เอกสารสำคัญ: กฎหมายคำแนะนำ

ในองค์กรใด ๆ เอกสารจะถูกจัดเก็บตามเวลาที่กำหนดหลังจากนั้นจะต้องถูกถ่ายโอนไปยังหน่วยเก็บถาวรเทศบาลหรือรัฐ กระบวนการถ่ายโอนเอกสารอย่างเป็นทางการสำหรับการจัดเก็บมีลักษณะบางอย่างซึ่งอาจแตกต่างกันในส่วนต่าง ๆ ของประเทศ

เอกสารเป็นพื้นที่ของงานที่รับผิดชอบในกระบวนการของการจัดทำเอกสารเช่นเดียวกับการดำเนินการของเอกสารอย่างเป็นทางการ

งานธุรการเอกสารเป็นกิจกรรมพิเศษของโครงสร้างรัฐองค์กรและประชาชนในการทำบัญชีจัดเก็บและใช้เอกสารจดหมายเหตุ

ประเภทเอกสาร

จดหมายเหตุและเอกสารมีคำศัพท์มากมายสำหรับการออกแบบกระดาษหลายชนิด เอกสาร ได้แก่

ดี (มีข้อมูลในรูปแบบของภาพใด ๆ )
เอกสารภาพถ่าย (สร้างขึ้นโดยใช้การถ่ายภาพหรือยึดถือเอกสารดังกล่าวมักจะมีรูปภาพของวัตถุศิลปะต่างๆ)
กราฟฟิค (พวกเขาใช้เส้น, chiaroscuros และจังหวะ)
เอกสารเสียง (ผู้ให้บริการที่มีข้อมูลเสียงที่ติดตั้งโดยระบบบันทึกเสียงใด ๆ )
โสต (ประกอบด้วยภาพและเสียง)
เอกสารภาพยนตร์ (บ่อยกว่าเป็นเอกสารโสตหรือภาพ; ใช้วิธีการถ่ายภาพยนตร์เพื่อรวบรวม)
เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร (นี่คือข้อมูลที่สามารถระบุได้โดยใช้ตัวอักษรชนิดใดก็ได้)
ข้อความ (มีข้อมูลเสียงใด ๆ โดยใช้การบันทึกเสียง)
ข้อความของเครื่อง (การบันทึกเกี่ยวข้องกับการพัฒนาด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งที่เป็นไปได้เนื่องจากการประมวลผลข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์)
Belova (รูปแบบสุดท้ายของเอกสารที่คัดลอกด้วยมือหรือด้วยความช่วยเหลือของวิธีการทางเทคนิคโดยไม่มีการแก้ไขและข้อผิดพลาด)
ลายมือ (เครื่องหมายในเอกสารดังกล่าวจะถูกใช้ด้วยมือเท่านั้น)
Videogram (รูปภาพแสดงข้อมูลบนหน้าจอ)
เอกสารที่มีการพิมพ์ซ้ำ: แสดงถึงสัญลักษณ์ของจดหมายโดยใช้วิธีการทางเทคนิคใด ๆ
เอกสารร่าง - แสดงถึงกิจกรรมของผู้เขียนที่มีจุดบกพร่องและการแก้ไขทั้งหมด

มาตรฐาน

ตามกฎหมายของรัสเซียขั้นตอนสำหรับการโอนเอกสารอย่างเป็นทางการไปยังที่เก็บถาวรนั้นได้รับการควบคุมโดย GOST R 7.0.8-2013 12 เดือนหลังจากสิ้นสุดเอกสารเอกสารจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรตามกฎและข้อกำหนดทั้งหมด การเตรียมการสำหรับการถ่ายโอนสามารถทำได้โดยพนักงานฝ่ายผลิตเองหรือโดย บริษัท บุคคลที่สาม

การเก็บถาวรและเอกสาร GOST 2013 มีคำจำกัดความของคำศัพท์พื้นฐานทั่วไปที่ใช้ในพื้นที่นี้ ในเอกสารคุณสามารถดูได้ทั้งคำศัพท์ทั่วไป - แบบฟอร์มหรือคลังโฆษณารวมถึงคำศัพท์เฉพาะทางเช่นแถบสำหรับข้อ จำกัด การเข้าถึง

นอกจากนี้ GOST ของการจัดการสำนักงานและการเก็บถาวรมีคำจำกัดความ (การตีความ) ของคำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับสาขาขององค์กรในการทำงานกับเอกสารเอกสารและกระบวนการสำนักงานอื่น ๆ

ขั้นตอนการเตรียมการ

การจัดเตรียมวัสดุเป็นขั้นตอนสำหรับการโอนไปยังที่เก็บถาวร:

