Током активности било ког предузећа појављује се велики број пословних папира. Међу овом масом, кадровски документи се истичу у посебном комплексу. У нашем чланку желимо разговарати о томе које врсте њих постоје, како се складиште.
Односи са запосленима
Правилно организован тијек рада у предузећу је кључ за успјех његових активности. Стога пословним папирима увек треба посветити дужну пажњу, и самим тим, правилно обликовати и чувати.
Вредно је подсетити да су радни односи између послодавца и запослених увек регулисани Законом о раду Руске Федерације. На основу његових чланака организација треба правилно организовати отпуштање, пријем и премештање запослених. Сви они радови у којима су назначене фазе радне активности радника, то су документи о особљу (особље, особље).
Задатак ових радова је правилно обављање и обезбеђивање радних односа између запослених и послодавца. Треба напоменути да је кадровска документација један од најважнијих аспеката кадровске службе у било ком предузећу. Исправност и благовременост папира треба да буде под контролом главе.
Већина документације је обавезна и предвиђена је Кодексом рада Руске Федерације, упутствима о вођењу радних књига, пензијским законодавством и другим прописима.
Врсте докумената о особљу
Документи о особљу могу се поделити у следеће врсте:
- Радови који су повезани са особљем предузећа.
- Документи који потврђују напредовање запослених.
- Документи који потврђују примену радне дисциплине.
- Документи који се односе на престанак радног односа.
Као што видимо, документи о особљу укључују многе папире који регулишу однос између послодаваца и запослених. Сви они регулишу одређена питања која се односе на особље предузећа.
Примарни кадровски документи подељени су у две врсте:
- У рачуноводственом особљу.
- О рачуноводству радног времена и обрачунима који се односе на накнаду.
Документи о особљу укључују: налоге, уговоре о раду, дипломе, потврде, радне књижице, личне досијее, картице, потврде за сертификацију запослених, лично пуномоћ.
Складиште докумената
Последњих година, нажалост, постоји тренд недовољне пажње сигурности пословних папира. Према резултатима инспекција државне архивске службе, донесени су закључци који указују да се складиштење докумената о особљу у нормалним условима примећује само у 20% верификованих предузећа.
Иако се свака компанија мора придржавати прописаних закона. Исправан однос према пословним документима директно је повезан са потребом пружања помоћи организацијама са органима пензијског осигурања и другим државним агенцијама. Кршење управљања документима може довести до нежељених последица, а такође се суочава са новчаном казном.
Документи о особљу (врсте хартија од вредности које смо дали у чланку) сведоче о радном искуству људи, а такође су основа за одређивање пензија и других плаћања грађанима. У случају да послодавац направи било какве грешке које потцењују приход запосленика, особа може ту чињеницу оспорити на суду.
Уз то, вриједно је схватити да је складиштење докумената о особљу неопходно јер је само на њиховој основи могуће обновити историјске податке који су се догодили. Није узалуд да се кадровским документима законом утврђују најдужи рокови складиштења.
Непотребно је рећи да се документи не могу изгубити, тим више што се морају чувати у одговарајућим условима. Руководилац и шеф одељења за особље било које организације дужни су да обезбеде све услове потребне за тренутну и архивску похрану.
Главни захтеви за садржај хартија од вредности укључују:
- Доступност посебне собе за тренутно складиштење.
- Кутије или ормарићи са папирима треба да буду закључани кључем.
- Документе треба ограничити.
- За архиву морате одабрати засебну собу и контролисати приступ њој.
Време складиштења
Услови складиштења докумената о особљу су најдужи у поређењу са другим пословним папирима. Документи са дугим роком трајања укључују:
- Сви административни списи - наредбе, наредбе, уредбе.
- Листе запослених.
- Књиговодствене картице запослених.
- Лични послови.
- Лични рачуни запослених.
- Опрема и табелови.
- Уговори и уговори о раду.
- Записник са састанка.
- Листе људи који одлазе у пензију по преференцијалној пензији.
- Књиговодствени књиговодствени пријем и отпуштање запослених.
