Регистрација организационих докумената важан је део напорног рада са папиром. Главни циљ овог процеса је давање докумената правну снагу. Такође се захваљујући томе узимају у обзир, прате и брзо траже уколико се укаже хитна потреба. Добијање потребних информација о документима, без обзира на фазу рада са њима, може се лако обавити у кратком року, ако се поштују сва утврђена правила за промет докумената.
Концепт
Регистрација докумената организације је фиксација њиховог формирања или прихода применом индекса и навођењем одређених података у посебним обрасцима. Индекс укључује број по реду, допуњен другим номенклатурним индексима, класификаторима и другим компонентама. Дијелови индекса који слиједе један за другим су одвојени косо.
Регистрација докумената организације креира се за добијање потврда планираног, рачуноводственог, административног, извештавајућег, финансијског и другог карактера. Они се користе интерно, а такође се шаљу другим структурама или потичу из њих. Ручно написани папири и штампани помоћу савремених техничких уређаја подлежу регистрацији.
Голови
У организацији рада на папиру, главно место припада процесу регистрације. Само уз добро успостављене операције, које се прате једна за другом, задаци оперативног управљања се лако решавају. За то, службеници морају у кратком року доставити било какве документе, интерне и оне примљене од других компанија.
Када се региструју документи организације у посебним обрасцима, наводе се најважније чињенице, укључујући период стварања, слања или пријема. Тако документ постаје легалан. До овог тренутка сматра се да не постоји. Односно, организација није одговорна за њено очување, као ни за пријем.
Вредност
Регистрација је једна од првих фаза рада након иницијалне обраде по пријему документа, или предзадња ако је послата другој структури. Након ове фазе одлазећи папири се запечаћују у коверте и шаљу поштом или другим комуникацијским каналима.
Регистрација се сматра једном од најзахтјевнијих и најодговорнијих поступака у папирологији. Стога, ако се поставља питање поједностављења радног тока, тада они започињу с овим поступком.
Задаци
Главни задаци регистрације укључују:
- Рачуноводство.
- Контрола извршења.
- Референтни рад.
Приликом рачуноводства добијају се квантитативне информације о обиму рада, анализи оба документа у целини и појединих врста, по структури и другим елементима. Убудуће ће се формирати база података у облику посебног претраживача.
Правила
Само по потреби, даље се користи организација рада са документима. Регистрација докумената није неопходна ако су прихваћена само за информације. Свака компанија мора имати одобрен списак докумената који не би требало да буду регистровани. По правилу је садржан у прилогу упутства за службенике, али може бити састављен и у облику самосталног папира. Треба га ажурирати ако ситуација то захтева.
Типично нерегистроване хартије од вредности укључују:
- Промотивни материјали.
- Честитамо
- Позив на семинаре и конференције.
- Књиге и други штампани медији.
- „Лични“ пакети примљени поштом.
- Копије владиних докумената.
- Информативна писма.
Током регистрације, сваком документу се додељује одговарајући број. Долазни папири имају свој систем бројева који је овјерен печатом на рачуну.
Поступак се спроводи само једном. Ово је једно од главних правила организације рада са документима. Регистрација докумената у великој компанији врши се у служби канцеларије. Ако је то мала фирма, онда се секретар бави овим питањем. У компанији са одељењима и другим структуралним групама, овај процес се може спровести децентрализовано. То се, међутим, односи само на интерне документе. Њихова регистрација треба да се обави на дан пријема, одобрења или отпреме.
Методе производње
Документи се могу добити на следеће начине:
- Поштом.
- Путем курирских услуга.
- Телефаксом.
- Е-поштом.
Различити облици организације регистрације докумената врше се у односу на следећу преписку:
- Инбок.
- Одлазни.
- Унутрасњи.
Информације о регистрацији
За долазни документ, подаци попут:
- Датум примања.
- Долазни број.
- Датум састављања документа.
- Индекс
- Регистрацијски број.
- Аутор документа.
- Име.
- Резолуција
- Период извршења
- Извођач
- Напредак рада.
- Број случаја у који иде након неопходних манипулација.
Унос информација
Прво, спроводи се организација регистрације примарних докумената који нису у потпуности попуњени, јер још нису достављени челу и немају одговарајуће решење, као и одређени рок извршења и извођач радова. Преостали подаци су наведени након упознавања са овлашћеним лицима. Ако је успостављен добар однос са водитељем и он свако јутро прегледава преписку, прво му можете показати документ, а након што донесете одговарајућу одлуку, одмах унесете све потребне податке.
Ако говоримо о организацији регистрације и контроли над извршењем интерних докумената, подаци се могу навести у одговарајућем облику са могућношћу накнадних промена и допуна. Датум примања у њима, наравно, изостаје. Стога, за разлику од улазног документа, интерни документ има јединствени матични број.
Свака компанија има право да измени и допуни податке на долазном документу, узимајући у обзир специфичности активности. На пример, често назначите број листова и апликација.
Обрасци
Пријавни обрасци су у облику:
- Часописи
- Картица.
