมายเหตุ ระบบการตั้งชื่อจะชัดเจนขึ้นทุกกรณีระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลภายในหนึ่งทศวรรษกล่าวคือกรณีที่อยู่ในจำนวนเอกสารประกอบการจัดเก็บชั่วคราว

ทำไมถึงจำเป็น

ใครจำเป็นต้องรู้ว่าชื่อของคดีคืออะไรจะนำไปปฏิบัติอย่างไร? ก่อนอื่นเหล่านี้เป็นผู้รับผิดชอบในการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ที่องค์กรรวมทั้งหัวหน้าสถาบันนิติบุคคล ระบบการตั้งชื่อจะช่วยให้ค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วหากทราบชนิดหรือเนื้อหา คุณภาพของการก่อตัว, การดำเนินการของระบบการตั้งชื่อของคดีเป็นตัวกำหนดว่ามันจะเป็นไปได้อย่างรวดเร็วในการทำงานกับเอกสารภายในกำแพงของสถาบัน ในปัจจุบันความเป็นจริงของความพร้อมของระบบการตั้งชื่อได้จัดตั้งขึ้นเพื่อบังคับใช้สำหรับนิติบุคคลใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นสถาบันหรือองค์กรองค์กร

ในระดับรัฐ Unified State Security Service ได้ถูกนำมาใช้ - นี่เป็นระบบที่อธิบายกฎสำหรับการบำรุงรักษาเอกสาร ในภาคผนวกของมันคุณสามารถค้นหาตัวอย่างที่เกี่ยวข้องในปัจจุบันของระบบการตั้งชื่อของคดี นอกจากนี้แหล่งข้อมูลที่เป็นระบบเดียวของรัฐดังกล่าวได้รวบรวมบทบัญญัติทั้งหมดที่จำเป็นต้องได้รับการชี้นำจากการพัฒนาและการดำเนินการตามระบบการเรียกชื่อคดีสำหรับปีในสถาบันหรือองค์กร

คุณสมบัติคำถาม

ปัจจุบันในงานสำนักงานระบบการตั้งชื่อเป็นแนวคิดที่ซับซ้อนที่มีหลายประเภทและกลุ่มของเอกสาร เป็นเรื่องปกติที่จะพูดถึงศัพท์ทั่วไปที่เฉพาะเจาะจงโดยประมาณบุคคลทั่วไปมักจะได้รับการแนะนำในระดับสถาบันโดยรวมและโครงสร้างหน่วยแยกต่างหาก

โดยทั่วไปแล้วการเรียกชื่อที่เป็นแบบอย่างจะถูกรวมเข้าด้วยกันเพื่อรวมเอกสารที่คล้ายคลึงกันในธรรมชาติและองค์ประกอบ รูปแบบยังควบคุมระบบการจัดทำดัชนีเฉพาะซึ่งใช้ภายในหน่วยงานบางอย่าง มีความจำเป็นต้องใช้รายชื่อดังกล่าว แต่โดยทั่วไปแล้วเป็นคำแนะนำโดยทั่วไปแม้ว่าในกรณีทั่วไปจะมีความสมเหตุสมผลและสะดวกในการปฏิบัติตามเนื่องจากช่วยในการปรับปรุงปริมาณเอกสารทางการทั้งหมดที่สะสมใน บริษัท

ระบบเป็นพื้นฐานของการสั่งซื้อ

องค์กรสมัยใหม่ใด ๆ จำเป็นต้องจัดระบบเอกสารที่มีอยู่ให้เป็นระบบและเป็นระบบการตั้งชื่อที่แสดงถึงคู่มือการจำแนกประเภทที่สามารถแก้ไขปัญหาขององค์กรได้ นี่คือเอกสารที่ชื่อของกิจการทั้งหมดขององค์กรที่สามารถเริ่มต้นได้ถูกระบุไว้ทีละบรรทัด ในเวลาเดียวกันมันชัดเจนว่าระยะเวลาที่จะต้องเก็บกระดาษ ศัพท์เฉพาะของการบัญชีการบริการบุคลากรองค์กรโดยรวมต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าของมัน

