Тешко је замислити велику компанију, државу или образовну установу у којој не постоји такав положај. Заказивање састанака, припрема документације, рад са преписком, примање позива само су део одговорности особе која заузима позицију коју ћемо проучавати. Од 2016. године, круг основних функција представљен је новом регулаторном одредбом - професионалним стандардом секретара. Сада се може користити као основа за формирање потребних сервисних упутстава.
Професионалне карактеристике
Упркос сталној промени листа најпопуларнијих и најтраженијих професија у свету, положај секретара и даље је прилично распрострањена. Званично у Русији ова професија постоји већ три века. 1720. године, Петар И је то одобрио, захтеви за запослене били су прилично високи: писменост, познавање закона, способност састављања докумената.
У почетку су само мушкарци били секретари, данас је то углавном женска професија. Дјеломично је то посљедица чињенице да је за обављање тајничких дужности потребна упорност, марљивост, способност обављања истог и монотоног посла.
Који су захтеви савремених менаџера према запосленима који обављају такву функцију? Секретар треба да буде самоуверен корисник основних канцеларијских рачунарских програма, да може руковати канцеларијском опремом, радити са документацијом, имати добре комуникацијске вештине (добар говор, дијалошке вештине, љубазност, етикету). Поред тога, будите пажљиви, организовани, дисциплиновани, емотивно стабилни.
Што се тиче потребне едукације, у том погледу не постоје строги захтеви у професионалном стандарду секретара. Ако имате опште образовање, довољно је професионалног искуства или специјалних курсева. Међутим, присуство дипломе о високом образовању по правилу даје предност запошљавању.
Професионални стандард
Услови за тајнички рад стекли су облик регулаторног акта у 2016. години. Усвојен је уопштени професионални стандард за специјалисте за документарну и организациону подршку за управљање организацијом. Главни циљ стандарда је оптимизација кадровске политике. Руководилац се може фокусирати на њега приликом процјене професионалних квалитета запосленог. Документ се такође користи у припреми програма обуке за обуку секретара.
Професионални стандард садржи:
- списак основних радних функција;
- списак вештина, знања, знања потребних за њихово спровођење;
- захтеви за ниво образовања и радно искуство.
У документу су такође наведени могући називи послова и захтеви за њих. То укључује, на пример, професионалне стандарде „секретар шефа“, службеник и други.
Структура садржи неколико семантичких блокова:
- опште информације (ознака сврхе активности, кодификатор);
- функционална карта (листа радних функција и квалификационих категорија);
- опис радних функција (одређивање листе дужности, вештина прописаних запосленом);
- информације о програмерима стандарда.
Трећи одељак започиње професионалним стандардом секретара-администратора, за квалификацију, ниво образовања и искуство за који су постављени најстрожи захтеви.
Главне функције запосленог који се бави проученом позицијом су формулисане како следи:
- организовано прикупљање професионалних информација;
- информатичка подршка о актуелним питањима;
- систематизација, документовање и складиштење долазних информација;
- праћење пословних догађаја;
- стварање неопходних услова за рад шефа организације и административне подршке.
Опис посла
Секретар се у свом раду води важећим законодавством, статутом организације, наредбама и наредбама руководиоца, сопственим описом посла. У последњем документу су одређени професионални задаци који су додељени службеници. Почевши да обавља службене дужности, запослени треба да буде упознат са главним одредбама упутства. Његове одредбе могу послужити као доказ у случају сукоба на радном мјесту. Стога садржај упутства треба бити специфичан. И искључити могућност двоструке интерпретације.
Опис посла секретара за професионалне стандарде саставља се узимајући у обзир специфичности одређене организације и укључује следеће одељке:
- опште одредбе;
- функције запослених
- одговорност за посао;
- права запослених;
- остали услови и захтеви.
