Пре него што саставите поруку, морате се сјетити како се разликују етикета пословног писма и личног писма. Најважније је посматрати ниво самопоуздања у представљању одабране теме. Адресар је вероватније да ће бити прожет овим или оним проблемом и покушаће да се укључи у решавање постављених питања уколико осети живу комуникацију у линијама писма. Зато они који познају модерну етикету пословног писања не укључују у текст такве анахронизме, попут „полазећи од чињенице“, „ти би требао“ или још заборављеније „овим вас обавештавам“.
Истакнуте карактеристике
Сачувана је пословна оријентација и јасна дефинитивност циља, доследност у чињеничној чињеници, специфичности предлога и захтева и информативни садржај порука о радњама и делима. Пословна писма су почела да се састављају опуштеније, међутим, нису стекла отворене емотивне изразе, епитете и поређења са особинама личне преписке; овде и даље превладава стари етикет пословног писања. И само зато што је сврха такве поруке, као и до сада, подношење предлога, на који мора нужно уследити конкретан одговор, утицај аутора пословног писма треба да буде врло велик, јер мотивише примаоца на акције специфичне природе. Штавише, текст је састављен на такав начин да ауторово гледиште не представља сопствени став о проблему, већ обострано корисне интересе у његовом решавању.
Етикета пословног писма прописује да се не користи изговор "ја", као што је уобичајено у личној преписци, али је нагласак и на другој изговорници - "ви" такође примерен овде. Ако је пословна порука написана без грешака, штампана тачно, текст се поставља у складу са свим правилима и постојећим захтевима, па је стога не само лако читати, већ и са задовољством, преписка ће се сигурно наставити. Иако је данас веома често неопходно дешифрирати мухасте искривљене изразе, тражећи субјект и предикат да би дошли до дна њиховог значења. Правила пословног писања се сада веома брзо мењају. Какав добар тон је био писати руком. Тада је било могуће бити сигурни да порука није направљена у копији. Колико личности може да се види у овој поруци, а поштовање се увек додавало односу између примаоца и аутора. Штета је што је овај обичај потпуно застарио, а скоро сва писма су сада постала електронска.
Савремена правила
Пословно писмо, чији ће узорак бити представљен у даљем тексту, представља кореспонденцију са модерним цивилизираним чином. Данас не постоје мање разнолика правила која се морају поштовати. Иако су, у поређењу са званичним језиком који је постојао у земљи пре педесет година, ова правила изгледају више као нијансе или посебне суптилности. Пре свега, како то правила пословног писања налажу, пре него што текст почне, морате да користите поздрав на личној адреси свом адресару. Иако корпорације и било које не тако мале организације сада имају унутрашњу везу ИСК формата, где одговор следи на питање, питање после одговора и у овој брзој преписци, адресирање по имену није неопходно сваки пут. Међутим, правилно извршавање пословног писма подразумева индивидуалну усредсређеност и зато је неопходна лична жалба.
Предмет писма у савременој преписци обично се поставља у засебно поље и мора бити попуњен на одговарајући начин, односно према садржају.Исправно формулишите тему писма - остварите пола успеха, јер је то прво што прималац види. Тачна формулација помоћи ће му да се прилагоди на прави начин и да уочене информације прими брзо и у потпуности. И дефинитивно требате обавестити примаоца о пријему његовог одговора - ово је добар тон, показује поштовање према колегама и партнерима, ово је учињено пре сто и две стотине година, а онда нисте журили да живите и знали сте тачно како да напишете пословно писмо. Данас на одговор требате брзо, што помаже е-пошти - комуникација се одвија врло брзо. Ако не можете одмах да одговорите, још увек морате да пошаљете поруку о пријему одговора, где указујете време наредне сесије комуникације.
Време и место
Морамо имати на уму да психолошки граница реакције у времену у његовој критичној вредности износи четрдесет и осам сати. Ово је ако не постоји функција телефонске секретарице. Када су прошла два дана, прималац је већ пун уверења да је његово писмо остављено без надзора или у најбољем случају изгубљено. Правила пословног писма садрже ову тачку: никад не одгађајте одговор, јер је то неизоставан губитак клијента, а партнер ће се бринути и размишљати о раскиду свих врста односа. У сваком случају, ово је грубо кршење етике пословне кореспонденције. Ако требате да пошаљете исте податке, можете једноставно проширити списак поштанских адреса. Постављање свих адреса у једно „до“ поље знатно смањује време испоруке, а транспарентност се одржава у партнерствима: свака особа која прими писмо види листу формирану.
