Државно пословање и сфера уредског рада најважнија је грана јавног живота било које државе. Документиране информације су правни подаци. Активности доношења закона доприносе изградњи цивилног реда и благостања, који су веома важни.
Концепт документованих информација
Таква ознака се, на први поглед, не користи често у јуриспруденцији, али је истовремено веома важна. На основу савезног законодавства, документоване информације су врста скупа одређених података који се снимају на опипљивом медију ради сигурности.
Такође, овај материјал претпоставља присуство детаља о доступним изворима његовог порекла, што уопште омогућава утврђивање природе тих података или њихових медија, без обзира на облик презентације. Без њих концепт документованих информација губи смисао. Реквизити инхерентно врше две темељне функције - информациону и безбедносну потврду. Другим речима, с једне стране садрже неопходне податке, а са друге стране онемогућавају фалсификовање докумената.
Међународна организација за стандардизацију
Управљање документованим информацијама регулисано је низом правних аката, савезним уредбама, наредбама, међународним регулаторним документима. Дакле, Међународна организација за стандардизацију (ИСО) континуирано директно учествује у развоју догми, правила и прописа који се односе на формирање, чување, употребу информација. Развијају се у правцу елиминисања кршења одступања у садржају стварности, у формирању захтева за обрасцем представљања података.
Знакови документованих информација
Први знак и најважнији је присуство носача материјала. Као такав, апсолутно сваки предмет околног света може деловати, укључујући предмете и физичка поља у којима се приказују одређене акције или информације. Исти подаци могу се снимити на различитим медијима. Такође ће бити тачно да се на истом месту могу документовати различити материјали.
Следећа најважнија карактеристика документованих информација је могућност идентификације снимљеног материјала. Ово се обезбеђује помоћу пратеће улоге реквизита. Њихово присуство помаже да се утврди сврха података, њихова природа, извор, време документације. У неким случајевима, детаљи пружају потребан степен заштите одређеног узорка у облику приложеног електронског дигиталног потписа.
Трећа карактеристика документованих информација је могућност одабира различитих варијација и облика који преносе његов садржај. Такође се може чувати на разним медијумима у различитим облицима, а да притом не изгуби садржај и детаље. Односно, чување документованих информација подразумева могућност њихове копирања. Такви материјали могу постојати у облику различитих модификација.
Управљање информацијама о документима
Према верзији Међународне организације за стандардизацију, документоване информације су подаци који се морају чувати и користити под посебном контролом. У сфери потчињености директно је носилац материјалне природе на коме се овај материјал чува.Скуп захтева за управљање документованим информацијама представљен је у одељку бр. 7 ИСО 9001: 2015. Ако покушате да сажете и прикажете тезу о овим обавезама, они ће имати следећи облик:
- редовна анализа нивоа доступности информација у потребном обиму, на месту где је то потребно и у време кад је то потребно;
- редовно процењивање степена сигурности документованих података;
- решавање питања у вези са организацијом процеса дистрибуције, претраживања, контроле приступа и употребе информација;
- процена утицаја ефикасних процеса заштите и чувања докумената од различитих грешака, на пример, да ли је загарантована њихова читљивост;
- верификација поштивања правила заплене и складиштења.
Шта се дешава?
Облици документованих информација првенствено зависе од природе његовог материјалног медија. Постоји неколико главних врста. Најчешћи:
- папир;
- звучни снимци;
- видео материјали;
- електронски документоване информације.
Разноликости података на физичким медијима
Информације, осим верзије многих истраживача, изван критеријума уредности и степена организованости, подељене су на документоване и недокументиране. Која је разлика између њих?
Документирано је специфичан организациони, званични облик постојања информација. Сврха постојања ове врсте података односи се на добробит и владавину закона. Врсте документованих информација могу бити различите. На крају, све зависи од критеријума за разврставање који је усвојен као основа.
За критеријуме приступачности информације су:
- са ограниченим приступом;
- материјал државне тајне;
- поверљива врста;
- са неограниченим приступом, јавно.
Ако је могуће, дешава се:
- слободно дистрибуира;
- подаци чије је откривање строго забрањено;
- Информације објављене у складу са савезним законом;
- материјал, чије је обелодањивање могуће договором одређеног круга особа.
Својства документованих информација
Документиране информације су подаци који постоје у одређеним објективним условима и имају бројне карактеристике.
Његова својства укључују:
- фиксни карактер, односно поседовање извора, тренутка документације и обавеза складиштења;
- релевантност - способност испуњавања потреба потенцијалног потрошача, испуњавање захтева;
- вредност - подаци прикладни за сврху;
- потпуност - оптималан однос између примљених и потребних информација;
- корисност - степен његове потребе;
- поузданост - приказује ниво објективности информација;
- новост - релевантност, јер су документовани материјали објашњење информација које могу постати застареле или престати да важе;
- благовременост;
- приступачност - способност потрошача да слободно прима податке;
- сигурност - недостатак неовлашћеног приступа;
- ергономија - оптималан однос количине и облика података за одређеног потрошача;
- адекватност - подударање информација са стварношћу, спремност за одражавање стварних објективних услова.
Заштита документованих информација у руском закону
Три извора савезног закона дају документовано означавање информација. Први извор даје уску интерпретацију. Наводи да су документоване информације снимање важних података помоћу материјалног медија кроз процес документовања потребних података, где постоје детаљи који омогућавају идентификацију, одређивање или утврђивање њеног материјалног медија (закон о информацијама, члан бр. 2).
Други извор има шире тумачење.У њему се наводи да документ значи присуство медија са снимљеним информацијама текстуалне, звучне или графичке природе. Садржај му је предвиђен за пренос у предвиђену сврху у одређено време.
Примери документованих података
Документиране информације су правни акти, папири, архиве који се чувају у различите сврхе. Чуване информације у великој већини случајева намењене су јавној употреби. Примери укључују:
- правни акти, регулаторни оквир;
- документи који садрже информације о ванредним ситуацијама еколошке, демографске, санитарно-епидемиолошке, метеоролошке природе;
- документе садржане у библиотечким збиркама и другим разним фондовима информационих система;
- информације о масовним медијима и друге јавне информације у складу са законодавством Руске Федерације.
На основу горе наведеног, вриједно је напоменути да су, у цјелини, документи и документиране информације најважнији елементи државне сигурности и јавне добробити. Често је складиште стратешки важних информација за државу. Због тога ову врсту информација треба пажљиво чувати, узимајући у обзир захтеве прописане државним законодавством.