Опште одредбе говоре у коју категорију запосленог припада и коме је подређен, поступак именовања и отпуштања, услови за квалификације, знања и вештине. Следеће детаљно описује шта је тачно функционер запосленика и која права има. Одељак о службеној одговорности показује оне прекршаје у раду због којих запослени може бити кажњен.
Опис посла одобрава шеф организације и ставља се на увид запосленом (под потписом).
Професионални стандард "Секретар шефа"
У складу са његовим одредбама, за ово радно место пожељно је прихватити запослене са вишим образовањем (на додипломском нивоу) или средњим стручним образовањем. Поред тога, цијењено је радно искуство (најмање двије године).
Професионални стандард наводи главне радне раднике запосленог:
- координација привремених планова са шефом;
- избор форме планирања и управљање организатором шефа;
- координација састанака, преговора са партнерима, купцима, запосленима;
- обавештавање водитеља о времену и распореду предстојећих догађаја.
Секретар лидера мора имати низ вештина за обављање горе наведених радњи. Поставите циљеве, одредите редослед и приоритет њихове примене, помозите менаџеру у расподјели радног времена, осигурајте сигурност информација и изаберите најповољније начине обавештавања о надолазећим догађајима. Употребом ових теза обично се саставља опис посла секретара шефа стручног стандарда.
Такође би требало да буде упознат са специфичностима основне делатности организације, одредбама закона о раду и правилима вођења пословних преговора.
Наведене радне активности секретара шефа укључују неколико различитих одговорности:
- планирање радног дана;
- организација телефонских разговора и пословних путовања;
- рад са посетиоцима на рецепцији;
- организовање радних догађаја и састанака;
- одржавање потребног радног стања у канцеларији шефа;
- контрола извршења налога и упутстава;
- припрема радне документације;
- развој локалних аката ако је потребно;
- чување документације;
- организација информативне интеракције запослених и менаџмента организације.
Кључне одговорности секретара
Положај секретара шефа организације укључује сталну интеракцију са људима и спремност да се саветују клијенти и посетиоци о основним питањима. Наравно, много тога овиси о специфичностима главне дјелатности институције и положају менаџмента.Они имају значајан утицај на састављање радног описа секретара у складу са професионалним стандардом.
Опште одредбе говоре да радно место припада категорији техничких извршилаца, утврђују се услови за образовање и радни стаж запосленог. Именовање врши директно шеф. За формулисање потребних знања и вештина може се користити професионални стандард секретара. Они укључују: познавање основа канцеларијског рада; познавање метода регистрације и обраде података; Власништво на рачунару познавање правила пословне кореспонденције и комуникације; познавање интерних правила и безбедносних процедура и још много тога.
У другом делу упутства описане су дужности запосленог. У трећем делу - његова права. На пример, секретар руководиоца има право да се упозна са нацртима одлука у вези са његовим активностима, даје предлоге о оптимизацији његовог рада, захтева информације и документа неопходна за обављање задатака, итд.
Завршни део упутства прецизира мере одговорности радника у случају непрописног обављања службених дужности, проузрокујући материјалну штету.
Службеник
Главни задатак службеника је контрола процеса рада јединице или целе организације (често постоји неколико запослених који обављају ову функцију). Листа кључних одговорности наведена је у професионалном стандарду секретара и службеника:
- архивирање и правилно складиштење докумената;
- организација рада са документима;
- формирање случајева у складу са номенклатурним захтевима организације.
За аплицирање на ово радно место, подносиоцу захтева је потребно средње стручно образовање.
Током организације рада са документима, секретар-службеник може примати и обрађивати долазне материјале, сортирати их и по потреби их регистровати, припремати за разматрање од стране шефа, преусмеравати их непосредним извршиоцима и одржавати базу података.
Да би обезбедио правилно складиштење докумената, службеник мора бити у могућности да развије номенклатуру предмета, провери исправност папирологије, формира предмете и одреди време њиховог складиштења, дистрибуцију и подношење докумената.
Пре него што се документи пошаљу у архиву на чување, службеник проверава услове њиховог складиштења (трајне или дугорочне), саставља интерни инвентар, саставља корице датотека.
