Подручје информација предузећа може се поделити у три велике групе: технички подаци, оперативни, комерцијални. Сви су они неопходни за правилно и потпуно функционисање. Одређене информације доступне су свима, а друге су класификоване и представљају пословну тајну.
Који подаци постоје?
Комерцијални су они који се односе на производе које производи компанија, као и идеје о количинама. Ово укључује податке о уговорним странама са којима се закључују трансакције, цене по којима се роба испоручује купцу. Коначно, комерцијалне информације су концепт трошкова производње, складиштења, продаје производа.
Техничке информације омогућавају вам да сазнате све о производу, о томе како је створен. Из ових података произилази који су материјали и компоненте потребни за производњу производа, машина и опреме, технологија и алата који се користе у процесу рада. Она одговара на питање који је редослед производње квалитетног производа.
Коначно, оперативни подаци су они који регулишу рад особља, односно дају идеју задатака, а такође се користе и у контроли запослених. Оперативне информације откривају како је производни процес регулисан у предузећу, како се могу прилагодити комерцијалне и управљачке мере. Предност таквих података је могућност повезивања свих процеса у један комплекс, који омогућава стварање висококвалитетног производа у довољним количинама уз минималне трошкове.
Кад су подаци богатство
Зашто је компанији потребна уредба о листи података који чине пословну тајну? Одакле долазе информације које треба класификовати? Зашто сакрити податке?
Морате схватити да информације могу имати одређену предузетничку вредност. Откривање таквих података може довести до несигурности компаније са економског становишта. На основу тога постоје три велике групе информација које се односе на рад било које савремене компаније:
- отворен за употребу у широким круговима;
- ограничена, доступна органима чија су права прописана законом (на пример, истражитељи, тужиоци, порески инспектори);
- доступно само унутар компаније већем броју запослених, а понекад само менаџерском тиму.
И друга и трећа група су подаци који се налазе у списку података који представљају пословну тајну предузећа. То значи да имају одређени ниво поверљивости (одређује се појединачно), а постоје строга ограничења дистрибуције. Њихово кршење може довести до прилично озбиљних последица.
Закон и ред
Да би неке информације постале поверљиве, у предузећу морате да унесете одговарајући документ - списак података који чине пословну тајну. Одредите шта треба укључити у њега на основу карактеристика рада одређене организације. Документирање овог корака је врло важан корак. Ако у будућности неко открије тајне податке, можете ићи на суд и доказати кршење интереса само ако интерни ток докумената компаније садржи релевантну одредбу и налог за његово ступање на снагу.
Ко одређује списак података који чине пословну тајну? Израду листе раде заједно виши менаџмент, шефови одељења и особа одговорна за ток рада, али одобрење је предност генералног директора. Листа треба да садржи детаље према правилима процеса рада, који се чувају на опипљивом медију. Важно је да је у општем систему документације његових детаља било довољно за брзу претрагу и идентификацију.Подаци наведени на таквој листи требало би да буду довољни да дају идеју о томе шта треба чувати у тајности, али не и да би се открило ништа сувишно.
Сигурност - Безбедност
Списак података који чине пословну тајну (медицински центар, производни комплекс, адвокатска канцеларија - није важно у којој области компанија послује, а ефекат закона је подједнако применљив на све) потребан је с разлогом. Ако се у њега унесу подаци, његова тајност је обезбеђена законима наше земље. Разликују се следеће групе тајни заштићених законским стандардима:
- банкарство;
- комерцијални;
- држава;
- војска;
- службени.
Комерцијална је појам изједначен са пословном тајном.
А ако је једноставније?
Ако саберете све што је горе поменуто, можете доћи до следећег закључка: комерцијална тајна подразумева такво отуђиво право било које компаније која дозвољава да се неки подаци изнутра називају тајним и заштите их. Штавише, информације неће бити тајна на државном нивоу. Мистерија је повезана са активностима компаније, са њеним одлукама менаџмента, технолошким развојем, новчаним аспектима. Кључни показатељ класификовања одређених информација као пословне тајне је оштећење економског стања организације у случају објављивања података.