Велико обећање за наставак партнерства је уљудна фраза „хвала унапред“. Како пише у пословном писму и у ком се делу налази - свако одлучује сам. Наравно, прималац би то требао видети након што су информације већ прибављене и подстицај за поступање. На крају писма, испред блока контаката, најбоље је место за ову фразу. Успут, о контактним подацима: они би требали бити у сваком писму, а не само у првом. Телефонске бројеве, позицију и све друго није могуће присилити да траже. Састављање пословног писма не зависи од трајања преписке. Увек се треба придржавати правила. А да не бисте погодили да ли је прималац примио писмо, постоји функција захтева. Само у том случају можете бити сигурни да је прочитана. Историја преписки мора бити сачувана, одговор не можете написати новом поруком. Међутим, приликом слања целе комуникационе траке да би се решио одређени проблем, потребно је имати на уму не само подређеност, већ и поверљивост. Ако су у преписци присутни лични подаци, они морају бити избрисани пре него што их прочитају треће стране.
Прва опција и увод
Како написати пословно писмо тако да се прималац одмах заинтересује за ову поруку, а његово интересовање не изостане до самог краја читања? Постоје три тачке које су готово чаробне за оне који их користе. Пре свега, ово је тема коју особа види пре него што отвори е-пошту. Од ње зависи да ли ће се то догодити, да ли се прималац жели упознати са поруком. Друга поента је прва уводна реченица којом се особа поставља на читање. И наравно, крај је важан. Израз "хвала унапред" делује врло добро. Као што је написано у пословном писму, крај је најважнији тренутак, постоји огроман број опција за завршне изразе, главна ствар је одабрати прави тон. Из демократске "Шта кажеш?" службеном "Какво ће бити ваше мишљење о овом питању?"
Сада покушајмо детаљно да анализирамо писмо пословног узорка.
Опција 1
Предмет: Пословно писмо
Датум: 02. јун, петак
Од: Иван Петров
За: Анна Сидорова
Здраво, здраво!
Позивамо вас на интервју са послодавцима 12. јуна у 14.00. Пошто ће бити других подносилаца захтева, а послодавци су планирали да одрже састанак само два сата, боље је да не касните.
Поздрави
Иван Петров.
Друга опција и реч
Предмет: Пословно писмо. Састанак са послодавцима
Датум: 02. јун, петак
Од: Иван Петров
За: Анна Сидорова
Здраво, здраво!
Пажљиво смо прегледали ваш животопис и позивамо вас на разговор са послодавцима 12. јуна у 14.00. Пошто ће такође бити саслушани и други подносиоци пријава, а послодавци планирају да одрже састанак само два сата, боље је да не касните. И молим вас, у одговору наведите да ли ћете доћи и такође унапред упозорите ако нас тренутно не можете посетити.
Поздрави
Иван Петров.
Ево типичног пословног писма о састанку, и према две представљене опције, одмах постаје јасно која је од њих ефикаснија. У другој варијанти, прималац пажњу привлачи на тему писма и он одмах схвата о чему ће се разговарати. Поред тога, ово писмо ће лако пронаћи за десет дана, до тренутка састанка, једноставним гледањем теме, чак и ако свакодневно прима педесет до сто писама. Субјект савршено препознаје поруку. Односно, ово писмо се односи управо на састанак, а не на документе, не на плаћање, не на купце и слично - све је јасно назначено. Уводна фраза мало прецизира ситуацију, додајући међусобно поштовање саговорницима: први је поштовао и написао „пажљиво размотрено“, плус резултат - интервју, а други на томе треба да буде захвалан. Такође садржи разлог писма. Последња фраза обавезује примаоца да напише одговор.
Пословна позиција
Општа правила за писање пословних писама односе се на било какву преписку, било да је то писмо у којем се преговара о састанку или је то писмо о одбијању партнера. Структура је готово увек иста, може се је једноставно запамтити, али садржај карактерише аутора, а у његовој особи и компанију коју представља као цивилизованог, коректног и компетентног саговорника. Преписка је врло често емоционално скуп и сложен посао, јер је комуникација електронским путем постала један од главних и, у принципу, саставни део посла пословне особе.
Они пишу колегама о послу, пишу менаџменту, пословним партнерима и клијентима. Пишу људима који су познати и онима који, по могућству, никада неће морати нешто да виде. У основи нема захтева за састављање пословних писама по јединственом моделу, уџбеници још нису написани, али етика пословне комуникације је већ развијена, јер је управо то покретач успешног пословања. Пословно писмо је визит карта компаније која одражава њен званични положај. Од преписке зависи да ли ће сарадња бити удобна и продуктивна и да ли ће се уопште одвијати. Стога је поштовање правила доброг понашања у свакој поруци кључ успеха.