วัตถุประสงค์หลักของการแนะนำระบบการตั้งชื่อ

เอกสารอย่างเป็นทางการดังกล่าวทำให้การจัดระบบเวิร์กโฟลว์ภายในเป็นเรื่องง่าย ในความเป็นจริงมันเป็นแผนดังกล่าวซึ่งระบุอย่างชัดเจนถึงอัลกอริธึมที่ควรใช้ในการแจกจ่ายเอกสารที่ดำเนินการและในเรื่องที่ควรนำมาวาง สิ่งนี้ก่อให้เกิดระบบจัดเก็บถาวรขององค์กรและทำให้วางแนวได้ง่ายขึ้นในแหล่งกระดาษสะสม

ในขณะเดียวกันการตั้งชื่อของฝ่ายกิจการบุคคลการบัญชีรวมถึงเรื่องทั่วไปสำหรับองค์กรนั้นมีคำจำกัดความที่ชัดเจนของช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องกับเอกสารประเภทต่างๆ ระบบที่มีโครงสร้างจะตรวจสอบเวลาที่ใช้ในการจัดเก็บเอกสารในกรณีเฉพาะ เมื่อสร้างเคสโดยใช้เอกสารที่ดำเนินการคุณต้องสมมติทันทีว่าอายุการเก็บรักษาเป็นเท่าใด ขั้นตอนนี้เรียกว่าการตรวจเบื้องต้นซึ่งอนุญาตให้ระบุมูลค่าของเอกสาร

ดัชนีระบบและข้อมูลพื้นฐาน

ศัพท์เฉพาะของคดีประกาศอย่างเป็นทางการโดยระบบที่จำเป็นต่อการจัดทำดัชนีคดี ข้อมูลนี้เกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนเนื่องจากดัชนีที่จัดทำโดยระบบการตั้งชื่อเป็นองค์ประกอบของหมายเลขการลงทะเบียนที่กำหนดให้กับเอกสารแต่ละฉบับในองค์กร ระบบการตั้งชื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงที่ช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์คุณสมบัติโครงสร้างของนิติบุคคลเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว

เอกสารถูกใช้เมื่อจำเป็นต้องสร้างรายชื่อเคส สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บหลักทรัพย์ซึ่งตามกฎหมายมีกำหนดเวลาเกินกว่าหนึ่งทศวรรษรวมถึงการจัดเก็บถาวร สิ่งนี้ทำให้การตั้งชื่อของกรณีเอกสารทางบัญชีหลักที่ใช้ในแผนกที่รับผิดชอบงานธุรการในองค์กร

การบัญชีและการพัฒนาต่อไป

บ่อยครั้งที่การตั้งชื่อของคดีเป็นเอกสารที่สะดวกที่สุดในการใช้งานระบบบัญชีที่องค์กรซึ่งช่วยให้คุณสามารถควบคุมกิจการชั่วคราวนั่นคือมีไว้สำหรับการจัดเก็บสำหรับทศวรรษ

วัตถุประสงค์ที่สำคัญอีกประการหนึ่งของการเรียกชื่อคดีคือการบังคับใช้ในการก่อตัวของไฟล์บัตรอ้างอิงที่จำเป็นในการรักษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องในเอกสารที่ดำเนินการ ระบบการจำแนกที่ใช้ในการสร้างระบบการตั้งชื่อจะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างตู้เก็บเอกสารที่ให้ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับผังเอกสารภายในองค์กร

มันมีลักษณะเป็นอย่างไร

ตัวอย่างการตั้งชื่อของคดีอาจมีลักษณะดังนี้

เมื่อเตรียมเอกสารคุณจำเป็นต้องระบุชื่อของคุณขององค์กรแผนกที่ป้อนคำศัพท์รวมทั้งวันที่ปัจจุบัน

นี่เป็นสิ่งสำคัญ!

