Важно је да шефови организација организују рад запослених тако да донесу највећи повратак и у потпуности открију њихов потенцијал. Да бисте то учинили, морате знати како практично да делегирате овлашћења која се користе за побољшање перформанси компаније без да наштете тренутном стању ствари.
Дефиниција
Делегирање се манифестује као једнолика подјела права и обавеза између субјеката система. Њене принципе је формулисао почетком двадесетог века П. М. Керженчев.
Делегирање је давање овлашћења за обављање послова одговорној особи уз истовремено додељење њему одговорност за резултат. Делегација вам омогућава да правилно распоредите задатке између запослених и користи се за постизање крајњих циљева организације.
Одговорност лежи у преданости запосленика да посао обавља квалитетно и доводи га до задовољавајућег закључка. Запослени су у области својих активности одговорни вишим властима.
Овлаштења (овлашћења) делују као ограничена права на коришћење ресурса који су укључени у обављање одређених задатака. Сваку позицију у организацији прате одређена овлашћења. Промена радног места такође доводи до замене компетенција запосленог.
Примена
Делегирање је пренос одређених овлашћења и одговорности на запослене у компанији и равномерна расподјела различитих функција међу њима. Изводи се чин који дефинише званичне задатке за делегирање као вођу који је у стању да брзо реши сва актуелна питања и вешто користи запослене који су у могућности да се носе са сваком конкретном врстом задатака.
Голови
Пренос овлаштења користи се за постизање одређених циљева организације, као што су:
- повезаност "људског фактора" - повећање активности и интересовања запослених нижег нивоа;
- повећање ефикасности (ефикасности) запослених због побољшања њихове квалификације и стицања нових вештина;
- истовар вишег менаџмента са слободним временом за решавање стратешких, оперативних и менаџерских питања.
Делегација задатка
Следеће врсте задатака су погодне за делегирање:
- рутина;
- неважна питања;
- припремни рад;
- специјализовани рад.
Али не могу се сви задаци пребацити на обичне запослене. Дужност сваког лидера је да разреши оне задатке који могу утицати на будуће активности организације.
Ово су питања поверења и нестандардних стратешких проблема и неочекиване ситуације које захтевају брзо решавање.
Стога није делегирано:
- постављање циљева;
- управљање подређенима;
- ризични задаци;
- необичан рад;
- доношење стратешких и управљачких одлука;
- Поверљиви задаци
- развој организационе политике
Услови за субјекте делегације
У току преноса инструкција, и надређени и запослени могу се сусрести са бројним потешкоћама.Ефикасно управљање преношењем овлаштења могуће је само анализом свих постојећих и вероватних препрека које утичу на администрацију и праћењем текућих активности.
Проблеми који се понекад јављају код директора или шефа одељења и ометају делегацију:
- страх од губитка нечијег тренутног положаја и придружене моћи;
- сумња у спремност других запослених, ниске карактеристике евалуације њихових активности;
- претјерано самопоштовање, претјерана амбициозност;
- сумња у себе, страх да ће његови поступци бити погрешно схваћени.
Проблеми које запослени понекад идентификују у извршавању додељених задатака:
- сумња у исправност кориштених одлука;
- недостатак искуства;
- темељна неслагања са шефом;
- неспремност да воде друге извођаче, посебно у вези са казнама.
У случају потешкоћа, надлежни руководилац мора прво да се позабави личним препрекама које ометају ефикасно регулисање рада, а потом пажљиво испита проблеме подређених. Анализа ситуације ће указати на могуће грешке у управљању и омогућити вам да доносите информисане и информисане одлуке, на пример, у погледу замене извођача или уклањања непотребног оптерећења, или у смислу вежбања психолошких потешкоћа, како ваших тако и оних извођача.
Процес делегирања
Сваки вођа треба да се труди да при организацији радног процеса равномерно планира радне обавезе у целом тиму, користећи снагу и не одричући се одговорности за процес испуњавања задатака.
Делегација у организацији је подијељена у неколико фаза:
И фаза - пренос упутства извршиоцу;
ИИ фаза - пружање овлашћења и ресурса извођачу;
ИИИ фаза - формулација обавеза запосленика која указује на неопходне резултате примене.
