У току својих активности организација припрема широк спектар докумената, од којих сваки носи своје семантичко оптерећење. Тачно попуњавање, детаљи, потпуност наведених података регулисани су законом. Мале организације у рачуноводству и извештавању чине опипљиве уступке од пореске службе. Веће компаније сносе целокупно пореско оптерећење. Ко може потписати примарне документе и друге врсте, како их правилно саставити и приказати у рачуноводству - ове и друге информације биће разматране у овом чланку.
Врсте докумената у организацији
Предузећа свакодневно обављају пословне операције које се морају одмах одразити у рачуноводству, управљању и пореском рачуноводству. Шта су примарни документи? Ово је само одраз ових операција, такође служи и као доказ да су се оне одвијале. Затим се у сврху анализе, систематизације, контроле, прогнозирања и примене других економских процедура сва документа о трансакцији региструју у посебне именике и часописе - књиговодствене регистре. На крају извештајног периода, на основу информација о свим операцијама, припрема се извештајна документација, која је коначни одраз активности компаније за одређени период.
Шта је примарни документ
Суштина примарног документа је утврђивање чињенице изведене операције. Документ се отписује у тренутку његовог извршења или одмах након њега. Он одражава низ детаља неопходних за потврђивање стварности операције, за утврђивање лица која су у њој укључена, као и њен састав. Организација мора да се придржава свих захтева утврђених законом и регулаторним органима у погледу примарне документације. Захтеви укључују питање ко може потписати примарне документе. Законодавство је издало довољно упутстава, уредби и закона. Најважнији правни акт који регулише регистрацију примарних организација сматра се чл. 9 402-ФЗ "О рачуноводству".
Примери примарне документације
Компанија сваког дана предузима одређене акције: купује робу, фактуре, отпрема производе, плаћа куповину и порезе, долази и троши готовину на благајни. Све ове операције су документоване у примарним документима. Да би се тачно одразиле ове радње, користе се следећи облици докумената:
- ТОРГ-12 или теретница;
- фактура
- кредитни и дебитни готовински налог;
- извршене радње и услуге;
- акти преноса материјалних добара;
- товарна листа;
- платни налози и банковни изводи;
- захтев за издавање материјалних добара.
Овом списку можете додати пуно примера примарне документације коју користи компанија. Његова главна разлика од књиговодствених регистара и извештавања је папирологија током операције или са малим кашњењем.
Прописи
Узорке примарних докумената одобравају Државни комитет за статистику, Министарство финансија и закон о рачуноводству. Такође излазе регионални захтеви и прописи. Најважнији законодавни акт који регулише рад рачуновође је 402-ФЗ. Чл. 9 детаљно описује правила за одржавање документације.
Законодавна тела готово квартално издају редовне измене постојећих прописа, нове регулаторне законске акте и објављују измене у вођењу евиденције и извештавању. Због тога рачуновође непрестано подижу квалификацију, претплаћујући се на специјализоване тематске публикације и покушавају да буду у току са свим вестима о порезу и рачуноводству. Неиспуњавање захтева може довести до великих новчаних казни, доста измена постојећих извештавања и других санкција.
Детаљи о документима
Законодавство предвиђа обавезне детаље о примарним документима које организација мора навести. Њихово присуство одређује да ли се документи узимају у обзир у завршним извештајима приликом одузимања износа из пореске основице, да ли је прихваћена чињеница пословне трансакције, да ли Федерална пореска служба тврди да су трансакције законите.
Обавезни детаљи примарних докумената укључују следеће податке:
- Имена добављача, купца, примаоца и платиоца за превоз;
- банковни подаци, ТИН, физичка и правна адреса предузећа;
- број документа и датум;
- номенклатура која је премештена, купљена или продата током операције;
- јединице за мерење, квантитативни и вредносни израз предмета;
- укупан износ за све позиције у документу;
- потписи, ставови, дешифрирање потписа одговорних лица;
- марка, број аутомобила, подаци о возачу током превоза;
- број седишта, тежину и категорију превезеног терета;
- основ за извршење документа, број и датум уговора, информације о спецификацији, потврде, испите, ако их има.
Ко може да потпише примарне документе
Значајна пажња посвећена је потписивању докумената. Веома је важно да су они који овјере основног лица овлаштени за обављање ове акције. Други обавезан услов за регистрацију потписа је да све особе које су на неки начин укључене у процес пословне трансакције и одговорне особе морају обавезно да ставе свој потпис у документ. Па ко може да потпише примарне документе:
- Генерални директор компаније или појединачни предузетник;
- главни рачуновођа;
- складиштар који је пустио робу;
- возач који је прихватио робу за превоз;
- складиштар који је робу однео у складиште;
- специјалиста који је прихватио документацију;
- трећег превозника, ако је учествовао у поступку испоруке.
Пуномоћ за потписивање
Право на потписивање примарних докумената може се пренијети на овлашћено лице. То је прилично уобичајена пракса у компанијама у којима постоји велики број продаје и примања робе, а директор је запослен другим стварима, путовањима и другим активностима везаним за функционисање организације. Да бисте повјерили потписивање примарне документације другој особи, морате поштовати бројна правила. Дакле, запослени који овјерава документа мора бити службено запослен у предузећу уз извршавање уговора о раду и уписа у радну књижицу. Предузеће мора да складишти све потребне податке за запосленог. Наравно, мора да има специјално образовање, да разуме смисао и правила папирологије. Последње и најважније - пуномоћ се на њему мора уредно извршити.
Пуномоћ се издаје за одређеног запосленог са подацима о његовом пасошу, месту пребивалишта, стварном месту пребивалишта и положају у организацији. Они га отписују на одређено време. Ако је уговор о раду хитан - за време важења. Ако запослени ради без услова уговора, пуномоћ се издаје на годину дана.
У претходној верзији разматран је пример са оператором рачуноводствене базе или рачуновођом, чија дужност укључује потписивање примарних организација током целог радног времена.Постоје ситуације када се пуномоћ отписује другим службеницима - возачу, шпедитерском агенту, инжењеру, механичару. Пример таквог случаја је возач купљене робе са територије добављача. За састављање докумената, прибављање права на прикупљање терета и превоз, организација пише пуномоћ. Састоји се од два дела - самог документа и његове кичме. Први део остаје добављачу, кичму преузима компанија. Таква пуномоћ се издаје на период до 10 дана, што указује на компанију у којој запослени мора да прими робу и материјале.
Електронски потпис
Примарно се може потписати на други начин - електронским путем. Услов је електронско управљање документима, доступност одговарајућег софтвера и хардвера и потврда о електронском потпису. Такође је потребно издати пуномоћ за особу чије се име налази у потврди. Након проласка кроз све поступке за постављање и извршење електронског управљања документима и потписима, запослени ће моћи да стави сопствени потпис на основу пуномоћи уместо потписа главног рачуновође, директора и других лица предвиђених пуномоћи.