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดที่กำหนดโดยหน่วยเก็บถาวรนี้;
จัดทำเอกสารคู่มือเล่มเล็ก
หมายเลขแผ่นทั้งหมด
เพื่อพัฒนา Case Certifier;
ระบุรายละเอียดใบปะหน้า
พัฒนาไฟล์เคสภายใน
สร้างสินค้าคงคลัง

หากคาดว่าจะมีการถ่ายโอนเอกสารสำหรับน้อยกว่า 10 ปีจะไม่มีการจัดทำหนังสือเล่มเล็ก, การจัดระบบ, การกำหนดหมายเลข, องค์ประกอบการรับรองที่นี่ประการแรกจำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่ข้อกำหนดของหน่วยเก็บถาวรโดยเฉพาะเนื่องจากมาตรฐานของสถาบันที่แตกต่างกันอาจมีหนึ่งหรือทั้งหมดของปัญหาข้างต้น

กฎหมายว่าด้วยการเก็บถาวรและการเก็บรักษาบันทึกรายการคำหลักและคำจำกัดความของพวกเขาในพื้นที่นี้ ด้านล่างเราพิจารณาบางส่วนของพวกเขา

การเก็บบันทึกและการเก็บถาวร: ข้อกำหนดและคำจำกัดความ

เอกสาร - แก้ไขข้อมูลในรูปแบบใด ๆ ตามกฎที่กำหนด
Unified Documentation System (DCL) - ระบบที่มีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการจัดการในพื้นที่เฉพาะของงาน
กฎเอกสาร - รายการของกฎและข้อบังคับเกี่ยวกับกระบวนการทำงานกับเอกสาร
Unified Document Form (UFD) - รายละเอียดมากมายที่ถูกจัดเรียงตามลำดับที่เฉพาะเจาะจงบนผู้ให้บริการข้อมูลต่าง ๆ เพื่อแก้ไขปัญหาใด ๆ ในด้านกิจกรรม
ระบบเอกสาร - เอกสารจำนวนมากที่เหมือนกันในประเภทประเภทและวัตถุประสงค์รวมถึงข้อกำหนดสำหรับการเตรียมการของพวกเขา
ชื่อของเอกสาร - ชื่อเฉพาะของเอกสารในจดหมาย
เอกสารขององค์กรและการบริหาร - มีวิธีแก้ปัญหาขององค์กรและการบริหารงานต่าง ๆ , ปัญหาของการจัดการ, กฎระเบียบของการทำงานของแผนกการผลิต, องค์กร, เช่นเดียวกับโครงสร้างของรัฐและหน่วยงาน
อุปกรณ์ประกอบฉาก - องค์ประกอบใด ๆ ที่จำเป็นของเอกสารอย่างเป็นทางการ อุปกรณ์ประกอบฉากส่วนใหญ่ประกอบด้วยตัวแปรและชิ้นส่วนคงที่
แบบฟอร์ม - ตัวอย่างกระดาษ มันหมายถึงขอบเขตการใช้งานคำถามสำหรับการก่อสร้างและรายละเอียดหลัก
แบบฟอร์มเป็นชุดของรายละเอียดที่ช่วยในการระบุผู้แต่งเอกสารอย่างเป็นทางการ
แผ่นรายงานมาตรฐานเป็นรายการของ UVD ที่ได้รับอนุมัติ
การลงทะเบียน - การเข้าสู่เอกสารองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดที่กำหนดขึ้นตามข้อกำหนดของงานสำนักงาน
เขตบริการของรูปแบบที่เหมือนกัน - โซน UVD ได้รับการแก้ไขในส่วนประกอบทางเทคนิคของการจัดเก็บและใช้สำหรับการใช้ภาพพิเศษ

เหล่านี้เป็นคำศัพท์พื้นฐานและคำจำกัดความของมาตรฐานรัฐที่มีอยู่สำหรับการเก็บถาวรและเอกสาร

ประเภทของรายละเอียด

แยกจากกันมันก็คุ้มค่าที่จะอยู่กับรายละเอียดที่ใช้ในการเตรียมเอกสารทางการ:

ลายเซ็น - สัญญาณที่เป็นลายลักษณ์อักษรของผู้มีอำนาจ
แสตมป์อนุมัติ - เป็นการแสดงออกถึงการประเมินในเชิงบวกขององค์กรหรือบุคคลที่ไม่ได้เป็นผู้เขียนเอกสารอย่างเป็นทางการ
วันที่ - ระบุวันที่นำกระดาษออกมารวมถึงวันที่ได้รับการยอมรับตกลงหรือเผยแพร่
จำกัด การประทับตรา - เครื่องหมายที่ระบุว่ามีข้อมูลสำหรับผู้คนจำนวน จำกัด
ชื่อเรื่อง - สรุปสาระสำคัญของเอกสาร
ตราประทับการอนุมัติ - พูดถึงความเป็นมาตรฐานและความถูกต้องตามกฎหมายของข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสาร
Visa - แสดงความยินยอมหรือไม่เห็นด้วยของผู้มีอำนาจตามข้อมูลที่อ้างถึงในเอกสาร
ข้อความ - ข้อมูลที่บันทึกโดยตัวอักษรหรือระบบบันทึกเสียงชนิดใด ๆ รวมถึงส่วนหลักของข้อมูลเสียงพูดของเอกสาร

คู่มือการใช้งาน

กฎรายการคำแนะนำสำหรับงานธุรการเอกสารสำคัญและเอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ ช่วยในการดำเนินการตามกฎหมายพื้นฐาน มีข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานของโครงสร้างจดหมายเหตุที่สร้างขึ้นในปี 2545

เป็นที่น่าสังเกตว่ากฎดังกล่าวไม่ได้จดทะเบียนกับกระทรวงยุติธรรมของสหพันธรัฐรัสเซีย ในเรื่องนี้ "กฎพื้นฐานของเอกสารสำคัญของแผนก" ของปี 1986 ยังคงใช้ได้

การมีอยู่ของข้อกำหนดเหล่านี้ในด้านงานเอกสารและการเก็บถาวรนั้นเป็นเพราะความต้องการความสอดคล้องในการบัญชีการใช้งานการทำให้สมบูรณ์และการจัดเก็บเอกสารในคลังเอกสารในองค์กรของกระบวนการทั้งหมดเหล่านี้ จุดสนใจหลักของข้อกำหนดคือการตั้งชื่อ

ดังนั้นอัลกอริทึมของการกระทำมีดังนี้:

จัดให้มีการตรวจสอบมูลค่าหลักทรัพย์
จัดเตรียมเอกสารสำหรับส่งไปยังที่เก็บถาวร
เพื่อสร้างธุรกิจ
จัดทำขั้นตอนสำหรับการจัดสรรเอกสารเพื่อทำลาย
ส่งเคสไปยังที่เก็บถาวร

เป็นที่น่าสังเกตว่าข้อกำหนดเหล่านี้ใช้ไม่ได้กับเอกสารซึ่งเป็นงานที่ไม่ได้ควบคุมโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 21 กรกฎาคม 1993“ ความลับของรัฐ”

องค์กร

การเก็บถาวรเอกสารและเอกสารช่วยให้ควบคุมงานกับเอกสารได้อย่างชัดเจนขณะเดียวกันก็มั่นใจในความปลอดภัยและการเข้าถึงได้ง่าย มีเอกสารบางประเภทที่มีคำเฉพาะและวิธีการจัดเก็บ

เมื่อจัดระเบียบการทำงานของหน่วยงานเก็บถาวรหน่วยงานของรัฐและหน่วยงานต่าง ๆ โดยไม่ล้มเหลวถ่ายโอนเอกสารอย่างเป็นทางการไปยังกองทุนเก็บถาวรของรัสเซีย (AF RF) ในทางกลับกันโครงสร้างเชิงพาณิชย์นั้นมีวิธีการที่หลากหลายกว่าสำหรับการจัดเก็บเอกสาร

แต่ละกลุ่มของเอกสารทางการมีระยะเวลาการจัดเก็บเฉพาะของตัวเองซึ่งถูกควบคุมตามกรอบการกำกับดูแลของสหพันธรัฐรัสเซีย มีการสร้างสินค้าคงคลังซึ่งมีการยึดวันที่ของเอกสารในการเก็บถาวรด้วยวันหมดอายุของการจัดเก็บและการอ้างอิงถึงบทบัญญัติที่เกี่ยวข้องของกฎหมาย

ข้อกำหนดสำหรับสถานที่เก็บเอกสาร

ภายใน บริษัท มีการจัดเก็บเอกสารถาวรในอาคารเฉพาะหรือในห้องแยกต่างหาก ในเวลาเดียวกันความร้อนมากเกินไปและความชื้นสูงในห้องเป็นสิ่งต้องห้ามอย่างเคร่งครัด เหล่านี้เป็นเกณฑ์ที่สำคัญที่สุดสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่เก็บถาวร ในเวลาเดียวกันผู้ให้บริการข้อมูลที่แตกต่างกันต้องการโหมดของตัวเอง กล่าวคือ:

เอกสาร: 18-20 °Сความชื้นในอากาศ - 52-57%
ภาพยนตร์: ขาวดำ - 16 °С, สี - 3-6 °С ความชื้นอยู่ที่ 41–44%
เทปและดิสก์แม่เหล็ก: 16-19 °Сความชื้นในอากาศ - 52-64%

มันเป็นไปไม่ได้ที่จะจัดเตรียมเอกสารใกล้กับคลังสินค้าด้วยอาหารและสารเคมีรวมถึงร้านอาหารฟาสต์ฟู้ นอกจากนี้ควรมีห้องแยกต่างหากสำหรับรับเอกสารซึ่งจะมีการปรับตัวให้ชินกับสภาพแวดล้อมของเอกสาร บางครั้งห้องเหล่านี้ใช้สำหรับการจัดเก็บข้อมูลระยะสั้นของสื่อเก็บข้อมูลต่างๆ

ห้องควรมีชั้นวางแคตตาล็อกที่จำเป็นชั้นวางและโฟลเดอร์เก็บถาวรกล่องพิเศษ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารที่จำเป็นและมีคุณค่าทางเศรษฐกิจจะถูกวางไว้ในตู้โลหะพร้อมกุญแจนิรภัย นอกจากข้อกำหนดพื้นฐานแล้วยังมีเงื่อนไขอื่น ๆ ที่สำคัญไม่น้อยไปกว่า:

ความปลอดภัย ห้องเก็บถาวรจะต้องทนไฟป้องกันจากน้ำท่วมมีทางออกฉุกเฉิน ระยะห่างของเอกสารจากแหล่งความร้อน (รวมถึงหน้าต่าง) อย่างน้อย 0.6 ม. ห้ามมิให้วางกระดาษไว้ใกล้ ๆ
การใช้ท่อหุ้มฉนวนด้วยอุปกรณ์ป้องกันเท่านั้น
ซ็อกเก็ตปิดผนึกปกปิดและสายไฟ
บ้านที่เข้มงวดในการดำเนินงานของเครื่องทำความร้อนทั้งหมด นอกจากนี้อาหารและรายการอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารไม่ได้รับอนุญาต
ในการปรากฏตัวของจะต้องเป็นมือถือหรือชั้นวางโลหะนิ่ง เอกสารที่พวกเขาจะถูกวางไว้ในกล่องหรือชุดที่ดีที่สุด ในเวลาเดียวกันระยะทางในทางเดินหลักจะต้องไม่น้อยกว่า 1.3 เมตรและระหว่างชั้นวาง - 0.7 เมตรระยะทางจากลิ้นชักล่าง - อย่างน้อย 0.1 เมตรและจากชั้นวางกับผนัง - ไม่เกิน 0.5 เมตร

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องมีการจัดเก็บข้อมูลที่จำเป็น: ตำแหน่งของตู้ตั้งฉากกับผนังหน้าต่างและแบตเตอรี่

ในอาคารเก็บกระดาษจดหมายเหตุแสงประดิษฐ์และแสงธรรมชาติเป็นที่ยอมรับได้ ในเวลาเดียวกันมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะป้องกันไม่ให้ถูกแสงแดดโดยตรงจากการป้อนเอกสาร หากใช้หลอดไส้จะต้องติดตั้งฝาครอบป้องกันไว้ด้านบนของแต่ละอัน ควรเลือกอุปกรณ์ฟลูออเรสเซนต์ที่มีคลื่น UV เล็ก ๆ

เวลาเก็บของ

สำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญของเอกสารทางการจะใช้วิธีการเฉพาะสำหรับการจัดระบบเอกสารในการผลิต ช่วยให้ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง จุดประสงค์ของการทำแบบนี้คือการกำจัดการสูญเสียข้อมูลสำคัญ

เมื่อหมดเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการจัดเก็บหลักทรัพย์ในที่เก็บถาวรผู้รับผิดชอบจะต้องทำลายเอกสารอย่างเป็นทางการแล้วสร้างการชำระบัญชี

นอกจากนี้ยังมีเอกสารที่มีระยะเวลาการเก็บไม่ จำกัด ขั้นตอนการระดมทุนจะถูกดำเนินการสำหรับพวกเขา นี่คือส่วนหนึ่งของเอกสารในงานเก็บเอกสารสำหรับเงินและคอลเลกชันต่างๆ

เอกสารกำกับดูแล

กฎหมายในสาขางานเก็บเอกสารมีคำแนะนำเกี่ยวกับระเบียบวิธีและการปฏิบัติตามกฎหมายด้านระเบียบข้อบังคับมากมาย นี่คือกลไกการควบคุมที่ซับซ้อน แต่ถูกต้องตามหลักเหตุผล