Током контроле над активностима подређених, важан је средњи слој. Прекомерно старатељство може довести до стагнације и недостатка иницијативе запосленог. Ако не контролирате процес, резултат ће бити критично далеко од жељеног због некоординираног тока посла. Потребно је унапред успоставити повратне информације и постићи поштовање и висок ауторитет међу запосленима.
Често администратори гријеше премјештајући нежељени и незанимљиви рад на своје подређене, посебно ако су они само површно упознати с овом темом. Али то није увек тачно, јер је шеф и даље одговоран за ток посла. Ако сам шеф нема појма какве резултате очекује на излазу, како ће моћи да контролише активности подређеног? Одговор је очигледан.
Искусни надређени радницима поверавају задатке који су мало сложенији него што су претходно радили. Овакви задаци помажу да најпотпуније открију потенцијал подређених. Међутим, у овом случају је боље издати налоге на папиру како бисте повећали мотивацију запослених.
При расподјели надлежности у организационом систему, изузетно је важно узети у обзир сљедеће аспекте:
- овлашћења би требало да у потпуности буду у складу са постављеним планом задатка, циљ је који одређује обим овлашћења, а не обрнуто;
- овласти свих запослених треба да буду компетентно повезане у један комплекс без недоследности и да обезбеде равнотежу целе структуре;
- сав ауторитет треба да буде јасан и конкретан како би запослени увек могли схватити шта се од њих тражи и која средства су им на располагању.
Правилно руковање ауторитетом повећава ефикасност целе организације. Запослени добијају јасно разумевање посла који им се приписује и циљева који су им постављени, и на тај начин постижу најбоље резултате.
Предности
Опћенито, процес делегирања карактерише присуство два позитивна аспекта:
- Време главе се ослобађа да реши проблеме који захтевају лично учешће. Постоји прилика да се концентришете на планирање перспектива раста компаније и стратегије администрације.
- Делегација је један од најбољих начина за мотивисање креативно развијених и активних запослених који желе да расту и уче. Може се користити за тренинг пре него што стекнете вишу позицију. Помаже у развоју запослених код нових знања, вештина и способности које се користе за успешније активности.
Принципи делегирања
За структурирани приступ преносу овлашћења, препоручљиво је придржавати се следећих принципа. У супротном, њихов неуспех може довести до тешкоћа у управљању и, самим тим, до незадовољавајућег рада система у целини.
Принцип функционалне дефиниције
Заснива се на потпуној и јасној свести сваког руководиоца о структуралном интегритету организације: којим правима и обавезама је обдарен сваки субјект система, које су везе између информација и услуга успостављене између њих, смер и резултати њиховог рада. Другим речима, искусни администратор увек зна шта очекивати и од кога тачно.
Скаларни принцип
Заснива се на јасном раздвајању дужности. Сваки извођач радова мора знати коме треба директно пријавити резултате свог рада и чије би активности морао самостално регулисати. Овај принцип указује на ланац службених односа између подређених и челника целог организационог система. Што је ова линија експресивнија, то је ефикасније управљање и комуникација између запослених. Сваком подређеном треба тачно разумевање ко му делегира овлаштења и коме преноси ствари које нису у његовој надлежности.
Принцип ниво на нивоу власти
Комбинује два горе наведена принципа. Сваки запослени треба да буде јасно свестан количине овлашћења која су му додељена и да решава сопствене проблеме са проблемима који одговарају његовом нивоу власти, а не да та питања упућује вишем менаџменту.
У супротном, може доћи до застоја када ће руководиоци поново бити приморани да се суоче са проблемима који су већ делегирани подређенима. Када се користи ово правило, треба да се изврши не само пренос овлашћења, већ и пренос одговорности.
Принцип заснован на очекиваним резултатима
Показује да све активности организације требају пажљиво планирање. Сви задаци требају имати јасно дефинисане циљеве и специфичне очекиване исходе. У супротном, менаџер једноставно неће моћи компетентно расподелити задатке између запослених, немајући потпуну идеју да ли подређени имају довољно ауторитета за посао који им је додељен.