บางครั้งดูเหมือนว่าผู้ประกอบการที่มีขั้นตอนการทำงานที่ค่อนข้างเล็กการแนะนำระบบการตั้งชื่อเป็นเพียงเอกสาร "ยุ่ง" มากเกินไปซึ่งจะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริง วิธีการของคำถามนี้ไม่ถูกต้องตามหมวดหมู่ มีความจำเป็นต้องแนะนำที่ถูกต้องเหมาะสมโดยคำนึงถึงระบบการตั้งชื่อขององค์กรใน บริษัท ที่ทันสมัย เมื่อพัฒนาเอกสารมีความจำเป็นที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าครอบคลุมทุกส่วนของเวิร์กโฟลว์ขององค์กรรวมถึงขั้นตอนการสร้าง มันเป็นสิ่งจำเป็นที่ทุกภาคส่วนของกิจกรรมกระบวนการและกิจกรรมของ บริษัท จะสะท้อนให้เห็นในระบบการตั้งชื่อ

คุณสามารถอ่านข้อกำหนดที่ยอมรับโดยทั่วไปสำหรับการจัดทำเอกสารเชิงบรรทัดฐานในการดำเนินการทางกฎหมายในระดับรัฐ กฎของงานที่นำมาใช้สำหรับการเก็บถาวรของ บริษัท คำแนะนำมาตรฐานที่ควบคุมการไหลเวียนของเอกสารขององค์กรที่มีการอุทิศให้กับสิ่งนี้ ในปี 1988 ระบบรัฐของการสนับสนุนเอกสารได้รับการพัฒนาซึ่งยังคงมีความเกี่ยวข้องในปัจจุบัน เอกสารที่นำมาใช้เป็นประจำในระดับรัฐจะได้รับการสรุปโดยคำนึงถึงความเป็นจริงของวันของเรารวมถึงการใช้คอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์ในขณะที่ทฤษฎีพื้นฐานของการจัดระบบและการจำแนกประเภทยังคงเหมือนเดิม

แบบฟอร์มรายการ

ในรุ่นคลาสสิคเอกสารนี้ถูกรวบรวมเป็นตาราง ดัชนีการจำแนกประเภทเป็นพื้นฐานสำหรับกระบวนการลงทะเบียนของเอกสารที่สร้างขึ้นภายในองค์กรดำเนินการจากมันไปยังผู้รับภายนอกและได้รับการยอมรับสำหรับการประมวลผลจากแหล่งภายนอก ศัพท์เฉพาะที่รวบรวมไว้อย่างดีเป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการสร้างตัวแยกประเภทอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ร่วมกับกระบวนการทำงานของสำนักงานใน บริษัท ที่ทันสมัยใด ๆ ดังนั้นการตรวจสอบเบื้องต้นของเอกสารมักจะต้องมีการจำแนกประเภทของปัญหาพื้นที่สำหรับการอภิปราย นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องใช้ตัวแยกประเภทพิเศษสำหรับเอกสารที่ดำเนินการ เมื่อนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้จำเป็นต้องพัฒนาระบบนำทางการนำเสนอที่สะท้อนหน่วยโครงสร้างและนักแสดงที่แตกต่างกัน นอกจากนี้คุณยังสามารถพัฒนาระบบที่อนุญาตให้คุณจัดระเบียบเอกสารภายใต้การควบคุมพิเศษรวมถึงประเภทอื่น ๆ

ระบบการตั้งชื่อเป็นของหมวดหมู่ของเอกสารการวางแผน ในนั้นคุณสามารถค้นหาหัวเรื่องของคดีที่เสนอเพื่อการวางแผนการบัญชีในทิศทางต่าง ๆ ของกิจกรรมกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กร ฟังก์ชั่นที่กำหนดให้กับ บริษัท สามารถมองเห็นได้จากระบบการตั้งชื่อ เอกสารนี้จัดทำขึ้นสำหรับปีถัดไปดังนั้นจึงจำเป็นต้องวางไว้ในเอกสารไม่เพียง แต่ความสามารถและความต้องการของเวิร์กโฟลว์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงแผนงานที่วางแผนไว้ในอนาคตอันใกล้ด้วย เป็นที่พึงประสงค์ว่าเมื่อรวบรวมคำศัพท์มันจะเป็นไปได้ที่จะทำนายความต้องการของระบบการจัดการเอกสารที่องค์กรได้อย่างแม่นยำในอีกห้าปีข้างหน้าถึงแม้จะไม่เป็นไปได้ในสภาวะเศรษฐกิจที่ยากลำบากในปัจจุบัน

