Како средити ствари у мапама? Зашто је потребна номенклатура и шта се општеприхваћено значи под овим појмом? Како чувати датотеке, фасцикле и на који други начин можете организовати документацију у предузећу? Тренутно је канцеларијски посао такав комплексан задатак који захтева систематски приступ и највећу тачност. О томе шта је номенклатура послова и чему је намењена требало би да знају не само запослени одговорни за проток докумената унутар компаније, већ и целокупно руководеће особље заинтересовано за одржавање контроле над радним процесима организације.
Општа терминологија
С обзиром на то шта је номенклатура предмета, прво је потребно приметити да се овај термин користи за означавање такве методе систематизације, која подразумева формирање листе случајева покренутих у оквиру предузећа и институције. За сваки од њих јасно су прописани рокови складиштења, фокусирајући се на правила која ступају на снагу важећим законима наше земље.
Теорија и свакодневни живот
Која је номенклатура случајева у практичној примени? Ово је таква схема дистрибуције која помаже да се групира извршена документација, стварајући случајеве. Да би то учинила, компанија је одобрила шему, класификацију, а затим је применила у пракси. Уводи се и индекс индекса за случајеве, документе. Морате одредити трајање складиштења и одредити дизајн индекса картица, који ће се користити као референтни материјал и који се користи за претраживање документације према броју неиспуњених. Одговарајући на питање шта је номенклатура предмета, треба имати на уму да се термин користи за означавање таквог рачуноводственог документа, који регулише рад одељења одговорних за свештенички рад, архиве. Номенклатура јасно наводи све те случајеве, трајање складиштења је у року од једне деценије, односно оних који припадају броју привремених складишних докумената.
Зашто је то потребно?
Ко мора знати шта је номенклатура случајева, како то спровести у праксу? Пре свега, то су лица одговорна за организовање процеса рада у предузећу, као и шеф институције, правног лица. Номенклатура помаже у брзом проналажењу потребног документа ако су врста или садржај познати. Квалитет формирања, извршавања номенклатуре предмета одређује колико ће брзо бити могуће радити са документацијом унутар зидова институције. Тренутно је чињеница о доступности номенклатуре утврђена као обавезна за свако правно лице, било да се ради о установи или организацији, предузећу.
На државном нивоу усвојена је Јединствена државна царинска служба - ово је такав систем који садржи правила за одржавање документације. У прилозима уз њега можете пронаћи тренутно релевантан узорак номенклатуре предмета. Уз то, такав јединствени систематски извор информација прикупио је све одредбе које требају бити вођене развојем и применом номенклатуре случајева током једне године у институцији или предузећу.
Карактеристике питања
Тренутно је у уредском раду номенклатура сложен концепт који укључује неколико врста и група документације. Уобичајено је говорити о типичној, приближној, специфичној номенклатури.Појединци се обично уводе на нивоу институције у целини и засебне структуралне јединице.
Типична узорна номенклатура позива се да комбинују документацију која је сличне природе и састава. Модел такође регулише специфични систем индексирања, који се користи у оквиру одређене агенције. Неопходно је применити такав списак имена предмета. Али приближни је он саветодавне природе, мада је у општем случају разумно и прикладно да се тога придржава, јер помаже у поједностављивању целокупне количине званичних папира који се накупљају у компанији.
Систем као основа реда
Свако модерно предузеће мора систематизовати садашњу документацију, а номенклатура представља такав водич за класификацију који може решити проблеме организације. Ово је документ у којем су имена свих послова предузећа која се могу започети наведена редовно. Истовремено, јасно је прецизирано колико дуго папир треба да се чува. Номенклатуру рачуноводства, кадровских услуга и предузећа у целини мора одобрити његов шеф.
Главни циљеви увођења номенклатуре
Такав службени рад поједностављује систематизацију интерног тока рада. У ствари, то је такав план, који јасно прецизира које алгоритме треба користити за дистрибуцију извршених докумената и у којим стварима би их требало поставити. Ово формира архивски систем предузећа и олакшава оријентацију међу нагомиланим папирним ресурсима.
Истовремено, номенклатура кадровских послова, рачуноводства, као и општа за предузеће, садрже јасну дефиницију временских интервала у односу на различите категорије документације. Структурирани систем тачно прецизира колико времена се смештају документи распоређени у одређеном случају. Када креирате случај помоћу извршених докумената, морате одмах претпоставити колико ће трајати рок трајања. Ова фаза се назива примарно испитивање, што омогућава препознавање вредности документације.
Индекс, систем и основне информације
Номенклатура случајева званично изјављује по ком систему је потребно индексирати случајеве. Ове информације су релевантне за регистрацију, јер индекс утврђен номенклатуром представља елемент матичног броја додељеног сваком појединачном документу у предузећу. Номенклатура је информативна референца која вам омогућава брзу анализу структурних карактеристика одређеног правног лица.
Документација се користи када је потребно направити списак предмета. Ово је релевантно за складиштење хартија од вредности које, по закону, имају рок дужи од једне деценије, укључујући трајно складиштење. Због тога је номенклатура предмета главни књиговодствени документ који се користи у одељењима одговорним за свештенички рад у предузећу.