Принцип јединства команде
Заснива се на блиском односу извођача и руководиоца. Што је виши ниво сарадње, то је јачи осећај личне одговорности подређеног и мања је вероватноћа за примање конфликтних налога. Важно је да задатак једног запосленог делегира само један шеф, како не би дошло до забуне и ситуације када „лева рука не зна шта десна рука ради“.
Принцип безусловне одговорности
Иако приликом делегирања упутстава подређеном истовремено се преносе овлашћења и одговорност за резултате обављеног посла, то није разлог да се главе уклоне обавезе које му се намећу. Шеф је тај који одлучује да делегира задатак, па је још увек одговоран за рад подређених и извршење задатка. Извршиоци су одговорни за обављени посао, а руководиоци су одговорни за поступке подређених.Овај принцип је од посебног значаја код делегирања државних овлаштења и других са високим нивоом моћи.
Принцип повезаности власти и одговорности
Указује да делегирани орган мора да се придржава обавеза додељених подређеном. Ако је опсег овлашћења мањи од одговорности, извођач радова неће моћи у потпуности да изврши пренесени посао;
Сваки администратор мора компетентно организовати пренос овлашћења и одговорности. Горе наведени принципи ће му помоћи у томе.
Врсте ауторитета
У систему организације, у складу са тренутним циљевима и захтевима, могу се разликовати различите врсте овлашћења. Они се одређују активностима одељења и њиховом општом функционалношћу.
Линеарно
Та овлашћења се директно преносе са руководиоца на извођача и даље према шеми. Шеф са линеарним овластима је у могућности да доноси одлуке у границама своје надлежности без претходне координације са другим шефовима. Секвенцијална шема ових овлашћења формира хијерархију нивоа администрације.
Штавише, делегирање овлашћења и одговорности догађа се само када се узме у обзир принцип јединства командовања и, истовремено, стандарда управљивости. Што се тиче принципа јединства команде, горе је размотрено.
Овај принцип показује да над сваким запосленим доминира само један вођа, а запослени извештава само свом непосредном надређеном. А стопа управљивости је број запослених који пријављују одређеног лидера.
Међутим, са знатним повећањем броја кругова у шеми вођења, долази до снажног успоравања оперативне размене информација. Због тога постоји потреба за увођењем других овлашћења у организациону структуру.
Сједиште
Да бисте утврдили које категорије особље постоје, прво морате анализирати врсте особља, од чега се разликују следећи:
- Саветодавни апарат користи се за решавање специјализованих задатака. Може да ради и привремено и континуирано.
- Полазник - користи се за обављање одређених услуга (на пример, одељење за људске ресурсе).
- Лично - подкатегорија уређаја за послуживање. Формира се кад га ангажује шеф помоћника или секретар. Сви чланови овде имају висок формални ауторитет.
Сходно томе, поделе се овласти које се могу пренети на било који од уређаја:
- Саветодавни - користи га саветодавни штаб, чија су права ограничена професионалним препорукама.
- Обавезна одобрења - односе се на разматрање руководилаца у вези с апаратима.
- Паралелно - користе се у случајевима када уређај може поништити одлуке руководства, користе се за спречавање грубих кршења. На пример, употреба паралелних овлашћења је оправдана приликом куповине великих количина, када су потребна два потписа.
- Функционални - налазе се на највишем нивоу, могу дозволити одређене радње и отказати. Њихова употреба је широко распрострањена, посебно у областима као што су контрола запошљавања и рачуноводствене методе.
Употреба додатних уређаја помаже да се значајно поједностави структура управљања у компанијама са великим бројем запослених. Захваљујући уској и правилно структурираној интеракцији свих субјеката компаније, повећава се ефикасност организације у целини. За ефикасно лидерство морају се узети у обзир и други аспекти: принципи преноса овлашћења, захтеви, карактеристике, врсте итд.
Коришћење делегирања је важно за сваког менаџера.То помаже да се компетентно организује радни процес, јасно се расподјељују права и дужности свих запослених. Извођачима је много лакше радити када знају шта се тражи од њих и које би резултате требало да постигну. Поред тога, делегирање је важан фактор који се користи за повећање ефикасности сваког запосленог и ослобађање додатног времена за менаџера за решавање стратешки важних задатака, што у складу с тим доводи до повећања продуктивности и продуктивности целог система.