- Аутоматизовани електронски системи.
Размотримо сваки образац засебно.
Часописи
Систем часописа је користан када се организација бави малим бројем докумената. Ако компанија има велики обим посла, онда се више не користи, јер је у многим аспектима инфериорнија од других, напреднијих система.
Информације се наводе у часописима за регистрацију докумената организације редоследом којим су примљене. У овај процес је укључена једна особа. Стога, када стигне пуно докумената, регистрација траје дуго. Наравно, то знатно успорава ток рада.
Поред тога, операција мора бити дуплирана, јер су потребне информације и у канцеларији и у појединим структурним јединицама, где ће се документ извршити у будућности. Као резултат тога, у истој компанији исте хартије од вредности треба да се региструју 3-5 пута у засебним часописима.
Истовремено, немогуће је добити референтне информације у кратком времену, јер се уноси у часописе воде хронолошким редоследом. Да бисте добили информације, морате знати отприлике када је документ регистрован.
Неће бити могуће контролисати рокове, јер сви имају своје и не могу се класификовати одвојено.Стога, тамо где функција контроле има предност, користите систем картица.
Картице
Систем регистрације картица решава недостатке који се јављају при вођењу папира за часописе. Појавио се почетком прошлог века и веома је чест у европским земљама. У Русији је постала широко распрострањена током развоја Јединственог система управљања државним евиденцијама. Овај систем регистрације докумената у организацији је неопходан да би се без проблема носио с великом количином хартија од вриједности. Има следеће предности:
- Процесом регистрације може руководити више запослених одједном.
- Документи се могу произвести у количини која је потребна за несметано функционисање организације.
- Картице се могу систематизовати и правити датотеке са картицама. На овај начин је функција помоћи доступна.
- Да би се извршила контрола над извршавањем докумената може се пренети одређена инстанца.
- Образац и навођење детаља утврђују се директно у организацији и прописују се у упутствима за папирологију.
- Одабрани образац за картицу може се ширити помоћу фотокопир апарата. Да бисте водили евиденцију, потребно је да имате оптицај довољан најмање 1 годину.
Организација може да има онолико копија картица колико је потребно. Обично морате да попуните најмање две. Након тога, један примерак се чува у привременом кабинету датотека, а други у одељењу за информације и референце. Сам документ се шаље извођачу на посао. Али често користе три картице како би последњу пренели и извођачу.
Такав систем је погодан како за документацију за регистрацију јавне организације, тако и за обављање канцеларијских послова у државној институцији. Датотеке референтних картица креирају се о различитим питањима, на пример, по регионима. Тада се њихов број аутоматски повећава. Наравно, овај систем је радно интензиван и може се ефикасно формирати само у организацијама у којима служба за управљање канцеларијама своје функције обавља беспрекорно. Модернији систем помогао је да се ослободимо потребе за попуњавањем огромног броја карата. То је постало могуће захваљујући увођењу рачунарске технологије.
Аутоматизовани електронски системи
Овај облик документације врши се путем софтвера (или софтвера). Инсталира се на ПЦ, сервер или неколико интегрисаних рачунара. Када се користи аутоматизовани систем, информације се уносе у електронску картицу која се чува у одговарајућој бази података. Да би се осигурала сигурност, паралелно се информације похрањују у додатну (резервну) базу података.
Управо је овај облик добио највећу примјену у овом тренутку, јер има значајне предности у односу на претходне двије могућности. Конкретно, то су:
- Брза претрага по било којој основи, на пример, датум.
- Генерирање извештаја и аналитичких информација у аутоматском режиму.
- Способност да се истовремено пријављују са различитих места рада.
- Могућност управљања документима на децентрализован начин у одвојеним јединицама уз интегрисање информација у јединствену базу података.
- Остале карактеристике.
Програм за регистрацију докумената може развити сама организација. Међутим, у великој већини случајева користе се готова решења која олакшавају рад са великим обимом докумената, почев од фазе стварања и завршавајући њеним извршењем или слањем другој компанији.
У аутоматизованом систему могу се прикупити и сачувати најпотпуније информације о свим документима. Захваљујући томе спроводи се ефикасна контрола и врши се референтни рад, а по потреби и интерни инвентар.
Закључак
Тренутно се у сваком предузећу и институцији ствара велика количина докумената. Канцеларијски посао, правилно успостављен у складу са законом и испуњавање свих постављених задатака, вишеструко повећава ефикасност управљања. Лични рачунари, програми и нове технологије учинили су овај процес више организованим. Аутоматизовани систем убрзава и олакшава рад у целини, посебно регистрацију и рачуноводство докумената у организацији.
Овај процес је важан током свештеничког циклуса. Захваљујући организованом раду, у кратком времену можете лако пронаћи потребне информације и одређени документ. А то заузврат пружа оперативно решење питања.
Картице, које су донедавно биле дистрибуиране свуда, постепено се замењују аутоматизованим системом, чак и за регистрацију у непрофитну организацију докумената. Цео процес се одвија убрзано, укључујући ефикасну контролу протока докумената.