Рачуноводство и даљи развој
Често је номенклатура предмета најпогоднији документ кроз који се у предузећу имплементира рачуноводствени систем који вам омогућава контролу привремених послова, односно намењен складиштењу деценију.
Друга важна сврха номенклатуре предмета је њена применљивост у формирању досијеа референтне картице, неопходних за одржавање релевантних информација о извршеној документацији. Систем класификације који се користи у формирању номенклатуре постаје основа за стварање кабинета датотека који пружа референтне информације о протоку докумената у организацији.
Како то изгледа?
Узорак номенклатуре предмета може изгледати на следећи начин.
Приликом припреме документације потребно је навести ваша имена предузећа, одељења за која је унета номенклатура, као и тренутне датуме.
Ово је важно!
Подузетнику се понекад чини да је са релативно малим током рада увођење номенклатуре само неред, прекомерна „папирологија“ која неће донијети стварну корист. Овај приступ питању је категорички нетачан. Неопходно је увести исправну, погодну, узимајући у обзир номенклатуру одређене организације у било којој модерној компанији. Приликом израде документа потребно је осигурати да покрива цео обим процеса рада предузећа, укључујући фазе стварања. Неопходно је да се сви сектори активности, процеса и активности компаније одразе у номенклатури.
Општеприхваћене захтеве за припрему таквог нормативног документа можете прочитати у правним актима усвојеним на државном нивоу. Тему су посвећена правила рада уведена за архиве предузећа, стандардна упутства која регулишу промет докумената предузећа. 1988. године развијен је државни систем подршке документацији, који је важан и данас. Документи који се редовно усвајају на државном нивоу довршавају се узимајући у обзир стварности данашњице, укључујући употребу електронских рачунара, док су основне теорије систематизације и класификације остале исте.
Облици предмета
У класичној верзији, овај документ је састављен као табела. Индекси, класификације постају основа за процесе регистрације документације која се генерише у предузећу, а која прелази од вањских прималаца и прихвата на обраду из спољних извора. Добро састављена номенклатура је погодан алат за формирање других класификатора који нужно прате процес канцеларијског рада било које модерне компаније. Дакле, прелиминарни преглед документације често захтева класификатор питања, подручја за дискусију. Такође, потребни су посебни класификатори за извршену документацију. Приликом увођења електронског система, потребно је развити навигаторе, репрезентације које одражавају различите структурне јединице и извођаче. Поред тога, на основу номенклатуре случајева можете да развијете систем који вам омогућава да организујете документацију која је под посебном контролом, као и друге врсте.
Номенклатура припада категорији планске документације. У њему можете наћи наслове случајева предложених за планирање, рачуноводство у различитим правцима активности, економској активности предузећа. Функције додељене компанији видљиве су из номенклатуре. Документ се припрема за наредну годину, па је у њему потребно поставити не само расположиве могућности и потребе тијека рада, већ и оне који су планирани у блиској будућности. Пожељно је да би се приликом састављања номенклатуре могло прилично тачно предвидјети потребе система управљања документима у предузећу за наредних пет година, мада то није увек изводљиво у тренутним тешким економским условима који присиљавају предузећа да се прилагоде.
Реалност и план
У практичној примени, номенклатура случајева најчешће се сматра рачуноводственом документацијом, што је последица постојања броја, индекса за сваки наведени наслов. Коначни запис номенклатуре који резимира резултате године омогућава нам да закључимо о броју и категоријама случајева покренутим у протеклом периоду. Такође можете израчунати, без посебног напора и без узалудног трошења времена, броја случајева, количина које су покренуте у протеклом времену. Ово даје квантитативни опис документарног фонда, система рада. Потреба за таквом анализом јавља се и у оквиру засебне структурне јединице и у целини организације.
Номенклатура која делује као књиговодствена евиденција може се користити када се датотеке преносе у архиву.Ово важи пре свега за оне намењене за привремено складиштење - не дуже од једне деценије. Номенклатура такође пружа погодну основу за формирање инвентара, који укључује случајеве намењене сталном или привременом складиштењу, ако период прелази деценију. Номенклатура је прикладна када се формира попис случајева који садрже документацију о особљу компаније, као и акте који поправљају уништавање докумената, доделу папира који не требају или не могу да се чувају.
Специфичности одређених врста организација
Обвезна мера биће састављање номенклатуре за било коју државну институцију. Овај документ мора бити присутан у општинским, подређеним територијалним правним лицима. Такав обавезан поступак настаје због чињенице преноса документације која се генерише у организацијама, институцијама за чување у архивима општине или савезном нивоу.
Ако говоримо о приватној организацији, тада је неопходно и формирање номенклатуре, али захтеви који се на њу односе су много строжи. С једне стране, документ је такође мултифункционалан - не зависи од учешћа државе у компанији. Препоручује се израда номенклатуре у време када правни субјект тек ствара. Током преузимања, спајања, потребно је преобликовати такав систем за класификацију протока докумената, ако се истовремено формира ново правно лице. Према правилима, развој номенклатуре је изузетно приоритетни задатак и на њој је потребно радити још пре формирања упутства које описује правила тока рада.