Пословна преписка
Правила и норме пословне кореспонденције електронским путем потпуно су иста као што пословна заједница послује у било којој својој интеракцији - то су телефонски разговори, преговарање и слично. Постоји неколико карактеристика које постављају електронску кореспонденцију у раван начин са давно успостављеним начинима пословне комуникације, а изнад свега - ово је императив времена. Међутим, принципи остају исти и уопште не зависе од начина на који се води пословна кореспонденција - било да се ради о електроничком писму или на папиру.
1. Противници морају узајамно поштовати и појединца и пословни положај једни других.
2. Противници су увек пажљиви једни према другим пословним интересима.
3. Поверљивост се увек поштује.
4. Размена информација мора бити праћена тачношћу.
Да ли се поштују ови принципи ако поље Предмет није дизајнирано или није јасно и правилно форматирано? Бр. Пошиљалац не цени време примаоца и свој задатак не обавља довољно брзо. Клијент или партнер на одређену тему одмах ће уважити садржај поруке и приоритет читања. Такође је важно знати како започети пословно писмо. Ово је лични поздрав. Ово одређује поверење саговорника, даје одређену личну усредсређеност. Игнорирање имена примаоца је неприхватљиво јер се сматра нетачним.
Адресирање
Овде би све требало осмислити до најситнијих детаља. Поља „На“, „Копирај“ или - што је још важније - „Скривена копија“ су најважнија средства за етичку комуникацију и њену ефикасност. У савременом пословном окружењу већ су развијени основни принципи коришћења ових поља. Ако је име директно у пољу "до", прималац мора одговорити на ово писмо, пошиљалац овог одговора чека, јер је писмо вероватно поставило питања. Ако у истом пољу има више имена, то значи да ће пошиљалац добити одговоре од сваког примаоца. Ако је име у пољу "Копирај", није потребно да одговарате, само пошиљалац треба да будете у току. Међутим, ако вас материјал писма занима и учествује у преписци, на почетку вам је потребна посебна фраза која ће послужити као знак доброг укуса. Примјери израза у пословном писму ако се име примаоца појави у пољу „копија“: „Допустите да говорим и о овом питању ...“, „Пустите ме да се придружим дискусији ...“ или, још демократскије, „Извини што вас ометам ...“.
Етикета нарочито суптилно означава ситуацију када се име приматеља налази у пољу „Скривенка“. У овом случају, пословна етика је рањивија него икад раније, јер се то схвата као инструмент тајних информација и контроле. Нико не види ове примаоце. И виде све и свашта. Многе компаније у корпоративној преписци забрањују овај алат зато што су пажљиве према пословној етици. Једино када је то дозвољено јесте путем масовних позивница (годишњица, корпоративни догађај, важан састанак или преговори). У том случају ће предмети ићи на многе адресе, али ниједан прималац неће видети туђу адресу е-поште. Наравно, примаоци из Бцц поља никада не ступају у преписку.
Информативност
Формат, структура, волумен, језик - све се то односи на исправан рад са информацијама. Посебност и природа његовог подношења такође је алат, показатељ жеље за дописивањем и способности састављања компетентног текста писма - с поштовањем и што коректније у односу на примаоца. Текст је најбоље уочити у волумену који стане на један екран, односно у формату формата А4. Прилози послани с писмом не смеју да пређу три мегабајта, јер их сервер поште не може да пропусти. Послате датотеке неће примати проблеме примаоцу ако се користе универзални рар или Зип кодови. Текст одговора треба бити постављен на врху, а не на дну, односно на почетку писма, што ће примаоца спасити од претрага.
Одговор, као што је већ поменуто, не може се написати као ново писмо, морате сачувати историју преписке тако да прималац не тражи оригиналну поруку. Језик пословног писања треба да буде што једноставнији и разумљивији, уз минимум употребе интерног корпоративног, стручног речника, сленга, енглеског језика, акронима и скраћеница. Међутим, могуће је све то применити у компанији током дописивања, јер се на тај начин и ефикасност и брзина комуникације значајно повећавају, па се стога сматра прихватљивим и потпуно етичким. Интерна кореспонденција се обично састоји од скраћеница, а сленг се састоји готово у потпуности. Али у комуникацији са спољним партнерима или пословним клијентима, такви случајеви се готово никада не јављају.
Мало о појмовима
Понекад је немогуће без терминологије, посебно у специјализованим компанијама. Друго питање је да се морају објаснити потребне речи уведене у пословни контекст и саговорник мора бити научен како да их користи. На пример, клијент жели да рекламира своје производе на Интернету, а менаџер који продаје ове услуге пише фразе који су потпуно неразумљиви за аутсајдера са таквим заокретима као што су „кључне речи“, „контекстуални транспарент“ и тако даље. Међутим, не можете без њих, и зато морате да обучите клијента.