ความเป็นจริงและแผน

ในการใช้งานจริงส่วนใหญ่ชื่อของคดีจะถูกพิจารณาว่าเป็นเอกสารทางบัญชีซึ่งเกิดจากการมีตัวเลขดัชนีสำหรับแต่ละหัวเรื่อง บันทึกการตั้งชื่อสุดท้ายสรุปผลของปีช่วยให้เราสามารถสรุปจำนวนและประเภทของคดีที่จัดตั้งขึ้นในช่วงเวลาที่ผ่านมา นอกจากนี้คุณยังสามารถคำนวณโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษและไม่เสียเวลาเปล่าจำนวนกรณีปริมาณการก่อตั้งในช่วงเวลาที่ผ่านมา สิ่งนี้จะให้คำอธิบายเชิงปริมาณของกองทุนเอกสารระบบเวิร์กโฟลว์ ความจำเป็นในการวิเคราะห์ดังกล่าวเกิดขึ้นทั้งภายในกรอบของหน่วยโครงสร้างที่แยกต่างหากและองค์กรโดยรวม

ระบบการตั้งชื่อที่ทำหน้าที่เป็นบันทึกการบัญชีสามารถใช้เมื่อไฟล์ถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรนี่คือความจริงขั้นต้นสำหรับผู้ที่มีไว้สำหรับการจัดเก็บชั่วคราว - ไม่เกินสิบปี ระบบการตั้งชื่อยังให้พื้นฐานที่สะดวกสำหรับการสร้างสินค้าคงคลังซึ่งรวมถึงกรณีที่มีไว้สำหรับการจัดเก็บอย่างต่อเนื่องหรือชั่วคราวหากระยะเวลาเกินกว่าทศวรรษ ระบบการตั้งชื่อจะสะดวกเมื่อสินค้าคงคลังของคดีที่มีเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรของ บริษัท ถูกสร้างขึ้นรวมทั้งการแก้ไขการทำลายเอกสารการจัดสรรเอกสารที่ไม่ต้องการหรือไม่สามารถจัดเก็บได้

ลักษณะเฉพาะขององค์กรบางประเภท

มาตรการภาคบังคับจะเป็นการรวบรวมศัพท์เฉพาะสำหรับสถาบันของรัฐ เอกสารนี้จะต้องปรากฏในหน่วยงานทางกฎหมายในเขตเทศบาลของผู้ใต้บังคับบัญชา ขั้นตอนบังคับดังกล่าวเกิดขึ้นเนื่องจากการถ่ายโอนเอกสารที่สร้างขึ้นในองค์กรสถาบันสำหรับการจัดเก็บในหอจดหมายเหตุของเทศบาลหรือระดับรัฐบาลกลาง

หากเรากำลังพูดถึงองค์กรเอกชนการสร้างระบบการตั้งชื่อก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน แต่ข้อกำหนดที่ใช้กับองค์กรนั้นเข้มงวดน้อยกว่ามาก ในอีกด้านหนึ่งเอกสารก็มีหลากหลาย - มันไม่ได้ขึ้นอยู่กับการมีส่วนร่วมของรัฐใน บริษัท ขอแนะนำให้พัฒนาระบบการตั้งชื่อในเวลาที่เพิ่งสร้างนิติบุคคล ในระหว่างการเทคโอเวอร์การควบรวมกิจการจำเป็นต้องสร้างระบบดังกล่าวขึ้นใหม่สำหรับการจัดหมวดหมู่การไหลของเอกสารหากในเวลาเดียวกันมีการจัดตั้งนิติบุคคลใหม่ ตามกฎการพัฒนาระบบการตั้งชื่อเป็นงานที่มีความสำคัญสูงสุดและจำเป็นต้องทำงานกับมันก่อนที่จะมีการก่อตัวของคำสั่งที่อธิบายถึงกฎของเวิร์กโฟลว์