Дали смо далеко од целокупне листе оних радова који су чувани 75 година. Следећи документи су изузеци:
- Дела о индустријским несрећама - 45 година.
- Тарифни лист - 25 година.
- Записници са седница комисије о исплати додатака за дугогодишњи стаж - 15 година.
Током одређеног времена, компанија мора обезбедити сигурност хартија од вредности на начин прописан законом.
Припрема докумената
Архива докумената о особљу у предузећу треба да буде у посебној просторији, у коју не постоји приступ неовлашћеним лицима. Случајеви у потпуности припремљени и уредно припремљени преносе се на њега. Вреди напоменути да припрема радова започиње у фази њихове израде.
Одељење за особље одговорно је за правилно извршавање докумената о особљу. Ради једноставније употребе, целокупна маса папира коју они распоређују од стране особља:
- Случајеви се састављају за сваку врсту документа: за налоге, личне датотеке, протоколе итд. Наслови који одражавају номенклатуру су наведени у мапама.
- Свим случајевима су додељени бројеви рачуна, а инвентар је приложен.
- Поверљиво безбедно складиштење струје обезбеђено је: у сефу или у закључаном орману.
- Сви листови предмета се подносе и броје. И место фирмвера запечаћено је печатом предузећа и овјерено потписима одговорних.
- У сваком случају, унутрашње залихе сигурно морају бити присутне.
- На корицама готових докумената су наведени сви детаљи: периоди складиштења, имена, датуми.
Формирање личног досијеа
Лични досије садржи сва она документа која садрже податке о запосленом у предузећу и његовој радној активности. У принципу, лични досијеи требају бити успостављени за све запослене у организацији. Али, по правилу, особље их тренутно издаје само водећим специјалистима и шефу. Организација има право да самостално одлучује какав ће папир добити на раднике. Стога се састав докумената личног досијеа може разликовати у различитим предузећима. Али генерално, требало би да обухвати следеће радове:
- Попис докумената предмета.
- Резиме и аутобиографија.
- Профил.
- Копије радова о доступности образовања.
- Копије спецификација.
- Копије налога о одобрењу поста.
- Уговор о раду.
- Све врсте помоћи.
- Копије налога за именовање, разрешење и пресељење.
Интерни инвентар треба да садржи податке о серијским бројевима сваког документа у датотеци. Такав документ потписује особа која га је саставила.
Унутар случаја мора постојати упитник који садржи пуно информација о биографији, образовању, брачном статусу запосленог. Да би их исправно испунили, запослени обично користе радну књижицу, војну личну карту и пасош, диплому.
Рачуноводствени документи за особље
Евиденцију о особљу води службеник за особље. На основу примарних хартија од вредности врши се оперативно рачуноводство промена и кретања броја запослених у предузећу. Рачуноводствени документи укључују: налоге, картице, особље, платне листе и многе друге документе.
Приликом запошљавања, сваком запосленом се додељује број особља, који је накнадно наведен у свим документима за рачуноводство и платне листе. Чак и ако је неко премештен на ново радно место или након отпуштања, његов број особља остаје уз њега и није додељен другој особи.
Налози за особље
Налози докумената о особљу један су од најважнијих радова у кадровским стварима. Групирају се у засебне случајеве и истовремено имају сопствено бројање. Унутар фасцикле је систематизован хронолошким редоследом.
Неке поруџбине се стварају у јединственом облику, попуњавајући само потребне ступце у будућности. Сви остали састављају се по потреби, али истовремено сви документи морају испуњавати одређене захтеве.
Организација докумената о особљу, укључујући наредбе, врши се на основу услова њиховог складиштења. Логично је да их поднесете у случајевима који имају исте рокове. Тако, на пример, наредбе о пријему и отпуштању треба чувати 75 година, што значи да се морају чувати одвојено од годишњих докумената који регулишу одсуство и чувати се само пет година.
