Дизајн архивског инвентара у нашој земљи последњих година је посебно релевантан због непрестаних дешавања, реформи, реструктурирања и промена које утичу на економски сектор. Информације које се чувају у архивима сматрају се важним и вриједним. Омогућава вам да схватите зашто се ситуација развила на специфичан начин, као и да разумете какве су перспективе за будућност. Архиве су непроцењив извор информација, али тек тада заиста корисне када можете да се крећете по њима. За то је уведен систем организовања архива.
Релевантност издања
Архиви наше земље усмерени су ка акумулирању поузданих информација. Главна функција архивског инвентара је поједностављивање претраживања потребних информација у највећим спремиштима информација. За то је обезбеђен референтни систем, методолошка основа која се односи на све архивске институције државе. У ствари, говоримо о научном и референтном апарату, захваљујући којем архив на националном нивоу функционише. Ефикасност овог уређаја зависи од тога колико су ефикасно и пажљиво формирани директорији, односно инвентар.
Тренутна стварност пословања таква је да је архивски попис случајева кључни референтни водич за помоћ у кретању кроз море информација. Попис је документ који садржи списак сачуваних датотека, у исто време се користи за снимање документације. Оптерећење података процењује се на велико, а инвентар служи као основа за састављање показатеља и водича. На који начин је инвентар квалитетан, одређује колико ће се лако и брзо наћи потребне информације. Они говоре о две главне функције такве документације: информације и рачуноводство.
О терминологији
Архивски спис предмета је главни директориј који структуира рад архивске организације. Инвентар је књиговодствена евиденција, истовремено је и научни и референтни објект, пружа могућност да брзо пронађете оно што тражите. Инвентар - завршни корак папирологије са документацијом која се мора чувати у државној архиви или организовати у неком одељењу. Да би архива била у потпуности опремљена, потребно је саставити залихе свих ствари намењених за трајно чување или дуже од једне деценије. Потребно је створити директоријуме у којима ће се описати коју су личну документацију везану за државу стручњаци оценили и препознали као драгоцену, па се такође мора чувати.
У савременом канцеларијском раду, говорећи о архивским инвентарима и њиховој намени, примећују да документација спада у категорију референци. Формирана је ради описивања састава и садржаја сачуваних јединица, као и консолидације система систематизације и рачуноводства усвојеног у одређеном фонду. Предмети који се разматрају у инвентару су јединице. Сваки инвентар је један ниво. У њему би требало бити довољно информација тако да можете пронаћи потребне податке у јединици без трошења пуно времена на њу.
Које и где
Према методолошким препорукама, састављање архивских инвентара требало би да се индивидуализује за случајеве који се желе трајно чувати дуже од једне деценије и који се тичу личних података о особљу. Засебно је потребно саставити попис случајева специфичних за једно правно лице. На пример, то могу бити званични истражни, правосудни списи или научни извештаји - све зависи од природе установе.Обично се инвентар формира у истој институцији у којој су сакупљени документи и пренесени са њима у архиву. Државне архивске организације поседују специјализовани научни апарат. Ако примљени опис не задовољава његове стандарде, попис се саставља изнова, узимајући у обзир локалне потребе.
Састављање архивског инвентара омогућава вам да откријете састав документације, опишете њен садржај, поједностављује књижење укупног броја сачуваних датотека и помаже у стабилизацији интерне систематизације управљања документарним тиражом. Сваки случај је описан на посебној картици. Назив мора бити наведен, из чега је јасно која врста докумената је смештена унутра, као и садржај такве јединице. Исправно попуњен попис добро описује садржај читавог фонда документације.
Функционалност и састављање: низ нијанси
Састављање архивског инвентара омогућава вам да одредите колико јединица је у фонду. Кроз ово се спроводи сигурност документације и контрола прилагођавања волумена. Будући да су случајеви додељени серијски бројеви, брзо можете пронаћи корисне информације. Истовремено, инвентар помаже да се успостави и постави рационалан распоред документације који одговара јасној логици. Класификација документације у оквиру архиве је груписање засновано на неким научним прорачунима. У овом случају се узимају у обзир структурне карактеристике које су историјски прихваћене у одређеној институцији, као и специфичности рада фонда.
Класификација, која је саставни елемент архивског инвентара, подразумева прво израду система за поделу свих случајева у групе, а затим директном расподјелом. Након што сте класификовали све картице, можете да направите инвентар за њих. Понекад се направи попис који одражава све послове фондације. Ово је обично потребно ако предузеће више не постоји. Ако део правног лица престане да постоји, формира се попис свих случајева за све године постојања ове јединице.