Референт или секретар-администратор?
Понекад може бити тешко разврстати хијерархију секретарских служби и њихове одговорности. Шта је, на пример, суштинска разлика између помоћника секретара и администратора? Напокон, функције које обављају су врло сличне.
Опис посла секретара-администратора према професионалном стандарду предвиђа:
- пријем и дистрибуција долазних телефонских позива;
- организација рада са посетиоцима;
- спровођење функција координације.
Треба да буде упознат са правилима пословног етикета, телефонских разговора (са муштеријама, партнерима, представницима медија и другима), да буде у стању да одржава разговор и изглађује конфликтну ситуацију. Координационе функције администратора обично су да води евиденцију кретања запослених, вожње куриром и рутама возача.
Још нема посебног професионалног стандарда за секретара-референта, али његове су дужности у много чему сличне помоћницима руководиоца. Попут администратора, он ради са преписком, одговара на позиве, састаје се и прати посетиоце, саставља распоред путовања. Међутим, све је то директно повезано са ликом шефа организације. У неким се случајевима његове одговорности могу проширити, што се одражава на распоред рада (може бити неправилан).
Професионални стандарди секретара
Такви запослени се могу наћи у особљу школе, колеџа или универзитета. Радно место припада категорији наставног особља. За одређивање основне функционалности, послодавац може користити општи стандард стручњака за подршку документацији. Министарство рада још није одобрило посебан професионални стандард за секретара образовне јединице образовне установе. За рад је потребно стручно образовање (средње) из области канцеларијског рада или стручно оспособљавање на основу општег образовања. Не постоје строги захтеви за доступност радног искуства.
Док је у овом положају, запослени:
- прихвата преписку, преноси је шефу образовне организације и извођачима;
- води папирологију (укључујући електронску);
- припрема нацрте налога за контингент студената;
- саставља личне досјее студената;
- прати наставне сате наставника;
- подноси захтеве, писма;
- врши контролу над извршавањем наредби и упутстава шефа.
Научни секретар и његове дужности
Овај пост припада пољу науке. Научни секретари су тражени на универзитетима, истраживачким институтима, академијама, научним организацијама. По правилу врше рад истраживача и дисертацијских савета. Професионални стандард научног секретара укључује планирање научних скупова (састанци, конференције, округли столови), њихову организацију и спровођење, припрему релевантне документације и праћење спровођења донесених одлука.
На ово радно место могу бити именовани запослени са научном дипломом, искуством у организационом и научном раду (најмање 5 година) и публикацијама у рецензираним публикацијама.
Научни секретар:
- прикупља приједлоге у годишњи план научног развоја и истраживања;
- контролише правовремену примену утврђених тематских планова научног рада и припрему релевантних извештаја;
- припрема нацрте радних планова научног (научног и техничког) савета, прати спровођење његових одлука;
- разматра материјале потребне за додјелу академског ранга и одбрану дисертације;
- припрема предлоге плана за објављивање научних радова;
- развија критеријуме за оцену учинка запослених на сертификацији;
- формулише предлоге за усавршавање и стажирање научника.
Функционалност гласноговорника
Прилично „млада“ професија. У Русији је почела да добија популарност средином 90-их прошлог века. У професионалном стандарду секретара, назив ове функције није одвојено додељен. Али за многе организације је хитно потребна таква запосленост. Управо он формира јавно мишљење о компанији. Главне одговорности укључују: организовање конференција за штампу; садржај веб странице организације; припрема саопштења за штампу; планирање информативних кампања (у штампи, мрежама, на телевизији) чији је циљ стварање позитивног имиџа компаније.
Професионални стандард за штампу секретара предвиђа да кандидат мора имати универзитетску диплому из новинарства, оглашавања, филологије или ПР-а. Такође су пожељна искуства у раду (из 3 године) на одговарајућем пољу, компетентан усмени и писмени говор, знање страног језика.