Практична примена информација је основа за обједињавање свих облика презентације и формализације изворних података ради њихове фиксације, преноса и тачне перцепције од стране примаоца.
Када се информације представе документом, оне су специфичне, оне су у области општеприхваћених и обједињених норми, законских одредби и захтева друштвеног или производног процеса. То су увек прецизне формулације и одређени облик изражавања значења како би се постигао јасно дефинисан циљ.
Стварање и садржај документа
Обједињени документациони системи не играју никакву улогу, тако је уобичајено да се документи креирају сваки дан на сопствену иницијативу и знање или их испуњавају у складу са одређеним правилима.
Живот је сам по себи вир информација, али у сваком тренутку је људска природа да се некако састави и јасно нешто поправи. Према неписаном обичају, обједињени документациони системи формирају се у главама сваке особе у школи, ако не и раније. Али у почетној фази свог развоја човек им не придаје суштинску вредност коју заслужују.
Документ може бити две битно различите врсте:
- образац;
- структура и садржај.
Формално бланко документи су обични обрасци у које се биљеже строго дефинисане информације. Оваква документа се стално обрађују (вртић, школа, амбуланта, посао, пасошки уред, ...).
Прави документи узимају у обзир постојеће захтеве за њихов дизајн. У супротном, прималац ће их погрешно разумети и жељени резултат се неће добити.
Сваки документ треба бити изведен у форми, имати јасну структуру и очекивани садржај, изражен у одређеном стилу.
Формално, документи се могу позивати на уметничка дела, чланке, дипломе, дисертације, књиге и друга писана и графичка дела, али то је много више замагљено у структури и садржају као резултат претварања информација у строгу форму за перцепцију од стране одређеног круга потрошача (прималаца).
Суштина система обједињавања
Информације су опсежне, али чак и ако не узмете у обзир спољне изворе, тада је свака државна структура, предузеће, појединачни предузетник и обична особа у условима (захтевима) избора одређеног стандарда из околне разноликости јединствених норми.
Постојећи систем обједињене документације у држави у готово свим случајевима је саветодавне природе. Посебно, у складу са важећим прописима.
- Датум документа састављен је арапским бројевима у редоследу: дан у месецу, месецу и години.
- Дан у месецу и месецу - два пара арапских бројева, кроз тачку; година - четири цифре (4. децембра 2017 = 4. децембра 2017 према ГОСТ Р 6.30-2003).
- Истовремено, овај ГОСТ омогућава усмено навођење имена месеца.
- Исти ГОСТ "омогућава" обрнут редослед: година, месец и дан.
Значајан део докумената „служи“ сфери управљања. Радне ситуације се понављају, предузете су радње сличне, али увек има могућности. ГОСТ Р 6.30-2003 увелико поједностављује креирање докумената, а не само за менаџмент сферу.
Заједничким мишљењем обједињавање је смањење броја и разноликости докумената, дизајнерских захтева, логике садржаја и структуре. Обједињавање обухвата и процесе креирања, обраде и извршења докумената.Величина медија је важна ако се ради о папирном документу или формату података ако је у питању електронски документ.
Подручја рада и семантика докумената
Управљање организацијама је важно, али не и једино подручје на које су уједињени систем документације директно повезани. Одељење рачуноводства било ког предузећа користи не само празне обрасце, укључујући строге извештаје, већ и широк спектар „бесплатних“ нацрта докумената у складу са усвојеним законодавним и локалним стандардима, одредбама ГОСТ-а.
Према Алл-Руссиан класификатору дјелује неколико тематских система:
- банкарски сектор;
- област финансија, рачуноводства и извештавања буџетских институција и организација;
- извештавајућа и статистичка сфера;
- систем документације о раду;
- спољнотрговинска сфера итд.
Обједињени документациони системи Руске Федерације о темама покривају целу друштвено-економску инфраструктуру земље. Они могу имати специфичности по регионима, индустрији, областима надлежности компаније.
Ако се придржавате Алл-Руссиан Цлассифиер-а, можете доделити осмероцифрени код свакој врсти документа и водити засебну евиденцију. Већина организација користи постојеће захтеве за папирологију и на њиховој основи одобрава сопствене прописе.
Кључне позиције
Сврха документа захтева одређене детаље. Недостатак потребног потребног документа може довести до неваљаности документа или немогућности његовог извршења. У овом случају лојалност ГОСТ Р 6.30-2003 није битна.
Налог за посао садржи одређени распон радних места. Наредба за стварање одељења је друга. Опис посла је састављен потпуно другачије од кварталног извештаја финансијског одељења.
У исто време, многи детаљи имају могућности апликације. На пример, датум може имати различита значења: тренутак потписивања налога, тренутак отпуштања запосленог, тренутак почетка производње, мултилатерални уговор. У последњем случају, не може се навести само датум потписивања споразума од стране сваке стране, који увек има правни значај, већ и општи датум, на пример, почетак важења договорених одредби.