Као тајне се могу класификовати не само информације које су већ вредне с комерцијалног становишта, већ и све информације које би их могле постати. Листа информација која чине пословну тајну садржи све оне врсте података које не би требале пасти у трећа лица како компанија не би претрпела губитке. Правно, приступ таквим информацијама не може се добити, али предузеће мора предузети заштитне мере.
Могуће је и немогуће
Списак података који чине пословну тајну предузећа одређује који се подаци могу саопштити трећим лицима и који ће морати бити тајни. Али вреди схватити: какве се информације не могу укључити у њих. Русија је 1991. године усвојила резолуцију под бројем 35. У њој су наведене све оне категорије информација које се не могу сакрити.
Дакле, не можете сакрити:
- саставна документација;
- подаци из којих произлази да предузеће има право на рад;
- информације о обрасцима за извештавање, који омогућавају да се провери да ли су порези и друга плаћања правилно регулисани, како је регулисано важећим законом;
- број запослених у предузећу, ниво надокнаде, услови производње, слободна радна места;
- информације које одражавају поштовање правила у вези са обавезним доприносима, уплатама, као и закона који регулишу заштиту животне средине, заштиту рада;
- подаци који се односе на законе о антитрусту;
- информације које потврђују да је компанија продавала робу која штети здрављу грађана;
- подаци који потврђују да званичници такође учествују у акционарским друштвима, задругама и другим предузећима.
Да ли је то свима?
Дакле, стварајући листу информација које представљају комерцијалну тајну организације, немогуће је све горе наведено укључити у њу - закон каже да. У исто време, за све заредом, ове информације такође није неопходно откривати. Подаци не спадају у категорију отвореног приступа.
Најлакши начин за објашњење је примером. Дакле, информације о висини високих плата и државном финансијском извештавању доступне су само специјализованим државним органима. Власти шаљу компанији захтев за откривањем тих информација, а привредник отвара само оно што је тражено од њега, на начин како је то прописано законом.
Нека правна лица имају право да затраже приступ одређеним подацима са горње листе. Њихова листа може се наћи у законима земље.Клијенти могу захтевати да доставе оснивачку компанију, као и разне потврде и лиценце којима се потврђује да компанија послује легално и да има потребан ниво квалификације у својој области.
Заштита информација је тешка
Зашто је тако тешко саставити листу информација које чине пословну тајну организације? То чак није ни ствар законодавних ограничења. С једне стране, клијента можете привући пружањем свеобухватних података о његовим предностима. Што више информација потенцијални купац има, што је комплетније његово разумевање компаније, већа је вероватноћа да ће донети одлуку у корист ове конкретне организације.
С друге стране, такмичари не би требало да добивају превише података о компанији да би увек били корак иза. Само мали излет већ доводи до цурења, што у условима оштре конкуренције савременог тржишта може довести до тренутног губитка доминантног положаја.
Пример листе информација које чине пословну тајну
- Услови постојећих уговора.
- Процеси који се користе у производњи.
- Планови, перспективе, предложени кораци за развој компаније.
- Стандарди пословних процеса.
- Подаци који се односе на преговоре са одређеним особама (инвеститори, купци, партнери).
- Идеје, истраживање, кнов-хов.
- Финансирање (интерно, екстерно).
- Ризици, пореско планирање.
Списак података који представљају пословну тајну у свакој компанији саставља се појединачно. Истовремено се узимају у обзир специфичности области активности и карактеристике радних процеса. Да ли је у предузеће могуће увести списак података који чине пословну тајну, чији је узорак узет са светске мреже? Имајте на уму: на Интернету се сви такви трансфери дају опћенито, тако да морате пажљиво проучити опцију која вам се свиђа како би се ускладили са специфичностима рада ваше компаније. Иако, наравно, као "костур" приликом прављења списка података који чине пословну тајну, узорак је користан.
Пословна тајна: више
Пре свега, потребно је детаљније размотрити карактеристике стратешког развоја компаније. Класификовани подаци повезани са тим кључем су успешног развоја компаније коју конкуренти не могу да престигну. Списак података који представљају пословну тајну у овој области:
- кнов-хов, иновације у производњи, тајне технологије;
- развојни планови, програми, планирање информација које одражавају информације;
- инвестиције, методе привлачења инвестиција;
- пословни процеси, правила у складу са којима су успостављени, технологије управљања предузећем;
- карактеристике успостављања и функционисања административног апарата организације;
- информације које одражавају специфичности сигурности предузећа.
