Да би избегли крађу и губитак, предузећа користе методе контроле. Међу главним је попис залиха. Каква је она?
Опште информације
Да би се процијенила сигурност и исправно извршавање операција кретања залиха користи се попис залиха. Такође је неопходно у случајевима:
- Трансформација општинског или државног унитарног предузећа, продаја, откуп, закуп имовине.
- Приликом промене финансијски одговорне особе.
- Пре припреме годишњих финансијских извештаја.
- У случају непредвиђених околности (поплава, пожар и тако даље).
- Приликом реорганизације или ликвидације организације.
- У случају утврђивања чињеница злоупотребе, крађе, оштећења залиха.
- У случају друге потребе, што је предвиђено важећим законом (на пример, према упутствима агенција за спровођење закона).
Ево случајева у којима је попис залиха обавезан. Основа за његово започињање је наредба шефа организације (или други релевантан документ, на пример, резолуција, наредба).
Инвентарна комисија
Обично у великим организацијама таква јединица стално делује. Укључује шефа (или његовог заменика) у улози председавајућег, главне специјалисте (главни рачуновођа, шефови одељења, правни саветник, шеф безбедности). Ако је потребно извршити попис, тада се директно формира радна комисија у коју се уписују сви потребни људи чија је надлежност област рада. Такође, често укључује представнике службе за унутрашњу ревизију или стручњаке из независних фирми.
Ако је мало посла и постоји ревизорска комисија, тада јој се често додељује попис. У случају када је најмање један члан групе био одсутан током провере, то даје разлог за веровање да су резултати неважећи.
Специфичан тренутак
Када се врши попис инвентара, одговорна особа мора учествовати у њему. Иако треба напоменути да ће, ако се измиче извршавању своје дужности, привођење пред лице правде бити прилично проблематично, јер то није дефинисано важећим законом. У овом случају (ако за то нема ваљаног разлога), менаџер мора да именује нову финансијски одговорну особу. Када је ревизија завршена, она мора у присуству преосталих чланова комисије да прихвати стварно потврђене залихе на чување, што потврђује и њен потпис у попису.
Шта се дешава у процесу?
Током пописа потребно је решити широк спектар питања:
- Идентификујте постојеће залихе и упоредите стварне податке са показатељима рачуноводственог (финансијског, управљачког) рачуноводства.
- Проверите услове који доприносе безбедности залиха, исправности регистрације њиховог одмора и пријема.
- Проверите да ли је залиха тачна.
- Проверите мерно постројење.
Током пописа материјално одговорна особа мора члановима комисије доставити најновије документе на дан верификације у вези са приходима и расходима или извештај о кретању материјала.Да би се утврдила исправност вага и спречиле манипулације, председавајући обележава ове папире речима „Пре почетка пописа на [датум]“. Иако је ово једноставан, али истовремено веома важан корак. Од ње започиње попис МПЗ-а.
Шта даље?
Тада се врши попис доступних инвентара. Односно, оно се заправо фиксира у одговарајућим количинама и количинама вредности. За поређење се узимају информације из рачуноводствених података. Испод сваке странице потребно је навести серијске бројеве имовине и укупан број јединица материјала, као и њихову новчану вредност. Овакав приступ елиминише могућност додатног уношења додатних информација од финансијски одговорне особе која искривљује резултат ревизије. Уосталом, не треба заборавити да су залихе драгоцени ресурси. А одговорна особа може их искористити за сопствено богаћење, покушавајући да максимално сакрије своја кривична дела (ако су почињена).
Како изгледа инвентар?
У ствари, преостали биланси се бележе после израчуна, вагања, мерења. Акти су у прилогу инвентара. Ако постоје материјали који се складиште у расутом стању, онда се њихова физичка тежина или запремина утврђују мерењем и техничким прорачуном. У случају нетакнуте амбалаже, садржај се укључује на основу ових докумената. Али истовремено је обавезна селективна верификација појединачних предмета.
При обављању ових операција потребне су материјално одговорне особе. Ова ситуација омогућава нам да у будућности искључимо сва спорна питања. На последњој страници пописа председавајући и чланови комисије требало би да унесу унос на следећи начин: „Проверене су све цене и израчунавање резултата за изразе, странице и уопште за попис инвентара.“ За оверу се користе њихови потписи. Ако то није случај, тада се попис и ревалоризација залиха сматра неважећим. Ако нема приговора материјално одговорне особе, онда ставља и свој потпис.