Избор речи и израза
Ток рада било ког предузећа, попут рачунарског програма, у општем случају је строго формализован процес. За разлику од програма, овде не ради рачунар, већ особа. Нетачна формулација је могућа. Али општи оквир приликом креирања докумената одређује се у складу с ГОСТ 6.30-2003 што је ближе његовим захтевима.
Одступање од општеприхваћене праксе и захтева ГОСТ-а овде је неприкладно: наредба, одредба, изјава, наредба итд. Нису уметничка дела и не треба тражити облик мишљења.
Поздрављају се не само вокабулар, већ и делови говора потребни у сваком конкретном случају и у тачном случају. Према устаљеној пракси, апсурди, нестале речи, реченице често се налазе у документима, постоје недоследности које нису карактеристичне за разговорни говор. Али то је уобичајено, а радити на свој начин је непрактично.
Што се тиче цртежа, њихових потписа и ознака, уобичајено је користити искуство израде пројектне документације када је то очигледно потребно. Међутим, ништа не спречава дизајн редовног цртежа на исти интиман начин.
Што се тиче табела, смислено је размотрити и одредбе ГОСТ-а. Ово је добро успостављена пракса и свака табела у радном документу је пре свега водич за радњу или информације за доношење одлуке.
Речник, структура и логика презентације
Текст увек треба бити повезан. Фразе се међусобно одређују или усавршавају. Користе се одређене речи и изрази. Да би запослио особу, директор пише кратку резолуцију о правилно написаној изјави.
Захтев за запошљавање, који запослени пише у прописаном обрасцу, усваја се у јединицама предузећа и пролази кроз процес прелиминарног одобрења. Ово још није документ, већ је основа за коначну одлуку шефа предузећа у облику посебне фразе „по реду“.
Писање било чега другог у резолуцији је дозвољено, није забрањено, али би у свакој ситуацији требало да има разумну вредност. На пример, дипломски факултет. У тексту изјаве или у складу са логиком предузећа може се дати фраза - о томе ће директор одлучити.
Основна и традиционална карактеристика многих докумената су два дела:
- разлог (основа, сврха);
- закључак (одлука, закључак, захтјев).
То није важно, али где је то логично, потребно је јасно поделити све потребне фразе на две компоненте. Госстандарт, обједињени документациони системи и локалне одредбе самог предузећа требало би да послуже као темељ за изградњу структура у којима предмет документа одређује како да се утврди разлог и закључак.
У стварној пракси, овај приступ убрзава креирање важних докумената, омогућава вам да се не фокусирате на цео текст, већ само на променљиви део.
Локални документи предузећа
Обједињавање и стандардизација докумената карактеристична је за свако предузеће. Неки то раде писмено, други се држе усмене праксе. Све зависи од величине посла и нивоа одговорности.
Већина локалних одредби састављена је током стварања предузећа на основу важећег законодавства, ГОСТ-а, регулаторних података који се примењују у индустрији или одређеној пословној области.
Такви обједињени документациони системи јединствени су и често знање извесне компаније, заснивају се на кориштеном софтверу и представљају пословну тајну. Они се ретко мењају, а промене су повезане са фазама раста компаније, ширењем њене сфере надлежности или пословног нивоа.
Важни локални документи су производни планови, техничке спецификације, распоред рада. Овде су обједињавање и стандардизација докумената аналогни. Сваки нови, на пример, календарски план направљен је налик претходном, а нови рачуноводствени план у рачуноводственој политици се формулише на основу претходног узимајући у обзир промене у спољним захтевима (законодавство, порез, органи државне контроле, ...)
Информативни токови
Добро исправљени проток докумената у предузећу, посебно када се логика, структура и вокабулар јединственог документационог система реализује у облику софтверско-техничког система управљања, омогућава не само поједностављење пословања и функционалности запослених, већ и управљање њиховом активношћу у правом смеру, омогућавајући аутоматизацију израде докумената, контролу над њихова обрада и извршавање.
Инфраструктура предузећа, имплементирана у облику унутрашњих и екстерних токова информација, темпираних и садржајних, омогућава вам преношење управљања предузећем на виши ниво.
Многи савремени информациони системи одавно раде на нивоу задатка, пружајући формулацију потребних улазних података и припрему извештаја. Улога радника у таквом систему лежи у пољу креативности и циљева компаније, а не у контексту начина израде одређеног документа.
Понашање предузећа и запослених
ГОСТ Р 6.30-2003 и други регулаторни документи одређују облик докумената, детаља, речи и израза, специфицирају логику израза и величине папирног медијума, увлаке, маргине, обрисе бројки, таблице и друге техничке детаље - све је то важно и прикладно узети у обзир.
Нормалан рад компаније је уобичајени тијек рада у којем је улога сваког запосленог регулисана и очекивана.
У том контексту и у вези са карактеристикама савременог нивоа развоја информационе технологије, питање понашања запослених постало је релевантно. На основу очекиване варијанте развоја одређених догађаја, дела, докумената, могу се открити одступања.
Овај аспект није мање значајан за изградњу инфраструктуре компаније. Важно је не само организовати исправан рад са документима, већ и осигурати контролу над поступком рада са документима.