เสาหลักในการควบคุมความสัมพันธ์คือกฎหมายของวันที่ 22 ตุลาคม 2004 เลขที่ 125-ФЗ“ เกี่ยวกับจดหมายเหตุในสหพันธรัฐรัสเซีย” บนพื้นฐานของกฎหมายที่ถูกนำมาใช้ในระดับของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียในกฎระเบียบสำหรับการทำงานกับเอกสารรายการของเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บ นอกจากนี้ยังรวมถึงเอกสารระเบียบข้อบังคับอื่น ๆ เกี่ยวกับการจัดการบันทึกเอกสารสำคัญเห็นด้วยกับหน่วยเก็บถาวร

กฎหมายและข้อบังคับเหล่านี้ช่วยในการบังคับใช้กฎหมาย ข้อบังคับสำหรับองค์กรและสถาบันใด ๆ ของการเป็นเจ้าของทุกรูปแบบ

GOST เกี่ยวกับการเก็บถาวรและเอกสารนำไปใช้กับเอกสารของการเป็นเจ้าของรัฐเทศบาลและเอกชน เขาระบุประเภทเอกสารหลักที่ถ่ายโอนไปยังที่เก็บข้อมูลของรัฐและรวมอยู่ในเอกสารสำคัญของสหพันธรัฐรัสเซีย การรวมเอกสารที่เป็นของเอกชนเกิดขึ้นตามกฎหมาย

เวลาในการถ่ายโอนเอกสารทางการไปยังหน่วยงานเทศบาลและหน่วยงานของรัฐก็มีการกำหนดไว้อย่างเคร่งครัด สิ่งนี้ใช้กับเทศบาลและรัฐตลอดจนรัฐวิสาหกิจที่ไม่ได้ทำข้อตกลงในการจัดเก็บถาวร

คลังเก็บของรัฐและเทศบาลสร้างรายการขององค์กรและโอนย้ายเอกสาร (เลือกรายการ) เพื่อจัดเก็บและโอนย้ายไปยังกองทุนเก็บถาวรของสหพันธรัฐรัสเซีย การรวมรัฐวิสาหกิจที่ไม่อยู่ในรายการดังกล่าวขึ้นอยู่กับคำร้องขอของพวกเขาและเป็นไปตามข้อตกลงที่มีอยู่ นอกจากนี้ไฟล์เก็บถาวรสามารถรักษารายชื่อพนักงานสำหรับองค์กรที่มีการวางแผนการทำงานร่วมกันเท่านั้น

จะเกิดอะไรขึ้นกับเอกสารที่เก็บถาวรเมื่อองค์กรปิดตัวลง

เมื่อการชำระบัญชีการปรับโครงสร้างองค์กรหรือการล้มละลายขององค์กรเอกสารเก็บถาวรทั้งหมดจะถูกโอนไปยังผู้สืบทอดที่มีสิทธิตามกฎหมายที่จะทำเช่นนั้นให้แก่ผู้ก่อตั้งหน่วยเก็บถาวรของรัฐหรือเทศบาล

การแปรรูปรัฐวิสาหกิจหรือหน่วยงานของรัฐช่วยให้คุณสามารถเก็บเอกสารทั้งหมดที่ออกเนื่องจากกิจกรรมของพวกเขา (ตัวอย่างเช่นคำสั่งซื้อบุคลากร)

เข้าถึงคำสั่งซื้อและข้อ จำกัด

พวกเขายังถูกควบคุมโดยกฎหมาย ข้อ จำกัด มีผลต่อการเปลี่ยนการเข้าถึงเอกสารที่มีความลับของรัฐ (หรือการป้องกันของรัฐ) หรือข้อมูลเกี่ยวกับความลับส่วนบุคคลหรือครอบครัว (ในกรณีนี้ระยะเวลาการจัดเก็บจะเป็น 75 ปีนับจากเวลาที่รวบรวมเอกสาร)

ควรสังเกตว่าเอกสารสำคัญต้องส่งมอบเอกสารทางกฎหมาย (สำเนาหรือใบรับรองเอกสารเก็บถาวร) ให้แก่นิติบุคคลและบุคคลโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดไว้ เอกสารดังกล่าวเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการคุ้มครองทางสังคมเงินบำนาญผลประโยชน์และการชดเชย

เอกสารที่เก็บถาวรซึ่งยึดเป็นหลักฐาน (ตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย) จะต้องส่งคืน

ความล้มเหลวในการปฏิบัติตามกฎระเบียบการละเมิดกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียในเรื่องเอกสารสำคัญมีความรับผิดทางปกครองทางอาญาและทางกฎหมาย