Ако је предузеће велико и проток докумената прилично пристојан, онда се различите врсте папира могу саставити као посебна ствар (на пример, налози за одмор - једна мапа, наруџбе за пословна путовања - друга). То ће увелико олакшати рад са документима. Уз то, сваки појединачни случај се евидентира у номенклатури организације. Ако налог има прилог, онда се такође подноси. Али што се тиче основа за наредбе - извештаји, изјаве, акти, они се чувају одвојено.
Као што пракса показује, наредбе и разлози за њих се чувају у тренутној документацији, али у припреми за архивско складиштење почињу да се реорганизују, распоређени у различитим мапама. Изјаве, на пример, чувају се до 75 година, али су део личног досијеа.
Све остале базе имају рок складиштења до пет година, тако да су формиране у посебан посао.
Наручите складиште
Да бисте одредили рок трајања налога, морате користити стандардни списак докумената. Он се периодично прегледава и ажурира. Тренутно је листа састављена 2010. године релевантна. Према његовим речима, као и до сада, основ за налоге треба чувати око пет година, а већина самих налога се чува до 75 година (о обављању дужности, пословним путовањима, промени имена, одмора и потврда).
Поред тога, можете навигирати периоде складиштења према одељењским списковима састављеним за организације одређених области активности. Правила предвиђају испитивање вредности хартија од вредности.
Папир за дугорочно складиштење мора се пренети у архиву кадровских докумената. На њима се саставља инвентар, након чега се преносе у дугорочно складиштење.
Случајеви чији су периоди складиштења прошли могу се уништити.
Како уништити документе?
Архивирани папири предузећа могу се самостално уништити (ако је истекао рок чувања) или можете потражити помоћ од посебних организација које се баве овом проблематиком.Без обзира на то како организујете поступак, акт уништења свакако мора бити састављен.
Папири се могу самостално спалити, ако за то постоји сигурно место, или их можете уништити помоћу посебног апарата. У таквим случајевима акт је написан у било којем облику. Али велике количине случајева је лакше предати на одлагање. Али у овом случају, све акције морају бити попраћене папирологијом. У акту прихватања потребно је утврдити број случајева и њихову тежину. Боље је да ли ће запослени организације бити лично присутан при уништавању папира ради одржавања поверљивости.
Државни архив
У свакој регији Руске Федерације постоји државна архива докумената о особљу. Главни циљ његове активности је да обезбеди поуздано чување папира особљу свих предузећа. Поред тога, архива одговара на упите предузећа и грађана о питањима везаним за кадровске исправе. Овај правац његове активности је веома потребан и релевантан, јер када је организација затворена, људи једноставно немају где да добију потребне информације.
Из тог разлога, архиви се суочавају са задатком да чувају све папире. Тренутно се не само приватне, већ и буџетске организације веома често ликвидирају и затварају. У том случају морају пренијети документацију о особљу на чување у државну архиву. У њему се морају чувати следећи папири током 75 година: наредбе, обрасци за поравнање, документа о пресељењу и отпуштању, лични досијеи итд.
Вриједно је напоменути да се случајеви морају припремити прије трансфера у складу са свим правилима. Општинске архиве пружају своје услуге уз претходно одобрење подношења докумената.
Припрема папира за пренос укључује правилно извршење свих предмета, стручну процену хартија од вредности, као и састављање залиха.
Да ли морам да платим новац за складиштење? Државна и буџетска предузећа не плаћају услуге архивирања. Ликвидирана предузећа недржавног облика преноса власништва правилно извршавала случајеве само ако постоји споразум.
Случајеви се преносе уз одобрење и координацију са стручном комисијом за ревизију архиве. Прихватање и пренос хартија од вредности обављају запослени у институцији у присуству организације која се ликвидира. Овај је поступак прилично дуготрајан и мукотрпан јер се статус докумената провјерава визуелно гледањем. На крају се саставља одговарајући акт.
Уместо речи
Документи о особљу су посебна категорија радова која је доступна у сваком предузећу. Њихова важност је у томе што не губе важност већ дуже време. Чак и након дужег временског периода, може доћи до ситуације у којој ћете морати поново да се обратите њима. Није узалуд да се ти радови састављају с посебном пажњом и чувају дуги низ година, не само у предузећима, већ и у државним архивима.