Шта је са новцем?
У овој области, приближан списак података који чине пословну тајну је следећи:
- уговори, уговори које је компанија закључила, њихови услови, садржај;
- структура цијене производа, трошак произведене робе, испоручених услуга;
- буџет, карактеристике његовог формирања;
- информације које одражавају приход предузећа, профитабилност предузећа и колики је обим проданих производа;
- вредност потражње, понуде;
- подаци о имовини компаније, укључујући величину, састав, залихе, могућности готовине;
- промет робе и новца у компанији;
- информације које приказују готовину, банкарске операције, инвестиције, стања на рачунима, зајмове, обавезе;
- резултати маркетиншког истраживања;
- подаци о платама запослених, укључујући награде, исплате у натури, бонусе.
Личне информације
Списак података који представљају пословну тајну у области структуре предузећа и личних података:
- уговори закључени у име предузећа са запосленима;
- адресе, брачни статус запослених, бројеви телефона;
- информације које одражавају планиране промене у особљу компаније.
Однос са другима
Трговинска тајна укључује скривање од страних података о томе с којим фирмама би требало да раде, који су кораци предузети у том правцу, да ли су преговори у току и у којој су фази. Поред тога, класификују се подаци који одражавају наруџбе, понуде које је компанија примила и узела на посао.
Поред директно набројаних информација, индиректне тајне у вези са њима су такође класификоване као пословне тајне. На пример, када се анализира класификована информација, добијени производ су подаци који су такође неприхватљиви за откривање.
Шта још скривамо?
Поред горе наведеног, на листу усвојену од стране компаније можете додати и податке о врстама коришћене опреме и могућностима њеног пласмана. Можете класификовати информације о одлукама везаним за различита питања функционисања организације - од менаџерских до научних.
Можете дати статус пословне тајне информација у вези са састанцима одржаним у компанији, или боље речено темама о којима се говори у њиховом оквиру. У овом случају неће бити могуће открити циљеве састанака и начине њиховог организовања, као ни резултате догађаја.
Ако компанија учествује у аукцијама, тендерима, она има право да класификује податке о њој. Конкретно, планови предузећа у вези са аукцијама, мере припреме за догађај не подлежу обелодањивању. Резултате лицитирања такође можете прогласити затвореним.
На првом месту је технологија
У пракси се најчешће тајне информације у компанији додјељују информацијама које се односе на финансије организације и њена достигнућа у области науке и технологије. То и не чуди, јер су у много чему иновативне технологије оно што гарантује опстанак на тржишту у блиској будућности.
Можете сакрити податке о томе која врста научних истраживања се спроводи, шта се планира, који задаци су постављени научницима и који програми користе у свом раду. Не откривајте главне идеје компаније у овој области.
Можете поверити карактеристике производа, параметре процеса током којих се производе. У овом случају, треће стране неће имати приступ количини и величини робе која се производи, од којих компоненти се производи, под којим условима. Ако је током рада било могуће открити раније непознате обрасце, они се такође могу класификовати без обзира на облик изражавања: аналитика, графика.
И коначно
На крају, треба споменути и сигурносне аспекте. Наравно, свака компанија треба да штити тајне повезане са производним процесом и иновацијама, изгледима и плановима, али само један закон, као што знате, неће спасити од конкуренције. Вриједи прибјећи најновијим и најефикаснијим сигурносним мјерама. А колико је тачно приватна ствар предузетника, шефа компаније. Открити карактеристике сигурносног система креираног за вашу компанију ризичан је подухват.
По закону можете да позовете поверљиве податке о томе како је безбедност организована у компанији, како функционише контрола приступа и која врста аларма је инсталирана. Ако постоји неки поступак заштите пословне тајне, такође га треба заштитити од неовлашћених особа и издати га као поверљив. Коначно, ако фирма има приступ тајним подацима партнера, она би их такође требала заштитити од откривања.