Бирократски моменти
Попис инвентара мора бити направљен у дупликату. Један од њих пребачен је у рачуноводствено одељење, где саставља изјаву о упоређивању. Други остаје код финансијски одговорне особе. Ако рачуновођа нема приговора после провере израчуна и података, онда се пријављује у инвентар. Посебно треба напоменути вредности које стоје на путу. Када се у предузећу врши попис постројења, они морају да саставе посебан акт.
Шта учинити ако рачуновођа открије одступања?
Немогуће је то игнорисати. Стога се саставља изјава о успоређивању (образац бр. ИНВ-19). На другој страници приказују се постојећи подаци, као и вишак / недостатак, пружају се информације о решавању одступања. Све ове информације морају бити овјерене потписом рачуновође. Трећа страница приказује додатне информације о вишковима, њиховој потрошњи, недостацима и њиховој покривености.
Погледајмо неколико примера како може изгледати попис залиха.
Утврђен вишак / недостатак
Шта урадити у овом случају? Како се односити према овоме? У случају када је извршен попис залиха и идентификовани вишкови, они би се требали сматрати другим приходима. Како договорити ожичење? У овом случају нас занима дебит 10, као и кредит 91 (подрачун 91-1). Прво нам омогућава да покажемо да се бавимо материјалима. Зајам је потребан како би се показало да је ово други приход. А ако се открије мањак? У овом случају, без обзира на његову природу, морамо да користимо рачун 94. Све несташице и губици од имовинске штете отписују се на њега.
Недостаци
Разматрамо још један пример. Обавља се попис залиха. Откривено је да постоји мањак материјала који је евидентиран по стварним трошковима набавке. У овом случају, потребно је користити рачун 94 за задуживање, док кредитни - 10. Штавише, други укључује не само стварне трошкове набавке, већ и износ трошкова превоза и набавке. Али морате имати на уму да се односе на вредност уговора несталих залиха.
Ако само узмете у обзир књиговодствену (уговорну) цену деоница, у овом случају ће вам помоћи везани терет 94, кредит 16. Ако се последњи рачун не користи због одређених организационих проблема, уместо 16 можете користити 10. У том случају требало би да кредитирате износ трошкови превоза и набавке. Тако се лако води инвентар. Наравно, у почетку се за неискусне може чинити компликованим, али мало праксе - и све трансакције ће се извршити без проблема.
Сви настали недостаци или оштећења морају се отписати овисно о разлозима њихове појаве. Ово је веома важно. Неопходно је шефу организације доставити све информације које ће потврдити које су мере предузете за надокнаду материјалне штете. Као пример могу се навести арбитражни судови, агенције за спровођење закона и одговори ових структура. У овом случају, задуживање ће бити од интереса за рачуне 20, 23, 25, 26 (можда и неке више, зависно од ситуације), а кредитне - 94.
Закључак
Наравно, залихе су важне за рад предузећа. А да бисте избегли крађу, губитак и оштећење, морате пажљиво надгледати ситуацију. Али не треба бити превише ревносан и стално вршити провере. Могуће је предвидети један планирани попис МПЗ за годину дана и још неколико површинских прегледа по кварталу. Иако, наравно, све зависи од предузећа, ситуације у њему и низа других тачака.
И на крају, желим размотрити још једну важну нијансу. Када се изврши попис залиха у складишту и утврде проблеми, саставља се упоредни лист. Када се анализирају његови подаци, могуће је идентификовати трансплантат за појединачне предмете. Зашто се то догађа? Поновно оцењивање резултат је чињенице да иста имена материјала долазе по различитим ценама. Разлог за ову ситуацију може бити тај што је дошло до одређених кашњења када су материјали израђени од разних сировина.
За разумевање, узмите мали пример. Природно уље за сушење кошта више од њега, направљено је од вештачког материјала. Још један пример. Слична ситуација је примећена за исте материјале који имају исту намену производње. Зашто другачији? И имају различите карактеристике. На пример, појавила се потреба за производњом, а уместо ноктију од 100 мм коришћени су потрошни материјали од 90 мм. Али јефтиније су! У овом случају долази до позитивне разлике у суми.