Залихе: чему служе
Документација која објашњава шта је важно да се архивски архиви саставе постоје на савезном нивоу - ово је законодавство. Такође, у предузећу се могу донијети локални акти који регулишу ово питање. По правилу се залихе обављају за годину дана, али се такође могу саставити у различитом временском периоду. Овако класификују афере које су се појавиле у компанији током овог периода. Залихе могу обављати различите функције, бити тематске, предметне. Можете оставити попис свих послова фонда, можете створити засебан независни документ за различите делове овог фонда.
У ствари, архивски попис је листа сачуваних датотека, крајњи резултат, лист са сертификатом, директориј. Опис показује које су јединице сачуване у датотеци. Да бисте то учинили, користите бројеве, индексе, наслове, рокове, број листова и белешки. Обично се инвентар саставља у табели, а сваки наведени параметар има своју колону. Примарна документација за особу одговорну за формирање инвентара је номенклатура усвојена у клерикалном раду предузећа. Пре него што почнете да радите у архивима, требало би да проверите да ли наслови документације одговарају називу случаја, колико је исправно форматиран, да ли је документација изнутра тачна. Да би се инвентар исправно саставио, све јединице за складиштење морају бити нумерисане, узимајући у обзир интерна правила систематизације. Јединствени систем норми примењује се и на послове и на предмете унутар њих. Да бисте правилно испунили описни чланак, морате да пребаците све наслове са највећом прецизношћу. Приликом увођења елемената чији се наслови подударају, потребно је написати „Исто“. Ако су заглавља другачија, информације се преносе у потпуности.
Основна правила
Листа архивских докумената може се састојати од неколико листова.На сваком новом документу, сви наслови требају бити присутни у пуној гласили, што точно одговара оригиналној документацији, чак и ако је претходни лист имао иста имена. У белешкама је потребно описати физичко стање документације, као и ставити ознаку у случају да случај падне. Ако један случај садржи документацију неколико година, потребно је разврстати је, фокусирајући се на датум почетка одржавања. Приликом нумерисања, вредност „9999“ се не сме прекорачити. Петоцифрени бројеви за то нису применљиви. Ако је могуће, све треба систематизовати и описати, узимајући у обзир хронологију. Друго правило сортирања је унутрашња структура предузећа.
Када се направи попис архивских докумената, последњи корак у њеном формирању је јединствени број. Да би то утврдили, они воде регистар залиха. Ако организација прима залихе од структурне јединице и користи их у свом раду, да би се створио опис целокупне архиве предузећа, неопходно је да одељење пренесе све документе у дупликату. Попис године направљен је у четири примерка, а за послове особља потребна су три идентична инвентара. У случајевима намењеним складиштењу дуже од две деценије, потребно је направити попис у две копије. Када састављате попис документације која се односи на особље, прво морате да саставите све налоге, а затим листе, картице. Тек тада се разврставају личне датотеке, затим рачуни и платни спискови. Следеће по реду су радне књижице, последњи део чине акти састављени у оквиру индустријских несрећа. Да бисте систематизовали личне ствари, прибегавајте абецедном реду. Неопходно је направити предмете у попису, фокусирајући се на годину у којој је особа отпуштена.
Структура и садржај: суптилности дизајна
За формирање различитих врста архивских инвентара одговорне су различите структуре предузећа. Дакле, годину дана би такав структурални документ требало да чине одељења, а одговорност за формирање консолидованог инвентара лежи на архиви одељења. Такав документ ће бити основа за рад стручњака државне архиве који примају документа од предузећа. Они користе сажетак инвентара да би формирали своју интерну архивску документацију на такав начин да се лични списи и документи намењени за трајно чување налазе у различитим преградама архиве.
Било који облик архивског инвентара почиње насловном страницом. Након наслова слиједи табела са садржајем, затим предговор, након чега ће попис директно почети. Обавезно наведите све скраћенице које се користе у документу, дешифрујте их, ставите показиваче и таблице превода боја. Неопходни елемент инвентара је библиографија. Тада слиједи појмовник, а документ са сертификатом затвара документ. Наслов мора у потпуности да наведе име архиве и компаније која је креирала документа, назив фонда и регистарских таблица, називе залиха и датуме.
О чему пишу?
Садржај архивског инвентара предвиђен је да назначи који су одељци унутра, на којим страницама почињу. У предговору се сакупљају информације о предузећу које је формирало фонд за документацију, о самом фонду. Овде пишу напомену, описују какву се документацију чува унутра. Предговор је такође списак референтних уређаја.
Главни текст је опис. За сваку јединицу наведите серијски број, назив и аутентичност. Ако је компанија раније користила бројеве залиха, они се морају евидентирати у главном делу инвентара. Такође помиње које су књиговодствене јединице, колико листова је у одређеној јединици, на ком језику је састављен и у којој верзији је репродуковано. У инвентару могу бити назначене неке визуелне карактеристике сачуваног кућишта. Ако је намијењено похрањивању посебно важне и вриједне документације, опис може дати коментаре таквим објектима.
Листа скраћеница које се користе у архивском попису је неопходна ако су се у раду користиле било које специфичне скраћенице које се користе у одређеном предузећу. Кроз показиваче одражавају концепте предмета. Понекад су покази повезани са земљописом, именима, датумима. Означене су дозвољене. Ако су у раду коришћени специјализовани изрази, они се морају дешифровати у речнику који прати инвентар. Цертификатни лист има за циљ да укаже на укупне податке о документу. Каже колико листова је нумерисано унутра, колико јединица је смештено, да ли је састав промењен током складиштења. Компајлер инвентара је потребан за потписивање овереног листа. Ако су неопходне промене, оне се евидентирају на сертификационом листу од стране оригинала или другог лица одговорног за поступак.
Детаљна и тачна
Као што можете закључити из узорака архивске евиденције случајева, готов предмет треба да буде пројектован у складу са стандардима канцеларијског рада. Потребно је формирати службу за помоћ, захваљујући којој је преузимање података брже и ефикасније. Кроз такав уређај брзо можете добити додатне податке о фонду документације. Референтни апарат који прати инвентар треба да садржи насловну страну и садржај документа, предговор, листу коришћених скраћеница и скраћеница, као и индексе. У неким случајевима могу бити додатни елементи - табеле, речници.
Наслов мора навести име архиве у којој се чува документација, који је назив фонда, укључујући скраћеницу, као и његов број. Наведите број инвентара и његов назив. Садржај треба садржавати потпуну листу свих одељка и референтне апарате, укључујући предговор, листу употријебљених скраћеница и називе дијелова. Сваки наслов прати број странице који му је додељен приликом састављања инвентара. С правом се сматра да је за истражно особље један од најважнијих делова предговор, који описује историју институције која је формирала фонд. Они пишу историјско окружење, услове у којима је предузеће деловало, датум појављивања и хијерархијску структуру подређености. У предговору се наводи како је организована папирологија, колико је установа била велика и које функције је обављала, зашто је реорганизована или ликвидирана и када се десила.
О скраћеницама
Такав списак је састављен узимајући у обзир абецеду. Он треба да садржи све скраћенице које се користе у састављању инвентара. Документ мора садржати пуно име сваке речи које је бар једном смањено. Обично се скраћенице користе за уштеду простора, мењају се само често коришћене речи. Поред тога, служба за помоћ дешифрује све скраћенице. Правилна композиција овог елемента помаже да се направи једноличан попис, сваки од њих је што је могуће информативнији и јасно преноси информације потребне читаоцу.
Постоје неке скраћенице које су општеприхваћене и активно се користе у писаном говору - симболи који кодирају дужину и масу, друге мерне јединице, као и скраћенице „т. д. "," т. е. “и слично. Не треба их фарбати. Није потребно давати декодирање оним скраћеницама које су заправо коришћене речи. На пример, „синдикални одбор“ се односи управо на ову категорију скраћеница, које се широко користе у колоквијалном говору.
Како је све почело
Из историје човечанства познато је да је архивски инвентар можда најстарији тип референтног приручника уведеног за архиве. Употреба залиха у тринаестом веку била је званично потврђена, док су се у то време узимали у обзир важни документи и осигурала сигурност. Захваљујући залихама било је лакше потражити документе, па је било могуће прибећи њима као изворима драгоцених информација.У периоду од 13 до 15 векова, залихе су биле кратке, састављене без посебне систематизације, само укратко описане књиге, рукописи. У ствари, то су биле неформалне листе.
У шеснаестом веку, инвентарни приступ је постао одговорнији. Листе су укључивале попис различитих опција документације. Било је залиха у којима су предмети груписани према неком атрибуту, мада су се истовремено и даље користили, у које су се подаци бележили без систематичности. У седамнаестом веку напредак формирања залиха отишао је даље, почели су се стварати детаљни водичи, који су се међусобно разликовали по формату. Били су врло корисни, па чак и савремени истраживачи, користећи такве залихе, добијају од њих неке важне информације о претходно вођеним предметима, а затим праве нацрте докумената. У седамнаестом веку, залихе коначно учвршћују систематски описни карактер.